問い合わせメールの書き方とは？注意点や初めてでも使える例文を紹介

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問い合わせメールの書き方

問い合わせメールは、相手の状況に配慮しつつ知りたい内容が明確であること、しっかりと回答をもらえる内容であることが重要です。

ここでは問い合わせメールを書く際のポイントを4点解説します。

具体的な件名を記載する

件名は、問い合わせ内容がひと目でわかるよう具体的に記載しましょう。件名がわかりにくいと後回しにされてしまったり、その他のメールに埋もれてしまったりする可能性があるためです。

用件を瞬時に把握できる言葉を入れるとともに、明瞭な件名を意識してみてください。

(例)

問い合わせの経緯を簡潔に記載する

本文では、最初に問い合わせの経緯を簡潔に記載するのがポイントです。先に結論から記載することで、相手は問い合わせ内容や要点を理解しやすくなります。

(例)

確認したい項目が複数ある場合は、結論に続けて箇条書きで質問をまとめましょう。

(例)

箇条書きにすることで、何について聞かれているかが明確になり、読み手側はどのようなアクションをすれば良いのか整理できます。

回答の期限を記載する

問い合わせメールでは、必ず回答の期限を設定します。期限がないと回答を後回しにされてしまったり、そのまま失念されてしまったりする可能性があるためです。

ただし、相手の都合も考慮して、ある程度余裕を持たせて期限を設定する必要があります。回答を急ぐ理由がある場合はあわせて記載すると良いでしょう。

(例)

問い合わせメールの締めの文章を記載する

最後に、問い合わせメールの締めの文章を記載します。時間を取ってメールの確認や返信をしてもらったことに、感謝の気持ちを伝えましょう。

(例)

▷問い合わせ対応業務を効率化する方法！改善すべき課題や成功事例を紹介

シーン別で使える問い合わせメールに関する例文

問い合わせメールは、送信相手やシチュエーションによって内容を書き分ける必要があります。ここでは代表的な4つのシーンで使える例文を紹介します。

社内での個人的な質問の例文

社内の人間にメールを送るときに使える例文です。送り先が上司である場合、目上の人に使用する言葉を選定しましょう。

初めて送信する相手に使える例文

ビジネスでは初めてメールを送る相手が度々出てくるでしょう。急なメールで相手を困惑させないよう、初めてであることがわかる一文や、丁寧な言葉運びがポイントです。

問い合わせへの返信例文

以下は受信した問い合わせメールへの返信例文です。返信の場合は、まず問い合わせに対する感謝を述べてから回答に移りましょう。

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回答メールへの返信例文

受信した回答メールに対する返信例文も把握しておきましょう。問い合わせの回答を受け取ったら、改めて回答に対するお礼のメールを送るのがマナーです。

問い合わせメールに対応する際のポイント

問い合わせメールを受信した場合の対応方法について、2つのポイントを解説します。自身が回答する側の場合、相手の立場を考えてメールを作成することが大切です。

はじめに感謝の気持ちを述べる

問い合わせメールに返信する際は、はじめに感謝の気持ちを述べるのがマナーです。内容に関わらず、貴重な時間を割いて自分・自社に問い合わせメールを送ってくれています。そのことへの感謝がわかる言葉を添えておきましょう。

(例)

回答はできるだけ簡潔に

問い合わせメールに対する回答は、できるだけ見やすく簡潔にまとめるよう心がけましょう。相手も業務の合間を縫ってメールを確認するため、余計な時間を使わせない配慮が必要です。

具体的には、先に結論を述べ、その後に理由や背景などを添えます。ただし、送信者個人の主観や、「恐らく」「だと思われます」などの曖昧な表現は、誤解や行き違いを生むリスクがあるため極力避けるのが無難です。

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問い合わせメールの正しい書き方を把握しておこう

ビジネスシーンにおける問い合わせメールは、相手の都合に配慮した簡潔でわかりやすい内容が求められます。件名・本文それぞれにおけるポイントを押さえて、適切なメールを作成しましょう。

問い合わせをする側であれば回答期日を設定する、回答する側なら明瞭な受け答えを心がけるなど、立場に合わせて意識すべき点が異なります。

送信相手やシチュエーションによって使い分ける必要があるため、正しい書き方を把握し、送信前にもう一度内容を確認することをおすすめします。