ペーパーレス化×SDGsを実現する方法!成功事例や役立つツールを紹介

2022/7/25 2022/11/24

ペーパーレス

ペーパーレス・文書のデジタル化

「ペーパーレス化×SDGs」を、どのように実現すべきか、お悩みの方はいませんか?本記事ではペーパーレス化とSDGsを実現する方法をお伝えします。企業の成功事例や役立つツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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ペーパーレス化×SDGsとは

日本政府が推奨しているペーパーレス化×SDGsは、どのような取り組みなのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化やSDGsについて詳しく解説していきます。

SDGsとペーパーレスの関係性

SDGsとは、持続可能な開発目標(Sustainable Development Goals)の略で、17のゴールと169のターゲットで構成される環境問題や社会問題を解決するための取り組みを総合して表す言葉です。

一方のペーパーレス化とは、ビジネスで使用していたあらゆる文書を紙から電子化し運用することです。紙文書廃止により業務にかかわる紙の消費を減らせるため、環境保全やコスト削減が期待できます。

そのため、組織のペーパーレス化を進めることで、結果としてSDGsの目標でもある環境保全につながるのはもちろんのこと、企業にとっては、無駄なコストの削減や管理運用の手間の軽減といったメリットも得られることになるのです。

環境省もペーパーレス化(電子化)を目標に掲げる

企業だけではなく、2000年より環境省もペーパレス化を目標に掲げ、すでに取り組みを実施していました。また、2018年には厚生労働省と連携して働き方改革とCO2削減へ向けた施策も開始し、そこでもペーパーレス化に取り組んでいます。

ペーパーレス化は、SDGsの17つのゴールの中では、主に以下の3つのゴールとの関連性が高い取り組みとして認知されています。

  • (12)つくる責任 つかう責任
  • (13)気候変動に具体的な対策を
  • (15)陸の豊かさも守ろう

これらのことから、ペーパーレス化はSDGsにおいて、特に環境問題の解決に大きく影響する行動であることがわかります。

7割以上の企業がペーパーレス化に取り組む

ペーパーロジック株式会社が実施したペーパーレス化に伴う2022年度予算調査によれば、すでに7割以上の企業がペーパーレス化に取り組んでいることがわかっています。

企業がペーパーレス化をはじめた理由としては、リモートワークへの対応やSDGsに向けた施策の一環、コスト削減などがあげられます。

また同調査では、2021年度にペーパレス化をはじめた企業のうち、8割程度が次年度にペーパーレス化システムの導入を予定・検討していることもわかりました。

これらのことから、過半数を超える企業において、ITツールの導入による初期費用やランニングコストを考慮しても、ペーパーレス化は推進すべき課題として捉えられていることがわかったのです。

SDGsにつながるペーパーレス化の5つのメリット

しかしながら、これだけ多くの企業がペーパーレス化の実現を目指す背景には、SDGsへの貢献以外にも理由があります。

ここでは、ペーパーレス化のメリットについて「とくに効果を実感しやすい点」を5つ紹介します。

1.多様な働き方に対応できる

電子化した書類は、クラウドなどのオンラインサーバーに保存することで、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるようになります。

そのため、テレワークなどの柔軟な働き方にも対応可能です。紙の書類が発生することを理由にテレワーク非対応としていた場合には、ペーパーレス化により迅速な解決が期待できるでしょう。

また、働き方の選択肢が多様な企業は、採用市場においても応募者に好印象を与えやすいのもメリットです。

2.余分なコストの削減

ペーパーレス化により削減できる主なコストは以下のとおりです。

  • 作成費用:印紙代・印刷代・人件費
  • 保管費用:場所代・人件費
  • 廃棄費用:処分費

紙の書類を使用する機会が多ければ多いほど、コスト削減効果が高くなります。

3.バックオフィス業務の効率化

紙の書類のペーパーレス化により、バックオフィス業務の大幅な効率化が可能です。

例えば、請求書発行業務をペーパーレス化することで、取引先への請求書のメール送信が可能となり、郵送などの作業が削減されます。また、請求書の控えの保管に関しても、印刷やファイリングといった管理業務が軽減されるでしょう。

さらにデータ化した書類は検索機能を使った閲覧が可能となるため、のちに書類の確認が必要になった際にも探す手間を低減することができます。

4.BCP対策になる

BCP対策とは、自然災害や事故といった不測の事態が発生した緊急時にも被害を最小限に留め、根幹となる事業活動を継続させるための計画のことです。

オフィスに社員が集中しないテレワークは、このようなBCP対策においても有効な手段であることは、すでに広く知られている事実です。

そのため、テレワークを後押しするペーパーレス化への取り組みもまた、BCP対策として有用であることがわかります。

5.セキュリティ面の強化

紙媒体は、書類の紛失や盗難といったリスクを抱えています。また、機密情報が記載された書類を、鍵付きのキャビネットなどで保管している企業も多いのではないでしょうか。

しかしながら、肝心の鍵の保管に関しては、担当者の机に置きっぱなしにしているなど、セキュリティ対策が万全でないケースも珍しくありません。

このような機密書類をペーパーレス化によりデータ化すれば、アクセス権限やパスワードを設定して閲覧を制限したり、ログ記録機能により不正アクセスを記録したりすることが可能となります。そのため情報セキュリティ体制を強化することができるのです。

ペーパーレス化を進める際のよくある課題

テレワーク浸透に伴い、ペーパーレス化の推進が急速に求められています。ここでは、ペーパーレス化を進めるにあたってよくある課題を4つ紹介します。

法律により書面交付が定められている書類がある

法律により書面での交付が義務づけられている書類は電子化できません。電子化の可否については、必ず事前に確認しておきましょう。

しかし、このような書類においても、今後の法改正により電子化が可能となる余地は十分にあると考えられます。

システム導入に高額な初期コストがかかる

ペーパーレス化システムの導入には、システム使用料のほかにも、以下のようなコストがかかる場合があります。

  • 登録料
  • 機器代金
  • ネットワーク費用
  • カスタマイズ費用

これらのランニングコストをできるだけ抑えたい場合は、目的に応じた必要最低限の機能のみを搭載したシンプルなシステムを選ぶことが大切です。

また、ペーパーレス化によるコスト削減の効果は、長期的な目線でみる必要があることも認識しておくと良いでしょう。

通信やシステム障害によるリスク

ペーパーレス化により電子化した文書の管理は、多くの場合、オンライン上でやり取りし、管理することになります。

そのため、通信障害やシステムトラブルにより発生するリスクを想定しておく必要があります。一時的に閲覧できなくなる通信障害からデータ消失まで、トラブルの程度はさまざまです。

定期的なバックアップや利用ツールの分散化など、リスクが発生した場合の備えを日頃から行っておくことが重要です。

デジタルツールを社内で使いこなせない

ペーパーレス化にはデジタルツールの利用が必須です。しかし、PCやIT機器に対して苦手意識が強い社員が多ければ、システムが問題なく運用されるまで相応の期間を必要とする可能性があります。

システム導入後は、社内でツールの使い方セミナーを行うなど、利用者への丁寧なフォローが求められることになるでしょう。

ペーパーレス化×SDGs実現に役立つツール

ペーパーレス化をテレワークの導入や業務効率の向上などのメリットへとつなげるには、書類を電子化するだけではなく、業務全体のIT化を進める必要があります。

ここではペーパーレス化に役立つおすすめツールをいくつか紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

1.セキュアSAMBA

多くの中小企業に選ばれているオンラインストレージサービスのセキュアSAMBAは、さまざまなデバイスからアクセスできる便利さが特徴です。

容量5GBまで無料で使えるフリープランもあるため、有償プランを契約する前に、まずは操作性を試してみたいという企業にもおすすめです。

提供元 Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社
初期費用 フリー:無料
ライト:16,500円(税込)
ビジネス:38,500円(税込)
カスタマイズ:別途見積もり
料金プラン フリー:無料
ライト:16,500円(税込)/月
ビジネス:38,500円(税込)/月
カスタマイズ:別途見積もり
導入実績 4,000社以上
機能・特徴 暗号化・アクセス権限・グローバルIPアドレス制限・端末認証・アカウント管理・パスワードポリシー・自動ログアウト・接続アクセスログ取得他
URL 公式サイト

2.Chatwork

Chatwork(チャットワーク)は、354,000万社以上の企業が導入している、ビジネスシーンに特化したチャットツール です。メインのチャット機能以外にも、音声通話やビデオ通話機能、タスク管理といった機能が搭載されているため、日常業務のコミュニケーションをこのツールに集約することができます。

提供元 Chatwork株式会社
初期費用 無料
料金プラン フリー:無料
ビジネス:550円(税込)/月(年間契約)、660円(税込)/月(月間契約)
エンタープライズ:880円(税込)/月(年間契約)、1,056円(税込)/月(月間契約)
導入実績 354,000万社以上
機能・特徴 個人チャット・グループチャット・タスク管理・ファイル管理・モバイルアプリ・音声通話・ビデオ通話・ユーザー制限・API連携他
URL 公式サイト

3.V-CUBEミーティング

V-CUBE ミーティングは、株式会社ブイキューブが提供するHD対応の高品質なWEB会議サービスです。WEB会議機能だけでなく、アンケート機能や資料共有機能も搭載しているため、幅広いビジネスシーンにおいて活用できるWEB会議システムといえます。

提供元 株式会社ブイキューブ
初期費用 要問い合わせ
料金プラン 要問い合わせ
導入実績 サービス累計7,000社以上
機能・特徴 WEB会議システム・画面共有・アンケート機能・サジェスト機能・録画・ステータス表示・チャット・招待・資料共有他
URL 公式サイト

4.COCOMITE

COCOMITE(ココミテ)は、コニカミノルタ株式会社が提供する、わかりやすいマニュアルが簡単に作成でき、かつオンラインでのマニュアル運用および管理の手間を軽減することのできるサービスです。さまざまなデバイスに対応し、フォルダごとのアクセス権限の設定もOK。複数部門での使用においても、適切なマニュアル運用が可能です。

提供元 コニカミノルタ株式会社
初期費用 71,500円
料金プラン エントリー:24,200(税込)/月
スタンダード:66,000円(税込)/月
エンタープライズ:242,000円(税込)/月※利用状況に応じてオプション料金設定あり
導入実績 さまざまな業種で導入実績あり
機能・特徴 画像動画添付・オフライン機能・閲覧ログ・既読管理・承認フロー・ワークスペース・ユーザー一括登録・ユーザー管理・フォルダアクセスコントロール他
URL 公式サイト

5.ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、jinjer株式会社が提供する電子契約サービスです。電子帳簿保存法にも対応し、契約書の作成から締結、そして管理までをシステム上でワンストップで行うことができます。

提供元 jinjer株式会社
初期費用 ライト:50,000円
ライトプラス:100,000円
ベーシック:250,000円
料金プラン ライト:11,000円(税込)/月
ライトプラス:30,800円(税込)/月
ベーシック:55,000円(税込)/月※従量課金制
導入実績 サービス累計15,000社以上
機能・特徴 タイムスタンプ・電子契約・テンプレート・ステータス管理・電子帳簿保存法対応他
URL 公式サイト

ペーパーレス化×SDGsの成功事例

最後にペーパーレス化×SDGsの成功事例をいくつかご紹介しましょう。

1.紙の焼却をやめてCO2排出量を削減

オフィス移転を手掛ける株式会社オフィス・ラボは、ペーパーレス化により紙の処分方法を焼却から溶解に変更し、CO2排出量削減に成功しました。

溶解処分は書類を繊維に加工しリサイクルできるため、資源の無駄遣いを防ぎ、木材から紙を作る工程よりもCO2排出量を軽減するといわれています。

2.お客様への資料をペーパーレス化して割引を実施

野村ホールディングス株式会社は、社内書類のペーパーレス化だけではなく、電子化が難しいといわれている顧客への紙資料の電子化も同時に進め、事業全体のペーパーレス化を推進しています。

顧客への資料の電子化は、事前に顧客の了承を得るといったステップを踏んだ上で実施。「資料の電子化」を利用している顧客に対しては、株式の売買手数料を割り引くといったサービスを展開することで、顧客満足度の向上とコスト削減を両立させています。

ペーパーレス化×SDGsでさらなる企業価値の向上へ

ペーパーレス化推進は、業務の効率化やコスト削減など様々なメリットがあるため多くの企業が取り組んでいます。ペーパーレス化×SDGsは、SDGs目標に貢献するだけではなく、さらなる企業の発展や企業価値向上につながるでしょう。

また、ペーパーレス化を業務の効率化へと発展させるにはITツールの導入が必要不可欠です。本記事では、柔軟性が高く操作画面がわかりやすいツールを中心にピックアップしています。ツール選びに迷った際には、ぜひ参考としてお役立てください。

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