オンプレミス型のグループウェアおすすめ6選｜クラウド型のとの違いを解説

オンプレミス型のグループウェアとは？

グループウェアにおける「オンプレミス型」とは、サーバーやネットワークの設置、管理・運用までを自社内で行うタイプの製品です。データやアプリケーションは組織内のサーバーに保存され、組織のセキュリティポリシーや規制に基づいて管理されます。

オンプレミス型は、企業がデータのセキュリティと管理を厳密にコントロールしたい場合に選択されるのが一般的です。専門のスタッフや適切なハードウェアが必要であり、導入費用やメンテナンスの負担がかかる点に留意しなくてはなりません。

オンプレミス型の導入が向いている企業

オンプレミス型の導入が向いている企業は、主に4つ挙げられます。

• 強固なセキュリティを実現したい企業
• 大量のデータや連携システムを扱う企業
• サーバーや人材などの環境が揃っている企業
• グループウェアのカスタマイズ性を重視する企業

オンプレミス型の導入は、データセキュリティやコントロールのニーズが高い企業に向いています。機密性の高い情報を扱う企業のほか、データが多くシステム間での連携を要する場合にもおすすめです。

大規模な組織や業種固有の要件が多い会社にも適しています。オンプレミス型は自社に合わせてシステムを組めるため、企業ごとの違いにも柔軟に対応可能です。

すでにサーバーを所持している、システム管理に強い社員の手配ができるといった企業との相性も良いでしょう。

オンプレミス型とクラウド型グループウェアとの違い

オンプレミス型とクラウド型との主な違いは、仕組みやコスト面にあります。クラウド型のグループウェアは、インターネット経由で使用するアプリケーションです。社内でサーバーやシステムを組むオンプレミス型と違い、クラウド上のアプリにアクセスするだけで即座に利用できます。

ネット環境下であれば使用場所を選ばず、1からシステムを構築する必要もないため低コストで導入可能です。利用の手軽さやコストの安さから、中小企業を中心に向いているでしょう。

セキュリティや性能にこだわる企業はオンプレミス型、コストを抑えつつ利便性が欲しい企業はクラウド型を選ぶなど、自社に合わせた選択が重要です。

オンプレミス型のグループウェアおすすめ6選

ここからはおすすめのオンプレミス型のグループウェアを6つ紹介していきます。

1.Garoon

Garoonは、サイボウズ株式会社が運営するグループウェアサービスです。これまで7,000社の導入実績があり、320万人が利用しています。

幅広いユーザーにとって使いやすく設計されているのが、Garoonの特徴です。ITに不慣れな社員でも簡単に操作ができ、安心して導入可能でしょう。

また、kintoneやMicrosoft 365などの他システムと連携できるため、自社の業務に合わせて機能を組み合わせられます。

2.NI Collabo 360

株式会社NIコンサルティングが運営するNI Collabo 360は、コストを抑えつつも高機能なソフトウェアサービスを実現しています。プランによっては6万円台からと、低価格で導入可能です。

NI Collabo 360の特徴は、プロジェクト管理・テレワーク支援・経費精算など36のアプリケーションが標準装備されていることです。なかでも「UP!」は、社内SNSとして手軽にメッセージをやり取りできる便利な機能でしょう。チャット感覚で使えるので、テレワークが多い企業における情報共有やコミュニケーションツールとして活用できます。

多言語機能や世界のタイムゾーンにも対応しているため、グローバル企業にもおすすめのグループウェアです。

3.desknet's NEO

desknet’s NEOは、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。導入実績は484万人以上にのぼるなど、業種を問わずに指示されているグループウェアソフトです。

desknet’s NEOは、業務課題をワンストップで解決できる機能性が特徴です。ポータル・スケジュール・ワークフローといった、ビジネスに欠かせない27の基本機能が搭載されています。

1,100以上の政府機関や自治体、都道府県庁で導入されるほど信頼性も高く、安心してシステムを利用できるでしょう。

4.Chat&Messenger

銀行や市役所、大学や病院にまで広く導入されているグループウェアがChat&Messengerです。Web会議・スケジュール管理・ファイル共有など基本的な機能が搭載されています。

主な製品は、インストールするだけで2000ユーザーが処理できる「CAMServer」です。モバイル連携を行えば、 オフライン時に受信したメッセージをスマホに転送できる機能が使えます。外出先でメッセージを受け取ることもでき、重宝するでしょう。

1ユーザーあたり150円を目安に導入できるプランが用意されており、20ユーザー以上から契約可能です。

5.GroupSession

GroupSessionは、北海道札幌市に本社を構える日本トータルシステム株式会社のグループウェアサービスです。

GroupSessionの特徴は、国産の強みを生かして開発されている点でしょう。日本企業の文化に合わせた柔軟な設定が行えます。スケジュール・掲示板・施設予約・ファイル共有など20種類以上の機能を備え、どれも直感的に利用可能です。

有償オプションとして、スタッフによるサポートがあるのも魅力でしょう。リモートでの支援以外に、現地に直接訪問してくれるサービスもあります。

6.ArielAirOne Portal

ArielAirOne Portalは、規模を問わずさまざまな業種の企業が利用するグループウェアです。

個々のITリテラシーに沿った仕様により、すべての社員が目的に応じて利用できます。業務の情報共有に必要な基本機能を備え、企業・組織・個人単位で用途に合わせた設定ができます。

適応性の高いアクセス権限機能も実装しており、情報漏えい防止など内部統制の強化にもつながるでしょう。

オンプレミス型のグループウェアを比較するポイント

たくさんの製品があるオンプレミス型のグループウェアは、特定のポイントを比較して選ぶのがおすすめです。比較するポイントについて紹介していきます。

目的に適した機能の有無を比較する

オンプレミス型のグループウェアは、目的に適した機能の有無を比較することが重要です。目的の例には、「リモートワークでも社内のコミュニケーションを活発にしたい」「外出先でスムーズに情報を共有したい」などが挙げられます。

社内のコミュニケーションを目的とするなら、メールやチャット機能を重視するとよいでしょう。情報共有がメインの場合は、カレンダー・タスク管理・ドキュメントなどが共有できるかに焦点を当てます。

ただし、多くの機能を導入しようとすると費用が高額になりがちです。導入の目的を明確にした上で、必要な機能を選択しましょう。

運用にかかるコストを比較する

オンプレミス型では費用がかかる傾向にあるため、コストの比較が重要です。導入時の費用はもちろん、運用やメンテナンスなどの維持費も比べておきましょう。

自社で利用するのに現実的な価格か、コストと機能は見合っているかを確認します。企業のニーズと予算とのバランスを考慮し、継続的な運用を見越して選ばなくてはなりません。

操作のしやすさを比較する

操作のしやすさを比較することも、最適なグループウェアを選ぶ上で重要です。操作が複雑なグループウェアでは、社員が活用できない可能性があるでしょう。

システムを効果的に利用できるかどうかは、導入の成功や生産性の向上に大きな影響を与えます。わかりやすく直感的に使えれば、トレーニングや適応にかかる時間と労力を削減可能です。全体的な効率を高めるのにも役立つでしょう。

スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスにも対応していることも、グループウェアの操作性を比較する項目の一つといえます。

オンプレミス型のグループウェアは、サービスによってトライアル版の利用が可能です。実際に操作性を確認し、使いやすいグループウェアを選びましょう。

セキュリティ対策の内容を比較する

組織内で重要なデータや機密情報を取り扱う場合、適切なセキュリティ対策が欠かせません。セキュリティ対策機能を比較することで、個人データの保護やセキュリティリスクの軽減につなげられるでしょう。セキュリティポリシーや規制要件に合致するよう、自社の保安レベルに応じたグループウェアの選択が重要です。

情報管理の安全性において、オンプレミス型はクラウド型よりも優れた性能を発揮します。オンプレミス型の利点を最大限得るためにも、セキュリティ内容の比較は必須といえるでしょう。どのような仕組みで保護されるのかを含め、機能の精度や信頼性を見極めて選んでください。

連携機能を比較する

連携機能を比べておけば、ほかのシステムやツールと連携したいときにも役立ちます。タスク管理やドキュメント共有のシステムを、プロジェクト管理ツールと統合するといったシーンが想定できるでしょう。連携機能を使うことで、作業フローがスムーズになります。

既存のシステムとの互換性やAPIの提供、サードパーティーツールと連携しやすいかなどが比較の目安です。組織の連携ニーズに合ったグループウェアを選択してください。

サポート体制の品質を比較する

グループウェアにオンプレミス型を選ぶ際は、サポート体制の品質を比較しておきましょう。運用中に問題や不具合が発生した場合、迅速かつ効果的なサポートが必要となるためです。

サポート体制の品質を比較することで、問題解決や障害対応のスピード、対応範囲といったサポートの内容を把握できます。また、サポートへの連絡方法や利用可能な時間帯などの確認も重要です。手厚いサポートがあるとトラブル時に頼りになり、グループウェアをより有意義に活用できるでしょう

オンプレミス型のグループウェアを導入するメリット

オンプレミス型のグループウェアを導入するメリットは3つです。自社のニーズと合致するかをチェックしましょう。

カスタマイズして自社に適した運用を行える

オンプレミス型のグループウェアでは、自社のビジネスプロセスやワークフローに合わせて機能やレイアウトを調整できます。適切にカスタマイズができるため、効率的な業務運用が実現可能です。

独自のセキュリティポリシーや規制がある企業でも、オンプレミス型であれば対応しやすくなります。社内固有の運用方法や社内ルールに沿った機能が組め、自社の状況や現場のニーズに合わせた導入ができるでしょう。

カスタマイズによってグループウェアを自由に制御できるため、導入企業ごとに最適化して運用が行えます。

運用コストが抑えられる

オンプレミス型のグループウェアを導入すると、運用コストが抑えられるメリットがあります。

オンプレミス型は買い切りタイプが多く、導入費用やライセンス料を一度支払えば購入が済むことになります。永続的に月額利用料がかかるクラウド型と比較すると、長期的に見た場合にランニングコストを抑えられるでしょう。

オンプレミス型では高度なセキュリティ対策やデータバックアップ機能があるため、セキュリティ関連の追加費用も削減できます。

長期的な運用を見据えてグループウェアを導入するのであれば、オンプレミス型を選んで維持コストを抑えることも大切でしょう。

セキュリティ強度を上昇できる

オンプレミス型の大きなメリットに、セキュリティの高さが挙げられます。データが自社内のサーバーやネットワークに保存されるため、データを物理的に制御可能です。セキュリティポリシーやアクセス制御、バックアップなどの設定もでき、機密性を確保できます。

外部からのアクセスリスクが低減するため、セキュリティインシデントへの対応も迅速に行えるでしょう。特定のセキュリティ要件に合わせてカスタマイズすれば、あらゆるケースに強い保護体制を敷くことができます。複数の社員が安全にグループウェアを使えるという意味でも、セキュリティ強度の高いオンプレミス型は適しているでしょう。

オンプレミス型のグループウェアを導入するデメリット

欠点を知ることで、より的確にオンプレミス型のグループウェアを導入できます。ここからはデメリットについて紹介していきます。

導入コストが高い

オンプレミス型は、導入にかかる時間や労力が大きいことがデメリットとして挙げられます。

導入にはサーバー機器やネットワークインフラの購入・設置がいるほか、カスタマイズに関するコストやライセンス、ソフトウェアの購入費用も発生します。オンプレミス型の導入には専門知識を持ったスタッフが必要なので、人件費も考慮しなければなりません。

製品そのものにかかる費用だけでなく、カスタマイズや人件費など多くの導入コストが必要となります。オンプレミス型グループウェアの導入にかかるコストについて、事前に入念な検討を行いましょう。

IT関連スキルが必要になる

導入や運用にIT関連スキルが要求されるのは、オンプレミス型グループウェアのデメリットといえるでしょう。

サーバーの設置やネットワークの構築、セキュリティ対策などの専門知識とスキルが必要です。データバックアップやトラブルシューティングなど、各システムの設定スキルも含まれます。

オンプレミス型の導入・運用ができるITスキルを習得するには、多くの時間とコストを要するでしょう。個人の努力はもちろん、企業として育成にかけるコストも慎重に検討しなくてはなりません。外部スタッフを雇うとなると、追加費用がかさむことも考慮すべきです。

人材の確保や育成が現実的に可能か見極め、オンプレミス型グループウェアの導入を判断してください。

出先で操作をしにくい

オンプレミス型のグループウェアを利用するとき、自社内のサーバーやネットワークにアクセスする必要があります。出先や外出先からアクセスする場合、VPNなどの設定や機能を追加しなくてはなりません。

出先から自社ネットワークに繋ぐとなると、専用のアプリや安全な接続手段が必要です。接続速度や帯域幅の制約を考慮しなければならないほか、接続機能にかかるコストの把握も必須でしょう。スマホで使えたとしても、画面サイズやUIの制約から操作しにくいと感じることもあります。リモートワークや外回りが多い業種の場合、オンプレミス型のグループウェアを選ぶと出先での不便さが気になるかもしれません。

オンプレミス型のグループウェアを導入する際の注意点

オンプレミス型のグループウェアを導入する際の注意点を紹介していきます。事前に理解しておくことでミスマッチを防げるのでチェックしてみてください。

導入に手間がかかることを周知しておく

オンプレミス型の導入では、サーバーやネットワークに関わる複数の作業が必要です。導入に手間がかかることを周知することで、完了までのスケジュールを適正化しましょう。

既存のITインフラとの連携やデータの移行など、必要な作業に抜かりがないよう情報共有を行います。周知が行き届かないと調整や設定の誤りが生じ、作業の遅延を招く恐れもあるでしょう。

導入に手間がかかることを周知しておけば関係者の理解を得られ、導入をスムーズに進められます。

業務が属人化しないように環境を構築する

オンプレミス型グループウェアの導入における注意点に、業務の属人化を防ぐことが挙げられます。導入や運営に高いスキルがいるため、使いこなせる人にのみ業務が集中する恐れがあるのです。特定の個人に業務や情報の管理が集中しないよう、適切な環境構築を行いましょう。

共通のワークフローやドキュメント管理、タスク管理などの機能を活用し、情報の一元化を行うのが有効です。あわせてアクセス権も適切に設定すれば、業務の属人化予防に貢献するでしょう。

業務の属人化を防ぐ方法には、ITスキルの習得を促すことも挙げられます。オンプレミス型特有の設定・カスタマイズの複雑さに慣れるには、人材育成を行って業務の偏りを防ぐ必要があるでしょう。

無料版のソフトウェアは制限に注意する

無料版のソフトウェアには制限がある場合がほとんどです。オンプレミス型のグループウェアを無料版で使うなら、制限内容に注意してください。

無料版のソフトウェアにはユーザー数やデータ容量、特定の機能に利用制限があります。十分な性能がなければ、企業の規模や業務のニーズに合わない恐れがあるのです。

無料版のグループウェアは、サポートやセキュリティの更新が制限されることも珍しくないでしょう。重要な業務やデータの管理にはセキュリティ性能が求められるため、無料版では限界があることを理解しておくべきです。

無料版のオンプレミス型グループウェアを導入する際は制限を確認し、企業のニーズと要件に合致するかどうかを検討してください。

オンプレミス型グループウェアは情報共有や業務効率化におすすめ

オンプレミス型グループウェアについて、特徴やおすすめの製品を紹介しました。

オンプレミス型グループウェアは、導入コストや出先での利便性に課題がある一方、カスタマイズ性の高さやセキュリティを強化できるといったメリットが魅力です。

オンプレミス型グループウェアを選ぶ際は目的を明確にし、さまざまなサービスと比較することが成功のポイントとなります。

自社の情報共有や業務の効率化を目指すため、オンプレミス型グループウェアの導入を検討しましょう。