文書管理機能搭載のグループウェア7選｜選び方やメリットを解説

グループウェアとは？

グループウェアとは、主に社内の情報共有やコミュニケーションを支援するソフトウェアです。具体的には、スケジュール管理、文書管理、プロジェクト管理、電子メール、掲示板など、日常の業務プロセスを効率化するための機能が統合されています。

特に、複数の拠点やリモートワークでの業務を行う際に、一元的な情報共有を実現する点で、グループウェアの導入は極めて有効です。

▷グループウェアとは？種類や搭載されている機能・メリットを解説

グループウェアで文書管理機能を利用するメリット

ここからは、グループウェアで文書管理機能を利用するメリットを2つ紹介します。

ひとつのツールであらゆる機能を利用できる

文書管理機能は単なるファイルの保存や整理だけではなく、編集履歴の追跡やバージョン管理、アクセス権の設定など、多岐にわたる機能を一つのプラットフォーム内で提供しています。

そのため、文書の種類や内容に合わせて決めたルールのもと、安全性を高めた情報管理がしやすくなります。また、管理の一元化は、ルールにそった運用ができていない管理フローも検出しやすくなるなど、リスク管理としても効果的です。

文書管理業務をグループウェアで完結できる

グループウェアによる文書管理では、ファイルの作成から共有、承認、公開までの一連の流れを一つのシステム内で完結することが可能です。

文書の新規作成や編集時の変更履歴、アクセス権限の調整、必要な承認フローの設定など、関連する業務を、グループウェア内でワンストップで進められるため、手間や工数の大幅な削減が見込めます。

▷グループウェアの運用ルールを策定するコツ｜社内へ浸透させる秘訣も解説

グループウェアの失敗しない選び方・選定ポイント

グループウェアの失敗しない選び方・選定ポイントを3つ紹介します。

誰にでも使いやすい操作性

グループウェアは、多くの場合、担当業務やポジションにかかわらず、すべての社員が日常的に使用するシステムとして導入されます。

そのため、ITリテラシーの差に寄らず誰もが直感的に操作できるインターフェースかどうかは、組織内でのシステムの浸透や利用率を高めるうえで最も注視すべきポイントです。操作性が高いグループウェアの選定により、適応期間を短縮し、組織全体のスムーズな定着が実現できるでしょう。

サポート内容

ベンダーによるサポートの内容も大切な選定基準です。日々の操作上の不明点へのサポートはもちろん、万が一、システム障害が発生した時の復旧体制や、どのような対応が受けられるのかを確認しておきましょう。

また、問題なく長期的な運用が続けられるよう、アップデートや新機能の追加時の説明機会の提供といった継続的なサポートがあるのかも、あらかじめ確認しておくと安心です。

▷グループウェアのセキュリティリスク｜対策やセキュリティ対策に優れたツールを紹介

無料トライアルの有無

無料トライアルは、実際の使用感を確かめられる、重要な機会となります。

とくに、初めてグループウェアを導入する企業においては、無料トライアル期間を積極的に活用し、組織の要件に合致するかやユーザビリティが高いかをじっくりと検証しましょう。

実際に使ってみることで導入後のミスマッチリスクを大きく軽減することが可能となります。

▷無料のグループウェア9選比較を比較！無料製品のメリットや注意点

文書管理機能を活用できるおすすめのグループウェア7選

ここからは、文書管理機能が優れているおすすめのグループウェア7選を紹介します。

1.サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、総合的な情報共有機能と並び、充実した文書管理機能を搭載した70,000社以上の導入実績を誇るグループウェアです。

文書管理の基本機能である文書のアップロード、編集、共有のほか、アクセス権やバージョン管理機能を搭載。充実したサポート体制により、導入時や運用中のフォローアップも万全のため、安心して利用できます。

2.Garoon

Garoonは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のグループウェアです。

文書の作成から編集、承認フローや共有までの一連のプロセスがグループウェア内で完結できるため、文書管理と情報共有、両方の業務効率を高められます。また、カスタマイズ性の高さも魅力のシステムです。

3.J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェアは、中小企業を中心に採用されているグループウェアです。

文書管理では、シンプルな操作で文書の登録、共有、編集ができるほか、権限設定や承認フローの作成も簡単。低コストでの導入が可能でありながら、十分なサポート体制も整っています。コストパフォーマンスを重視する中小企業にとって、理想的なグループウェアといえるでしょう。

4.desknet's NEO

desknet's NEOは、情報共有と業務効率化を追求した高機能グループウェアです。

タグ付けによる文書の分類のほか、バージョン管理、アクセス制御機能を備え、セキュアな環境のもと情報を安全に管理できます。柔軟性と拡張性が高いことから、大企業から中小企業まで幅広い規模の組織にて活用できるツールといえるでしょう。

5.NI Collabo 360

NI Collabo 360は、直感的なUIと豊富な文書管理機能が特徴のグループウェアです。

文書の一元管理や共有、同時編集、アクセス制御など、効率的な文書活用をサポートする機能を標準搭載。また、優れた検索機能など、業務効率化を推し進める機能が搭載されています。

6.WaWaOffice

クラウド型グループウェアのWaWaOfficeは、シンプルなデザインと使いやすさが特徴で、低コストでのグループウェア導入が叶うため、特にスモールビジネスやスタートアップに向いています。

文書管理機能では、ドラッグ&ドロップによるアップロードやアクセス権限の設定、文書のバージョン管理などの基本機能を搭載。さらに、チーム内での共同編集やコメント機能も充実しており、スムーズなコミュニケーションを実現します。

7.GroupSession

GroupSessionは、オープンソースのグループウェアとして多くの組織に採用されています。最大の魅力は、カスタマイズ性の高さです。

文書管理機能も、ユーザーの要件に合わせて細かく設定が可能。アップロードやダウンロードの操作、権限管理、文書の検索や分類など基本的な機能はもちろん、独自のワークフローも組み込めます。オープンソースであるため、導入コストを抑えられる点も魅力です。

文書管理機能搭載のグループウェアを活用していこう

情報化社会となったビジネス環境において、迅速かつ効率的な情報共有は組織の競争力を左右します。

そのため、個人のPCに散らばっていた文書の一元管理や、情報セキュリティを維持したうえで共有性を高められる文書管理機能は、業務効率化と情報管理の強化、その両方が確保できるツールとなるはずです。これらのメリットを理解し、適切に活用することで、よりスムーズな業務運営を実現しましょう。