クラウドPBXはテレワーク推進の鍵に？導入の重要性やメリットを解説

テレワーク推進で注目されるクラウドPBXとは

クラウドPBXとは従来、社内に設置されていた電話の交換機＝Private Branch eXchangeをクラウド化することです。インターネット上で通話や通信を行うことで、社内で使用していた電話の環境を改善できる技術で、テレワークにも対応できます。

ダイヤルイン・内線・保留・転送など、今まで利用していた機能はそのままに、インターネットの環境があれば、どこでも利用が可能です。

電話機を用意する必要もなく、パソコンやスマートフォンで電話業務ができるため、導入する企業が増えてきています。

働き方改革とテレワーク推進のトレンド

厚生労働省が打ち出した働き方改革には、ICT環境の整備も含まれています。推進されているICT環境としては、

• リモートデスクトップ方式
• 仮想デスクトップ方式
• クラウド型アプリ方式

などがあり、テレワークへの移行に関する研修も積極的に行われています。

オフィスでの仕事と同様の業務をテレワークで行える環境づくりを、国が主導する形で働き方改革が実施されているのです。

テレワークでクラウドPBXを導入する8つのメリット

テレワークを推進する上で、クラウドPBXを導入して得られるメリットは多くあります。ここでは、具体的なメリットを8つご紹介します。

1.導入までが早い

クラウドPBX最大のメリットは、導入までの期間が早いことです。

インターネットのサーバー上にPBXを構築するため、自社に機器を設置する工事が不要です。インターネット回線が利用できる状況の場合、早ければ申し込み後5営業日程度で利用できるサービスもあります。

2.コストダウンが期待できる

クラウドPBXは、コストダウンができるというメリットもあります。

従来のPBXは、設備投資として機器だけでも数十万の費用が発生していました。業者に設置を依頼する工事費等も必要でしたが、クラウドの場合はこれらの費用がかかりません。

新しくオフィスを構える場合や、移転などの際も工事費が不要なため、大幅にコストを削減できるのです。

3.自宅で内線通話が可能

クラウドPBXを利用すれば、自宅でも内線通話が可能です。従来のPBXは、社内の内線は無料でも、外出先の社員との連絡などには通話料が発生していました。

しかしクラウドPBXは、インターネット回線を使用することで、自宅でも内線通話が可能です。テレワーク時の電話連絡も無料で行えるので、大幅なコストカットにつながるでしょう。

4.各自の端末を仕事用として利用できる

クラウドPBXでは、IP電話機以外にも、PCやスマートフォンなど各自の端末を仕事用として利用できます。PCやタブレットにアプリをインストールすれば、ソフトフォンとして利用が可能です。

さらに、同じくアプリをインストールしたスマートフォンを内線として利用できます。従業員の端末を活用すれば、新たに端末を購入するコストがかかりません。

5.会社番号・代表番号で発着信できる

クラウドPBXは、個人のスマートフォンを使用した場合でも、会社の代表番号で発着信ができます。

電話対応が必要なため、テレワークに移行できないという会社も多く、テレワークを導入しても電話対応のためだけに交代で出社するというケースもありました。

クラウドPBXであれば、会社にいなくても代表番号にかかってきた電話を受けることができます。

また、個人のスマートフォンを利用しても、プライベート用の電話番号と使い分けられるのも大きなメリットです。

6.端末の設定が細かくできる

端末の設定が簡単に細かくできるのも、クラウドPBXのメリットです。

内線の設定変更・外線の着信先の変更・留守番電話設定などが簡単に行えて、回線工事や機器の取り替えなど大掛かりな作業が不要なため、手間やコストがかかることもありません。

7.機能が充実している

クラウドPBXにはさまざまな機能が搭載されており、業務の効率化が図れます。主な機能は次のとおりです。

• 通話録音機能
• 着信拒否・発信制限の設定
• 通話履歴の確認
• 音声ガイダンス

従来のPBXよりも機能が充実していることがわかります。ベンダーごとにオプション機能も充実しているので、自社に合ったサービスを選択しましょう。

8.ワークライフバランスの充実を実現できる

テレワークにクラウドPBXを導入することで、従業員のワークライフバランスの充実を実現できます。

クラウドPBXでは、「10時までは着信させない」「18時以降は着信させない」などの設定が可能です。

端末ごとに設定ができるため、各従業員の働き方に合わせてルールが作れます。そのため、自宅で業務をしていても、仕事とプライベートを分けたメリハリのある働き方が可能になるのです。

テレワークにおけるクラウドPBX利用の注意点

テレワークにおけるクラウドPBXはメリットが多いですが、利用する上で注意すべき点もあります。

1.導入時にルールを共有する

クラウドPBXの導入時には、ルールを設けて共有することが大切です。

例えば、従業員が私用通話に使ってしまう・顧客の連絡先情報が漏洩する・業務に関する重要な情報を他人に聞かれてしまうなどです。これらのリスクを防ぐために、

• 公私混同の禁止
• 機密情報漏えい防止
• 守秘義務の徹底

などをルール化して、徹底するようにしましょう。

2.セキュリティを強化する

クラウドPBXの導入時には、セキュリティの強化も重要です。固定電話とは異なり無線での通信のため、セキュリティは弱くなる傾向にあります。

通信のセキュリティ対策はベンダーが行っていますが、個人の意識を高めることも重要です。

また、利用端末を紛失する可能性を考えて、パスワードの設定なども行っておきましょう。

3.従業員同士の稼働状況を共有する

テレワークでは、スタッフの状況が見えない分、稼働状況の共有が必須となります。

電話の取次ぎは、相手の状況がわからなければスムーズに行うことができません。稼働状況の管理・共有・可視化ができるかどうか、システムの機能を必ず確認しましょう。

4.電話番号や通信回線の引き継きを確認する

電話番号や通信回線の引き継ぎについても、注意して確認しておきましょう。

サービスによってはそのまま引き継ぎができずに変更が必要なケースもあります。

変更が必要な場合は、通信インフラの変更・回線切替工事などによって、サービス導入に1ヶ月近くかかることも珍しくありません。導入の際には、スケジュールに余裕をもって確認することも大切です。

クラウドPBX導入によるテレワーク推進の効果

クラウドPBXの導入は、テレワーク推進にどんな効果があるのでしょうか。具体的な効果を3つご紹介します。

1.コミュニケーション不足の解消

クラウドPBXの導入によって、テレワークの課題であるコミュニケーション不足の解消が見込めます。

テレワークでは、直接顔を合わせる機会が減り、報連相が滞る・雑談もできなくなるなど、従業員同士のコミュニケーションが不足しがちです。

クラウドPBXは、内線通話が無料、チャット機能やメッセージ機能が搭載されているため、気軽に連絡が取り合えます。コミュニケーションが円滑になれば、業務もスムーズに進められるでしょう。

2.適切な人事評価の実現

人事評価は仕事の成果だけではなく、業務への取り組み方や進め方などを含めて行う必要があります。そのため、テレワークでは、適切な人事評価が難しいという意見も少なくありません。

クラウドPBXを活用すれば、稼働状況の可視化や部下との円滑なコミュニケーションが可能です。離れた場所で働いていても、部下を評価する情報が十分に得られるようになります。

3.生産性の向上

テレワークの導入により、生産性が下がったと感じている企業も少なくありません。その理由として、環境を整備できないままにテレワークを導入したことがあげられるでしょう。

しかし、テレワークに必要な環境を整備できれば、生産性の向上が期待できます。クラウドPBXの導入は、そのきっかけとなるはずです。

クラウドPBXはBCP対策にも有効

クラウドPBXは、BCP対策にも有効だと考えられています。災害が多い日本では、BCP対策は大きな課題の1つです。ここからは、BCP対策への有効性について解説していきます。

BCP対策とは？必要性も解説

BCPとは、Business Continuity Planの略で、事業継続計画のことです。

自然災害や大規模なシステム障害、テロなどのアクシデントが起きた際に、すぐに業務を復旧し、ダメージを最小限に抑えることをBCP対策といいます。

BCPの必要性が注目されたのは、2001年に起きたアメリカの同時多発テロがきっかけで、テロやサイバー攻撃によって企業が大きな損害を被った場合の対策が急務となったためです。

日本においても東日本大震災を機に、BCP対策の重要性が高まってきています。

なぜクラウドPBXが対策になるのか？

さまざまなアクシデントによって、企業が大きな損害を被ったとき、急がれるのは事業の復旧です。

従来のオンプレミスのみの採用では、物理的な被害に遭った場合、壊滅的なダメージを受けます。

しかし、クラウドPBXのようなクラウド型の利用には、データの保管や連絡手段の確立、自動的なバックアップなど、オンプレミスにはないメリットがあります。

災害時にもクラウドPBXは、スタッフとの連携や顧客との連絡などに活用できます。代表番号での発着信、無料での内線通話など、クラウドPBXの機能はBCP対策に非常に有効なのです。

クラウドPBXはテレワーク推進の鍵になる

テレワークの導入には多くの課題があるものの、業務をスムーズに進められると期待されているのがクラウドPBXです。

クラウドPBXの導入は、テレワーク推進の鍵になることは間違いありません。また、BCP対策にも有効なツールです。

ただし、導入時にはセキュリティの強化やルールの徹底が必要不可欠です。本記事ででお伝えした、メリットや注意点をよく確認した上で、クラウドPBXの導入を検討してみてください。