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日程調整メールに返信が来ない時の対処法！マナー・注意点や文例を紹介
ビジネスに欠かせない日程調整。依頼メールを送ったのにもかかわらず返信がない場合、催促のメールは送って良いのか？どのように伝えれば良いのか？と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。本記事では、日程調整の催促メールに関するマナーや注意点、参考文例を詳しく紹介します。
目次
日程調整の催促メールは送っても良い？
日程調整で相手から返信がこない場合でも、「催促するのは申し訳ない」と催促メールを送れないという人は少なくありません。
しかし、日程調整をする際、相手からの返信を得られないと進まない業務もあります。そのため、日程調整の催促メールを送り、業務が滞らないよう返信をもらいましょう。
依頼メールの送信後2～3日は返信を待つ
ビジネスマナーとして、メールは24時間以内に返信するのが一般的です。そのため、日程調整の回答がない場合は催促メールを送ってもよいのですが、繁忙期・出張・開封忘れなど、相手の状況を考慮し日程調整の依頼メールを送信後、2～3日は返信を待ちましょう。
ただし、急ぎの予定であればその日中であっても、催促メールを送って問題ありません。
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日程調整の催促メールを送る際の注意点
日程調整の催促メールを送る際の注意点を2つ紹介します。
最初の依頼メールが送信されているか確認
そもそも日程調整を依頼するメールが送信されているのかを確認しましょう。メールがなんらかのミスで送信されていなければ、相手にとっては急に催促のメールが届くことになるため、混乱や不信感を招いてしまうかもしれません。
そのため、確実に送信されているか、メールの送信履歴を確認することが大切です。
返信メールの行き違いの有無を確認
催促メールを送信する前に、直近で相手から返信が来ていないかを確認しましょう。相手からの返信メールが、自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性もあります。
返信メールが届いているにもかかわらず、催促メールを送るのは失礼にあたります。返信メールの行き違いを防ぐには、メール作成前だけでなく、送信直前にも確認することが大切です。
▷複数人の日程調整が面倒？効率化する方法やおすすめツールを紹介
日程調整の催促メールのマナー
日程調整の催促メールは、以下のマナーを守って作成しましょう。
件名はシンプルに
件名はシンプルにまとめましょう。最初に送った依頼メールの件名の文頭に「【再送】」「ご確認のお願い」などを記載し、催促メールであることが分かるよう簡潔に伝えます。
件名で緊急度や重要度が伝われば、すぐに対応してもらえる可能性が高くなります。ただし、「【催促メール】」といった直接的な表現は印象が悪いため、使用は避けましょう。
本文は的確に
相手に「いつどんな依頼をしていたのか」「現在の状況はどうなのか」「いつまでに何を回答してほしいのか」など、具体的かつ的確に伝えましょう。催促メールに依頼メールの内容も合わせて記載することで、相手は依頼メールを確認することなく何のメールなのかが分かります。
催促メールに返信期日や候補日を提示するといった対策をとれば、相手に緊急度が伝えられ、お互いの認識のずれをカバーできるでしょう。
丁寧な表現を使う
返信を催促するメールではありますが、感情に流されず相手への敬意・配慮を忘れてはいけません。「お忙しい中、大変恐縮ではございますが」といったワンクッションを入れたり、「その後いかがでしょうか」といったやんわりとした促しを入れましょう。
「再三」「早急」といった言葉は印象が悪いため、使用しないよう注意が必要です。また、行き違いやタイムラグの可能性を考慮し、「行き違いの場合はご容赦いただけますと幸いです」といった一文を添えておきましょう。
送信は時間帯を考慮する
催促メールを送信するのは、午前中が最適といえます。午前中に送信すれば、業務終了まで時間に余裕があるため、返信の確率が上がります。
午後に送ったメールは、催促メールに限らず翌日開封されることが多いため、回答を得られるのが遅れるでしょう。また、催促メールを終業時間間際に送った場合、開封しただけで返信が翌日に回され、最悪の場合返信を忘れられることも考えられます。
したがって、催促メールを送信する場合は時間帯を考慮し、できる限り午前中に送るとよいでしょう。
▷日程調整におけるビジネスマナーとは？基本知識や見直したい注意点を解説
日程調整の催促メールの文例
日程調整における催促メールの文例を、以下5つのケース別で紹介します。
- 取引先等社外に送信する場合
- 上司等社内に送信する場合
- 採用担当から応募者に送信する場合
- 応募者から採用担当に送信する場合
- 催促メール送信後2～3日連絡がない場合
取引先等社外に送信する場合
取引先など社外の人へ催促メールを送信する場合の文例です。
| 件名:【再送】お打ち合わせの日程につきまして |
| 株式会社○○ ○○様 お世話になっております。 株式会社○○の○○でございます。 さて、先日ご相談させていただいたお打ち合わせの日程ですが、その後いかがでしょうか。 お忙しいところ恐縮ですが、○月○日までにご返信いただければ幸いです。 念のため、前回お送りいたしました希望日程を記載いたします。 ・○月○日 ○時～○時 ・○月○日 ○時～○時 ・○月○日 ○時～○時 お忙しいところ申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いします。 なお、ご返信が本メールと行き違いの場合はご容赦くださいませ。 (署名) |
上司等社内に送信する場合
上司など社内の人へ催促メールを送信する場合の文例です。
| 件名:【再送】○○会議の日程につきまして |
| 営業部 ○○部長 お疲れさまです。○○です。 先日お送りしておりました○○会議の日程調整の件ですが、その後いかがでしょうか。 度々申し訳ありませんが、本日中にご連絡いただければ幸いです。 念のため、前回お送りいたしました希望日程を記載いたします。 ・○月○日 ○時～○時 ・○月○日 ○時～○時 ・○月○日 ○時～○時 お忙しいところ申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いします。 なお、ご返信が本メールと行き違いの場合はご容赦ください。 (署名) |
採用担当から応募者に送信する場合
採用担当から応募者へ催促メールを送信する場合の文例です。
| 件名:【再送】面接日程について |
| ○○様 株式会社○○ 人事部の○○と申します。 先日お伺いした面接の日程ですが、○○様からまだお返事をいただいていないようです。 その後、ご確認いただけましたでしょうか。 お忙しいところ恐縮ですが、○月○日までにご返信いただけますようよろしくお願いいたします。 念のため、前回お送りいたしました候補日程を記載いたします。 ・○月○日 ○時～○時 ・○月○日 ○時～○時 ・○月○日 ○時～○時 お忙しいところ申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いします。 なお、ご返信が本メールと行き違いの場合はご容赦くださいませ。 (署名) |
応募者から採用担当に送信する場合
応募者から採用担当へ催促メールを送信する場合の文例です。
| 件名:【再送】面接日程のご確認 |
| 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。 貴社の求人に応募させていただきました○○と申します。 先日、面接の日程に関しまして希望日時をご連絡させていただきましたが、その後いかがでしょうか。 念のため、前回お送りいたしました希望日時を記載いたします。 ・○月○日 ○時～○時 ・○月○日 ○時～○時 ・○月○日 ○時～○時 お忙しいところ大変申し訳ありませんが、ご確認いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 なお、ご返信が本メールと行き違いの場合はご容赦くださいませ。 (署名) |
催促メール送信後2～3日連絡がない場合
催促メールを送ったにもかかわらず、2～3日返信がない場合の催促メールの文例です。
| 件名:【再送】お打ち合わせ日程のご確認 |
| 株式会社○○ ○○様 お世話になっております。 株式会社○○の○○でございます。 先日、お打ち合わせの日程に関しまして再度ご連絡させていただきましたが、こちらはご覧いただけましたでしょうか。 本日まで、お打ち合わせの日程につきまして確認がとれておりません。 お忙しいところ大変恐縮ではございますが、○月○日までにご返信いただけますと幸いです。 念のため、前回お送りいたしました候補日程を記載いたします。 ・○月○日 ○時～○時 ・○月○日 ○時～○時 ・○月○日 ○時～○時 送信エラーといったトラブルの可能性もあるため、念のため再送させていただきました。 お忙しいところ恐れ入りますが、 ご確認とご対応のほど、よろしくお願いいたします。 なお、ご返信が本メールと行き違いの場合はご容赦くださいませ。 (署名) |
催促メールへの返信にはお礼を忘れない
催促メールを送信し、相手からの返信があった際には、日程調整や返信に対してお礼を忘れてはいけません。お礼は、日程確定の連絡とあわせて送るとよいでしょう。
「ご返信いただきありがとうございます」といった一文を添えたうえで、当日の日時や所要時間、内容などを記載することがおすすめです。そのメールを確認すれば当日の内容が分かるため、お互いの認識のズレを防げるでしょう。
▷日程調整後のお礼メールは必要か？書き方やマナーを文例付きで解説
日程調整の催促は丁寧を心がけ冷静に対処しよう
日程調整をする際、相手からの返信が遅くなっても感情的にならず、冷静かつ丁寧に催促メールを送るとよいでしょう。ビジネスメールにおけるマナーを守りながら、相手に配慮した内容にすることが大切です。
日程調整が進まず仕事に支障をきたすことがないよう、最適なタイミングで催促メールを送りましょう。
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