ペーパーレス化は中小企業こそ進めるべき？メリットや推進方法を解説

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ペーパーレス化について

ペーパーレス化は、SDGsとしてだけでなく、企業や組織のDX化実現の上でも重要な取り組みであることから、ペーパーレス化を推進する企業は年々増加しています。

ここでは、ペーパーレス化とは一体どのような取り組みなのか、またその現状について、詳しく解説します。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、主にDX実現に向けたビジネス環境の変革および環境保全の2つの観点から、電子化や業務の見直しなどによって、これまで使用していた紙媒体を可能な限りなくす取り組みを意味しています。

ビジネスシーンにおいてその対象となるのは、領収書や請求書、見積書、契約書などの証憑書類や、貸借対照表、損益計算書といった決算関連書類が代表例といえるでしょう。また、申請承認業務や経費精算のオンライン化なども、ペーパーレス化につながる業務改革です。

そのほかにも、書籍やカタログ、ライブのチケットの電子化など、スマートフォンの普及も後押しする形となって、ペーパーレス化は業界を問わずあらゆる分野で進んでいます。

ペーパーレス化の現状

電子化されたカタログや書籍、公共交通機関のチケットレスサービスなどのペーパーレス化への変化は、近年、日常生活でも定着しつつあります。

しかしながら日本は、先進的にペーパーレス化を進めているとはいえないのが現状です。その理由には、日本独自の「ハンコ文化」を起因とした習慣が根強く残っていたことや、「書面」での交付や提示を義務付ける各種法律による制約などが挙げられるでしょう。

しかし、そのような文書の電子化にストップをかけていた法律も、現在では、2000年代初頭の電子署名法やe-文書法の施行を皮切りに、電子帳簿保存法といった関連法案が次々と整備され、今では、電子化の実現を支援する流れになっています。

さらには、新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークが急加速的に普及したことで、ペーパーレス化を進めるしかなくなった事態が追い風となり、日本のビジネス界においてペーパーレス化が大きく推進されるきっかけとなりました。

ペーパーレス化の重要性

企業におけるペーパーレス化の重要性は、主に以下の2点から考えることができます。

• テレワークの実施などによる柔軟な労働環境の実現
• 企業としての環境保全への取り組み

テレワークやフレックスタイム制といった柔軟な勤務形態の導入は、企業にとって人材確保を促進するだけでなく、人材の流出を防ぐための取り組みとしても有効です。また、テレワークは、災害や台風などの発生時であっても業務が遂行できる可能性が高いことからBCP対策としても重要視されています。

それだけでなく、紙の使用量を減らすことが環境保全の一環となり、社会問題に取り組む企業として企業イメージが向上するなどのメリットも期待できます。

このようにペーパーレス化は、業務の効率化はもちろんのこと、企業価値の向上にも寄与する重要性が高い取り組みであると考えられるのです。

▷ペーパーレス化が環境に与える影響とは？CO2削減効果や環境負荷について

中小企業がペーパーレスを導入するメリット

中小企業がペーパーレス化を導入するメリットはさまざまです。例えば業務効率化やコスト削減、セキュリティの強化につながることもあるでしょう。それでは細かく解説します。

業務効率化によるコスト削減

中小企業がペーパーレス化するメリットとして、まずは業務効率化によるコスト削減が挙げられます。ペーパーレス化すると、紙代が発生しないことはもちろん、印刷に使用する消耗品も削減できるでしょう。

また忘れてはいけないのは印刷や紙の文書を管理するための人件費です。ペーパーレス化を実現することで消耗品の使用が減るだけでなく、製本作業や文書の整理などの人件費の削減にもつながります。

資料の保管や管理が容易

ペーパーレス化することで、資料の保管や管理の手間は大幅に軽減されます。従来、紙ベースでの文書保管の場合、過去資料の閲覧が必要になると、大量の書類を掻き分けて探すことになるため、非常に時間がかかってしまいます。

そもそも、整理されていなかったために、目当ての文書を探し出せなかったというケースも少なくありません。一方、電子化されたデータであれば、検索機能を活用し、すぐに探し出せるだけでなく、保管のために大かがりなスペースを用意する必要もありません。

資料や文書をデータ化することで大量のデータを安全に、かつ整理された状態で保管できるようになるのです。

内部統制の強化

内部統制とは、企業が掲げる目標やあるべき姿にそって策定されたルールや仕組みを、適切に運用することで、企業の不祥事を防ぎ、業務の適正を確保することを意味します。

ペーパーレス化は、この内部統制の強化にもつながります。例えば、データをクラウド上で保管することで、情報の属人化を防ぐことができます。

また、ペーパーレス化に伴う、業務のデジタル化は、書類紛失のリスクを低減するだけでなく、これまで人の目でおこなっていたチェック業務などを自動化することで、ヒューマンエラーによるミスの削減が期待できます。

セキュリテイの強化

従来の紙媒体による情報保管では、社内外での書類の紛失により、社内の業務が進まなかったり、場合によっては、情報漏洩などの深刻な問題に発展してしまうことがありました。

それに対し、電子データは、紛失のリスクを減らせるだけでなく、ファイルごとにアクセス権限を設定するなど、状況や業務に応じて柔軟なセキュリティ対策を取ることができます。

柔軟な働き方に対応

ペーパーレス化は、テレワークの推進、テレワーク業務の効率化にも役立ちます。テレワーク導入後も紙媒体での業務を残していた場合、押印やサイン、経費の精算、書類の提出や受け取りといった業務のための出社が発生してしまいます。

これらの業務は、多くの場合、慣習的におこなっているものであり、必ずしも紙媒体でなければ業務ができないというものではないことがほとんどではないでしょうか。

その場合、業務のペーパーレス化やデジタル化を進めることで、大幅な業務の効率化が実現できるだけでなく、テレワークが可能な業務の範囲が広がり、交通費の削減や社員のワークライフバランスの向上にもつながります。

▷中小企業におけるテレワーク推進の課題とは？導入率や成功事例を解説

会社のイメージ向上

ペーパーレス化は、資源の使用を減らす意味合いでもSDGsなどの環境的活動の取り組みにつながります。

このような環境保全への取り組みは、近年、企業活動における重要な課題の一つとして挙げられています。ペーパーレス化によって、環境への配慮などの社会的責任に取り組む姿勢は、企業価値の向上にも役立つでしょう。

中小企業がペーパーレス化で抱える課題

中小企業が、いざペーパーレス化を実行する際には、メリットだけではなく、いくつかの課題もあります。

導入するためのコストが必要

ペーパーレス化を実現するためには、システム導入などにかかる初期投資が必要になります。

事実、ペーパーレス化やシステム導入のメリットや将来的なコスト削減効果よりも、初期費用などのコストが大きな負担となり、ペーパーレス化に踏み切れないと考える中小企業は、少なくありません。

業務効率が低下する可能性

ペーパーレス化にすることで、一時的に業務効率が低下する可能性もあります。例えば、ペーパーレス化を推進する場合、併せて業務フローの見直しや業務のシステム化を推進することがほとんどでしょう。

そのため、新しい業務フローやシステムの使い方にある程度慣れるまでの期間が必要となります。その間は、一時的に業務効率が低下することになってしまうでしょう。

新ルールやシステム導入の混乱を最小限に抑えるには、スモールスタートから始めるなどの工夫が必要となります。

視認性の低下

ペーパーレス化にすることで視認性が低下する場合があります。このデメリットも一時的であり、作業者の慣れの問題でもありますが、記載内容の比較に関しては、データよりも文書の方が作業がしやすいと感じる人もいるはずです。

特に紙媒体で何十年も業務に携わった層には厳しい環境変化かもしれません。

ITリテラシーが必要

ペーパーレス化に伴い、新しいシステムを導入するものの、社員全員のITリテラシーが不足していれば、システムを上手に使用することはできないでしょう。

しかし、現代社会において、業務のシステム化やペーパーレス化は、早かれ遅かれ、避けては通れない業務改革です。システム選定時には、実際に使用する社員の意見も取り入れつつ選ぶようにしましょう。

ネットやツールの障害

電子データは、インターネットやシステムを介して、オンライン上でやり取りや保管をするため、通信環境やシステムに何らかのトラブルが発生した際には、業務がストップしてしまう可能性もあります。

また、システム障害により、データを全て失ってしまうといったリスクについても、限りなく低いとはいえ、完全に排除することはできません。定期的にバックアップを取るなどの対策は必要となるでしょう。

直感的なアクションが困難

電子データには、その場でメモを追記することができないというデメリットもあります。例えば、会議資料の場合、紙であれば、所感や気になったことは、その場で記入することができます。

また、資料やデザインの校正作業をおこなう際も、すぐさま指示内容を書き込める紙媒体の方が便利だと感じる場合もあるかもしれません。

ただし現在は、共有された電子データに、簡単にメモの記入やマーカーなどができるツールも提供されています。上記のような作業が頻繁に発生するのであれば、ツールの導入を検討するとよいでしょう。

▷ペーパーレス化を推進する方法！基本の流れや注意点・役立つツールを解説

ペーパーレス化を推進する際の注意点

ここでは、ペーパーレス化を推進するにあたっての注意点をご説明します。

電子帳簿保存法の内容を確認

電子帳簿保存法とは、主に証憑書類や決算書類を電子化する際の要件を定めた法律です。

対象となる書類の電子化をする際は、この電子帳簿保存法に定められた要件を必ずクリアする必要があり、具体的には、領収書や請求書、見積書、契約書などの証憑書類や、貸借対照表、損益計算書といった決算関連書類決算書類や注文書、契約書、領収書などが挙げられます。

また、この電子帳簿保存法は、事務業務の実態に併せた運用ができるよう、何度か法改正も実施されています。そのため、対象となる電子文書は、必ず最新の法令に則って取り扱わなければなりません。

取引先との連携

いくら自社がペーパーレス化を推進し、定着に成功したとしていても取引先との連携が取れていなければ、業務内容によっては、トラブルを引き起こす可能性も発生します。

例えば、受発注業務や請求業務、契約業務などのペーパーレス化は、取引先にも業務フローの変更をお願いすることになります。そのため、取引先の事前承諾は必要不可欠といえます。

ファイル名の統一

電子データの検索性を高めるには、ファイル名の統一といった保管時のルールを事前に定めておくことが大切です。

このようなルールを明確に定めておくことにより、データが増え整理が煩雑になっても、高い検索性や閲覧性を維持することができます。

中小企業のペーパーレス化が進まない理由

ここでは、ペーパーレス化を進められない中小企業ならではの理由を解説します。まずは何が問題なのかを把握しましょう。

電子化に反対する社員が多い

ペーパーレス化は、業務フローの大幅な見直しを含む業務改善となるため、社員全員の協力が必要です。

しかしながら、現状の業務に何ら問題点や不安を抱えていない社員からは、ペーパーレス化の意義を見いだせず、反対される場合もあります。

まずは、いきなりペーパーレス化を推し進めるのではなく、ペーパーレス化をすることで、どのような効果があるのか、しっかりと解説することから始めましょう。

システム障害の影響のリスクが怖い

ペーパーレス化に伴うシステム化に対して、システムの障害やトラブル、サイバー攻撃などによる被害を懸念し、ペーパーレス化が進まないケースもあります。

確かに、オンラインで業務を行う以上、そのようなリスクをゼロにすることはできません。セキュリティレベルの高いシステムを選ぶ、データは定期的にバックアップを取るといった工夫が必要となるでしょう。

中小企業向けペーパーレス化の推進方法

それでは中小企業がペーパーレス化を成功させるためのペーパーレス化導入の流れと、推進方法を解説します。

紙媒体の業務を洗い出す

ペーパーレス化を実行するにあたり、ペーパーレス化できる業務を洗い出す必要があります。多くの紙による書類が発生する業務には、受発注業務、経理・会計業務、契約業務などが挙げられます。

それらの業務に年間でどれくらいの紙や印刷などの消耗品を使用しているのか、使用量や業務にかかる時間などのデータも算出しておくと、導入後の評価の際にも役立ちます。

ペーパーレスが可能か判断する

ペーパーレス化を検討できる紙ベースの業務を洗い出せれば、あとはペーパーレス化が可能なのかの検討をしましょう。大切なのはペーパーレス化することでのメリットとデメリットを明確にした状態で判断することです。

目的やメリットを社内へ伝達する

中小企業でペーパーレス化を進めるにあたっては、まず社員全体に、ペーパーレス化のメリットをしっかりと伝えます。メリットを社員全員に理解してもらうことで、全社をあげた協力体制を構築することができます。

導入効果を可視化する

ペーパーレス化を導入した際のメリットは、可視化することも大切です。

例えば、ペーパーレス化を実行することで年間残業時間が〇〇時間削減。経費を○○万円削減するなど具体的な数値を上げます。特に、社員のメリットとなる具体例が挙げられればペーパーレス化の追い風となるでしょう。

ツールやシステムを選定する

ペーパーレス化を進めるための方法としてツールやシステムを導入することは非常に有効な手段です。

例えば、製造における製造工程表は、オンライン化することで、タブレットさえあれば、どこでも製造工程を確認できます。また社内決裁には、電子決裁システムを導入することで、外出先からも承認業務がおこなえる環境が整います。

ツールやシステムの導入にはコストが発生しますが、導入によるメリットは少なくありません。ぜひ有効活用しましょう。

▷ペーパーレス化の成功事例7選！事例から学ぶメリットや進め方のポイント

ペーパーレス化に役立つおすすめツール

ペーパーレス化導入に役立つツールを紹介します。どれも導入することでペーパーレス化の促進だけでなく、それ以上の効果を期待できるツールのため、ぜひ業務効率化の参考になさってください。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、業務における進捗状況や顧客管理、社内のコミュニケーションを円滑に情報共有、情報伝達するためのツールです。

ビジネスチャットでのやり取りは、LINEを想像するとよいでしょう。そのため、メールよりも手軽に、かつ電話のように相手の状況に気兼ねすることなくコミュニケーションを取ることができます。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールとは、効率的なマニュアル作成を支援するためのツールです。

テンプレートの活用などにより、電子マニュアルの作成や更新が簡単におこなえるだけでなく、動画作成ができるツールなどもあるため、マニュアル利用の活性化や品質の向上により、業務の効率化にも役立てることができます。

Web会議ツール

Web会議ツールを利用すれば、場所を問わずに、オンライン上で顔を合わせた会議を実施することができます。

また、資料などのデータを画面上で共有することもできるため、メールや電話といったコミュニケーションよりも、確実にかつスピーディーな情報共有やコミュニケーションが実現できます。

電子契約ツール

電子契約ツールは、契約データに電子署名を付与することにより、オンライン上で法的にも有効な契約が締結できるツールです。

契約データは、オンライン上で即座に相手先へと送られるため、郵送などのリードタイムが削減され、契約業務を大幅にスピードアップすることが可能です。

また、ツールでは、契約の進行状況に関しても「契約データ作成中」「契約締結中」「完了」といったステータスが共有されるため、契約の取りこぼしなどのリスク回避にも役立ちます。

▷中小企業におすすめの電子契約サービス14選！導入の必要性から手順まで

オンラインストレージサービス

オンラインストレージサービスはデータを自社のパソコン内に保管するのではなく、オンライン上のデータ保管スペースで保管してもらうサービスです。

もちろんデータで保管する分、ペーパーレス化につながるし、セキュリティがしっかりした場所で大切にデータを保管できる安全性は魅力的でしょう。

給与・経費精算システム

給与システムは、保険料の控除計算や勤怠情報にもとづく稼働時間の集計などを自動でおこない、給与を算出してくれるシステムです。

このようなシステムでは、電子データによる給与明細が発行できるシステムもあるため、給与明細のペーパーレス化が実行できます。また、経費精算システムでは、領収書による経費精算や交通費の申請などの経費精算業務をペーパーレス化することが可能です。

これらのシステムは、ペーパレス化だけでなく、テレワークの推進においても非常に便利なツールといえます。

▷中小企業におすすめの経費精算システム12選！選び方や導入の重要性も解説

ペーパーレス化は中小企業にも必要な施策である

ペーパーレス化の目的やメリット、デメリットについて解説しました。ペーパーレス化は、コスト削減、テレワークの推進のためだけでなく、環境保全における社会的責任としての取り組みといった面からも、中小企業にとって必要な施策です。

導入時のコストや業務を見直す手間と労力など、メリットばかりではないことも確かですが、ペーパーレス化によるデジタル化や業務の効率化は、デメリット以上のメリットを企業や組織にもたらしてくれるはずです。

本記事で紹介した、注意点やポイントなどを参考にしつつ、ペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか。