ペーパーレス化を推進する方法！基本の流れや注意点・役立つツールを解説

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、今まで業務で利用していた紙媒体を電子化することで、作業の効率化やコスト削減を目指す取り組みのことです。

ペーパーレス化の対象となる範囲は幅広く、損益計算書や​​貸借対照表などの決算書類、見積書や請求書、領収書、契約書などの証憑書類、そのほか、報告書や稟議書といった社内文書やカタログなどの販促物も電子ファイルへの切り替えによるペーパーレス化の対象となります。

ペーパーレス化は、DXにも関わることから、政府も推進する取り組みの一つであり、2021年12月に電子帳簿保存法が改正（2020年1月施行）されるなど、積極的な法整備も進められています。

ペーパーレス化によって得られるメリット

では、ペーパーレス化には、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは6つに分けて、詳しくご紹介します。

(1)業務効率と生産性向上

ペーパーレス化によって、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。紙媒体には物理的な制約があるため、書類の受け渡しが発生するだけでなく、記入ミス時の作成し直しなどにも、印刷し直しなど工数がかかってしまいます。

その点、電子化することで、書類の共有が瞬時におこなえるだけでなく、場合によっては、外出中の隙間時間などで確認することも可能になります。また、印刷する必要もないため、修正作業や修正された文書のやり取りも簡素化されるでしょう。

また、申請業務における書類提出から承認までの業務フローをオンライン上で完結することも可能になるため、一連の業務にかかる時間を大幅に短縮できます。

このようなメリットから、業務の生産性も大きく向上するでしょう。

(2)諸経費の削減

ペーパーレス化はコスト削減にもつながります。紙媒体に依存した業務では、用紙代、インク代、プリンター機器の諸費用などが発生していました。

くわえて、書類のやり取りのための郵送費や、保管スペース（賃料）なども看過できないコストです。電子化によって、これらの費用を必要最低限にまで抑えることができます。

(3)書類の検索・活用を促進

ペーパーレス化によって、書類を効率的に活用できるようになります。従来の紙媒体での書類保存では、「書類を探すのに時間がかかる」、「保管場所がわからず見つけられない」などの問題がありました。

社内の書類を電子化して一元管理することで、書類検索の際は、検索機能が利用できるようになり、「書類探し」の手間を大幅に軽減することが可能です。

また、手間なく過去の書類を閲覧できる環境が整うことで、新たな書類作成の際の作業スピードアップにもつながります。

(4)ログ管理による紛失リスク・改ざんリスクの低減

書類の管理にも、ペーパーレス化は効果を発揮します。文書の電子化システムでは、サーバーに保存されたデータの閲覧だけでなく、編集や削除の記録をすべて履歴として残すことも可能です。

このようなシステムを活用することで、書類の改ざんや紛失といったリスクの低減が図れます。また、自動バックアップするようにしておけば、ファイルが削除されたり書き換えられてしまっても、ファイルを復元することが容易になります。

電子データは簡単に削除できるので不安と考える人も多いですが、実際はバックアップ機能などさまざまな対策が取られており、紙媒体と同等以上の安全性があるといえます。

(5)テレワークの推進

ペーパーレス化によって、テレワーク環境を整えることができます。電子化したデータをオンラインストレージで管理するようにすれば、社外にいてもインターネットを介してデータを利用できます。そのため、テレワークを推進し、多様な働き方を可能にします。

▷テレワークのメリット・デメリットとは？導入を成功させるコツや事例も紹介

(6)環境保全への取り組み

紙の消費を抑えられるため、環境保全に貢献できます。近年、企業の環境保護やSDGs(持続可能な開発目標)への取り組みが重視されており、環境に配慮した企業活動が求められるようになっています。

ペーパーレス化でサステイナビリティへの貢献をアピールすることは、企業イメージの向上につながります。

▷ペーパーレス化が環境に与える影響とは？CO2削減効果や環境負荷について

ペーパーレス化によるデメリット

ペーパーレス化には、メリットだけでなく、デメリットも存在します。ただし、あらかじめデメリットを把握しておくことで、適切な対処が可能になります。

ここでは、ペーパーレス化における注意点を確認していきましょう。

(1)システムや端末の導入コスト

ペーパーレス化のためには、新システムや端末を導入する必要があります。

特に、証憑書類の電子化については、電子帳簿保存法やe-文書法といった、電子化する際の要件を定めた法令が遵守できる方法にて電子化および保管をしなければなりません。

そのため、法令に対応した電子化システムや電子契約システムを導入する必要があります。また、場合によっては、パソコンや周辺機器などを、新たに準備しなければならないこともあるでしょう。

長期的な視点で考えれば、消耗品のコストを削減できるとはいえ、初期費用が発生してしまう点は、ペーパーレス化のデメリットといえます。

(2)上層部・取引先の理解

ペーパーレス化を進めるにあたっては、システムなどの導入コストの予算確保に向けて、経営陣の理解が必要不可欠となります。

また、特に契約業務や請求書・領収書といった証憑書類の電子化をするのであれば、事前の取引先への説明や同意の確認は重要となるでしょう。

(3)システムトラブルや情報漏洩

電子ファイルは、インターネットを介した保管ややり取りをする性質上、サイバー攻撃による、情報漏洩や盗取、データ破壊といったリスクを抱えることになります。また、システム自体が、利用できなくなってしまうおそれもあるでしょう。

残念ながら、そのようなリスクを「完全に排除」することはできません。しかしながら、セキュリティ体制を整えたり、高度なセキュリティレベルのシステムを選択したりするなどの取り組みにより、リスクを抑えることが可能です。

ペーパーレス化を推進する方法

ここではペーパーレス化をおこなう上で、必要な手順を5つのステップに分けて解説します。

(1)ペーパーレス化のメリットを社内・取引先へ周知する

ペーパーレス化は全社的な取り組みとなるため、社内周知を徹底しましょう。その際には、「何が」「どう変わるのか」だけを伝えるのではなく、どの程度の業務効率化やコスト削減が実現できるのかなど、ペーパーレス化のメリットを伝えましょう。そうすることで、業務フローの変更に対する反発や混乱を避けることができます。

そして、ペーパーレス化では、請求書や契約書の受け渡しや保管方法も変わっていくため、取引先の理解も欠かせません。特に電子契約の導入は、取引先においても業務フローの変更が発生することになるでしょう。

そのため、十分な準備期間を設けられるよう事前に伝達し、同意を得られないケースも想定した上で、柔軟な対応ができるようにしましょう。

(2)ペーパーレス化する範囲・方法を決める

ペーパーレス化の対象を具体的に決めていきます。ただし、業務の全てを一気にペーパーレス化してしまうと、トラブル発生時の事態収拾に多くの時間を費やすことになってしまいます。

そのため、まずは社内文書のペーパーレス化から始めるなど、負担が少ない範囲からペーパーレス化を進めるようにしましょう。

(3)ペーパーレス化のためのシステムや端末を導入する

ペーパーレス化の対象を決めたら、必要なシステムや端末を導入します。システムの選定においては、搭載機能やシステムのセキュリティレベルのほか、既存システムとの連携が可能かどうかなども重要なポイントとなります。

また、テレワークにおける運用を視野に入れるのであれば、クラウド型のシステムを選ぶと良いでしょう。

(4)文書電子化に則った業務や管理体制の構築

文書の電子化に伴い、申請・承認フローや、証憑書類関連の手続きの流れを再設計する必要もあります。その際は、単に業務フローを変更するだけでなく、業務全体の工程を棚卸し、現状の課題についても精査することで、大幅な業務の効率化が実現できます。

また、セキュリティの観点から、電子データの保管方法や、アクセス権の設定範囲を事前にルール化しておくなど、管理体制を構築しておくことも重要です。

(5)ペーパーレス体制の実践

導入直後は、思わぬトラブルが発生したり、多数の改善点が見つかったりするかもしれません。

問い合わせ対応の手間を軽減し、緊急性の高いトラブルの対処ができるよう、システムの使い方や運用方法、FAQなどについては、マニュアルや回答を事前に配布しておくなどの事前準備も必要です。

スモールスタートで始め、PDCAをまわすことで、効果的なペーパーレス化をスムーズに進められるようになります。

▷ペーパーレス化の成功事例7選！事例から学ぶメリットや進め方のポイント

ペーパーレス化を導入する際の注意点

ペーパーレス化を導入する前に、注意すべき点を説明します。

一気に全ての書類を電子化しようとしない

ペーパーレス化はスモールスタートで始めるようにしましょう。

ペーパーレス化を一気に実現しようとすると、問題点への早期対応ができなくなり、大きなトラブルを引き起こしてしまう場合があります。また、取引先への事前連絡もれなどは、信頼関係を悪化させる原因にもなり得るでしょう。

まずは、社内文書のペーパーレス化から少しずつ始めることで混乱を最小限に抑えつつ、スムーズな運用が可能になります。ていきましょう。

電子帳簿保存法の保存要件を確認しておく

電子帳簿保存法に定められている通り、国税関連の帳簿書類は保存要件を満たす必要があります。

要件は大きく分けて、「訂正・削除履歴の確保」、「相互関連性の確保」、「関係書類等の備付け」、「見読可能性の確保」、「検索機能の確保」の5種類があります。国税庁のWEBサイトなどを確認しながら、保存要件を満たせるようにペーパーレス化を計画しましょう。

[出典：国税庁「電子帳簿保存時の要件」]

▷電子帳簿保存法の基本知識を解説！データ保存要件や法改正のポイントとは？

ペーパーレス化に役立つおすすめツール8選

ペーパーレス化をおこなう上で、便利なツールは多数提供されています。これらのツールを使うことで、ペーパーレス化の効果はさらに大きくなるでしょう。おすすめのツールを8つご紹介します。

(1)ワークフローシステム

ワークフローシステムは、業務上必要な申請・承認作業を電子データでおこなうシステムです。稟議書や経費申請書、休暇届など、さまざまな申請書に対応しています。

紙媒体の申請・承認フローについては、在席中にしか対応できないことから、利便性やスピードの面において問題を抱えていました。その点、ワークフローシステムはオンライン上で申請・承認がおこなえるため、場所を選ばずにどこでも作業が可能です。

その他にも、承認フローに準じて自動で承認者に通知をおこなう、リアルタイムで承認状況が確認できる、差し戻しされても修正が容易、などのメリットがあります。

#1: サイボウズオフィス

サイボウズオフィスは、社内の業務効率を向上させるグループウェアです。

ワークフロー機能が搭載されており、リアルタイムの進捗確認、申請フォームの作成、スマホからのアクセスなどが可能になっています。

スケジュール管理、ファイル管理、掲示板など、さまざまな機能も搭載されているため、ワークフローだけでなく、タスクやスケジュールなどもワンストップで管理したい場合は、サイボウズオフィスがおすすめです。

#2: 承認Time

承認Timeは申請業務に特化したツールです。申請業務に加え、議事録や報告書の作成も可能になっています。

機能を特化させることにより、低コストを実現している点が魅力といえるでしょう。申請承認業務のシステム化のみを利用したい場合は、承認Timeがおすすめです。

(2)ペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムとは、紙媒体を利用せずに会議ができるようにするシステムです。

従来の会議では参加者に資料を配布する必要がありましたが、資料を電子化することで印刷コストを削減できるようになります。

#1: ConforMeeting/e

ConforMeeting/eは電子化した資料を効果的に利用するためのツールです。

電子化したデータは、タブレットで閲覧できるのはもちろん、発表者の操作に合わせた画面の同期など、スムーズに意思疎通がおこなえる機能が搭載されています。

共有された電子データには、マーカー、手書き、キーボードでの入力などが可能なため、別途ノートを用意する必要もありません。

#2: ECO Meeting

ECO Meetingはさまざまな業界で導入されているペーパーレス会議システムです。

複数資料の画面上での比較、データへのマーカーやテキストメモの追加、発表者と参加者の画面同期など、会議に必要な機能が備わっています。

また、セキュリティ機能も充実しており、アクセスできる端末を制限する設定が可能。一定時間で自動ログオフ、パスワード5回ミスでアカウントロックといった不正利用対策だけでなく、サーバー側では、会議終了後の資料の自動削除、ブラウザからのダウンロード禁止設定、資料の自動削除日時の設定などが可能です。

ECO Meetingは資料の回覧のために会議、テレワーク、社内情報共有、営業資料、図面工事資料などのさまざま用途で利用されています。

(3)電子契約システム

電子契約システムとは、インターネット上で共有された電子ファイルに電子署名を付与することにより、契約を締結する機能です。

従来の紙媒体による契約業務では、社内の確認・承認作業に時間を要したり、郵送のやり取りによるタイムラグの発生といった多くの課題が存在していました。

電子契約システムの導入により、これらの課題を解決できるだけでなく、電子契約書には、印紙の貼付が不要となるため、コストの削減も実現できます。

#1: クラウドサイン

クラウドサインは、30万社以上の導入実績を誇る、クラウド型電子契約サービスです。

官公庁、金融機関も利用するセキュリティの高さと、簡単な操作性が魅力となっています。導入時のサポートだけでなく、導入後のサポートも手厚く、初期費用がかからないことから、はじめて電子契約を導入する企業におすすめのサービスといえます。

#2: ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、さまざまな人事労務管理ツールを提供していることで知られている、jinjer株式会社のサービスです。

ジンジャーサインの注目すべき特徴は、他のジンジャーシリーズとシステム連携が可能なことです。たとえば、すでにジンジャー人事を導入している場合は、ジンジャー人事に登録された従業員情報を利用することができるため、雇用契約書などの作成業務を効率化することができます。

ジンジャーシリーズは勤怠管理・給与計算、人事管理、経費精算などが提供されており、どれも企業のペーパーレス化を推進する上で非常に有用なシステムです。今後、シリーズの利用により包括的な業務の効率化を図るのであれば、ジンジャーサインを検討すると良いでしょう。

(4)書類の電子化システム

ペーパーレス化にあたっては、既存の紙媒体の書類を電子化する必要があります。その際に役立つのが文書電子化システムです。

文書電子化システムを導入することで、オンライン上でデータを効率的に管理できるだけでなく、書面の内容をテキストとして利用することができます。テキスト化によって、資料の検索や転載、データ活用が容易になります。

#1: セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、中小企業から高い支持を受けている法人向けオンラインストレージです。簡単な操作方法と、徹底したサポート体制で、オンラインストレージに不慣れな会社でも安心して利用することができます。

ブラウザ、アプリ、スマートフォンからアクセスできるため、状況に合わせた利用が可能です。また、AI-OCRソフトDX Suiteと連携しているため、セキュアSAMBAに保存しているファイルを一括でOCR化できます。

セキュアSAMBAの導入で、ペーパーレス化作業とデータ利用がより簡単になります。

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#2: DX Suite

DX SuiteはAIを利用したOCRサービスです。従来のOCRは手書き文字をうまく認識しなかったり、読み取り位置を詳細に設定する必要がありました。

DX Suiteは、大量の学習データの集積と優れたAI性能によって、読み取り精度の飛躍的な向上、読み取り位置の検出が可能になっています。

特に読み取り精度の向上は目を見張るものがあり、二重線や訂正印、枠外にはみ出した文字まで認識できるようになっています。

その他にも、書類仕分けの自動化、RPAとの連携など、業務効率を向上させる機能が多数搭載されています。

ペーパーレス化の推進方法を知り効率よく進めよう

ペーパーレス化により、迅速な情報共有体制の構築や業務効率の向上、大幅なコスト削減が実現します。

しかし、適切な事前準備をせずに、ペーパーレス化を実行した場合は、期待した効果を得られないどころか、ペーパーレス化の取り組みそのものが頓挫してしまう可能性もあります。ペーパーレス化実現のためには、その意義を全社員が理解し、取引先を含めた周囲との協力関係を築くことが重要です。

また、ペーパーレス化は業務効率化による人手不足の解消にも有効であると考えられるため、今後は避けては通れない「業務改善」の一つとなるはずです。まずは、自社の課題を洗い出し、ペーパーレス化によって何を解決すべきかを考えるところから始めてみてはいかがでしょうか。