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ペーパーレス化による働き方改革への貢献とは？推進するプロセスを解説
政府が推奨する「ペーパーレス化」と「働き方改革」。生産性や多様な働き方の観点から多くの企業がこの2つの課題に取り組んでいるのではないでしょうか。本記事では、ペーパーレス化を進めることでどのように働き方改革に貢献するのかを解説し、ペーパーレス化を推進する方法やプロセスもあわせて紹介します。
目次
ペーパーレス化による働き方改革への貢献とは？
e-文書法や電子帳簿保存法により、ペーパーレス化が推進されています。また、2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子データで受け取った帳簿書類は電子データで保存することが求められるようになりました。
企業がペーパーレス化を実施することで社内のデジタル化が進み、時間や場所にとらわれない多様な働き方が可能になります。また、業務効率や生産性も上がり、その結果、残業時間の削減にもつながるでしょう。
このように、ペーパーレス化の推進は柔軟な働き方の実現や長時間労働の是正など、働き方改革にもつながる施策なのです。
ペーパーレス化の推進状況
2020年3月に総務省が実施した「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究」によると、60.4%の企業が社内業務のペーパーレス化を行っていると回答しました。なかでも、3年以上前から実施していると回答した企業は42.4%にのぼります。
また、新型コロナウイルスの感染対策としてテレワークが広まったことで、ペーパーレス化はさらに推進されていると考えられます。
[出典:総務省「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究」]
▷ペーパーレス化を推進する方法！基本の流れや注意点・役立つツールを解説
働き方改革にペーパーレス化が必要な理由
ペーパーレス化を進めると、働き方改革にどのような効果をもたらすのでしょうか。
ここでは、働き方改革にペーパーレス化が必要な理由を7つ解説します。
費用削減
ペーパーレス化すると紙の資料が不要になります。その結果、プリンターなどのオフィス機器・紙・印刷にかかる費用の削減が可能です。また、保管スペースも不要になるため、設備の管理費用も削減できるでしょう。
また、会議のたびに人数分の資料を印刷するといった手間を減らせるのもメリットです。
残業時間の削減
紙の資料は作成・管理に手間がかかります。特に、複数人の確認や押印が必要な資料の場合、工数が増え、他の業務を圧迫してしまうこともあるでしょう。その結果、承認を得るために残業するといった事態を引き起こしかねません。
ワークフローをシステム化すると、申請・承認作業がオンラインで行えるようになるので手間や時間を削減できます。結果、本来集中したい業務に注力でき残業時間を減らせるのです。
働き方の多様化
サーバー上に保存された資料は、権限さえあれば場所や時間を問わずアクセスできます。その結果、資料を閲覧するために出社する必要がなくなるので、テレワークなど多様な働き方を実現できるでしょう。
また、出先で急に資料が必要になった際もすぐにデータにアクセスできるので、商談の場などでも活用できます。
このように、ペーパーレス化により多様な働き方を実現でき、従業員一人ひとりの状況に応じた柔軟な対応を可能にするのです。
安全面の向上
紙の資料には紛失に伴う情報漏洩リスクがあり、社外に持ち出したい場合は特に気をつけなければなりません。
書類をデジタル化すれば情報漏洩のリスクを軽減でき、重要書類を守れます。
サーバーにアクセス制限やパスワードを設けたり、社用端末からしかアクセスできないようにするなど、さらに安全性を高める対策も可能です。
業務効率・生産性アップ
ペーパーレス化すると、紙の資料の作成・管理にかかる手間を削減できます。また、資料の共有・検索も簡単にできるため、業務を効率的に進められるようになるでしょう。さらに、業務効率が上がると他のコア業務にかけられる時間が増えるので、生産性も向上します。
コミュニケーションの向上
デジタル化した資料は簡単に共有でき、同時に複数人が閲覧可能です。そのため、場所や時間を問わず、スムーズにコミュニケーションがとれます。また、取引先にも資料を共有しやすいため、やり取りを活性化させられるでしょう。
BCP対策・RPA導入・DX推進
ペーパーレス化すると、非常時の重要書類の紛失・破損を防止し、資料のバックアップもとれます。また、出社しなくても自宅などから業務を行えます。よって、ペーパーレス化はBCP対策につながり、災害時でも事業の早期復旧・継続を可能にするでしょう。
さらに、ペーパーレス化を推進することで、RPAの導入も可能になります。RPAとは、これまで人間が行っていた業務を自動化することです。例えば、領収書や請求書をはじめとする帳簿資料を自動で分類するといったことがあげられます。RPAを導入できれば、さらに業務効率は向上するでしょう。
また、ペーパーレス化によりDXの推進も可能になります。資料をデジタル化することで、さまざまなITツールをスムーズに導入できるようになるでしょう。その結果、これまで手作業で行っていた業務をデジタル化でき、業務プロセスやビジネスモデルの改革にもつながるのです。
▷ペーパーレス化におけるワークフローシステムの活用法！導入方法も解説
▷ペーパーレス化の成功事例7選！事例から学ぶメリットや進め方のポイント
ペーパーレス化による働き方改革の推進方法
ペーパーレス化と働き方改革はどのように絡めて進めていけば良いのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化による働き方改革の推進方法について解説します。
現状の把握
ペーパーレス化を進めるうえで重要なのが現状の把握です。ペーパーレス化はコストカットだけではなく、業務の効率化や多様な働き方の実現などさまざまな目的で導入されます。
目的によって手段や重視すべきポイントが変わるため、組織が抱えている課題やペーパーレス化の導入目的を明確にしましょう。
さらに、ペーパーレス化することで得られるメリット・デメリットについて洗い出すことも大切です。
▷ペーパーレス化の推進でよくある課題は？対策方法や役立つツールを解説
組織づくり・意識改革
ペーパーレス化には新たなシステムの導入など、これまでのやり方を大きく変える必要があります。したがって、経営陣の理解を得られなければ進められません。
さらに、従業員への周知も大切です。経営陣・現場の従業員の両方がペーパーレス化の必要性について理解し、一丸となって進めることが必要となります。
また、ペーパーレス化を進めるうえで具体的なスケジュールや目標を立てることも重要です。既存書類のペーパーレス化など手間のかかる作業も多いため、期間を決めて段階的に進めるようにしましょう。
優先順位の決定
さまざまな書類を紙で保管している会社は膨大な量の資料をペーパーレス化しなければなりません。無計画にペーパーレス化すると、資料の分類が煩雑になり余計な手間がかかってしまいます。また、業務に使う重要書類をすべてペーパーレス化してしまうと、現場の混乱を招きかねません。
これらの事態を防ぐためにも、ペーパーレス化する書類に優先順位を付けることが大切です。まずは業務に支障の出ない書類を試験的にペーパーレス化し、慣れてきたら徐々に範囲を広げると良いでしょう。
システムの選定・導入
ペーパーレス化を進めるためにはシステムの導入が不可欠です。例えば、オンラインストレージや電子契約システム、紙の文書のデジタル化に必要なOCRソフトやPDF変換ソフトなどがあげられます。
導入を検討する際は、ペーパーレス化の目的に合ったシステムを選定しましょう。高機能なシステムでも、不要な機能であれば導入コストが無駄になり、かえってペーパーレス化を停滞させてしまいます。使いやすさも考慮し、導入するシステムは慎重に選ぶことが大切です。
ルールの策定
ペーパーレス化した書類は、オンラインストレージなどに保管されます。保存先やタイトル、ファイル形式などについて統一したルールがないと、資料の管理や活用が困難になってしまうでしょう。
したがって、デジタル化した資料の扱い方について社内で統一したルールを策定することが大切です。具体的には、以下のようなルールを設けると良いでしょう。
- ファイル・フォルダの命名ルールを決める
- ファイル形式の指定
- バックアップに関するルールの設定
- 部署や役職に応じたアクセス権の付与
- 取引先への共有方法の指定
電子署名の導入
ペーパーレス化を進めるにあたって懸念材料となるのがハンコです。脱ハンコを実現できない限り、紙の資料を作成し続けなければなりません。紙ベースでの運用は、押印にも手間がかかり、働き方改革を進めるうえでもネックとなるでしょう。
電子署名システムを導入すれば、押印作業もすべてデジタル化できます。取引先への契約関連資料の送付もメールで完結するので、業務を大幅に効率化できるでしょう。また、法的にも電子署名は認められています。
ペーパーレス化の実施
立案したスケジュールや計画、ルールをもとにペーパーレス化を実施します。まずは社内資料などできる範囲から試験的に進め、段階的にペーパーレス化する範囲を拡大しましょう。
ペーパーレス化を実施する際に問題が出た場合は、取り組み方の見直し・改善を重ねます。PDCAを回しながら進めることで、より現場の状況に応じたペーパーレス化を進めることができるのです。
▷ペーパーレス化が進まない理由とは？よくある原因や改善方法を解説
ペーパーレス化に必要なツール
ペーパーレス化を進めるうえで、さまざまなツールが必要になります。では、具体的にどのようなツールを使うのでしょうか。
ここでは、ペーパーレス化に必要なツールについて3つ解説します。
デバイス
ペーパーレス化にあたって必要となるのがパソコンやスマートフォン、タブレットといったデバイスです。操作性に優れ、持ち運びしやすいデバイスを導入することで、場所や時間を問わず資料を活用できるようになります。
職種や業務内容によって使いやすいデバイスは異なるので、現場の状況に応じたデバイスを選択しましょう。
▷ペーパーレス化にタブレットが便利な理由は？メリットや活用方法を紹介
オンラインストレージ
データ化した資料の保管にはオンラインストレージが必要です。オンラインストレージがあれば場所や時間を問わず必要な資料にアクセスできます。また、資料検索も簡単にできるので、業務効率を上げられるでしょう。
各種システム・ツール
デバイスやオンラインストレージの他にも、ペーパーレス化の目的に応じて各種システムやツールを導入しましょう。具体的には、以下のようなシステムがあげられます。
- 紙の資料をデジタル化するPDF変換ツール
- 取引先との契約をデジタル化する電子契約システム
- デジタル化した書類を自動で分類・管理できる文書管理システム
- 会議のペーパーレス化を進めるWeb会議システム
▷ペーパーレス時代の印鑑の重要性や役割とは？注目される電子契約も解説
ペーパーレス化を進めて働き方改革に貢献しよう
ペーパーレス化は多様な働き方を可能にし、業務効率も向上させられます。そのため、残業時間の削減など働き方改革の推進にも貢献できるのです。
ペーパーレス化は現場の状況に合った計画・スケジュールに沿って無理なく進めましょう。紙の資料に慣れている会社ほど現場の混乱が生じやすいため、段階的に進めることが大切です。
今回解説した推進方法を参考に、ペーパーレス化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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