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クラウドPBXのメリット・デメリットを徹底解説！導入の必要性とは？
クラウドPBXはインターネット上で通話を可能にするサービスです。場所を選ばずに電話環境を構築できるクラウドPBXは、利便性以外にもさまざまなメリットがあります。本記事では、クラウドPBXを導入するメリットとデメリット、導入の必要性を解説していきます。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXはインターネット上で通話ができるサービスであり、社内・社外を問わず会社番号を使って発着信できるため、現在多くの組織が導入しています。
外線・内線ともに対応可能なので、企業の通話環境を大幅に改善可能です。
ちなみに、PBXはPrivate Branch eXchange(電話交換機)の略称です。かつてはPBX端末を社内に設置する方法がスタンダードでしたが、現在ではクラウド上のサーバーに機能を集約させる方法が主流となりました。
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クラウドPBXを導入する8つのメリット
クラウドPBXを導入するといったいどのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットを8つピックアップしてご紹介します。
- 初期費用が安く済む
- 運用コストを抑えることができる
- スマートフォン・タブレットを内線化できる
- 企業規模の拡大に伴う台数増減に対応
- クラウド上で管理ができる
- 緊急時・災害対策にも対応している
- 導入が早い
- 各種ツールが充実している
1.初期費用が安く済む
初期費用を安く抑えられるのがクラウドPBXの一番のメリットで、PBX端末を購入したり別途設置工事を行ったりする必要がなくなります。
配線工事が不要なので、アダプター設置やアプリのインストールさえ行えばすぐに運用を開始できます。
また、社員専用のビジネスフォンを購入する必要もありません。クラウドPBXは、手持ちのスマートフォンやタブレットを端末として使用できるからです。
PBX端末やビジネスフォンを購入すると、社員数によっては百万円以上の費用がかかる場合もあるので、導入コストをカットできるのはクラウドPBX最大のメリットです。
2.運用コストを抑えることができる
クラウドPBXを導入すると、運用コストを大幅に抑えられます。
内線通話が無料・外線通話の料金が安く、ハードウェアの購入費用が不要なので、通話料を抑えての運用が可能です。
また、従来なら高額な費用を請求されていたオプション機能(留守電機能、自動応答機能、転送機能など)も安価に追加できます。
もともとこれらの機能が標準装備されているサービスも多いので、毎月のランニングコストを削減でき、社内の電気代もカット可能です。
加えて、サービス運用やメンテナンスをクラウドPBX提供企業に代行してもらえるため、人的コストも軽減できます。
デバイスが故障したときも、迅速に対応してもらえるでしょう。総務担当者の業務負担を減らし、より実務的な仕事に集中させられます。
3.スマートフォン・タブレットを内線化できる
クラウドPBXは社員のスマートフォンやタブレットをそのまま内線化できます。そのため、外出先やリモートワーク中でも、転送機能を使わず電話に対応できるのです。
転送利用料を請求されないだけでなく、折り返し電話をかける際も会社番号から発信できたり、相手の社名や名前を確認してから電話に出られたりするメリットがあります。
4.企業規模の拡大に伴う台数増減に対応
クラウドPBX導入後は、企業規模拡大による契約台数の増減にもすぐ対応できます。
従来の方法だと契約台数が増えるたびにビジネスフォンを購入する必要があり、設置済みであるPBXのキャパシティをオーバーする台数まで増加する場合は、PBXの入れ替え工事も必須でした。
しかし、クラウドPBXならライセンスを追加するだけで済み、無駄な費用や手間はかかりません。
オフィス移転があった場合も、基本的に会社番号を変更する必要や取引先企業への周知も不要なので、社員の負担が大幅に軽減されます。
▷クラウドPBXはテレワーク推進の鍵に？導入の重要性やメリットを解説
5.クラウド上で管理ができる
クラウド上で、電話に関する情報を一元管理できます。たとえば、顧客情報、発着信履歴、FAX内容などをまとめて管理可能です。
また、海外支部や地方支部などの拠点が複数ある企業でも、必要なデータをクラウド上に集約しておけます。
そのため業務効率化が進み、社内の労働環境を改善する効果も期待できます。
6.緊急時・災害対策にも対応している
クラウドPBXは、災害発生時のような緊急事態にも対応しています。これまでの方法だと、PBX端末が物理的に損傷してしまった場合、電話機能が一切使えなくなるというデメリットがありました。
しかし、クラウドPBXなら、クラウド上のデータが無事である限り問題なく利用できます。災害によって社員が出社できない場合も、自宅から自由に電話をかけられるでしょう。
このように、災害対策の一環としてクラウドPBXを導入する考え方もあります。
7.導入が早い
契約から導入までの期間が早いこともクラウドPBXの魅力で、工事を施工する必要がなく最短でその日から使い始められます。
スケジュールの関係上、できる限り早く電話環境を構築したい場合はクラウドPBXが最適でしょう。
8.各種ツールが充実している
クラウドPBXでは、ビジネスに役立つさまざまなツールと連携可能です。具体的なツールは以下のとおりです。
| ツール | 連携するメリット |
| CRM | 着信時に顧客情報を表示させることが可能になる。 |
| CTI | コールセンターなどの業務を円滑化できる。 |
| 名刺管理ツール | 見込み客などの名刺をスマートフォンで撮影し、クラウド上で社内共有できる。 |
| グループウェアシステム | 顧客の連絡先情報やスケジュールなどを共有できる。 |
クラウドPBXの5つのデメリット
次に、クラウドPBXのデメリットについて解説します。メリットとデメリットを照らし合わせながら、クラウドPBXの必要性について考えましょう。
- 月額料金が発生する
- 特定の番号に発信できない
- 音質が低くなることがある
- セキュリティレベルが販売会社次第になる
- 電話番号を変更しないといけないケースがある
1.月額料金が発生する
クラウドPBXは導入コストがほとんどかからないぶん、月額料金が発生します。料金の内訳は下記のとおりです。
| 初期費用 | サーバー登録料、インターネット回線取得料など。 |
| 月額費用 | 1回線ごとに料金が発生。 |
| 通話料 | 外線通話にかかった料金。 |
| オプション料 | 無料提供されていないオプションは追加料金を支払う。 |
初期費用以外のコストが毎月契約回線ごとに請求されるため、企業規模によっては従来の方法のほうが安く済むこともあります。
▷PBXとCTIの違いとは？仕組みや機能・連携メリットをわかりやすく解説
見積もりを出してもらい、客観的な目線で比較することが重要です。
2.特定の番号に発信できない
クラウドPBXは、110や119といった緊急通報用電話番号に発信できません。このほかに、1からはじまる3桁の電話番号(117…時報、177…天気予報)や、0570(ナビダイヤル)にもかけられません。
その理由は、クラウドPBXだと位置情報が取得できないからです。これらの番号にかけなければならないときは、プライベート用のスマートフォンを使用しましょう。
3.音質が低くなることがある
クラウドPBXはインターネット回線を使用しているため、音質が悪くなる場合もあります。
とくに多くのユーザーがアクセスする時間帯(お昼ごろなど)やオフィス内の通信環境が悪い場合は、回線がつながりにくくなるかもしれません。
とはいえ、まったく電話が繋がらなくなることはほぼないため、適宜調整しながら試してみましょう。
4.セキュリティレベルが販売会社次第になる
セキュリティ対策を、クラウドPBXシステムの販売会社が実施するようになります。つまり、自社の重要データの保護を自分たちで行えないということです。
もしサイバー攻撃に遭った場合、的確な対策を行ってくれる販売会社を選ばなければなりません。導入前に必ず複数の販売会社を比較し、緊急時の対応などについて確認しましょう。
5.電話番号を変更しないといけないケースがある
クラウドPBXでは場合によって、これまで使用していた電話番号が使えなくなることもあります。
LNP(Local Number Portability)というシステムを使える場合は問題ありませんが、使えない場合は電話番号を変更しなければなりません。具体的なケースは以下のとおりです。
- 電話番号がIP電話非対応の場合
- 電話番号が「050」から始まる場合
- 電話契約がNTT東日本・西日本の範囲外である場合
クラウドPBXを導入する必要性
以上のことから考えると、クラウドPBXを導入する必要性は十分にあります。たしかにデメリットは存在しますが、それを上回るほどの利便性があるからです。
コストはもちろん、BCP対策やテレワーク対応など、事業規模や業種・業界によらずさまざまなメリットを享受できるはずです。これからさらにDX化が進むことを考えると、クラウドPBXの導入は一層広がります。
自社に必要な機能をあらかじめピックアップしておき、コスト面で無駄のない導入を心がけましょう。
メリットとデメリットを理解してクラウドPBXを導入しよう
クラウドPBXには、メリットとデメリットが両方存在します。
今回ご紹介した内容を参考にしたうえで、自社はクラウドPBXが適しているかどうかよく考えましょう。もし多くのメリットを享受できるなら、早めに導入することをおすすめします。
クラウドPBXの導入を通して、自社の企業力をアップさせましょう。
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