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便利すぎる！おすすめタスク自動化ツール8選！自動化の重要性も解説！
タスクの中には、定期的に発生する反復的なタスクが多く存在します。そのような仕事に時間が取られ過ぎていて、全体の効率を下げてしまっているケースも多いのではないでしょうか。本記事では、そういったタスクを効率的に処理できるタスク管理の自動化ツールを紹介します。
目次
タスク管理は自動化ツールで効率化
定期的に発生するタスクは、作業にかかる手間や時間などのコストを減らすことが重要となります。そこで役立つのが、タスク管理を自動化するツールです。
自動化ツールを効果的に活用するために、まずはタスク管理の特徴やメリットについて見ていきましょう。
▷【比較表あり】おすすめタスク管理・ToDo管理ツール19選！無料版・個人向けのツールも紹介
タスク管理の重要性
タスク管理は、仕事を効率的に進めるために欠かせません。タスク管理の重要性としては、主に次の4点が挙げられます。
1.作業の「見える化」
仕事を始めるときには、どんな作業が必要かを整理しておかなければ抜けや漏れが発生してしまいます。それを防ぐためには、タスク管理で作業の「見える化」をしておくことが重要です。
2.タスクの優先順位を把握
仕事は目の前にある作業をただこなせば良いわけではありません。仕事には必ず優先順位があるため、タスク管理によって、作業の優先順位を把握しておくことが求められます。
3.仕事の全貌と進捗の確認
タスクを効率よく進めるためには、仕事の全貌と進捗を常に理解しておく必要があります。タスク管理を行えば、仕事の全貌の理解はもちろん、納期から逆算してスケジュールを決めることも可能です。これにより、納期遅れや品質低下を防ぐことができます。
4.チームマネジメント
タスク管理は、チームマネジメントにおいても重要性が高いものです。タスク管理をすれば、他のメンバーが担当している作業と進捗が把握できます。チーム全体のスケジュール管理やトラブル時の対応もスムーズに行えるでしょう。
▷タスクマネジメントとは？基本手順から効率的な管理方法まで徹底解説！
自動化ツールで効率化するメリットは？
タスク管理を自動化ツールで効率化する最大のメリットは、創意工夫が必要となる仕事に集中できることです。課題の解決方法を考えたり、新しいアイデアを発見したりなど、自動化できないタスクに取り組む人手と時間を作り出せます。
例えば、会社の公式X（旧Twitter）から毎日5ツイートする業務があるとします。この際、他の仕事の合間にツイートをするため、集中力が途切れたり、必要以上に時間がかかったりしてしまうこともあるでしょう。
このようなタスクも自動化ツールを活用すれば効率化が可能です。朝のうちに1日分の5ツイートを登録し、自動ツイートを設定します。そうすれば、時間を割くのは朝だけで、終日ほかの仕事に集中できるようになるのです。
仕事を効率化するために、自動化して問題ないタスクは積極的に自動化ツールに任せましょう。タスク管理を自動化したいと考えている方は、ぜひ資料を請求してみてください。
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タスク自動化ツールとリマインダーやToDoリストは同じようなものと考えられがちですが、タスク自動化ツールとリマインダーやToDoリストは異なります。
リマインダーは、書類の提出期限や会議、外出の日時などを思い出させるため、数日前や数時間前にメッセージやポップアップで知らせてくれる機能です。一方ToDoリストは、「やるべきこと」を書き出してリスト化したものです。
リマインダーやToDoリストも仕事の抜けや漏れを防ぐのに役立ちますが、あくまで作業を行うのは自分です。タスク自動化ツールのように、作業そのものを自動化できるわけではありません。
▷タスクとToDoの違いとは？意味や管理のポイント・おすすめのツールを紹介
おすすめタスク管理自動化ツール8選
さまざまなタスク管理自動化ツールの中から、おすすめのツールを8つ紹介します。それぞれ特徴が異なるので、自分に合ったツールを選んでください。
Jooto
Jootoは、タスクやプロジェクトをシンプルにわかりやすく管理できるタスク管理ツールです。複数のプロジェクトの可視化も可能で、メンバーだけでなくマネージャー視点でも使い勝手の良さが光るツールと言えるでしょう。チャットツールであるChatworkとの連携にも対応しており、よりスピード感をもって仕事を進めることができます。
また、「AIタスク生成β版」では、プロジェクト概要を入力するだけでAIが自動でタスクをリストアップし、管理ボードを生成してくれます。タスクの自動生成だけでなく、案件の種類に合わせて管理方法を自動提案してくれるなど、タスク管理をより効率よくサポートしてくれる点が特徴です。
| 提供元 | 株式会社 PR TIMES |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 導入実績 | 有料導入企業者数約2,400社(2024年1月時点) |
| 機能・特徴 | タスク管理機能、進捗管理機能・ガントチャート、予定と実績の数値管理機能、プロジェクト横断管理機能、コミュニケーション機能、外部連携機能、データ共有機能・ファイル管理機能など |
| URL | >公式サイト |
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Trelloは、ブラウザ版とアプリ版(iOS・Android)がリリースされています。ホワイトボード上で付箋を自由に動かすように、画面上のボード内でカードを動かしながらタスク管理が可能です。
ボードに運用ルールを設定することで、タスクの進捗管理を自動化できます。無料版と有料版があり、無料版では基本的な機能が使えるものの、利用回数やストレージが制限されています。
| 提供元 | Atlassian Pty Ltd |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | FREE:無料 STANDARD
PREMIUM
ENTERPRISE
|
| 機能・特徴 | ボード・リスト・カードを使用したタスクやプロジェクトの管理、チェックリスト、タスクのタイムライン、外部アプリとの統合など |
| URL | 公式サイト |
Bitrix24
Bitrix24は、さまざまなビジネスツールがひとつにまとめられた業務改善ツールです。オンラインワークスペース・CRM・タスクとプロジェクト・サイトとショップ・HR＆RPAの5つで構成されています。
AIを活用した「CoPilot」をすべての機能で利用することが可能です。タスク管理では、プロジェクトの計画や新しいタスクの作成などを行う際に役立つでしょう。
| 提供元 | Bitrix, Inc. |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 無料プラン:無料 ■月額料金
|
| 導入実績 | 1,500万組織 |
| 機能・特徴 | タスク管理、単一オンラインプラットフォームによる共同作業、プロジェクトのガントチャート、AIを活用したアシスタント CoPilotなど |
| URL | 公式サイト |
Zapier
Zapierは、ブラウザ版のみのタスク自動化ツールです。無料プランと有料プランがあり、料金プランによって月毎に設定できる自動化パターンと実行できるタスクの数が異なります。
無料版では月に5パターンまでが自動化でき、100タスクまで実行可能です。GmailやGoogleカレンダー、Slackなどを含む3,000以上のアプリと連携できるため、あらゆる業務の自動化が実現できるでしょう。
| 提供元 | Zapier Inc. |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | Free:無料 ■月額料金
|
| 導入実績 | 220万社以上 |
| 機能・特徴 | ワークフロー改善、アプリとの接続、タスク自動化、フィルター、スケジュール、シームレスなオンボーディングとオフボーディングなど |
| URL | 公式サイト |
monday.com
monday.comは、タスク管理からプロジェクト管理まで行える業務管理ツールです。用途に応じてさまざまなタスク管理ボードが用意されているのが特徴で、それぞれのカスタマイズも自由に行えます。
個人やチーム単位など、タスクにかかっている時間を可視化することで、適切なリソースの把握や設定が可能です。
| 提供元 | monday.com Ltd. |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 | タスク管理、ダッシュボード、統合・アドオン、自動化、カスタムワークフロー、ドキュメント、ファイル、フォームなど |
| URL | 公式サイト |
Zoho Creator
Zoho Creatorは、ビジネスに必要となるソフトウェアの設計や開発、運用をサポートするツールです。
直感的に操作が行えるビルダーと既製のコードブロックを組み合わせることで、ビジネスアプリをスピーディーに構築できます。また、CRMの更新やタスクの割り当て、メール送信などさまざまな作業の自動化も可能です。
| 提供元 | Zoho Corporation Pvt. Ltd. |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | ■月額料金
|
| 導入実績 | 600万人のユーザー |
| 機能・特徴 | アプリケーション、フォーム、レポート、ページ、ワークフロー、モバイルアプリのカスタマイズ、アプリのテンプレートとマーケットプレイスなど |
| URL | 公式サイト |
AutomateIt
AutomateItは、Androidのスマホやタブレットで使用できるタスク自動化ツールです。用意されている条件と動作を組み合わせてルールを作るだけで、スマホに搭載されているさまざまな機能の設定を自動化できます。
基本的な機能はカバーされていて、着信・通信制御やバッテリーコントロール、アプリコントロール、電源オン・オフの自動化などが可能です。
| 提供元 | SmarterApps Ltd |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | アプリ内課金あり |
| 導入実績 | 100万ダウンロード |
| 機能・特徴 | タスク自動化、無制限の数のルールを作成してAndroidを自動化、ルールマーケット、ロケーショントリガー、高度な機能のロック解除など |
| URL | 公式サイト |
IFTTT
IFTTTは、ブラウザ版とアプリ版(iOS・Android)がリリースされています。製品名には「If Then」と「Then That」という意味が込められており、「この場合にはこうする」という指示でタスクの自動化が可能です。
料金プランは、無料版・Pro・Pro+の3つが用意されており、無料版で使えるのはタスク5つまでで、処理速度は標準です。タスクの数を増やしたり処理速度を上げたりしたい場合は、有料版に申し込むと良いでしょう。
| 提供元 | IFTTT, Inc |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | Free:無料 ■月額料金
|
| 導入実績 | 2,700万人のユーザー |
| 機能・特徴 | AIツール、スマートホーム、ソーシャルメディア、リード管理、生産性、顧客とのコミュニケーション、ライフスタイルなど |
| URL | 公式サイト |
タスク管理を自動化して仕事の効率化を進めよう
タスクの中には、定期的に発生する細かい作業が数多くあります。仕事を効率化するには、これらのタスクをツールで自動化するのがおすすめです。
自動化できるタスクをツールに任せることでより重要な作業に時間や労力を割くことができ、仕事のスピードや質の向上を実現することも可能です。本記事で紹介したタスク自動化ツールを参考に、自分のビジネススタイルに合ったものを選びましょう。
タスク管理を自動化したい方は、ぜひ資料を請求してみてください。
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