【日程調整】リスケ依頼のメールの書き方！文例や注意ポイントまとめ

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リスケとは？

リスケとは、「リスケジュール」の略で、「会議・面談の変更」「納期の変更」「仕様の変更」などの意味があります。ただ、ビジネスシーンにおいては、「予定を変更する」という意味で使われることがほとんどです。

また、リスケは基本的に同期や部下に対して使う言葉で、社外の人や上司に対して使うのは好ましくないとされています。

リスケの語源は金融用語

リスケは、もともと金融業界で用いられていた専門用語で、「債務返済を繰り延べる」という意味を持ちます。

融資を受けていた企業が、当初の計画通りには返済できなくなり、「返済計画を変更する」「返済額を減額する」といった場面で使われます。

「予定を変更する」という点では似たような意味を持ちますが、ビジネスシーンと金融業界では異なるニュアンスで使われることを覚えておきましょう。

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日程調整のリスケ依頼メールの注意ポイント

リスケをお願いするメールを送る際の注意点を6つ紹介します。

• 可能な限り早めに連絡する
• 日程変更が可能か確認する
• 理由と謝罪の旨を伝える
• 返信には迅速に対応する
• 変更後の予定は遵守する
• リスケと表現しない

可能な限り早めに連絡する

社内外問わず変更が必要になったら、なるべく早い段階で相手へ連絡しましょう。具体的な日程が決まっていなくても、リスケが必要と分かった時点で連絡することが大切です。

また、リスケは一度決まっていた予定をキャンセルし、再度日程を調整してもらうため、相手に多大な迷惑をかけます。そのため、メール連絡のみでは失礼にあたる場合があります。

詳細な日程調整に関しては、記録を残す意味もあってメールで行いますが、日程の変更を希望する場合はまず電話で伝えましょう。

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日程変更が可能か確認する

リスケをお願いする際、そもそも日程を変更できるのか確認しましょう。会議や商談など、参加者の人数が多かったり先の予定が迫っていたりする場合、日程変更が難しいこともあります。

この場合は、参加できるメンバーのみでの開催やオンライン会議への変更など、最もよい形で予定を遂行できるよう工夫しましょう。

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理由と謝罪の旨を伝える

リスケが必要になった場合、その理由と謝罪の旨を伝えましょう。理由は「急な出張」や「業務上の都合」など簡潔に伝えることが大切です。

「ダブルブッキングしてしまった」「別の会議が入った」など、あまり具体的過ぎると、優先順位に関して相手に不信感を抱かせてしまう可能性があるため、避けなければなりません。また、リスケは相手に迷惑をかけることから、必ず謝罪の気持ちを表しましょう。

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返信には迅速に対応する

日程を再調整するためのメールのやり取りは迅速に対応しましょう。リスケは相手に迷惑をかけることから、できる限り相手が感じるストレスを減らさなければなりません。

そもそもビジネスマナーとして、メールは24時間以内に確認・返信することが一般的です。リスケの場合は、より一層スピーディーな返信を心がけましょう。

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変更後の予定は遵守する

リスケで再調整してもらった予定は遵守しましょう。

ビジネスパーソンとしてリスケを何度も繰り返すのはマナー違反であり、変更後の予定を遵守するのはもちろん、リスケは一度までにしましょう。

最も避けるべきは、「一度リスケできたら次も大丈夫だろう」と考えることです。何度もリスケをお願いすれば、信頼を失う可能性があることを頭に入れておきましょう。

リスケと表現しない

リスケは同期や部下に対して、また自分でメモをとる際などには使っても問題ありません。しかし、社外の取引先や上司に対してリスケをお願いする場合は、「リスケ」と表現しないよう注意が必要です。

社外の人や上司にリスケをお願いするのであれば、「リスケできますでしょうか？」ではなく、「日程を変更させていただけないでしょうか？」というように、丁寧な言い方に言い換えましょう。

このように、リスケと表現する際は、相手や場面を見極めることが大切です。

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日程調整のリスケ依頼メールの書き方

リスケを依頼する際のメールの書き方に関するポイントを解説していきます。

1.件名はシンプルに

リスケを依頼する際の件名は「【日程調整のお願い】」「日程変更について」など、リスケを依頼するメールであることが一目で分かるようにしましょう。

一日に何通ものメールを受け取っている場合、重要度・緊急度が低いと判断されれば、後回しにされる可能性があります。そのため、件名だけで「日程調整のメールだ」と判断してもらえるように件名の工夫が必要です。

2.宛名は正確に

宛名を書く際には、会社名や部署名から名前まで正確に書くことが大切です。

「(株)」や「(有)」などとこちらの判断で略さず、「株式会社○○」「○○株式会社」「有限会社○○」など、正式名称で記載しましょう。

また、個人宛の場合は個人名のあとに「様」を、会社宛の場合は会社名のあとに「御中」をつけます。このようなメールにおけるマナーにも注意しながら文面を作成しましょう。

3.挨拶文には謝罪の意も込める

メールでは「お世話になっております」といった挨拶文を入れます。

ただ、リスケをお願いする場合は、こちらの都合で相手に迷惑をかけるため、挨拶と一緒に「大変申し訳ありませんが」「大変恐縮ではございますが」など、お詫びも加えましょう。

また、誰との何の予定なのかが分かりやすいよう、挨拶文を記載する際に「株式会社○○の××でございます」と、自分の名前を忘れず記載することが大切です。

4.本文は漏れなく簡潔に

リスケをお願いするメールでは、「なぜ日程を変更したいのか」「希望する変更日時はいつなのか」などを漏れなく伝えられるようにしましょう。

変更日時に関しては「○月○日 ○時～○時」と時間まで詳細に記載するうえ、3個以上を目安として複数の候補日程を提示することが大切です。

候補日を出さずに相手に都合のよい日や希望の日時を伺うのは、返信する際に相手を悩ませてしまうため、避けたほうがよいでしょう。

また、あらかじめ決まっていた予定について、元のメールから必要な情報(打ち合わせ内容、参加者、場所など)を引用すると、相手も分かりやすく、どの予定の日程変更なのかが明確です。

5.挨拶・結びで配慮を表す

メールの終わりには、「お手数ではございますが」「恐れ入りますが」「差し支えなければ」「可能であれば」など、配慮の言葉を添えましょう。

また、「～していただければ幸いです」「～したく存じます」などを用いて、返信が欲しい旨を伝えます。

候補として提案した日程では相手の都合がつかないケースも考えられるため、「候補の日程が難しければ、○○様のご都合のよい日程をご連絡いただけますと幸いです」と、相手の都合に合わせる旨も伝えましょう。

6.署名は自分のビジネス情報も含める

本文が終わったら、メールのマナーとして署名を記載しましょう。自分の名前だけでなく、会社情報や連絡先なども含めます。

署名はメールの作成者が分かるだけでなく、「本文の終わりが分かりやすい」「連絡を返しやすい」などの役割があります。

「前にやり取りしたとき署名を記載したから」と省略せず、メールでやり取りする際は必ず署名を記載しましょう。

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日程調整のリスケ依頼メールの文例

リスケの際に限らず、ビジネスメールには以下のような基本の形があります。

1. 件名(シンプルかつ明確に)
2. 宛名(正式な表記で)
3. 挨拶文(挨拶文と一緒に名前を名乗る)
4. 本文(必要な情報を簡潔に)
5. 結びの挨拶文(相手への配慮)
6. 署名(ビジネス情報も含める)

リスケを依頼するメールも、上記の基本形に沿って作成することが大切です。そこで、3パターンのメールの文例を紹介します。

電話連絡後に依頼する場合

まずは、電話で日程変更を希望していると伝えたあとに、メールで詳細を調整する場合のリスケ依頼メールの文例です。

電話連絡がつかない場合

次に、電話で連絡がつかない場合のリスケ依頼メールの文例です。

日程確定の確認をする場合

そして、日程調整が終わり、確定した日程を確認してもらう際のメールの文例です。

変更後の感謝メールはビジネスマナーとして必須

リスケに対応してもらった場合、ビジネスマナーとして必ず感謝のメールを送りましょう。やむを得ない事情であっても、相手に迷惑をかけてしまったことには変わりありません。

また、日程変更後の感謝メールは、日程変更の確認メールとしての役割もあります。変更後の日程を記載しておくことで、お互い正確な日程を把握しやすいでしょう。

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リスケメールに配慮してビジネスを円滑に進めよう

一度決まった日程は基本的に守らなければなりませんが、なんらかの理由でリスケが必要となる場面があるかもしれません。ただし、リスケは相手に迷惑をかけるため、お願いする際は相手への配慮が大切です。

リスケをお願いするメールを送る際は必ずマナーを守り、相手に不快感を与えないようにすることが重要です。適切なコミュニケーションによって、ビジネスを円滑に進めていきましょう。

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