問い合わせメールの書き方とは?注意点や初めてでも使える例文を紹介

2023/11/28 2023/11/28

問い合わせ管理システム

問い合わせメールの書き方

メールを使うことで素早く連絡を取れるため、ビジネスにおいて有用です。社外に問い合わせメールを送付する際には、どのような文面が良いのでしょうか。本記事では、問い合わせメールの書き方について、注意点や使いやすい例文を紹介します。

問い合わせメールの書き方

問い合わせメールは、相手の状況に配慮しつつ知りたい内容が明確であること、しっかりと回答をもらえる内容であることが重要です。

ここでは問い合わせメールを書く際のポイントを4点解説します。

具体的な件名を記載する

件名は、問い合わせ内容がひと目でわかるよう具体的に記載しましょう。件名がわかりにくいと後回しにされてしまったり、その他のメールに埋もれてしまったりする可能性があるためです。

用件を瞬時に把握できる言葉を入れるとともに、明瞭な件名を意識してみてください。

(例)

【ご確認】◯月◯日のお打ち合わせについて(株式会社◯◯山田)

問い合わせの経緯を簡潔に記載する

本文では、最初に問い合わせの経緯を簡潔に記載するのがポイントです。先に結論から記載することで、相手は問い合わせ内容や要点を理解しやすくなります。

(例)

◯月◯日のお打ち合わせの資料について確認したい点があり、ご連絡を差し上げました。

確認したい項目が複数ある場合は、結論に続けて箇条書きで質問をまとめましょう。

(例)

◯月◯日のお打ち合わせについて、下記3点をご回答いただけますでしょうか。
  1. ◯◯◯◯
  2. ◯◯◯◯
  3. ◯◯◯◯

箇条書きにすることで、何について聞かれているかが明確になり、読み手側はどのようなアクションをすれば良いのか整理できます。

箇条書きにすることで、何について聞かれているかが明確になり、読み手側はどのようなアクションをすれば良いのか整理できます。

回答の期限を記載する

問い合わせメールでは、必ず回答の期限を設定します。期限がないと回答を後回しにされてしまったり、そのまま失念されてしまったりする可能性があるためです。

ただし、相手の都合も考慮して、ある程度余裕を持たせて期限を設定する必要があります。回答を急ぐ理由がある場合はあわせて記載すると良いでしょう。

(例)

お忙しいなか大変恐縮ですが、資料準備の都合で◯月◯日までにご回答いただけますと幸いです。

問い合わせメールの締めの文章を記載する

最後に、問い合わせメールの締めの文章を記載します。時間を取ってメールの確認や返信をしてもらったことに、感謝の気持ちを伝えましょう。

(例)

お手数をおかけいたしますが、ご返信のほど何卒よろしくお願いします。

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シーン別で使える問い合わせメールに関する例文

問い合わせメールは、送信相手やシチュエーションによって内容を書き分ける必要があります。ここでは代表的な4つのシーンで使える例文を紹介します。

社内での個人的な質問の例文

社内の人間にメールを送るときに使える例文です。送り先が上司である場合、目上の人に使用する言葉を選定しましょう。

件名:◯月◯日◯◯会議資料の作成について
本文:
営業部 ◯◯課長お疲れ様です。
制作課の山田です。◯月◯日に開かれる◯◯会議の資料を作成するにあたり、以下3点を確認させていただきたくご連絡しました。
  1. 議題の◯◯に関する社内資料の有無
  2. 資料の保管場所
  3. 想定される質問事項
お忙しいところ恐縮ですが、資料作成のスケジュールの関係で◯日17時までにご回答いただけないでしょうか。ご確認のほどよろしくお願いいたします。

山田太郎(送信者署名)

初めて送信する相手に使える例文

ビジネスでは初めてメールを送る相手が度々出てくるでしょう。急なメールで相手を困惑させないよう、初めてであることがわかる一文や、丁寧な言葉運びがポイントです。

件名:貴社サービス「〇〇」に関する問い合わせ
本文:
株式会社◯◯
◯◯部◯◯課
◯◯様突然のご連絡失礼いたします。
貴社サービス◯◯のページを拝見してご連絡させていただきました、◯◯株式会社の山田と申します。貴社が提供されている◯◯につきまして、弊社で導入を検討しております。
社内でより具体的に検討するにあたり、以下3点についてご教示いただけますでしょうか。
  1. ◯◯◯◯
  2. ◯◯◯◯
  3. ◯◯◯◯
以上3点についてがわかる資料などがあれば、メールでお送りいただけますと幸いです。平日◯時〜◯時の間であれば、以下記載の電話番号までお電話いただく形でも差し支えございません。勝手なお願いで誠に恐縮ではございますが、次回の社内会議に間に合わせたい関係で◯月◯日までにご回答いただけるとありがたく存じます。お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いします。山田太郎

電話番号:◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯

問い合わせへの返信例文

以下は受信した問い合わせメールへの返信例文です。返信の場合は、まず問い合わせに対する感謝を述べてから回答に移りましょう。

件名:Re:貴社サービス「〇〇」に関する問い合わせ
株式会社◯◯
◯◯部◯◯課
◯◯様平素より大変お世話になっております。
◯◯株式会社の高橋でございます。この度は弊社サービス「〇〇」についてお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。いただいた質問に関しまして、下記の通り回答させていただきます。
  1. ◯◯◯◯
  2. ◯◯◯◯
  3. ◯◯◯◯
なお、上記についての詳細が記載されている資料を添付しておりますので、あわせてご確認いただけますと幸いです。ご不明な点などございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
引き続きご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

高橋一郎

問い合わせに返信がこない場合は何日待つべき?催促メールの書き方や参考例文を紹介

回答メールへの返信例文

受信した回答メールに対する返信例文も把握しておきましょう。問い合わせの回答を受け取ったら、改めて回答に対するお礼のメールを送るのがマナーです。

件名:Re:貴社サービス「〇〇」に関する問い合わせ
株式会社◯◯
◯◯部◯◯課
◯◯様お世話になっております。
◯◯株式会社の山田です。迅速にご返信をいただき、誠にありがとうございます。〇〇につきまして、頂戴した回答で確認が取れました。
いただいた回答を元に社内で検討させていただき、進展があり次第またご連絡差し上げます。引き続きよろしくお願い申し上げます。

山田太郎

問い合わせメールに対応する際のポイント

問い合わせメールを受信した場合の対応方法について、2つのポイントを解説します。自身が回答する側の場合、相手の立場を考えてメールを作成することが大切です。

はじめに感謝の気持ちを述べる

問い合わせメールに返信する際は、はじめに感謝の気持ちを述べるのがマナーです。内容に関わらず、貴重な時間を割いて自分・自社に問い合わせメールを送ってくれています。そのことへの感謝がわかる言葉を添えておきましょう。

(例)

この度は弊社サービス◯◯に関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。

回答はできるだけ簡潔に

問い合わせメールに対する回答は、できるだけ見やすく簡潔にまとめるよう心がけましょう。相手も業務の合間を縫ってメールを確認するため、余計な時間を使わせない配慮が必要です。

具体的には、先に結論を述べ、その後に理由や背景などを添えます。ただし、送信者個人の主観や、「恐らく」「だと思われます」などの曖昧な表現は、誤解や行き違いを生むリスクがあるため極力避けるのが無難です。

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問い合わせメールの正しい書き方を把握しておこう

ビジネスシーンにおける問い合わせメールは、相手の都合に配慮した簡潔でわかりやすい内容が求められます。件名・本文それぞれにおけるポイントを押さえて、適切なメールを作成しましょう。

問い合わせをする側であれば回答期日を設定する、回答する側なら明瞭な受け答えを心がけるなど、立場に合わせて意識すべき点が異なります。

送信相手やシチュエーションによって使い分ける必要があるため、正しい書き方を把握し、送信前にもう一度内容を確認することをおすすめします。

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