タスク管理はグループウェアで効率化｜おすすめのグループウェアを紹介

タスク管理とは？

タスク管理とは、仕事を進めるために必要な課題や作業を洗い出し、優先順位や期限などを決めて管理することです。タスク管理はプロジェクトの進行状況を確認し、時間とリソースを適切に管理するために欠かせません。

タスク管理を行うことで、生産性や作業の進行状況の透明性を高め、期限内のタスク完了の確率を高められます。また、タスクを洗い出すことで作業の優先順位を客観的に把握できるため、効率的な作業が可能です。

さらに、チーム全体でタスク管理ができていれば、効率的な作業により残業時間を削減できるなどのメリットもあります。

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タスク管理の方法

タスク管理の方法は、環境や目的に応じて多岐にわたります。ここからは、主要なタスク管理の方法を3つ紹介します。

紙を用いたタスク管理

紙を用いたタスク管理は、ノートや手帳などにタスクやスケジュールを手書きで記入する方法で、アナログな手法といえます。紙を用いることで、タスク管理ツールの起動や不具合といった影響を受けず、必要なときにその場で書き出せるメリットがあります。

たとえば、付箋を用いれば紙の色を変えながらわかりやすく管理ができ、デスクやパソコンなど目に付く場所にサッと貼り付けて手軽にタスクの確認漏れを防ぐことが可能です。ただし、チーム全体での情報共有に向いていない点や、紛失のリスクがある点を考慮しなければなりません。

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Excelを活用したタスク管理

Excelを活用したタスク管理は、シートを活用してタスクの一覧化や優先度の整理、期限の設定などが簡単に行える点が魅力です。

セルの色分けや条件付き書式などの機能を利用することで、視覚的にタスクの状況を把握しやすくなります。また、関数を作成すれば進捗率や達成率などの自動計算も可能です。

しかし、インストール型のExcelの場合、複数人での同時編集には制約があり、大規模なタスク管理に向いていないこともあります。大規模なタスク管理を行う場合は、専用ツールやグループウェアの導入を検討しましょう。

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グループウェアを活用したタスク管理

グループウェアは、組織内の情報共有やコミュニケーションの効率化を支援するツールです。

近年、業務のデジタル化推進などを背景に、クラウド型のグループウェアを導入する企業が増えていますが、グループウェアをタスク管理にも活用することで、複数人でリアルタイムの同時編集やクラウドベースでのデータ保存が可能となります。大規模なタスク管理も効率的に行えるようになるでしょう。

マルチデバイス対応など、アクセス性に優れ、紙のようにデータを紛失したり、Excelのように同時編集に制限がかかったりすることがないため、テレワークにも柔軟に対応できる環境が整います。

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グループウェアでタスク管理をするメリット

ここからは、グループウェアでタスク管理をするメリットを4つ紹介します。

タスクの一元管理ができる

グループウェアによるタスク管理の最大の利点は、タスクの一元管理の実現です。

アナログな管理方法や、同時作業が難しいExcelでのタスク管理では、管理効率の悪さや共有性に大きな課題がありました。特に複数のタスクを同時進行で進める大規模なプロジェクトでは、進捗状況のリアルタイムでの全体共有が非常に重要となります。

グループウェアのタスク管理では、プロジェクトや業務の多様なタスクが一つのプラットフォーム上に集約されるため、全員が同じデータをリアルタイムで閲覧でき、タスクの確認漏れやタスク確認に時間がかかるといった問題点を解消できます。

さらに、過去のタスク履歴や進捗状況も簡単に参照できることで計画的な業務運営が可能となり、業務品質の向上や担当者の負担低減に寄与します。

タスクを可視化できる

グループウェアを活用すると、タスクの状況や進捗を明瞭に可視化できます。

具体的には、ダッシュボード機能でタスクの進行状態、担当者、期限などが一覧表示されることで、全体の状況把握が容易となります。

スケジュールの遅れやリソースの過不足といった進行状況のキャッチアップによるスピーディな対応は、スケジュールの遅延や品質の低下を未然に防ぐ上で効果を発揮するでしょう。また、プロジェクト全体のタスクの透明性が高まることで、問題点や改善の余地も見えやすくなります。

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情報共有・コミュニケーションが円滑になる

​​グループウェアを活用することで、情報共有やコミュニケーションのプロセスが格段に向上します。グループウェアには1対1のチャットやグループチャット、ビデオ通話などの機能が備わっており、必要に応じて直接進捗の確認やタスクに関する質問などが行えます。

また、タスクのアップデートやコメントをリアルタイムで共有できるため、誤解や情報の遅れなどを最小限に抑えられることもメリットです。

さまざまなコミュニケーション機能によって、適切なフィードバックや迅速な意思決定が促進され、組織全体の効率や生産性が大幅に向上します。特に、リモートワークや複数の拠点での協業が必要な場合、情報の一元化と共有が円滑に行えることは大きなメリットです。

タスク管理の手間・時間を削減できる

グループウェアの導入により、タスク管理にかかる手間や時間を大幅に削減可能です。

従来の紙ベースや複数のツールを使った管理方法と比べて、一元化されたプラットフォームでの管理は、情報伝達や更新の手間を大幅に軽減します。また、クラウド型のグループウェアは、導入初期費用や維持費が安く抑えられることもメリットの一つです。

さらに、グループウェアに備わる複数人での同時作業機能や自動通知機能などは、作業時間の削減に大いに役立つでしょう。

グループウェアの活用により、最適化された労力や時間は、収益や業務品質の向上をはじめとしたコア業務により多くの時間を割くことが可能となり、結果的に組織全体の生産性向上も期待できます。

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タスク管理におすすめのグループウェア

ここからは、タスク管理におすすめのグループウェア3選を紹介します。

J-MOTTO

J-MOTTOは、日本国内で幅広く利用されているグループウェアの一つです。タスク管理はもとより、スケジュール管理やアドレス帳機能など、ビジネスシーンで必要とされるさまざまな機能を統合的に提供しています。

特に使いやすさと柔軟なカスタマイズ性が高い評価を得ており、中小企業から大手企業まで、幅広い業種や規模の組織で採用されていることが特徴です。

J-MOTTOの最大の魅力は、シンプルな操作感でありながらも、実務で求められる高度な機能をしっかりと備えている点です。タスク管理機能においても、優先度の設定や進捗状況の一元管理など、効率的な業務遂行をサポートする機能が豊富に取り揃えられています。

garoon

garoonは、Cybozuが提供するクラウド型の統合グループウェアであり、国内外の多数の企業や組織で導入されています。

タスク管理のみならず、スケジュール管理、会議室予約、ワークフローといった多岐にわたる機能を持つことが特徴です。直感的なユーザーインターフェースと柔軟性の高さにも定評があり、タスク管理においては、「スペース」機能を用いて優先順位の明確化と進捗状況の確認や、チーム内の連絡をスレッドごとに整理することができます。

セキュリティ面でも高い評価を受けており、企業情報の管理や共有に際しての安全性にも配慮がなされています。

desknet's NEO

desknet's NEOは、高度な機能性を持つグループウェアとして日本国内のビジネスシーンで広く利用されています。タスク管理においては「ToDo」機能を活用し、期日や重要度の把握、自身が依頼した仕事内容などを一元管理できます。

また、タスク管理だけではなく組織内の情報共有やスケジュール調整、業務効率化やペーパーレスなど、課題解決のための幅広い機能を搭載。組織の規模や業種、業務内容に応じて必要な機能を選択的に組み合わせることができ、業務フローの最適化も期待できます。

グループウェアを活用しタスク管理を効率化しよう

グループウェアは、組織内のタスク管理を効果的にサポートするツールです。

グループウェアによって、情報が一元管理されることでメンバー間での進捗や課題のリアルタイムでの共有が促進されるようになり、さらには、組織全体での情報格差の解消やタスク管理の効率化が実現可能となります。

情報共有やコミュニケーションの手間が大きく軽減されるメリットもあることから、テレワークの普及や多拠点での協業が進む現代において、グループウェアの活用は必須といえるでしょう。