ペーパーレス化にタブレットが便利な理由は？メリットや活用方法を紹介

ペーパーレス化にタブレットが便利な理由とは？

業務の効率化やコスト削減、テレワークの普及、さらには、環境問題への対応などの背景から、業務のペーパーレス化を進める企業も多いのではないでしょうか。

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引にてやり取りした見積書や請求書などの国税関連書類、いわゆる証憑書類は、電子データのまま保存することが義務付けられています。

この電子データによる保存の義務は、2023年12月までの猶予期間があるものの、今後あらゆる場面において、電子化が進むのは避けられない流れとも言えるでしょう。

このような文書のデータ化、つまりペーパーレス化には、パソコンやスマホなどのデジタル端末が必要不可欠であり、なかでもタブレットは、仕事にも使える仕様と持ち運びのしやすさなどの利便性を兼ね備えていることから、ペーパーレス化と相性が良いデバイスとされているのです。

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タブレット活用によるペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化にあたってタブレットを活用すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、タブレット活用における7つのメリットについて解説します。

ポータブルな利便性の高さ

タブレットは通信環境さえ確保できれば、場所を問わず、クラウドストレージにある資料を確認することができます。移動中や外出先でパソコンを開くのは難しいといった場面でも、タブレットであれば、作業ができることもあるのではないでしょうか。

もちろんタブレットでは、資料更新や編集作業もできるため、時間を有効に使うことができます。

スマホよりも大きい画面サイズ

タブレットは、スマホと比べて画面が大きく、資料を見やすい特徴もあります。

そのため、デジタル端末を利用した申し込みなどの手続きをタブレットで行う際も押し間違えなどのストレスやリスクが軽減されるでしょう。

また、商談や打ち合わせにおいて、資料を共有する際にも、見やすい画面により、相手にしっかりと情報が伝わります。

印刷や事務用品などのコスト削減

紙の資料の管理には、紙代・印刷代・廃棄代のほか、保管スペースや書類を整理するための事務用品など、さまざまなコストがかかります。

しかしながら、ペーパーレス化することで、これらの費用は大幅に削減することが可能です。

また、契約書は、内容により印紙代が発生しますが、電子契約は、内容に関わらず印紙税は非課税となっているため、印紙代が一切かかりません。ちなみに現在、多種多様な電子契約サービスが提供されていますが、タブレットなどのモバイル端末に対応しているサービスも多数あります。

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「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成から契約のワークフロー申請・契約締結・保管をクラウド管理できる電子契約サービスです。紙の契約書を発行する際に必要な印刷・製本・押印・郵送などの手間や時間、コストを削減できます。紙の契約と電子契約の一元管理が可能で、契約管理の業務効率化を実現します。

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業務効率化による生産性向上

ペーパーレス化することで、文書管理の作業負担が低減されるほか、業務を行う場所や時間などの制限が軽減されることから、業務の効率化や生産性の向上も期待できるでしょう。

さらにタブレットを活用することにより、出先での隙間時間や移動時間をより有効に使うことができるようになるほか、資料の検索性の向上や共有性の高さなど、データならではのメリットによっても業務スピードや効率の改善が見込めます。

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セキュリティ体制の強化

紙の資料は、持ち運びが必要なことから紛失や破損、汚損などのリスクが伴います。

しかし、タブレットの活用およびペーパーレス化により、紙の書類を持ち歩く必要はなくなるため、これらのリスクを「ゼロ」にすることも可能になります。

書類や名刺などもその場でデジタル化が可能

便利なアプリが充実しているうえに、パソコンよりも手軽に操作できることもタブレットを活用するメリットと言えるでしょう。

例えば、取引先からいただいた名刺を撮影し、画像データから情報をデータベースに自動で入力したり、あるいは、スキャンアプリを活用して書類をデータ化したりなど、ペーパーレスにつながる、さまざまな使い方ができます。

取引先の情報が、すぐにデータベース化される点は、スピーディな情報共有の意味でも重要と言えるでしょう。

大量の資料を持ち歩く必要がなくなる

多くの商品を取り扱うセールスパーソンにおいては、外出時に大量のカタログや説明書などを持ち歩くケースもあるのではないでしょうか。

しかし、タブレットによるペーパーレス化が進めば、そのような大量の資料を持ち歩く必要はありません。商談時に、書類をかき分けてお目当ての文書を探し出すこともないため、スムーズなコミュニケーションが可能となります。

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タブレット活用によるペーパーレス化のデメリット

次に、タブレットを導入する際やペーパーワークの代用として活用する上でのデメリットについて解説します。

デバイスやシステムなどの導入費用がかかる

初期投資として、タブレットの導入コストがかかります。パソコンよりは費用を抑えられるものの、具体的には端末代をはじめ、通信環境の整備やセキュリティ対策などにかかる費用などが発生します。

さらに、ペーパレス化に向けたシステム導入費のほか、長期的に考えるとメンテナンス費用もかかるでしょう。

複数資料を一度に閲覧できない

タブレットは複数の資料を同時に閲覧するのには向いていません。同じ画面に複数の資料を並べて比較したい場合、画面のサイズや画質によっては見にくくなってしまいます。

画面を切り替えて見比べることは可能ですが、図やデータを見比べる場合などは使いづらさを感じてしまうかもしれません。

資料へのメモ書きがしにくい

タブレットの操作に不慣れだと、メモや書き込みなどは紙の資料の方がしやすいと感じるでしょう。

ただしタブレットには、タッチペンを利用して書き込みができるもののほか、PDFなどのデータにメモなどを追加することのできるフリーソフトなどもあります。

通信障害や電池切れのリスクがある

タブレットは電子端末なので、電池切れのリスクのほか、ローカルデータとして保存していない資料を閲覧するにはサーバーにアクセスする必要があります。したがって、システム障害やインターネット回線のトラブルが起きると業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。

これらのリスクはシステムの整備にコストをかけても「完全に防ぐ」ことはできません。作業中の資料データはローカルでも保存するなど、トラブルが起きても対応できるようにすることが大切です。

紙の資料提出を求められることもある

自社でペーパーレス化を進めていても、取引先が対応していない場合は、当然ながら紙の資料を使う必要があります。

具体的には、請求書などの証憑書類の紙での発行や紙の契約書による契約締結、商談の場での紙による資料提供などがあげられます。

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業務におけるタブレットの具体的な活用方法

ペーパーレス化を進めるうえで、業務における具体的なタブレットの活用方法についても確認していきましょう。

ここでは、タブレットを有効活用する3つの方法を解説します。

取引先での商談や商品・サービス説明

取引先との商談の場では想定外の質問をされることもあれば、当初紹介を予定していなかった商品・サービスに関心を示されることもあるでしょう。

そのようなケースにおいても自社の商品資料を漏れなく、タブレットに取り込んでおけば、必要な情報をすぐに見つけ出し提示することができます。

持ち運びが大変になる紙と違い、タブレットを活用することで想定される質問に応じた補足資料を十分に準備しておくことができるようになるのです。

会議や打ち合わせでの資料共有

タブレットは社内会議でも活用可能です。会議のたびに配布していた紙の資料をデータ化し、タブレットで閲覧することにより、紙代や印刷代などのコストを削減できます。

また、急な資料変更などが発生しても、回収・再印刷・再配布といった手間をかけずに、即座に最新のデータが共有される点も魅力と言えるでしょう。

また、タブレットを使用したペーパーレス会議の生産性を高めるため、資料共有機能や同時書き込み機能などが搭載されたペーパーレス会議システムを導入するのもおすすめです。

外出先での資料確認

タブレットは会議や商談の場以外の業務でも活用できます。

例えば、フィールド業務など現地に赴いて作業する際に手元資料の閲覧用として使えるでしょう。また、企画出しのメモに使用したり、タブレットで資料を見ながらパソコンで入力するなどの個人作業にも活用できます。

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タブレットの活用事例

最後に、タブレットの活用事例を2つご紹介します。

顧客情報の入力｜金融

銀行窓口業務の負担を軽減するため、タブレット端末が活用されているケースです。

顧客自身に取引情報を入力してもらうことで、伝票記入・転記の手間を省き、業務負担を軽減するだけでなく、転記の際に発生するミスの低減にもつなげています。

このような窓口業務の省人化は、店頭事務の効率化だけでなく、優先すべき顧客対応に人員を回すことで顧客の待ち時間を減らし、顧客満足度の向上などの効果も期待できます。

スピーディな情報共有｜営業

2つ目は、営業担当にタブレットを配布することで、情報共有をスムーズにした事例です。

外出の多い営業職は、オフィスに帰っての作業が必須となってしまうと、どうしても情報共有に遅れがでてしまいます。

そこで、出先でもタブレットから取引先との商談内容や現在のステータス、成果などをすばやく更新し、リアルタイムで共有することにより、最新の情報に基づいた意思決定を可能にしました。

また、タブレットでレポートを作成することで、レポートを書くためだけの帰社といった無駄も削減することで、残業時間の削減や生産性の向上につなげています。

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ペーパーレス化の第一歩にタブレットを活用しよう

ペーパーレス化を推進するにあたって、手軽に持ち運べ、画面が見やすく、直感的に操作できるタブレットを活用する企業が増えています。

実際に、タブレットの導入を生産性や顧客満足度の向上へとつなげた事例があることからも、業務の内容や使用する場面によっては、タブレットの活用が、大きな業務改善や効率化を達成するためのツールとなる可能性もあるでしょう。

ここでご紹介したメリットや活用方法を参考に、タブレットの導入を検討してみてはいかがでしょうか。