PBXでIVR(自動音声応答)機能は利用できる？おすすめサービスも紹介

IVRとは音声案内でオペレーターに振り分けるシステムのこと

IVRとは、「Interactive Voice Response」の略称で、自動応答音声のことを指します。顧客が入力した番号をもとに、該当オペレーターに電話を振り分けるシステムです。

例えば、電話をかけた際に「修理に関するご相談は1番、契約変更に関するご相談は2番…該当しないお問い合わせは0番を押してください」といった音声が流れるのはこのIVRを使っているからです。

IVR機能を利用するメリット

IVR機能を利用すると、次のようなメリットがあります。

1. 取次作業のコストがかからない
2. 1つの番号で運用できる
3. 問い合わせの階層設定ができる
4. スマホやソフトフォンにも対応している

1.取次作業のコストがかからない

取次作業を行う事務員を雇用する必要がないため、人件費の削減につながります。また、間違い電話や迷惑電話がかかってきた時の作業コストもカット可能です。

自動音声に切り替わった時点で相手が電話を切る可能性が高いので、無駄な作業を行う手間がかかりません。

2.1つの番号で運用できる

IVR機能を利用すると、1つの番号を使って全社で運用が可能です。

固定電話を各部署に導入すると部署ごとに電話番号が変わってしまいますが、IVRを活用すれば電話番号が変わりません。社外に電話番号を教える場合も、1つの番号を伝えるだけで済みます。

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3.問い合わせの階層設定ができる

顧客に番号を入力してもらうことで、オペレーターに繋ぐ前にどのような内容で問い合わせているのか把握できます。

該当するデータをもとに、担当者にすぐ電話を引き継ぐことができるため、業務を効率化できるでしょう。本来なら費用がかかるコールセンターを、比較的安価な価格で設置することが可能です。

4.スマホやソフトフォンにも対応している

IVR機能は、スマホやソフトフォンにも対応しており、リモートワークの担当者にも電話をつなぐことが可能です。新しく固定電話を購入する必要もないので、新たなコストがかかる心配もありません。

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PBXでIVR機能を利用する2つの方法

PBXでIVR機能を利用するには、どのような方法があるのでしょうか。

1. CTIにIVR機能が搭載されているPBXを導入する
2. クラウド型PBXを導入する

CTIにIVR機能が搭載されているPBXを導入する

もともと、CTIにIVR機能が搭載されているPBXを導入する方法があります。

CTIとは、「Computer Telephony Integration」の略称で、コンピューター上で電話機能を管理するシステムです。CTIにIVR機能がついたPBXをすでに導入している場合は、そのまま該当するPBXを活用しましょう。

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クラウド型PBXを導入する

クラウドPBXにはIVR機能が標準装備されているので、クラウドPDXを購入する方法があります。

クラウドPBXとは、インターネット環境さえあればどんな場所でも利用できるクラウドタイプのPBXのことを指します。工事費用や設置場所が不要なので、気軽に導入できるPBXです。

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IVR機能搭載のおすすめクラウド型PBX3選

IVR機能が搭載されているクラウド型PBXを導入する際は、どのような種類を選べばいいのでしょうか。3種類のクラウド型PBXの機能について紹介します。

CLOUD PHONE

CLOUD PHONEは、圧倒的な低コストで導入できるクラウド型PBXです。一般的には取得が難しい市外局番や050番号も簡単に運用できます。申込みから最短3日で利用できるスピード感も魅力です。

トビラフォンCloud

トビラフォンCloudは、機能が充実したクラウド型PBXです。音声ガイダンス内容の設定や、通話内容の可視化がスムーズに行えます。不明点があった際、サポートデスクに気軽に質問できる環境が整っている点もポイントです。

ひかりクラウドPBX

ひかりクラウドPBXは、NTT東日本が提供しているクラウド型PBXです。他のサービスと比べて通話品質が高いため、安定した環境で電話ができます。1つのスマホで、代表番号、内線番号、携帯番号の3種類を使い分けられる点もメリットです。

IVR機能を利用して取次業務を円滑にしよう

オフィスの電話取次作業をスムーズにするには、IVR機能の活用をおすすめします。

またコストをかけたくない場合は、クラウド型PBXを選んでみるのもいいでしょう。本記事の内容を参考にして、自社に適したサービスを選んでみてください。

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