ログイン
問い合わせメールの書き方とは？注意点や初めてでも使える例文を紹介
メールを使うことで素早く連絡を取れるため、ビジネスにおいて有用です。社外に問い合わせメールを送付する際には、どのような文面が良いのでしょうか。本記事では、問い合わせメールの書き方について、注意点や使いやすい例文を紹介します。
目次
問い合わせメールの書き方
問い合わせメールは、相手の状況に配慮しつつ知りたい内容が明確であること、しっかりと回答をもらえる内容であることが重要です。
ここでは問い合わせメールを書く際のポイントを4点解説します。
具体的な件名を記載する
件名は、問い合わせ内容がひと目でわかるよう具体的に記載しましょう。件名がわかりにくいと後回しにされてしまったり、その他のメールに埋もれてしまったりする可能性があるためです。
用件を瞬時に把握できる言葉を入れるとともに、明瞭な件名を意識してみてください。
(例)
| 【ご確認】◯月◯日のお打ち合わせについて(株式会社◯◯山田) |
問い合わせの経緯を簡潔に記載する
本文では、最初に問い合わせの経緯を簡潔に記載するのがポイントです。先に結論から記載することで、相手は問い合わせ内容や要点を理解しやすくなります。
(例)
| ◯月◯日のお打ち合わせの資料について確認したい点があり、ご連絡を差し上げました。 |
確認したい項目が複数ある場合は、結論に続けて箇条書きで質問をまとめましょう。
(例)
◯月◯日のお打ち合わせについて、下記3点をご回答いただけますでしょうか。
箇条書きにすることで、何について聞かれているかが明確になり、読み手側はどのようなアクションをすれば良いのか整理できます。 |
箇条書きにすることで、何について聞かれているかが明確になり、読み手側はどのようなアクションをすれば良いのか整理できます。
回答の期限を記載する
問い合わせメールでは、必ず回答の期限を設定します。期限がないと回答を後回しにされてしまったり、そのまま失念されてしまったりする可能性があるためです。
ただし、相手の都合も考慮して、ある程度余裕を持たせて期限を設定する必要があります。回答を急ぐ理由がある場合はあわせて記載すると良いでしょう。
(例)
| お忙しいなか大変恐縮ですが、資料準備の都合で◯月◯日までにご回答いただけますと幸いです。 |
問い合わせメールの締めの文章を記載する
最後に、問い合わせメールの締めの文章を記載します。時間を取ってメールの確認や返信をしてもらったことに、感謝の気持ちを伝えましょう。
(例)
| お手数をおかけいたしますが、ご返信のほど何卒よろしくお願いします。 |
▷問い合わせ対応業務を効率化する方法！改善すべき課題や成功事例を紹介
シーン別で使える問い合わせメールに関する例文
問い合わせメールは、送信相手やシチュエーションによって内容を書き分ける必要があります。ここでは代表的な4つのシーンで使える例文を紹介します。
社内での個人的な質問の例文
社内の人間にメールを送るときに使える例文です。送り先が上司である場合、目上の人に使用する言葉を選定しましょう。
| 件名：◯月◯日◯◯会議資料の作成について |
| 本文： 営業部 ◯◯課長お疲れ様です。 制作課の山田です。◯月◯日に開かれる◯◯会議の資料を作成するにあたり、以下3点を確認させていただきたくご連絡しました。
山田太郎(送信者署名) |
初めて送信する相手に使える例文
ビジネスでは初めてメールを送る相手が度々出てくるでしょう。急なメールで相手を困惑させないよう、初めてであることがわかる一文や、丁寧な言葉運びがポイントです。
| 件名：貴社サービス「〇〇」に関する問い合わせ |
| 本文： 株式会社◯◯ ◯◯部◯◯課 ◯◯様突然のご連絡失礼いたします。 貴社サービス◯◯のページを拝見してご連絡させていただきました、◯◯株式会社の山田と申します。貴社が提供されている◯◯につきまして、弊社で導入を検討しております。 社内でより具体的に検討するにあたり、以下3点についてご教示いただけますでしょうか。
電話番号:◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯ |
問い合わせへの返信例文
以下は受信した問い合わせメールへの返信例文です。返信の場合は、まず問い合わせに対する感謝を述べてから回答に移りましょう。
| 件名：Re:貴社サービス「〇〇」に関する問い合わせ |
| 株式会社◯◯ ◯◯部◯◯課 ◯◯様平素より大変お世話になっております。 ◯◯株式会社の高橋でございます。この度は弊社サービス「〇〇」についてお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。いただいた質問に関しまして、下記の通り回答させていただきます。
引き続きご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 高橋一郎 |
▷問い合わせに返信がこない場合は何日待つべき？催促メールの書き方や参考例文を紹介
回答メールへの返信例文
受信した回答メールに対する返信例文も把握しておきましょう。問い合わせの回答を受け取ったら、改めて回答に対するお礼のメールを送るのがマナーです。
| 件名：Re:貴社サービス「〇〇」に関する問い合わせ |
| 株式会社◯◯ ◯◯部◯◯課 ◯◯様お世話になっております。 ◯◯株式会社の山田です。迅速にご返信をいただき、誠にありがとうございます。〇〇につきまして、頂戴した回答で確認が取れました。 いただいた回答を元に社内で検討させていただき、進展があり次第またご連絡差し上げます。引き続きよろしくお願い申し上げます。 山田太郎 |
問い合わせメールに対応する際のポイント
問い合わせメールを受信した場合の対応方法について、2つのポイントを解説します。自身が回答する側の場合、相手の立場を考えてメールを作成することが大切です。
はじめに感謝の気持ちを述べる
問い合わせメールに返信する際は、はじめに感謝の気持ちを述べるのがマナーです。内容に関わらず、貴重な時間を割いて自分・自社に問い合わせメールを送ってくれています。そのことへの感謝がわかる言葉を添えておきましょう。
(例)
| この度は弊社サービス◯◯に関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。 |
回答はできるだけ簡潔に
問い合わせメールに対する回答は、できるだけ見やすく簡潔にまとめるよう心がけましょう。相手も業務の合間を縫ってメールを確認するため、余計な時間を使わせない配慮が必要です。
具体的には、先に結論を述べ、その後に理由や背景などを添えます。ただし、送信者個人の主観や、「恐らく」「だと思われます」などの曖昧な表現は、誤解や行き違いを生むリスクがあるため極力避けるのが無難です。
▷問い合わせ電話のかけ方とは？注意すべきマナーや会話例を解説
問い合わせメールの正しい書き方を把握しておこう
ビジネスシーンにおける問い合わせメールは、相手の都合に配慮した簡潔でわかりやすい内容が求められます。件名・本文それぞれにおけるポイントを押さえて、適切なメールを作成しましょう。
問い合わせをする側であれば回答期日を設定する、回答する側なら明瞭な受け答えを心がけるなど、立場に合わせて意識すべき点が異なります。
送信相手やシチュエーションによって使い分ける必要があるため、正しい書き方を把握し、送信前にもう一度内容を確認することをおすすめします。
おすすめのお役立ち資料
問い合わせ管理システムの記事をもっと読む
-
ご相談・ご質問は下記ボタンのフォームからお問い合わせください。
お問い合わせはこちら