便利すぎる!おすすめタスク自動化ツール7選!自動化の重要性も解説!

2021/11/24 2022/06/07

タスク・ToDo管理

タスクの自動化をニーズ喚起させるイメージ画像

タスクの中には定期的に発生する同じようなタスクが一定あります。そのような仕事に時間が取られ過ぎて、全体の効率を下げてしまっているケースも多いです。本記事では、そういったタスクを効率的に処理できるタスク管理の自動化ツールを紹介します。

タスク管理は自動化ツールで効率化

定期的に発生する同様の仕事は、作業にかかる手間や時間などのコストを減らすことが理想です。そこで役立つのが、タスク管理の自動化ツールです。

自動化ツールを効果的に活用するために、まずはタスク管理の重要性について確認してみましょう。

タスク管理の重要性

タスク管理は、仕事を効率的に進めるために欠かせません。タスク管理の重要性は、主に次の4点にあります。

  1. 作業の「見える化」
    仕事を始めるときには、どんな作業が必要かを整理しておかなければ抜けや漏れが発生してしまいます。それを防ぐためには、タスク管理で作業の「見える化」をしておくことが重要です。
  2. タスクの優先順位を把握
    仕事は目の前にある作業を、ただこなせば良いわけではありません。仕事には必ず優先順位があります。タスク管理によって、作業の優先順位を把握しておくことが大切です。
  3. 仕事の全貌と進捗の確認
    タスクを効率よく進めるためには、仕事の全貌と進捗を常に理解しておく必要があります。タスク管理を行えば、仕事の全貌の理解はもちろん、納期から逆算してスケジュールを決めることも可能です。納期遅れや品質低下を防ぐためには、とても重要だと言えるでしょう。
  4. チームマネジメント
    タスク管理は、チームマネジメントにおいても重要性が高いです。タスク管理をすれば、他のメンバーが担当している作業と進捗が把握できます。チーム全体のスケジュール管理やトラブル時の対応もスムーズに進むでしょう。

自動化ツールで効率化するメリットは?

タスク管理を自動化ツールで効率化する最大のメリットは、創意工夫が必要となる仕事に集中できることです。課題の解決方法を考えたり、新しいアイデアを発見したりなど、自動化できないタスクに取り組む人手と時間を作り出せます。

例えば、会社の公式ツイッターから毎日5ツイートする業務があるとします。他の仕事の合間にツイートをするため、集中力が途切れたり、必要以上に時間がかかったりしてしまうこともあるでしょう。

このようなタスクも自動化ツールを活用すれば効率化が可能です。朝のうちに1日分の5ツイートを登録し、自動ツイートを設定します。そうすれば、時間を割くのは朝だけで、終日ほかの仕事に集中できるようになるのです。

仕事を効率化するために、自動化して問題ないタスクは積極的に自動化ツールに任せましょう。

リマインダーやToDoリストとは違う?

タスク自動化ツールと聞いて、リマインダーやToDoリストとは違うの?と疑問に思う方もいるでしょう。

同じようなものと考えられがちですが、タスク自動化ツールとリマインダーやToDoリストは異なります。

リマインダーは、書類の提出期限や会議、外出の日時などを思い出させるため、数日前や数時間前にメッセージやポップアップで知らせてくれる機能です。ToDoリストは、「やるべきこと」を書き出してリスト化したものです。

リマインダーやToDoリストも仕事の抜けや漏れを防ぐのに役立ちますが、あくまで作業を行うのは自分です。タスク自動化ツールのように、作業そのものを自動化できるわけではありません。

おすすめタスク管理自動化ツール7選

さまざまなタスク管理自動化ツールの中から、おすすめのツールを7つご紹介します。それぞれ特徴が異なるので、自分に合ったツールを選んでください。

1.Automate

Automateは、Android用のタスク自動化ツールでブラウザ版はありません。基本的な利用は無料ですが、アプリ内課金の有料サービスもあります。

複数のアプリを連動させることが可能で、フローチャートをつなげていくように動作が設定できます。タスク同士を連動させられるので、自動化そのものに難しい操作を必要としません。

2.Zapier

Zapierは、ブラウザ版のみのタスク自動化ツールです。

無料プランと有料プランがあり、料金プランによって月に設定できる自動化パターンと実行できるタスクの数が異なります。無料版では月に5パターンまでが自動化でき、100タスクまで実行できます。

GmailやGoogleカレンダー、Slackなどを含む3,000以上のアプリと連携でき、自動化が可能です。

3.IFTTT

IFTTTには、ブラウザ版とアプリ版(iOSとAndroidの両方)があります。製品名でもある「If Then」と「Then That」、つまり「この場合にはこうする」という指示でタスクの自動化が可能です。

料金プランは、無料版とPro、Pro+の3つです。無料版で使えるのはタスク5つまでで、処理速度は標準となっています。タスクの数を増やす、処理速度を上げる、複雑なタスクを設定する、サポートを受ける場合は、有料版への申し込みが必要です。

Twitter、Instagram、Evernote、Slackなど連携できるアプリやサービスは700を超えます。

4.Microsoft Flow

Microsoft Flowにも、ブラウザ版とアプリ版(iOSとAndroidの両方)があります。無料版はなく有料版のみで、料金プランは3つです。

フロー(タスク)またはユーザーに対する課金プランに加えて、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション=業務プロセスの自動化)を対象とするものになっています。

連携できるアプリやサービスの数は600以上で、Office365とも連携可能です。

5.Trello

Trelloも、ブラウザ版とアプリ版(iOSとAndroidの両方)があります。無料版と有料版があり、無料版では基本的な機能が使えるものの、利用回数やストレージが制限されています。

ホワイトボード上で付箋を自由に動かすように、画面上のボード内でカードを動かしながらタスク管理が可能です。ボードに運用ルールを設定することで、タスクの進捗管理を自動化できます

Slack、Asana、Googleカレンダーなどとの連携も可能です。

6.Tasker

Taskerにブラウザ版はなく、アプリ版はAndroid用のみです。アプリは購入する必要があります。Androidのスマートフォンに搭載されている機能やアプリを連携させてタスクを自動化します。

実行可能なタスクは350以上もあり、システム設定や音量、サイレントモードの制御、音楽再生の制御、位置情報の取得などが可能です。

7.Autometelt

AutomateItもブラウザ版がなく、アプリ版はAndroid用のみです。アプリ内課金があります。ほかのタスク自動化ツールと同様に、スマホやタブレットの基本的な機能とスマホアプリとを連携させることができます

スマホに搭載されている基本的な機能がカバーされ、着信制御や通信制御、バッテリーコントロール、アプリコントロール、電源オン・オフなどが可能です。

比較表まとめ

上記で紹介したタスク自動化ツールを比較表にしました。ぜひ参考にして、自動化ツール選びにお役立てください。

紹介した自動化ツール7選の比較表

タスク管理を自動化して仕事の効率化を進めよう

タスクの中には、定期的に発生するさまざまな細かい作業があります。仕事を効率化するには、これらのタスクをツールで自動化してしまうのがおすすめです。

自動化できるタスクをツールに任せられれば、より重要な作業に時間や労力が割けられるため、仕事のスピードや質の向上にも直結します。今回ご紹介したタスク自動化ツールの中から、自分のビジネススタイルに合ったものの利用をご検討ください。

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