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問い合わせ電話のかけ方とは？注意すべきマナーや会話例を解説
何気なく行ってしまいがちな電話での問い合わせですが、実は正しいマナーや会話の仕方を知らないと、相手に不快感を与え、自社の印象を悪くしてしまうこともあります。この記事では、適切な問い合わせ電話のかけ方と注意すべきマナーについて詳しく解説します。
目次
問い合わせ電話のかけ方の手順やマナー
電話で問い合わせをした際の伝え方やマナーの基本的なポイントをきょうから確認していきましょう。
社名と名前を名乗る
電話がつながったら以下の手順で話しましょう。
- 社名と名前を名乗る
- 要件の概要を伝える
- 担当者への取り次ぎをお願いする
担当者名がわかる場合は名前を伝え、わからない場合は「ご担当者様」で問題ありません。
回答内容はメモをしておく
回答内容は、必要に応じてメモを取るようにしましょう。内容が多くなるほど失念しやすく、再度問い合わせることになると先方に迷惑がかかってしまうためです。
また、聞き間違いを防止するために先方の回答を復唱したり、電話の最後に要点をまとめて間違いがないか確認したりするとより安心です。
感謝を伝えて静かに通話を切る
用件が済んだら、対応してくれたことに対する感謝を伝えて電話を切りましょう。
たとえば、「お時間をいただきありがとうございました」や「お手数をおかけしました」といった一言があると丁寧な印象を与えられます。
また、固定電話の受話器を使用している場合は、電話の切り方にも配慮します。受話器を置いて「ガチャッ」と切るのではなく、通話ボタン(または受話器のボタン)を押して通話を終了しましょう。直接受話器を置いてしまうと相手の耳元で大きな音が鳴ってしまい、失礼にあたる場合があるためです。
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問い合わせ電話をかける前の準備も重要
問い合わせの相手に余計な手間をかけさせないよう、問い合わせ前は、以下、2つのポイントを参考に、準備をしたうえで電話をかけるようにしましょう。
質問内容に関して自分で調査する
問い合わせ電話をかける前に、質問内容に関して自分なりに調査することが大切です。
HPなどに記載のある内容をわざわざ問い合わせるのは、自分と先方、両方の時間を無駄にしてしまいます。
必ず質問内容に関連しそうな資料や情報には目を通し、それでも、不明な点が解消されない場合のみ、最終手段として「問い合わせる」という意識を持ちましょう。
質問事項は簡潔にまとめておく
何を知りたいのか、どのような問題が起きているのか、を明確にまとめておきましょう。
具体的な状況や問題点を整理し、簡潔に伝えられるようにすることで、迅速かつ的確な回答も得やすくなります。内容によっては、問題が発生した経緯や、それに至るまでの行動も時系列で把握しておくと良いでしょう。
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シーン別に見る問い合わせ電話の会話例文
続いて、実際の問い合わせ電話に役立つ会話の例文をいくつか紹介します。
先方に問い合わせする際の会話例
先方に問い合わせをする際の手順に沿って、会話例を見ていきましょう。
・自分の社名と名前を名乗る
「株式会社◯◯の◯◯と申します。お世話になっております。」
・電話をかけた用件を伝える
「お忙しいところ恐れ入ります。」
「◯◯の件でお話を伺いたくお電話いたしました。」
(担当者への取次が不要な場合)「◯◯の件で少々お伺いしたいのですが、お時間よろしいでしょうか？」
・担当者への取り次ぎ依頼
「ご担当の◯◯様はご在席でしょうか？」
「ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」
担当者が不在の場合の会話例
担当者が不在の場合は、戻り時間を聞いてこちらから改めてかけ直しましょう。
・戻り時間を確認する
「お戻りは何時頃の予定でしょうか？」
・再度電話することを伝える
「では、その頃にまたこちらからお電話させていただきます。」
・お礼を伝えて電話を切る
「ご対応ありがとうございました。それでは失礼いたします。」
改めて掛け直すのか、折り返しを依頼するのかは、状況や相手との関係性によって異なります。判断が難しい場合は、掛け直すことにしておくと良いでしょう。
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ビジネスマナーの基本でもある問い合わせ電話のかけ方を習得しよう
問い合わせ電話のかけ方はビジネスマナーの基本であり、先方に余計な手間や時間を取らせない配慮が求められます。
そのためには、質問に関連する情報はあらかじめ調べたうえで、質問事項を簡潔に整理してから問い合わせるといった事前準備も重要です。
問い合わせの際は会社の看板を背負っていることを念頭に置き、正しいマナーで好印象を持ってもらえるよう適切に対応しましょう。
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