ペーパーレスとは?推進の必要性やメリット・デメリットを徹底解説!

2023/02/28 2023/02/28

ペーパーレス

ペーパーレスとは

加速するデジタル化社会の中で、避けて通ることはできないペーパーレス化。企業のイメージにも大きく関わってくる大事な要素です。本記事では、そんなペーパーレスについて推進するメリットやデメリットなど詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

ペーパーレスとは?

ペーパーレス(paperless)とは、電子化などによって紙の使用をなくすことです。ビジネスシーンでは、これまで紙で運用していた文書や帳票、資料などを電子化して保管し、活用することを指すのが一般的です。

たとえば、社内資料をPDF文書化して保管する、勤怠管理システムを導入し紙のタイムカードを廃止するといった取り組みがペーパーレスの事例としてあげられます。

ペーパーレス化することで、これまで紙の書類を保管していたスペースが自由に使えるようになり、業務効率化やコスト削減も実現できるなどさまざまなメリットがあります。

ペーパーレス化を推進する7つのメリット

ペーパーレス化は、文書管理にかかるコストの削減や情報管理の簡素化などさまざまなメリットを生むものであり、働き方改革やテレワークの推進拡大も実現できます。

ここでは、ペーパーレス化を推進するメリットを7つ紹介します。

1.業務の効率化

ペーパーレス化を推進することによって、さまざまな業務の効率化が実現できます。

たとえば、文書を作成し紙に印刷する場合だと、上司や関係者による押印後に、押印された文書のスキャン、ファイルサーバーやクラウドストレージへの保存、原本のファイリングといった一連の手間と時間がかかります。さらに上司や関係者等が出張やテレワークなどにより不在で、承認印をもらうまで時間がかかってしまうこともあるでしょう。

しかし、ペーパーレス化すれば、作成した文書を上司や関係者にメールやチャットなどで送付し、承認申請をおこなえます。無事に承認されれば、そのまま文書をファイルサーバーやクラウドストレージに保存できるため、スキャンや原本のファイリングといった手間もかかりません。

文書作成から保管までの一連の流れが短縮されるのはもちろん、文書の修正や検索も容易となるため、業務効率化や生産性向上が期待できるでしょう。

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2.コストの削減

ペーパーレス化の推進により、さまざまなコストの削減が実現できます。

紙での運用の場合、紙代やトナー代などの印刷費をはじめ、書類を保管するキャビネットや倉庫などの保管費、不要になった書類の処分費用や郵送費・配送費などさまざまなコストが発生します。

ペーパーレス化すれば、これらの金銭的コストを削減できるほか、印刷や郵送にかかる時間や労力といった時間的・人的コストの削減にもつながります。

3.BCP対策の簡易化

BCPとは事業継続計画のことであり、ペーパーレス化によってBCP対策が簡単にできるようになるのが大きなメリットです。

地震や火災などのさまざまな災害によって紙の文書がなくなってしまった場合、事業の大きな損失につながります。

しかし、ペーパーレス化すれば、万が一災害が起きて端末が破壊されたとしてもサーバーやクラウド上にデータが保存されるため、他の端末からアクセスできます。また災害などによりオフィスに行けない状況でも、自宅や外出先からデータにアクセスできれば、テレワークで事業を継続することも可能です。

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4.セキュリティの強化

ペーパーレス化はセキュリティ強化にもつながるメリットがあります。

紙の文書だと、紛失や盗難などにより重要な情報が外部に漏洩してしまうリスクが常について回ります。重要な機密文書ほど情報漏洩対策が求められますが、対策を疎かにしていると一回のミスで企業の信用を地に落とす可能性があるでしょう。

しかし、ペーパーレス化すれば、文書を持ち出す必要がなくなるうえ、限られた従業員しかアクセスできないように制限をかけることも可能です。2段階認証やパスワード、不正アクセス防止など強固なセキュリティ対策をおこなうことで、情報漏洩のリスクの軽減につながります。

5.情報管理の簡素化

情報管理が手軽にできるようになるのも、ペーパーレス化によるメリットの一つです。

紙での文書管理はファイリングの手間がかかり、必要な情報が記載されている書類がどこにあるのか分かりにくいというデメリットがあります。煩雑な管理体制だと、目的の書類を探すことに時間をかけてしまい、業務の遅延が発生してしまうこともあるでしょう。

しかし、ペーパーレス化すればファイル名や格納フォルダなどの整理や、キーワード検索・全文検索が可能となるため、必要な情報を容易に見つけることができます。書類を探す手間や時間を大幅に削減でき、文書や資料を活用しやすくなることで業務効率向上も期待できるでしょう。

6.情報共有の簡易化

社内で情報を共有しやすくなるのも、ペーパーレス化による大きなメリットです。

紙の文書の場合は、共有する人の枚数分だけ印刷し、配布しなければなりません。とくにテレワークなどでオフィスにいない場合、紙の文書で情報共有をおこなうのは非常に面倒です。

ペーパーレス化すれば、電子化した文書をメールやチャット等に添付するだけで、簡単に情報を共有することができます。さらに文書管理システムやクラウドストレージを活用すれば、文書の保存や共有、編集がより簡単にできるため、テレワークにおける利便性が大幅に向上するでしょう。

また、従来紙ベースでおこなっていた承認や契約も、電子印鑑や電子契約サービスを活用してペーパーレス化を図ることで、テレワークで対応できる業務範囲を拡大できます。

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7.CSRへの対応強化

ペーパーレス化の推進は、CSR(企業の社会的責任)への対応強化に役立つのもメリットの一つです。

そもそもCSRは自主的に取り組むものですが、環境問題や社会問題への意識の高まりから、CSRに消極的な企業は消費者から避けられる傾向があります。

ペーパーレス化により紙の使用量を削減することは、森林資源保護やゴミの削減につながるため、環境保護やサステナビリティに取り組んでいると捉えられます。ペーパーレス化を推進することによって、企業イメージが向上し、消費者からも好印象を持たれやすくなるでしょう。

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ペーパーレス化を推進する5つのデメリット

ペーパーレス化には、業務効率化やコスト削減などさまざまなメリットがある一方で、デメリットもあるため注意が必要です。

ここでは、ペーパーレス化を推進するデメリットを5つ紹介します。

1.導入コストがかかる

ペーパーレス化を推進する場合、電子化された文書を保存・管理するためのシステムやネットワークが必要です。既存のシステムやネットワークが活用できるのであれば問題ありませんが、不十分な場合は追加で導入しなければなりません。

また、大量の文書を一つのシステムで管理するには、多くのデータ保存ができる大容量のクラウドやサーバーの契約が必要なため、定期的に使用料が発生します。

すでに紙の書類が大量にある場合は、それらを電子化するための人的コストや時間的コストもかかるでしょう。

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2.紙よりも視認性が低下する

電子化した文書は一目で全体像が把握しにくいため、大きな図面や細かい文字などが読みにくくなる可能性があります。拡大するだけなら簡単ですが、その分画面に表示される範囲も狭くなるため、拡大・縮小を繰り返すことになるでしょう。

また、端末や画面が一つしかない場合は、複数の資料を同時に確認しづらいため、逆に作業効率が下がってしまうことも考えられます。

3.メモを直接取りにくい

ペーパーレス化によって電子化された文書を確認する時、メモしたいことがあっても直接書き込めないことが多いというデメリットがあります。

紙の文書ならすぐにメモできるので便利ですが、ペーパーレスになると別途メモを用意する必要があるでしょう。

4.機器やシステムが故障した際に使えなくなる

ペーパーレス化するとクラウドストレージやファイルサーバーで文書を管理するようになるため、機器やシステムが故障すると閲覧できなくなります。また、データが消失してしまうリスクも考えておかなければなりません。

文書の閲覧ができなくなると業務に大きな支障をきたしてしまうため、定期的にバックアップをおこなったり、複数の場所にデータを保存したりといった対策が必要です。

5.ITリテラシーが必要になる

ペーパーレスを導入し、電子化した文書を活用していくには、相応のITリテラシーが必要となります。

従業員のITリテラシーが低いと、端末やシステムの操作が負担となり、かえって業務効率を低下させてしまいかねません。さらに機密データを適切に取り扱えず、セキュリティリスクを増大させてしまうおそれもあります。

このような問題を防ぐためにも、セキュリティ対策や導入時の研修など、ITリテラシーを高める取り組みをおこなう必要があるでしょう。

ペーパーレス化を推進する方法

ペーパーレス化を推進するには、導入前の検討や調査、ツールの導入が必要です。

具体的には、以下の4つのステップに分けられます。

  • 目的や意義を明確にする
  • 対象となる範囲を決める
  • 紙の使用量を調査する
  • 目的ごとにツールを導入する

ペーパーレス化推進に向けたステップについて、一つずつ解説します。

目的や意義を明確にする

ペーパーレス化に取り組む際は、目的や意義を明確にしましょう。

ペーパーレス化には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。周りの会社がペーパーレス化を推進しているから自社も何となく取り組むなどの曖昧な動機だと得られる効果は薄くなるでしょう。

まずは、自社が抱える現状の課題をペーパーレス化の推進によってどう解決できるかを洗い出してみてください。

対象となる範囲を決める

ペーパーレス化する範囲を決めることも大切です。紙の資料を用いている作業をいきなりすべてをペーパーレス化すると、使い勝手が大きく変わるため、従業員にストレスや不満を与えかねません。

最初はペーパーレス化を優先すべき業務や、従業員への悪影響が出にくい部分からペーパーレス化を取り入れましょう。

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紙の使用量を調査する

現在どれくらいの紙を使用しているか、どれくらいのコストがかかっているかを洗い出します。

紙の使用量を可視化すれば、余計な業務やコストが浮き彫りになるため、経営陣や従業員のペーパーレス化推進への意欲がさらに高まるでしょう。また、現状を把握することにより、具体的な削減目標を設定できるため、さらにペーパーレス化に取り組みやすくなります。

目的ごとにツールを導入する

ペーパーレス化を実現できるツールの種類はさまざまですが、目的に合ったものを選ぶことが大切です。

現在の課題を解決できるものや、従業員が使いやすいものを選ばなければペーパーレス化の推進は実現できません。現場の従業員が不満なく紙の媒体を電子化できる体制作りも、ペーパーレス化推進には欠かせない取り組みといえます。

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ペーパーレス化を推進する必要性

多くの企業が取り組んでいるペーパーレス化の推進ですが、導入による目的や意義を持つためにも、なぜ必要なのかしっかりと理解しておく必要があります。

ここでは、ペーパーレス化を推進する必要性を3つ紹介します。

加速するデジタル化

ペーパーレス化を推進する必要性として、IT技術の発達によって業務のデジタル化が加速していることがあげられます。

業務効率の向上やコスト削減に大きく貢献するデジタル化は、競争が激化する社会で企業が存続するために欠かせない取り組みです。紙の資料を電子化するペーパーレス化は、時代に合った施策といえるでしょう。

SDGsへの取り組み

SDGs(持続可能な開発目標)とは、2015年に国連サミットで採択された国際社会共通の目標であり、政府や国際機関、民間企業、市民団体による協調的な取り組みが求められています。

紙を使うと原料である木材を大量に消費するため、地球温暖化や環境破壊につながります。

地球環境を守ることを求められているSDGsへの取り組みにおいて、ペーパーレス化の推進は重要です。

日本政府の推進

ペーパーレス化を推進すべく、日本政府は法整備を段階的に進めています。政府によるペーパーレスに関する取り組みとして、以下のようなものがあります。

  • 電子帳簿保存法:税務関係帳簿書類のデータ保存を認める法律
  • e-文書法:商法や税法で保管が義務付けられている文書の電子保存を認める法律
  • 働き方改革:改革推進の重要施策の一つとしてペーパーレス化が掲げられている

政府によるこれらの取り組みも、ペーパーレス化推進を後押ししている理由の一つといえるでしょう。

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ペーパーレス化を推進する際のポイント

ペーパーレス化を推進するうえで、下記のポイントを押さえましょう。

  • 経営陣に必要性を理解してもらう
  • 段階的に進める
  • ファイルの管理ルールを決めておく
  • 使いやすいツールを導入する

一つずつ解説します。

経営陣に必要性を理解してもらう

経営陣がペーパーレス化の必要性を理解しなければ、業務の構造を変えることはできません。

ペーパーレス化には多くの準備が必要となります。しかし、経営陣がこれまでの紙ベースの業務について特に大きな問題を感じていない場合、コストをかけてまでペーパーレス化を推進することに消極的な場合もあるでしょう。

まずは、経営陣に自社の課題やペーパーレス化の効果、必要性を理解してもらうことが大切です。

段階的に進める

ペーパーレス化の推進には、新たな業務システムやツールの導入、管理方法の変更など、全社的に大きな変革が必要となります。そのため、いきなりすべての業務をペーパーレス化すると、システムや作業への不慣れによって、従業員の不満を高めてしまう恐れがあります。

業務効率が下がるだけでなく、セキュリティ面のリスクも高めてしまう場合もあるため、部署やプロジェクト、業務ごとなど段階的に取り組んでいくことが大切です。

ファイルの管理ルールを決めておく

ペーパーレス化を推進すると、社内情報が電子データとして蓄積されます。保管する電子データが増えると、フォルダ構造が複雑化したり検索効率が低下したりするため、かえって業務効率が低下する懸念があります。

電子データを保存するファイルの管理ルールを決めておくことも、ペーパーレス化を推進するうえで重要なポイントです。管理者の振り分けやアクセス権限の設定、フォルダ作成・保存・編集・削除に関するルールをしっかりと決めておきましょう。

使いやすいツールを導入する

ペーパーレス化を実現するには、ツールの活用が欠かせません。

とはいえ、紙での作業に慣れている従業員がいきなりツールを受け入れるのは難しい場合もあるでしょう。IT技術に不慣れな従業員でも操作しやすいツールを導入すべきです。

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ペーパーレス化のために必要なツール

ここでは、ペーパーレス化のために必要なツールとして下記を紹介します。

  • クラウドストレージ
  • ビデオ会議システム
  • タブレット

それでは、各ツールの特徴を見ていきましょう。

クラウドストレージ

ペーパーレス化した電子文書は、クラウド上で保管するのがおすすめです。

自社のファイルサーバーを運用する方法もありますが、保守管理やセキュリティ対策などの手間がかかるうえ、テレワークに対応しにくいというデメリットがあります。

クラウドストレージであれば、サービス提供者が保守管理やセキュリティ対策をおこなってくれるうえ、インターネット環境があればいつでも・どこでもアクセスできるため、テレワークにも適しています。

クラウドストレージのサービス内容は料金によって異なるため、事前に保管する予定の容量やアカウント数、セキュリティ面を確認しておきましょう。

ビデオ会議システム

会議で紙の資料をペーパーレス化し、ビデオ会議システムを導入する企業も増えています。資料の印刷が不要で、情報共有も紙に比べて簡単なため、利便性にも優れています。

なお、導入時には別途でカメラやマイクなどの準備が必要になるケースもあるため、ビデオ会議システムのサービス内容をしっかりと確認しておきましょう。

タブレット

新たなハードウェアを導入する際に、タブレットを用意すれば簡単に使い始められます。直感的に操作できるため、ITリテラシーがそこまで高くない人でも使いやすく、持ち運びもしやすいのがメリットです。

一方で、タブレットの導入には、インターネット環境の構築や端末管理のルール設定が必要となります。導入前に、従業員が不便なく利用できる環境や管理体制を整えておくことが大切です。

ペーパーレス化のメリットとデメリットを理解したうえで推進していこう

ペーパーレス化の推進には、業務効率化やコスト削減など多くのメリットがあります。一方で、導入コストがかかることや従業員のITリテラシーが必要となるといったデメリットについても、理解しておかなければなりません。

ペーパーレス化は、ただ文書を電子化すれば実現できるというものではありません。まずは、ペーパーレス化を推進する目的や意義を経営陣や従業員で共有・理解したうえで、ツールを活用しながら取り組んでいきましょう。

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ビズクロ編集部
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