テレワークのメリット・デメリットとは？導入を成功させるコツや事例も紹介

テレワークとは？

ノートPC・スマートフォン・タブレットなど、デジタル機器を活用してオフィス外で業務を遂行する働き方を指します。テレワークは「tele(離れて)」と「work(働く)」を組み合わせた造語で、リモートワークと同じ意味です。

在宅勤務・サテライトオフィスワーク・モバイルワークは、テレワークの一種として分類されます。企業の中には社員同士のコミュニケーション不足を解消するため、オフィスワークと在宅勤務を併用したハイブリッドワークを導入している企業もあります。

また、終身雇用制の崩壊・給与の据え置き・長時間労働の慢性化などの影響で、以前よりもワークライフバランスを重視するビジネスマンが増えている傾向もあります。

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テレワークを導入するメリット【企業側】

テレワークの実施は企業にとって様々なメリットがある取り組みです。ここからは、企業視点でどのようなメリットがあるのか紹介していきます。

地域に限定せずに様々な人材を採用できる

新規人材獲得を検討している場合、応募者の居住地を気にする必要が無くなり、地域に囚われずに能力・実務経験を重視した優秀な即戦力の人材獲得が望めます。

また、テレワークによって自宅で仕事を続けられる環境が整い、出産や介護を理由に退社を検討していた優秀な従業員の流出を防ぐことにもつながるのも大きなメリットです。

様々なコストを削減できる

テレワークによってオフィスまでの交通費やコピーするための印刷費、オフィス賃料といった諸経費を削減できます。

削減した費用は他のコアとなる事業に回すこともできるので、コスト削減が更なる企業としての成長につながる要因とになる可能性もあるのです。

事業継続性の確保できる

テレワーク環境化であれば、地震や豪雨などの自然災害によるダメージを受けた場合でも被害を最小限に抑えられるのもメリットとして挙げられます。

また、オンラインストレージを活用すれば、サービスを提供しているベンダーは万が一に備えて、バックアップサーバーにもデータを保存しており、データを失うリスクを最小限に抑えられます。事業継続性の確保によって取引先に安心感を与えられ、今後の取引量増加やリピート率向上も望めます。

営業効率の向上につながる

web会議ツールの導入でオンライン商談ができる環境が整うと、顧客のもとへ移動する必要がなくなり、効率的な営業活動を実現できます。移動時間を顧客との商談に充てられるため、1日に商談できる回数が増える点もメリットです。

また、対面と比べて面談をセッティングするハードルが低くなるので必要に応じて面談ができて、関係性を構築していくこともできるでしょう。

業務のデジタル化を促進につながる

オフィスで勤務をしないテレワークでは、書類や各種業務をWeb上で行う必要があるため、必然的に全社としてデジタル化に移行していかなければなりません。

これまでにアナログから抜け出せなかった企業において、テレワークはデジタル化に移行するための良いきっかけとなります。デジタル化によってテレワークの推進だけではなく、様々な業務の効率化が見込めます。

企業ブランドイメージ向上が見込める

テレワークを導入・推進することで、社会の変化に合わせて柔軟に対応できるホワイト企業のイメージを与えられます。多様な働き方への理解・感染症防止対策強化・ワークライフバランス重視など、従業員にとって多くのメリットをもたらすためです。

企業のブランドイメージを向上させていくことで、優秀な人材の確保・競合他社との差別化・利益率向上などが望めます。

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テレワークを導入するデメリット【企業側】

テレワークによって様々なメリットがある一方、デメリットがあるのも事実です。メリットばかりに注目してしまうと、テレワークを実施する上でリスクにもつながるのでデメリットも理解しておいてください。

従業員の勤怠管理が複雑になる

テレワークを実施すると、タイムカードやICTカードを使った勤怠時間の打刻ができなくなり、オフィスワーク時とは異なる形での勤怠管理が求められます。また、自己申告での打刻となるため、勤怠での不正が起こるケースも考えられます。

そのため、テレワーク時でも従業員の勤怠状況をしっかりと把握できるように環境を整備しておく必要があります。自社に適した勤怠管理ツールはどれか、抜け漏れなく勤怠情報を把握するにはどうすれば良いか考えてみましょう。

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プロジェクト状況やタスク管理が難しくなる

気軽にコミュニケーションを図りにくくなるため、プロジェクトの進捗や部下の仕事状況などを把握しづらくなります。管理が行き届かないことによって、進捗状況が大幅に遅れてしまうなどのリスクにつながってしまうリスクもあるでしょう。

こまめに1on1やチームミーティングをセッティングしたり、進捗を管理できるツールを活用したりと、業務状況を可視化できるように努めていきましょう。

セキュリティリスクが起きやすくなる

コワーキングスペースやカフェで仕事をする場合、第三者からの覗き見・盗難・紛失によって情報漏洩につながるリスクがあり、情報漏洩が起きると企業にとって大きな損失となります。

情報漏洩を防ぐためにも、テレワーク下での働き方をまとめたマニュアルの作成など、従業員のセキュリティに対する意識向上がするような取り組みを実施していきましょう。

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テレワークを導入するメリット【従業員側】

企業としても様々なメリットのあるテレワークですが、従業員視点でも様々なメリットがあります。

ワークライフバランスを実現できる

テレワークによってオフィスに出社するための時間や、出社した時の会社絡みの時間がなくなり、その分の時間をプライベートな時間に充てられます。そのため、ワークライフバランス向上に寄与します。

仕事で貯まるストレスを発散でき、仕事とプライベートを両立できるので生産性や業務効率の向上も見込めるでしょう。

育児や介護と仕事の両立ができる

自宅で過ごす時間が多くなるテレワークでは、仕事を続けながら育児や介護の両立できるようになる点もメリットです。

家庭の事情で仕事に専念できない場合でも、働くことができて様々な働き方が実現するでしょう。

また、リモートワークと合わせてフレックスタイムがある企業であれば、働く時間を自身で決められるので、さらに自由度の高い働き方を実現できます。

通勤のストレスを軽減できる

テレワークによってオフィスに出社する必要がなくなるため、通勤のために早く起きたり、満員電車に乗ったりとストレスの原因となる状況を避けられるのもメリットと言えます。

通勤が不要になったことで運動や自分のプライベートの時間に充てられるため、仕事へのモチベーションを高めることも可能です。

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業務への取り組み方次第で効率化が見込める

周囲の目があるオフィスとは違い、テレワークでは裁量を持って業務に取り組めるため、高い集中力を保って業務に打ち込めます。周囲の雑音を気にする必要が無くなる他、仕事中に手を止められることもありません。

さらに、部署内ミーティングも互いの業務を妨げないように必要最低限のコミュニケーションに留まるため、対面での会議より時間も短くなるでしょう。

また、営業職の方はオンライン商談の導入によって、営業活動を効率化できます。移動時間を顧客との商談時間に割けるからです。顧客との接点が増加し、顧客満足度・リピート率・購入単価が高まります。

副業へのチャレンジする余裕ができる

プライベートな時間を確保できるテレワークでは、在籍している企業が副業を許可している場合は副業にもチャレンジできます。本業とは違った仕事にチャレンジすることで、新たな知識の獲得・視野の拡大・収入増加などの多くのメリットを望めます。

また、新たな仕事へのチャレンジによって、やりたい仕事に挑戦できるため充実感や満足感を得られます。「収入は本業で稼いで、副業で好きな分野の仕事に携わる」状態が確立されて日々の幸福度が高まるでしょう。

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テレワークを導入するデメリット【従業員側】

テレワークの導入は従業員にとってデメリットがあるのも事実です。どのようなデメリットがあるのか紹介していきます。

コミュニケーションの頻度が少なくなる

同僚や先輩と気軽に雑談できる機会がテレワークによって激減するため、孤独感を覚えやすくなります。特にチーム単位で業務を進めている場合は寂しさを感じやすく、場合によってはメンタルの不調に発展する可能性もあるでしょう。

孤独を抱えてしまうと、仕事へのエンゲージメントが低下するリスクがあるので、web会議やチャットツールを活用して気軽にコミュニケーションを図れる環境を整える必要があります。

▷テレワーク中のコミュニケーション方法を解説！よくある課題と対策法とは

仕事のオンオフが難しい

テレワークでは自らのペースで仕事を進めなければならず、オンオフが難しくなるケースが非常に多いです。結果として、残業が多くなったり、溜まっている仕事を休日にしたりなどのリスクが発生します。

仕事に集中するために自らで相違工夫をしていく必要があることを理解しておきましょう。

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運動不足に陥ってしまう

通勤やお昼休憩の移動などがなくなるテレワークでは、歩く機会が減ってしまうので必然的に運動量が少なくなってしまいます。特に負担がかかりやすい首・肩・腰に不調が起きる可能性が高くなり、パフォーマンスも低下するリスクがあるので注意が必要です。

運動不足に陥らないためにも、ジムに通ったり、始業前後で散歩をするなど意図的に体を動かす時間を作るようにしましょう。

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テレワークの導入方法と成功させるポイント

ここからはテレワークを導入を成功させるためのポイントについて紹介していきます。

テレワークの環境を整備し、様々な働き方を実現するためにもぜひチェックしてみてください。

勤怠管理システムを導入する

従業員の勤怠状況を把握して労務管理の負担を軽減するためにも、スマートフォン・ICカード・静脈認証などの多彩な打刻機能を搭載している勤怠管理システムを導入しましょう。

勤怠管理システムでは、残業時間や有給休暇の取得状況も自動集計されるため、従業員ごとに細かく管理する必要はありません。また、基幹システム・給与計算ソフト・人事管理システムなど、他システムとのスムーズな連携も期待でき、勤怠管理の一元管理を実現できます。

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セキュリティ対策ツールを活用する

テレワークでのセキュリティリスクを防ぐためにも、不正アクセス・マルウェア・内部漏洩など、複数のセキュリティツールを導入する必要があります。

例えば、EDRはスマートフォン・ノートPC・タブレットなど、デジタル機器内のログを常時監視し、異常な動きを検知・排除できます。

他のセキュリティツールでは検知が難しいファイルレスマルウェアやランサムウェアも検出可能です。さらに、侵入経路の調査・分析機能も備えており、今後のセキュリティ対策にも反映できます。

一方、内部漏洩対策としてはCASBがおすすめで、クラウドサービスの利用履歴・インストール・ファイルアップロードなどのユーザー行動を可視化できます。また、サービス内に保存したデータを暗号化し、データ流出のリスクを最小限に抑えることが可能です。

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コミュニケーションツールを導入する

チャットツール・グループウェア・web会議ツールの導入によって、テレワーク下での従業員同士のコミュニケーション活性化が見込めます。ツールによって、機能や特徴が異なるので自社に必要なツールを導入してみましょう。

下記でチャットツール・グループウェア・web会議ツールの違いをまとめているので、導入を検討している場合は参考にご活用ください。

表：コミュニケーションツールの比較

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勤怠ルールを見直す

テレワークによってオフィス勤務と勤怠状況が異なるので、自社の勤怠ルールの見直しを進めましょう。在宅勤務をはじめテレワークを導入する場合、就業規則変更・労働基準監督署への届出・従業員への周知が、労働基準法によって義務化されています。

表：就業規則への記載が必要な内容

ビデオ会議ツールなどで研修を開催する

セキュリティ対策やデバイス機器の使い方に関して、システム管理者が指導する場を設けましょう。情報漏洩防止に関しての意識が低いと、些細な行動をきっかけに企業の重要な情報が流出するリスクがあります。

特にカフェ・ファミリーレストラン・コワーキングスペースなど、多くの人が利用する場所でデジタル機器を扱う場合は、パスワードの設定や離席時に必ず携帯するなど、第三者に画面を見られないようにする工夫が必要です。

また、従業員が緊張感や危機感を持って行動するよう、情報漏洩が起きた場合に想定される悪影響を伝えてください。

情報漏洩が起きた場合に想定される悪影響

• 社会的信用の失墜
• 損害賠償請求
• 取引量減少や取引停止
• 利益損失
• 企業イメージ悪化

評価基準を見直す

業務の成果・目標達成度・業務進捗の速さなど、必要に応じて成果重視の評価体制に切り替えも検討しましょう。評価基準の明確化と公表を行い、従業員から不満が出ないよう努めてください。

一方で、結果を出すまでの工夫や努力を評価する姿勢も重要な評価視点であり、成果に比重がよってしまうことで、「いくら頑張っても評価されない」印象を持たれ、生産性低下や離職率増加につながるので注意しておきましょう。

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テレワーク導入の成功事例5選

様々な企業が導入しているテレワークで、出社からテレワークに切り替えて生産性アップや従業員のエンゲージメント向上に成功した組織・企業の事例を5つ紹介していきます。

大網白里市

2016年に校務基盤システムを新調し、テレワークができる環境を整備しました。従来は持ち帰り業務が発生した場合にUSBを活用していましたが、在宅勤務の実現によって紛失・盗難の不安から解放されました。

2017年には教育現場向けソリューション「Bizひかりクラウド おまかせ校務」を導入し、教員の校務負担軽減に成功しています。

株式会社チェンジウェーブ

株式会社チェンジウェーブは、2016年に総務省から「テレワーク先駆者百選」に選ばれた企業です。テレワークの導入でオフィスの省スペース化が実現し、光熱費や水道代を削減に成功しています。取り組みの特徴は、社員同士のコミュニケーションを重視している点です。

クライアントの近くで業務を行うことが多く、商談の合間にミーティングを開催しています。普段のコミュニケーションはメールや社内SNSを使って、業務の進捗状況を共有する一方、毎月2回対面で会議する場を設けて、認識のズレやコミュニケーション不足解消を図っています。

また、女性社員の7割が育児中のため、フレックスタイム制や事業場外みなし労働時間制を導入しました。保育園の送迎・通院・学校行事に参加する時間を確保し、エンゲージメント向上や人材の流出防止に成功しています。

株式会社NTTドコモ

同社は以前からテレワークに積極的に取り組んでいる企業で、2018年に「テレワーク先駆者百選総務大臣賞」の受賞と「健康経営優良法人2018」の認定を受けています。特徴はスライドワークの導入です。

育児・介護中の社員を対象に、始業・終業時間を調整できるスライドワークを導入しました。状況に応じた働き方を選択できる環境が整い、業務効率改善やエンゲージメント向上につながっています。

また、フレックスタイム制・サテライトオフィスワーク・分断勤務を導入し、働き方の自由度を高めています。

株式会社ガイアックス

企業のSNS代行運用やオンラインイベントの企画などを行うガイアックス社では、2015年からテレワークを導入しました。業務進行はテレワークで進めつつ、2019年までは毎月2回コワーキングスペースを利用して、社内ミーティングや顧客向けのセミナーを開催していました。

新型コロナウイルス感染拡大後は商談やセミナーも全てオンラインで行い、出社の必要性を極力減らしています。テレワークの導入で従業員の満足度が高まり、離職率0%を達成しています。

デル・テクノロジーズ株式会社

以前からテレワークへの移行を図っており、感染症拡大後に在宅勤務の割合が一層高まりました。取り組みとしては2015年時点で社員の65%にノートPCを付与していましたが、感染拡大に伴い付与率を90%まで引き上げました。

社内のコミュニケーションツールにはZoom・Skype・Teamsを採用し、Zoom使用時にはパスワードの設定を必須としています。また、VPNの拡張とファイアウォールの増設で、セキュリティ対策の強化を図りました。

ネットワーク環境の整備によって、業務効率維持と情報盗取のリスク回避を実現します。そして、居住地域に応じた就業時間の設定・オフラインでのミーティング参加・従業員の希望に合わせたミーティングの開催などを行い、働き方の自由度を高めました。

現在は世界中に点在する13万人の社員のうち90%に、在宅勤務を導入しています。

テレワークのメリット・デメリットを正しく理解しよう

テレワーク導入によって企業側はコスト削減・多様な人材の確保・企業イメージ向上など、様々なメリットを得られます。勤怠管理・人事評価・セキュリティ対策に課題を抱えているため、勤怠管理ツールやセキュリティツールの導入が必要です。

一方、従業員側は通勤の必要性が無くなり、ストレス軽減・業務効率向上・プライベートな時間の確保など、日々の生活が充実します。生活の自由度が上がった一方でタスク管理や体調管理など、従業員一人ひとりが自己管理の意識を高めなければなりません。

また、グループウェア・チャットツール・web会議ツールを導入し、コミュニケーション不足の解消を図ります。社員同士のコミュニケーションを活性化し、孤独感や不安を軽減します。

今後、テレワークの導入を検討している方は今回の記事を参考に、ツール選定や就業規則の変更を行ってください。

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