【日程調整】リスケ依頼のメールの書き方!文例や注意ポイントまとめ

記事更新日:2022/11/13

日程調整ツール

リスケするビジネスパーソン

「リスケ」という言葉はビジネスシーンに定着しており、日程調整の場面でよく使われます。急用や都合によって、確定したスケジュールをリスケせざるをえない状況になり、相手へどう伝えれば良いのか悩んでいる人は多いのではないでしょうか。本記事ではリスケ依頼のメールの書き方や文例、注意すべきポイントについて解説します。

ビズクロ編集部がおすすめ!

日程調整ツール

  • 日程調整がたった10秒で完結
  • 当日までのフォローアップも自動化
  • WEB会議ツール連携でさらに効率化
調整アポ デバイス画像

「MiiTel」は、電話の会話内容をAIが自動録音・文字起こしすることで、営業電話の現状や課題を発見/解決することのできるIP電話です。

リスケとは?

リスケとは、「リスケジュール」の略で、「会議・面談の変更」「納期の変更」「仕様の変更」などの意味があります。ただ、ビジネスシーンにおいては、「予定を変更する」という意味で使われることがほとんどです。

また、リスケは基本的に同期や部下に対して使う言葉で、社外の人や上司に対して使うのは好ましくないとされています。

もともとは金融用語

リスケは、もともと金融業界で用いられていた専門用語で、「債務返済を繰り延べる」という意味を持ちます。融資を受けていた企業が、当初の計画通りには返済できなくなり、「返済計画を変更する」「返済額を減額する」といった場面で使われます。

「予定を変更する」という点では似たような意味を持ちますが、ビジネスシーンと金融業界では異なるニュアンスで使われることを覚えておきましょう。

日程調整のリスケ依頼メールの注意ポイント

リスケをお願いするメールを送る際の注意点を6つ紹介します。

可能な限り早めに連絡する

社内外問わず変更が必要になったら、なるべく早い段階で相手へ連絡しましょう。具体的な日程が決まっていなくても、リスケが必要と分かった時点で連絡することが大切です。

また、リスケは一度決まっていた予定をキャンセルし、再度日程を調整してもらうため、相手に多大な迷惑をかけます。そのため、メール連絡のみでは失礼にあたる場合があります。

詳細な日程調整に関しては、記録を残す意味もあってメールで行いますが、日程の変更を希望する場合はまず電話で伝えましょう。

日程変更が可能か確認する

リスケをお願いする際、そもそも日程を変更できるのか確認しましょう。会議や商談など、参加者の人数が多かったり先の予定が迫っていたりする場合、日程変更が難しいこともあります。

この場合は、参加できるメンバーのみでの開催やオンライン会議への変更など、最もよい形で予定を遂行できるよう工夫しましょう。

理由と謝罪の旨を伝える

リスケが必要になった場合、その理由と謝罪の旨を伝えましょう。理由は「急な出張」や「業務上の都合」など簡潔に伝えることが大切です。

「ダブルブッキングしてしまった」「別の会議が入った」など、あまり具体的過ぎると、優先順位に関して相手に不信感を抱かせてしまう可能性があるため、避けなければなりません。また、リスケは相手に迷惑をかけることから、必ず謝罪の気持ちを表しましょう。

返信には迅速に対応する

日程を再調整するためのメールのやり取りは迅速に対応しましょう。リスケは相手に迷惑をかけることから、できる限り相手が感じるストレスを減らさなければなりません。

そもそもビジネスマナーとして、メールは24時間以内に確認・返信することが一般的です。リスケの場合は、より一層スピーディーな返信を心がけましょう。

変更後の予定は遵守する

リスケで再調整してもらった予定は遵守しましょう。ビジネスパーソンとして、リスケを何度も繰り返すのはマナー違反です。そのため、変更後の予定を遵守するのはもちろん、リスケは一度までにしましょう。

最も避けるべきは、「一度リスケできたら次も大丈夫だろう」と考えることです。何度もリスケをお願いすれば、信頼を失う可能性があることを頭に入れておきましょう。

リスケと表現しない

リスケは同期や部下に対して、また自分でメモをとる際などには使っても問題ありません。しかし、社外の取引先や上司に対してリスケをお願いする場合は、「リスケ」と表現しないよう注意が必要です。

社外の人や上司にリスケをお願いするのであれば、「リスケできますでしょうか?」ではなく、「日程を変更させていただけないでしょうか?」というように、丁寧な言い方に言い換えましょう。

このように、リスケと表現する際は、相手や場面を見極めることが大切です。

日程調整のリスケ依頼メールの書き方

リスケを依頼する際のメールの書き方に関するポイントを解説していきます。

1.件名はシンプルに

件名は「【日程調整のお願い】」「日程変更について」など、リスケを依頼するメールであることが一目で分かるようにしましょう。

一日に何通ものメールを受け取っている場合、重要度・緊急度が低いと判断されれば、後回しにされる可能性があります。そのため、件名だけで「日程調整のメールだ」と判断してもらえるように件名の工夫が必要です。

2.宛名は正確に

本文のはじめに宛名を書きます。この際、会社名や部署名から名前まで、正確に書くことが大切です。「(株)」や「(有)」などとこちらの判断で略さず、「株式会社○○」「○○株式会社」「有限会社○○」など、正式名称で記載しましょう。

また、個人宛の場合は個人名のあとに「様」を、会社宛の場合は会社名のあとに「御中」をつけます。このようなメールにおけるマナーにも注意しながら文面を作成しましょう。

3.挨拶文には謝罪の意も込める

メールでは「お世話になっております」といった挨拶文を入れます。ただ、リスケをお願いする場合は、こちらの都合で相手に迷惑をかけるため、挨拶と一緒に「大変申し訳ありませんが」「大変恐縮ではございますが」など、お詫びも加えましょう。

また、誰との何の予定なのかが分かりやすいよう、挨拶文を記載する際に「株式会社○○の××でございます」と、自分の名前を忘れず記載することが大切です。

4.本文は漏れなく簡潔に

リスケをお願いするメールでは、「なぜ日程を変更したいのか」「希望する変更日時はいつなのか」などを漏れなく伝えられるようにしましょう。変更日時に関しては「○月○日 ○時~○時」と時間まで詳細に記載するうえ、3個以上を目安として複数の候補日程を提示することが大切です。

候補日を出さずに相手に都合のよい日や希望の日時を伺うのは、返信する際に相手を悩ませてしまうため、避けたほうがよいでしょう。

また、あらかじめ決まっていた予定について、元のメールから必要な情報(打ち合わせ内容、参加者、場所など)を引用すると、相手も分かりやすく、どの予定の日程変更なのかが明確です。

5.挨拶・結びで配慮を表す

メールの終わりには、「お手数ではございますが」「恐れ入りますが」「差し支えなければ」「可能であれば」など、配慮の言葉を添えましょう。また、「~していただければ幸いです」「~したく存じます」などを用いて、返信が欲しい旨を伝えます。

候補として提案した日程では相手の都合がつかないケースも考えられるため、「候補の日程が難しければ、○○様のご都合のよい日程をご連絡いただけますと幸いです」と、相手の都合に合わせる旨も伝えましょう。

6.署名は自分のビジネス情報も含める

本文が終わったら、メールのマナーとして署名を記載しましょう。自分の名前だけでなく、会社情報や連絡先なども含めます。

署名は、メールの作成者が分かるだけでなく、「本文の終わりが分かりやすい」「連絡を返しやすい」などの役割があります。「前にやり取りしたとき署名を記載したから」と省略せず、メールでやり取りする際は必ず署名を記載しましょう。

日程調整のリスケ依頼メールの文例

リスケの際に限らず、ビジネスメールには以下のような基本の形があります。

  1. 件名(シンプルかつ明確に)
  2. 宛名(正式な表記で)
  3. 挨拶文(挨拶文と一緒に名前を名乗る)
  4. 本文(必要な情報を簡潔に)
  5. 結びの挨拶文(相手への配慮)
  6. 署名(ビジネス情報も含める)

リスケを依頼するメールも、上記の基本形に沿って作成することが大切です。そこで、3パターンのメールの文例を紹介します。

電話連絡後に依頼する場合

まずは、電話で日程変更を希望していると伝えたあとに、メールで詳細を調整する場合のリスケ依頼メールの文例です。

件名:お打ち合わせの日程調整につきまして
株式会社○○
○○様お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。

先ほどはご多忙のなか、
お電話にて日程変更を快諾いただきありがとうございました。

お打ち合わせの日程ですが、
以下の日程からご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。

・○月○日 ○時~○時
・○月○日 ○時~○時
・○月○日 ○時~○時

上記日程が難しいようであれば、
○○様のご都合のよろしい日程をお教えいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。

 

株式会社○○
○○(名前)
住所:**********
TEL:00-****-**** / FAX:00-****-****
MAIL:xxx@xxx.co.jp
URL:https://www.xxxxx.co.jp

電話連絡がつかない場合

次に、電話で連絡がつかない場合のリスケ依頼メールの文例です。

件名:【日程変更のお願い】お打ち合わせにつきまして
株式会社○○
○○様お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。

先ほどお電話させていただいたのですが、
ご不在でしたので、メールでご連絡させていただきます。

○月○日に予定しておりましたお打ち合わせですが、
急な出張が入り、貴社へお伺いすることが難しくなってしまいました。
大変申し訳ありません。

つきましては、お打ち合わせの日程を変更していただきたく存じます。

こちらの都合で大変恐縮ですが、
以下いずれかの日程に変更していただくことは可能でしょうか。

・○月○日 ○時~○時
・○月○日 ○時~○時
・○月○日 ○時~○時

上記の日程が厳しい場合は、
○○様のご都合のよろしい日程をご連絡いただけますと幸いです。

大変お手数をおかけしますが、何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。

 

株式会社○○
○○(名前)
住所:**********
TEL:00-****-**** / FAX:00-****-****
MAIL:xxx@xxx.co.jp
URL:https://www.xxxxx.co.jp

日程確定の確認をする場合

そして、日程調整が終わり、確定した日程を確認してもらう際のメールの文例です。

件名:【日程変更の確認】お打ち合わせにつきまして
株式会社○○
○○様お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。

この度は急なお願いにもかかわらず、
快諾いただきまして、誠にありがとうございます。

先ほど調整させていただいた日程のご連絡です。

・○月○日 ○時~○時

お手数おかけして申し訳ありませんでした。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

 

株式会社○○
○○(名前)
住所:**********
TEL:00-****-**** / FAX:00-****-****
MAIL:xxx@xxx.co.jp
URL:https://www.xxxxx.co.jp

変更後の感謝メールはビジネスマナーとして必須

リスケに対応してもらった場合、ビジネスマナーとして必ず感謝のメールを送りましょう。やむを得ない事情であっても、相手に迷惑をかけてしまったことには変わりありません。

また、日程変更後の感謝メールは、日程変更の確認メールとしての役割もあります。変更後の日程を記載しておくことで、お互い正確な日程を把握しやすいでしょう。

リスケメールに配慮してビジネスを円滑に進めよう

一度決まった日程は基本的に守らなければなりませんが、なんらかの理由でリスケが必要となる場面があるかもしれません。ただし、リスケは相手に迷惑をかけるため、お願いする際は相手への配慮が大切です。

リスケをお願いするメールを送る際は必ずマナーを守り、相手に不快感を与えないようにすることが重要です。適切なコミュニケーションによって、ビジネスを円滑に進めていきましょう。

ビズクロ編集部がおすすめ!

日程調整ツール

  • 日程調整がたった10秒で完結
  • 当日までのフォローアップも自動化
  • WEB会議ツール連携でさらに効率化
調整アポ デバイス画像

「MiiTel」は、電話の会話内容をAIが自動録音・文字起こしすることで、営業電話の現状や課題を発見/解決することのできるIP電話です。

次に読みたいおすすめ記事

  • ご相談・ご質問は下記ボタンのフォームまたは、お電話からお問い合わせください。

    お問い合わせはこちら

    TEL:0120-987-053(無料)
    【受付時間】10:00~18:00(土日祝を除く)

ビズクロ編集部
「ビズクロ」は、経営改善を実現する総合支援メディアです。ユーザーの皆さまにとって有意義なビジネスの情報やコンテンツの発信を継続的におこなっていきます。

おすすめ関連記事

メールパーミッションとは?重要性や取得するポイントを解説

2022/11/28

メール配信システム

2022/11/28

メール配信システム

ワークライフバランスを整える働き方とは?仕事と生活のバランスを保つコツ

2022/11/24

ワークライフバランス

2022/11/24

ワークライフバランス

【最新】テレワークにおすすめのキーボード10選!最適な選び方も解説

2022/11/24

テレワーク

2022/11/24

テレワーク

業務改善とは?必要性や基本手順・実施する際のポイントを解説

2022/11/23

業務効率化・業務改善

2022/11/23

業務効率化・業務改善

日程調整メールの正しい書き方とは?返信方法やマナー・注意点を解説

2022/11/23

日程調整ツール

2022/11/23

日程調整ツール

CTB分析とは?特徴や目的・分析方法をわかりやすく解説!

2022/11/23

CRM(顧客管理システム)

2022/11/23

CRM(顧客管理システム)

【2022年最新】タイプ別おすすめ給与計算ソフト!選び方や性能を徹底比較!

2022/11/22

給与計算システム

2022/11/22

給与計算システム

SDGsで簡単に実践できることは?〜私たちの日常生活での取り組み〜

2022/11/22

SDGs

2022/11/22

SDGs

働く女性の理想のワークライフバランスとは?現在の課題や社会進出について

2022/11/22

ワークライフバランス

2022/11/22

ワークライフバランス

日程調整後のお礼メールは必要か?書き方やマナーを文例付きで解説

2022/11/21

日程調整ツール

2022/11/21

日程調整ツール