【最新比較】おすすめペーパーレス会議システム24選！機能・費用を解説

ペーパーレス化推進にペーパーレス会議システムはおすすめ

働き方改革の一環としてペーパーレス化が推進されています。しかし、これまで紙の資料に慣れていた企業では、ペーパーレス化をどのように進めたら良いか分からないこともあるでしょう。

そこで、おすすめなのがペーパーレス会議システムの導入です。システムを導入することで簡単にペーパーレス化を進められます。その結果、紙の節約による環境保全はもちろんのこと、業務効率化や多様な働き方の実現が可能となるのです。

ペーパーレス会議システムとは？

ペーパーレス会議システムとは、紙の資料をデジタル化し、ペーパーレスで会議をおこなうためのシステムのことです。パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末で資料を共有し、画面共有機能やメモ機能などを活用しながら会議を進められます。

導入することで、会議の設定やアジェンダ・資料共有などの事前準備から、議事録の作成・展開まで、会議にまつわるあらゆる業務の効率化が可能です。さらに、アクセス制限や暗号化などのセキュリティ対策がしっかりとされており、機密資料も安心して共有可能になります。

▷ペーパーレス化に不可欠なツール・システム一覧！選び方や導入方法も解説

▷ペーパーレス会議とは？従来の紙と比較したメリットやよくある課題について

ペーパーレス会議システムおすすめ23選

近年、多くのペーパーレス会議システムが開発されており、社風や業態によって使いやすいシステムは異なります。ここでは、おすすめのペーパーレス会議システム23選について詳しく解説します。

1.Poly G7500

Poly G7500は、中・大規模の会議室に適したビデオ会議システムです。セットアップが簡単で、人気のクラウドサービスにもあらかじめ対応しているため、PC不要ですぐに導入できます。

NoiseBlockAIとAcoustic Fenceが周囲のノイズを除去し、限られた音のみ集音するので、会話の音声がクリアなのが特徴です。また、Ultra HD 4Kを採用しているため、鮮明な映像を映し出します。

2.moreNOTE

moreNOTEは、ペーパーレス会議やオンライン会議をサポートするシステムです。ペーパーレス化した資料はフォルダ形式だけではなく、カレンダー形式で会議の予定と紐付けて表示できます。よって、必要な資料に素早くアクセスできるのがメリットです。

また、ペアリング機能により、会議中も資料のどこについて説明しているか見失うことがありません。一時停止機能もあるので、見たいページを遡ったり、資料に手書きのメモを残すことも可能です。

3.TIMO

TIMOは、経営会議の生産性向上を実現するためのミーティングマネジメントツールです。会議前のアジェンダの募集・作成から会議後の議事録共有・タスク管理まで一連のプロセスをデジタル化できます。

会議ごとにスペースを作成でき、事前にコメントのやりとりや事前決裁をすることも可能です。また、申請されたアジェンダの優先度や時間に合わせて会議の設計ができるため、会議を効率化できます。

4.スマートセッション

スマートセッションは、直感的に利用できるペーパーレス会議システムです。シンプルモードも搭載しており、操作が苦手な方でも簡単に扱えます。また、マルチデバイスに対応しているので、現在使用しているデバイスを活用できるのも魅力です。

ページ同期機能や、行固定・列固定表示機能により、見出しを見失わずに表を共有できるでしょう。さらに、個人メモや複数人で同時に書き込める共有メモなど各種メモ機能も充実しています。

5.SmartMeeting

SmartMeetingは、会議を効率化する各種機能が備わったクラウド型の会議改善サービスです。カレンダーと連携して議事ページを自動作成でき、日程調整も簡単にできます。また、会議に特化した議事テンプレートが作成できるので、会議準備の効率化が可能です。

チャットツールなど普段利用しているツールとの連携機能もあり、公開範囲も柔軟に設定できます。会議のサマリー振り返りもワンクリックで可能なため、会議後の情報共有も効率的に進められるでしょう。

※2023年2月28日でサービス終了となります。

6.MetaMoji Share for Business

MetaMoji Share for Businessは、リアルタイムで双方向の資料共有が可能なペーパーレス会議アプリです。発表者機能やレーザーポインター機能により、すべての参加者への資料共有が簡単にできます。

また、メモ機能が充実しているのも特徴です。撮影した写真・動画を資料に貼り付けられる機能や、メモを書いた瞬間の音声を頭出しできる機能があるため、議論の際の細かいニュアンスを取りこぼさずに記録できます。共有メモ機能により議論の可視化も可能です。

7.ClickShare

ClickShareは、テレワーク組と出勤組のハイブリッド会議を実現できる会議システムです。各種ビデオ会議システムと連携して、パソコンからワンクリックで会議を始められます。

ClickShareボタンを使えば、会議室のカメラやサウンドバーなどへ瞬時にアクセス可能です。また、ClickShareアプリにより、パソコン、Android、iOSといったあらゆるデバイスからスクリーン共有など数多くの機能を利用できます。

8.SmartDiscussion

SmartDiscussionは、ペーパーレス会議を実現するためのシステムです。Webブラウザ画面にドラッグ＆ドロップするだけで会議資料を登録でき、資料分類のためのフォルダも無限に作成可能なため、資料の管理が簡単にできます。

使い慣れないうちは機能を制限し、必要最低限での運用も可能です。また、紙の枚数・コストの削減状況などをシステムの利用実績から算出・グラフ化できるので、導入効果を可視化できます。

9.Bigtincan Hub

Bigtincan Hubは、デジタル化した資料を視覚的に管理できるシステムです。ファイルやフォルダは写真アイコンで表示され、シンプルな3階層のフォルダ構成のため直感的に使えます。

また、コンテンツIQ機能がおすすめ・関連ファイルを表示するので、資料検索の効率化が可能です。QuickDoc機能で資料の必要な部分だけをまとめた個人資料を作成できるうえ、アプリからメールで資料共有ができるHub Share機能もあり、資料まわりの作業を一貫して進められるシステムです。

10.Active Web Presentation

Active Web Presentationは、ログインするだけで使用できるプラウザー型のペーパーレス会議システムです。パソコン、タブレット、スマートフォンといったマルチOS・マルチ端末に対応しています。また、ビジネスの場で利用されるOffice系ファイルに対応しているため、スムーズに導入できるでしょう。

マーキング・ポインター機能により、発表者の画面上の操作を出席者全員に共有可能です。さらに、意思決定に役立つアンケート機能も付いています。

11.ConforMeeting/e

ConforMeeting/eは、意思決定を効率化できるペーパーレス会議システムです。サーバーに登録した会議資料は参加者全員に共有され、会議中のページめくりやメモなども反映できます。また、コメントを追加した資料はPDFでダウンロード可能です。

日本語資料と英語資料など、多言語の書類を連動表示させることもできます。Web会議との連携も可能なので、さまざまな会議を円滑に進められるシステムです。

12.ConforMeeting/c

ConforMeeting/cは、オンライン会議の際に簡単に資料共有ができるシステムです。資料はFlashデータやPDFデータに自動変換され、各端末に即座に共有できます。また、ページめくりやマーカー機能など、発表者の画面操作を他の参加者に共有することも可能です。

ユーザ認証・参加者認証による多段階認証でアクセス制限をかけられるため、高度なセキュリティを確保しています。さらに、資料共有はダウンロードURLでおこない、一定期間でサーバーから自動削除されるので安心です。

13.V-CUBE ドキュメント

V-CUBEドキュメントは、同時書き込み・資料共有機能など、双方向性に特化したペーパーレス会議システムです。分かりやすいUIで、ホワイトボード機能により手書き感覚で書き込みが可能なため、直感的に使用できます。

また、タブレット端末に保存されている写真などもアップロードできるので、会議の情報共有がスムーズにできます。

※新規申込は終了しています。

14.ECO Meeting

ECO Meetingは、タブレット端末を活用し、ペーパーレス会議を円滑にするシステムです。ブラウザからアップロードした資料は専用のアプリからアクセスでき、マーカーでの書き込みや画面同期などができます。

個体認証機能や一定時間の強制ログオフ、アカウントロック機能など、デバイスのセキュリティが万全です。また、会議資料の自動削除機能やブラウザでのダウンロード機能など、サーバーのセキュリティ対策も施されています。

15.Handbook

Handbookは、モバイル端末向けのコンテンツ管理システムです。業務資料をクラウドで簡単に管理し、タブレット・スマートフォンで活用できます。また、フィードバック・アンケート機能も充実しているため、双方向のやりとりが可能です。

マルチデバイス対応でシンプルなUIであり、操作が苦手な人でも簡単に使えます。会議をはじめセールステック、教育現場などさまざまな場で活用できるシステムです。

※2022年9月末日にて販売を終了しています。

16.RICOH Smart Presenter

RICOH Smart Presenterは無料で簡単に導入できるペーパーレス会議ソリューションです。ユーザー登録せずに利用可能で、会議資料の共有が簡単にできます。さらに、会議後も議事録を配布する前に重要な決定事項を共有できるので、会議後のアクションもスムーズに進められるのです。

フリー会議により、専用サーバーが利用できない環境でも運用できます。また、会議ごとにパスワードが設定でき、会議参加の権限管理もできるので、柔軟なセキュリティ対策が可能です。

17.Working Folder

Working Folderは、オフィス資料の保存・共有を支援するクラウドサービスです。資料の公開・受け取りが柔軟になり、さまざまなデバイスから資料にアクセスできます。また、電子帳簿保存法に対応した帳簿書類の保存も可能です。

事業継続性を重視したデータ管理により、BCP対策もできます。さらに、経路の暗号化やファイアウォール、アカウントポリシー設定などセキュリティ対策も万全です。

18.Live On

Live Onは、Web会議に欠かせない機能が備わったシステムです。全拠点へのスムーズな資料共有や、ポインタ機能、描画機能により意思共有も簡単にできます。また、言葉や文字で伝えにくいニュアンスはホワイトボードで伝えることも可能です。

議論を活性化できるグルーピング機能も備わっており、会議の内容は録音録画できるので、あとから振り返ることも可能です。

19.SONOBA COMET

SONOBA COMETは、タブレット端末を活用したペーパーレス会議システムです。Webサーバー上の会議情報をもとにアジェンダを自動作成するなど、会議準備の効率化を実現できます。さらに、議題ごとに発表者を変更でき、会議の場でも柔軟な対応が可能です。

SONOBA COMETには、役員会議など大規模で重要な会議をサポートするフォーマルモードと、案件の打ち合わせなどの会議に適したカジュアルプラスの2種類のプランがあります。また、会議の形式に合わせて認証形式を変えるなど、柔軟なセキュリティ対策が可能です。

20.iMeeting®-R

iMeeting®-Rは、クラウド型の会議室予約システムです。複数拠点に分かれた会議室の一元管理が可能で、拠点によって管理権限を移譲することもできます。また、部署ごとに細かく権限設定ができ、権限ごとに予約可能期間や代理予約などの設定が可能です。

また、予約時間になっても入室がない場合の自動キャンセル機能や、仮予約機能の使用により空予約を減らし、会議室の稼働率を上げられます。さらに、ログ取得により実際の利用率のデータが取れるので、会議室の効率的な運用が可能です。

21.SideBooks

SideBooksは、会議運営や文書管理をサポートするクラウド本棚システムです。会議の出席者や日時設定により、会議の管理ができます。また、会議中はページ通知機能で参加者に見せたいページを共有可能です。

また、文書管理機能も充実しており、フォルダは無限階層で管理が可能なため、資料を構造的に整理できます。さらに、検索機能やしおりセット機能で、必要な時に必要な資料をすぐに用意できるのもポイントです。

22.MeetingPerfe

MeetingPerfeは、会議の運営コストを削減できるペーパーレス会議システムです。アイコン表示の大型ボタン操作など、分かりやすい操作性により快適に利用できます。また、テレビ会議システムなどの外部システムと連動した複数拠点での会議も開催可能です。

また、画面連動機能や発表者子画面表示、独立モードなどの機能により、会議中でも自由な資料閲覧ができます。ページ移動が簡単にでき、メモ機能も備わっているので、紙の資料を扱うような感覚で使用できるのがメリットです。

23.VoicePing

VoicePingは、テレワークの生産性を高める仮想オフィスツールです。各自ステータスを設定でき、話せるステータスの相手には声かけも可能になります。雑談や気軽な相談がしにくいテレワークでも、社員同士のコミュニケーションを活性化できるでしょう。

また、共同編集できるエディタやホワイトボードが共有できるため、複数人で作業しながら会話をすることも可能です。また、AIによる文字起こし機能やリアルタイム翻訳機能も充実しています。

ペーパーレス会議システムのメリット

ペーパーレス会議システムのメリットは、以下になります。

• 業務の効率化
• 費用削減
• 安全面の強化
• さまざまな情報の共有
• オンライン会議が可能
• CSR活動の達成

業務の効率化

業務の効率化がメリットの一つです。資料は共有フォルダにアップロードするだけで展開できるので、紙の資料の作成・共有・管理にかかっていた手間を削減し、業務を効率化できます。さらに、スケジューリングや会議室の確保もシステムから可能なため、資料作成以外の負担も軽減できるでしょう。

また、議事録の作成・展開もスムーズに進められ、会議後のネクストアクションを明確にできます。他のビジネスツールとの連携が可能なものも多く、さらに業務を効率化できるでしょう。

費用削減

費用削減ができることもメリットです。ペーパーレス化すると紙の資料が不要になるので、紙代や印刷代などの費用を削減可能です。資料の保管・廃棄にかかる費用も削減できるため、大幅なコストカットを実現できます。

さらに、資料の保管スペースも不要になり、オフィスの省スペース化や空いたスペースの有効活用も可能です。

安全面の強化

安全面の強化ができることも重要なポイントです。紙の資料には置き忘れ・紛失などによる情報漏洩のリスクがありますが、ペーパーレス会議システムがあれば紙の資料が不要になるため、このようなリスクをなくせるでしょう。

システムによっては、アクセス制限や閲覧権限の設定、一定時間での資料削除などもできるので、さらにセキュリティの強化が可能になります。

さまざまな情報の共有

さまざまな情報の共有ができる点もメリットになります。ペーパーレス会議システムでは、文字や画像以外にも動画・Webサイトの共有が可能です。また、会議の録音・録画も可能なシステムであれば、議論の細かいニュアンスまで記録できるでしょう。

さらに、資料への直接書き込み機能や共通で書き込めるホワイトボード機能などが付いていることもあります。書き込んだメモはあとから資料としてダウンロード可能なため、会議の場で出た意見も全体に共有可能です。

▷ペーパーレス化におけるワークフローシステムの活用法！導入方法も解説

オンライン会議が可能

オンライン会議が可能です。ペーパーレス会議システムは場所を問わず会議資料の共有が可能なため、テレワーク中も遠隔地開催のオンライン会議に参加できます。これにより、出社組とテレワーク組が一緒に会議をおこなうなど、さまざまな形式での会議が開催可能となるのです。

会議のためにわざわざ出社する必要がなくなり、会議の準備にかかる時間も減らせるので、業務効率化が期待できます。

CSR活動の達成

CSR活動の達成ができます。CSR(Corporate Social Responsibility)とはC、企業活動をおこなううえで、社会に果たすべき責任のことです。企業の自主的な社会貢献なので直接的な利益にはつながりませんが、企業イメージの向上が期待できます。

また、CSRとしてペーパーレス化を掲げることで、環境保全への取り組みをしている企業として認知されやすくなるでしょう。近年、SDGsに注目が集まっていることからも、ペーパーレス化は社会から好印象を持たれやすい取り組みといえます。

▷ペーパーレス化に便利なおすすめアプリ8選！会議システムや情報共有に！

ペーパーレス会議システムの選び方

ペーパーレス会議システムの選び方について解説します。導入目的や社内環境などによって適したシステムは異なるので身長に選びましょう。

• 目的をあきらかにする
• さまざまな規模に対応可能か
• ネットワーク環境が適しているか
• 社内デバイスが活用できるか
• オンライン会議に対応可能か
• 操作性は良いか
• 安全性は十分か
• サポート体制は整っているか

目的をあきらかにする

目的をあきらかにすることが大切です。自社の目的をはっきりさせることで必要な機能を洗い出せるので、導入目的に合ったシステムが自ずとあきらかになります。また、不必要な機能も省けるため、導入システムのコストダウンも可能です。

さまざまな規模に対応可能か

さまざまな規模に対応可能かどうかも確認しましょう。小規模なリモート会議から大規模なセミナーまでさまざまな規模があります。試験的に小規模な導入から始める場合は、本格利用の際に規模の拡張ができるか確認することが大切です。

決まった規模感でしか使えないと汎用性がなくなり、せっかく導入したのに運用が浸透しないといった事態を招きかねません。その結果、何度も新しいシステムを導入することになるなど、コストと手間が大きくかかってしまいます。

▷ペーパーレス化の推進でよくある課題は？対策方法や役立つツールを解説

ネットワーク環境が適しているか

ネットワーク環境が適しているかを確認しましょう。ペーパーレス会議システムには大きく分けて、自社内のサーバーにシステムをインストールするオンプレミス型と、クラウドにアクセスして使うクラウド型の2種類があります。導入後に使えないといった事態を避けるためにも、自社のネットワーク環境に適しているのか確認することが大切です。

社内デバイスが活用できるか

社内デバイスが活用できるかが大切です。デバイスのOSや機種などによってはシステムが対応していない場合があります。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットなど、社内で利用しているあらゆるデバイスが活用できるか確認しましょう。

システムによっては、iOS端末やAndroid端末の一方にしか対応していない場合もあるので注意が必要です。

オンライン会議に対応可能か

オンライン会議に対応可能か確認しましょう。ペーパーレス会議システムは会議における資料共有が主な機能で、オンライン会議システムと連携できるものも多くあります。よって、システムを導入することで、テレワークの推進も期待できるでしょう。

また、オンライン会議のペーパーレス化も視野に入れる場合は、遠隔地での操作やオンライン会議システムとの連携が可能か確認しましょう。

操作性は良いか

操作性は良いかも大切なポイントです。ペーパーレス会議システムを導入しても、社内に浸透しなければ意味がありません。また、操作性の悪いシステムだとかえって業務効率を下げてしまうことも考えられます。特に、紙の資料に慣れている企業の場合、システムを使い慣れない方も多いでしょう。

よって、不慣れな方でも簡単に使えるような操作性の高いペーパーレス会議システムを選ぶことが大切です。

安全性は十分か

安全性は十分かもチェックしましょう。会議資料には社外秘の情報も多く記載されているので、情報漏洩を防ぐために、セキュリティ面も考慮することが大切です。簡単に持ち出しができないようにデータの暗号化やアクセス制限、閲覧権限などの対策ができるものを選ぶといいでしょう。

また、一定時間で資料を削除する機能や、部署単位で細かく管理権限を設けられるものもあります。そのため、資料の重要度に応じて柔軟にセキュリティ対策ができるシステムがおすすめです。

サポート体制は整っているか

サポート体制は整っているかどうかも確認しましょう。製品によってはシステムの導入・設置までのサポートで、運用開始後はサポート対象外のこともあります。また、無料サポートに制限があり、有料サポートがオプションで付いている場合もあるでしょう。

したがって、システム導入前にサポート体制についても調べることが必要です。

▷ペーパーレス化を推進する方法！基本の流れや注意点・役立つツールを解説

おすすめのペーパーレス会議システムを比較して導入しよう

ペーパーレス会議システムを導入するメリットとして、コスト削減のほか、業務の効率化や多様な働き方の実現などがあげられるでしょう。

近年では、多くのペーパーレス会議システムが開発され、導入企業も増加しています。社内環境や導入目的などによって適したシステムは異なるため、導入前にしっかり検討しましょう。今回解説したおすすめのペーパーレス会議システムを参考にしてみてください。