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タスクとToDoの違いとは？意味や管理のポイント・おすすめのツールを紹介
ビジネスシーンで「タスク」や「ToDo」という用語を頻繁に聞くことが多いですが、正しい用語の意味や違いを知っていますでしょうか。また、タスク管理がうまくできないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。本記事ではこれらの用語の意味や違い、タスク管理を効率化する方法について解説します。
目次
タスクとToDoの意味や違い
ビジネスマンにとって、仕事や作業を漏れなく効率的に進めるためにやることを洗い出して仕事を管理することは非常に重要です。よく「タスク管理」「ToDoリスト」といった言葉を耳にするのではないでしょうか。
タスクとToDoは、一般的にどちらも「やらなければならないこと」という意味で使われる言葉です。しかし、ビジネスシーンでは、厳密には両者の意味は異なりますので、それぞれの意味の違いを含めて解説します。
タスクは完了期限が決まっている作業
ビジネスシーンで使われる「タスク」とは、完了する期限が決まっており、一定期間内に終わらせなければならない仕事や作業を指します。つまり、期日が決まっている会議までに資料を作成する作業はタスクということになります。
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ToDoは締め切りがない作業
「ToDo」は、「しなければならない」という意味であり、期日が決まっていないがやらないといけないこと、あるいはやることが望ましい仕事や作業を指します。つまり、もう使わない資料の整理をしたり、メールボックスを整理したりすることなども含まれるのです。
そのため、タスクとToDoの違いは？という質問に対しての答えは「完了しないといけない期限があるかどうか」が一般的な回答になります。
また例外ケースとして、タスクをさらに細分化したものをToDoということもあり、この場合はタスクとの違いは明確ではありません。
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タスクやToDoと混同しやすい類義語
タスクやToDoは、やらなければならない仕事や作業を示す言葉ですが、これらとともに頻繁に使用され、かつ混同しやすい言葉がいくつかあります。ここでは、ビジネスシーンでよく使われる5つの単語について解説します。
(1)プロジェクト
プロジェクトは、達成すべき目的にたどりつくために一時的に作られる枠組みのことで、この計画を遂行するチームがプロジェクトチームです。
そのため、プロジェクトを達成するためにやるべきことを洗い出して細分化し、プロジェクト本体との関係性が深く期限が区切られているのがタスクであり、自分の都合で行える期限が区切られていないものがToDoとなります。
つまり、タスクはプロジェクト完遂のために積み上げていかなければならない業務なのです。
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(2)スケジュール
スケジュールという言葉には、予定や日程という意味合いがあります。プロジェクトをどのタイミングでどう進めていくかを、時系列に整理したものがスケジュールになります。
つまり、スケジュールとは時間の流れを示すラインであり、そこに目的ごとのタスクをそれぞれどのタイミングでやるのかを明確することで、プロジェクトのタスク管理も行えるのです。
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(3)課題
課題は、目的となる状態と現状とのギャップそのものや、そのギャップを埋めるためにやらなければならないことを指しています。プロジェクトにおいては、具体的なタスクよりも先に、課題の整理を行って取り組みの方向性を決めなければなりません。
つまり、プロジェクトの目的を達成するために課題を洗い出し、その課題を解決していくためのプロセスを細分化したものがタスクということになります。
(4)任務
組織やプロジェクトにおいて、その人またはチームが責任を持って行うことを期待されている重要な業務のことを任務といいます。
課題が方向性まで含むのに対し、任務は与えられた役目や業務を間違いなく果たすという意味合いが強いです。また、タスクが業務の一部をこなす意味合いであるのに対し、任務はその業務を丸ごと担うイメージになります。
つまり、任務はタスクよりは責任が大きく、課題よりは方向性が定まっている業務だといえるでしょう。
(5)遂行
遂行は、ある程度のボリュームや難易度のある仕事や任務を最後までやり遂げることを指しており、短時間で終わる作業や判断を求められない単純な作業にはあまり使われません。
「タスクを消化する」という表現と「任務を遂行する」という表現を比べてみると、その業務の重みが大きく異なることがわかります。つまり、遂行は目的の達成に向けて困難でも挫けずに進んでいき、ゴールに到達するということなのです。
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タスク・ToDo管理を実施するメリット
タスク・ToDo管理を実施し、チームで共有することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
(1)チーム全体で進捗共有や情報の可視化ができる
タスクやToDoの管理をチーム全体で行うことで、その業務の担当者だけでなくチーム全体で進捗状況を把握できます。チーム内で進捗状況を共有できると、チームメンバーそれぞれがタイミングを合わせてより効率的にタスクを実行することも可能です。
また、チームリーダーも仕事を「誰に仕事を依頼するのか」「どのタイミングで仕事を依頼するのか」が判断しやすくなります。
さらに、タスクを行う中での課題も可視化して共有できるので、そのプロジェクトが抱えている課題もより明確にでき、迅速に対応することで成功へと導く確率を高めることが可能です。
▷チームのタスク管理が上手くいかない？進捗共有の重要性や方法を解説
(2)タスクやToDoの共有が簡単に行える
誰がどのタスクやToDoを進めているか、どこまで進んでいる状況なのかわからない状況では、仕事を依頼されてもスムーズに業務を進めることができません。
しかし、チームメンバー内で常にタスクやToDoの共有を行っていれば、応援を頼まれたタスクやToDoが自分の担当とどのように関連しているのかがわかるのでスムーズに手伝うことができます。
このように、タスクやToDoの管理をメンバー間で共有していることで、自分が今行っている仕事に応援を依頼する際にも非常にスムーズに連携できるのです。
(3)業務の優先順位が明確になる
タスク管理では「いつまでに、何を、誰が終わらせるのか」が決まっているので、何を優先しなければならないか常に明確です。目についた仕事から手を付けていたために、時間はかからないけれど重要なタスクに対応するのを忘れてしまっていたという事態を防げます。
また、同時に複数の急ぎの仕事を頼まれた際にも、自分のタスクやToDoの進捗状況を共有していれば、対応しきれないほどの仕事を抱え込んでしまうことを未然に防ぐことが可能です。
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▷タスクの優先順位はどう決める？迷わないためのポイントと手法を解説！
タスク・ToDo管理の基本的な4つの方法
タスク管理やToDo管理は、業務やプロジェクトを進めていく上で欠かせません。では、タスク管理やToDo管理はどのような方法があるのでしょうか。
ここからは、タスク管理やToDo管理をする4つの方法とそれぞれのメリットについて解説します。
(1)タスク管理ツール・アプリ
手軽かつミスなくタスクを管理したい場合にはタスク管理に特化したアプリやツールの活用がおすすめです。Web上でタスクを管理できるので、自らのタスクはもちろん、社内全ての従業員のタスク状況を把握することができます。
一つの画面でタスクの完了状況・進捗状況もわかるので、タスク漏れも防げるのも大きなメリットです。
また、タスクを消化する上で必要になる書類を画面上に添付できたり、期限が近づいてきたらリマインドしてくれたりと、様々な機能が搭載されているのもツールならではです。
なお、タスク管理ツールには様々な種類があり機能や操作性も異なるので、各ツールの特徴を理解して適した製品を導入してみてください。
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(2)紙とペン
紙とペンを使ってタスクやToDoを管理するのは、古典的でアナログな手法に思えるかもしれません。しかし、紙ベースの手帳を使っている人であれば、手間も費用もかけずにすぐに取り組める方法です。
個人的なタスク管理であれば手帳やレポート用紙で行えますが、チームのタスク管理をする際には大きな紙やホワイトボードに付箋を貼って管理する方法がおすすめです。
完了したタスクのチェックボックスにチェックを入れたり、取り消し線を引いたりすることで、達成感を感じることができ、モチベーションが高まるというメリットもあります。
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(3)メール
個人のタスクやToDoを管理する際には、メールシステムについているタスク管理機能を利用すると便利です。
GmailやOutlookにはタスク管理やToDo管理ができる機能が付いており、タスクに関するメールをドラッグ＆ドロップし、ToDoリストに追加できます。この機能を使えば、タスクに関するメールをToDoリストから呼び出すこともできるので、仕事の依頼をメールで受けている人には効率的な方法です。
また、メールの受信箱をToDoリストにする方法もあります。毎日確認するメールならチェック忘れの心配がありません。「未処理フォルダ」と「完了フォルダ」を作成して、タスクを完了したメールを移動させていくことで、メールフォルダ自体をタスク管理票として使うこともできます。
(4)チャットツール
チャットツールでは、仕事に関するやりとりをしていると、仕事の依頼がタイムラインで流れていってしまうため、誰が何をすべきかを忘れてしまう、あるいはタスクとして管理することを忘れるケースが少なくありません。このような場合は、チャットツールについているタスク管理機能が非常に便利です。
「誰が」「いつまでに」「何をするのか」といったタスクやToDoの管理と、「どこまで進んでいるのか」といった進捗管理をチャットツールを通じてチーム内で迅速に共有できる点も非常に魅力的です。
(5)表計算ソフト（エクセル・スプレッドシート）
エクセルやスプレッドシートといった表計算ソフトには、ToDo管理用のテンプレートがあり、テンプレートを使う方法もタスク管理に有効です。
特にエクセルには、中の横長の時系列の目盛りに併せて棒グラフでタスクを行う期間を表示できるガンチャートを作成できるテンプレートがあり、視覚的にタスクの期限と進捗を管理できます。
エクセルで作成してGoogleスプレッドシートを使ってグループメンバーで共有すれば、リアルタイムで書き込まれたタスクやToDoを確認することもできます。お互いのタスクが密接に関連している場合などにおすすめの方法です。
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▷タスク管理表をエクセルで作成する方法とは？項目やテンプレートを紹介
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タスク・ToDo管理ツールおすすめ3選
タスク管理やToDo管理ツールの中には、タスクやToDoを羅列してチェックできたり、リマインダ機能が付いていたりと様々な製品があります。
ここからは、多くの企業に導入されているタスク管理・ToDo管理におすすめのツールを3つ紹介します。
(1)Jooto
カンバン方式のタスク管理ツール「Jooto」は、複数のプロジェクトをひとつのダッシュボードで管理でき、初心者でも非常に使いやすいツールです。
それぞれのタスクチケット毎にチャット機能やリスト機能もついており、仕事の抜け漏れを防ぎつつプロジェクトを進めるには非常に便利なので、まずは安価にタスク管理ツールを検討している企業にはおすすめです。
| 提供元 | 株式会社PR TIMES |
| 初期費用 | なし |
| 料金プラン | 4名まで無料で利用可能 スタンダードプラン：1ライセンスあたり500円/月 エンタープライズプラン：1ライセンスあたり1,300円/月 |
| 導入企業数 | 1,700社以上(有料導入企業) ※2022年3月時点 |
| 機能・特長 | 少ない操作で快適に使用でき、分単位でのスケジュール管理が可能 |
(2)Chatwork
チャット画面で自分が担当しているタスクや、人に依頼したタスクとその進捗状況を同時に確認できるのが、ビジネスチャットツール「Chatwork」です。
タスクを完了するとチャットに自動で通知されるので、テレワークなどでも一緒に仕事をしているメンバーへの共有が非常に簡単です。また、チャット内容をそのままタスク作成に引用できるので、仕事のやり取りの流れから即座にタスク化することができます。
| 提供元 | Chatwork株式会社 |
| 初期費用 | なし |
| 料金プラン | フリープラン：無料で利用可能 ビジネスプラン：1ユーザーあたり500円/月 エンタープライズ：1ユーザーあたり800円/月 |
| 導入企業数 | 300,000社以上 ※2022年3月時点 |
| 機能・特長 | タスクを完了すると、自動通知する機能あり |
(3)Trello
カンバン方式でプロジェクト全体を把握しやすい「Trello」は、チームで使用しているアプリをまとめてワークフロー化できるので、プロジェクト全体を把握できます。Google Driveとの連携が可能なので、ガントチャートを作成して共有することも可能です。
| 提供元 | ATLASSIAN |
| 初期費用 | なし |
| 料金プラン | フリープラン：無料 スタンダードプラン：1ユーザーあたり5$/月 プレミアムプラン：1ユーザーあたり10$/月 エンタープライズプラン：1ユーザーあたり17.5$/月 |
| 導入企業数 | 世界百万チーム以上 |
| 機能・特長 | カンバン方式でプロジェクト全体も把握も可能 |
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タスク・ToDo管理をうまく実施する方法
仕事の内容をタスクやToDoに上手に落とし込み、仕事をスムーズに行うためにはどのような手順で進めればよいのでしょうか。
(1)全てのタスクを洗い出す
タスク管理で最も大切なことは、とにかくすべてのタスクをまずは洗い出すことです。
具体的な業務の進め方をイメージして、もれなくタスクを洗い出したら、さらにそれぞれのタスクを細分化しましょう。タスクを見たらすぐに行動できるほど詳細なタスクにすると、必要な時間も分かるのでスケジュールに落とし込みやすくなります。
▷タスクを抜け漏れなく洗い出す手法を解説！注意すべき点やコツとは？
(2)タスクの期限と優先度を決める
洗い出したタスクの優先順位を決める作業で、「どれも優先度が高い気がしてしまう」と戸惑ってしまうという方は少なくありません。
タスクの優先順位を決める有名な方法の1つとして「時間管理のマトリクス」を使う方法があります。X軸を重要度、Y軸に緊急度に設定してタスクを次の4つに分類し、1から4の順で優先順位が高いと判断するのです。
- 重要かつ緊急
- 重要ではないが緊急
- 重要だが緊急ではない
- 重要でも緊急でもない
例えば、明日提出しなければならない取引先向けの資料作成は、「重要かつ緊急」に当てはまるといった具合で洗い出したタスクを振り分けていきます。
▷「時間管理のマトリクス」とは？緊急度と重要度で分類するタスク管理の基本！
(3)優先度の高いタスクからこなしていく
タスクを洗い出し優先順位を決めたら、優先度の高いタスクから順にこなしていきましょう。
優先度は高くないが、ちょっとした空き時間ですぐに完了できるタスクは、気分転換や中途半端な時間しかないという際にこなすようにすると捗るのでおすすめです。
▷タスク管理が上手い人の特徴や手法とは？効率化のコツや人気ツールも紹介！
タスク・ToDo管理で注意すべきこと
タスクやToDoを管理する際に、特に気を付けたいことは、優先度の付け方とタスクの共有です。ここでは、タスク・ToDo管理における3つの注意点について解説します。
(1)優先度の付け方
時間管理のマトリクスを使って優先順位を付ける際には「重要かつ緊急なタスク」を最優先することと、「重要でも緊急でもないタスク」は後回しにし、場合によっては切り捨てるという判断がつけやすくなります。
しかし、それ以外の「重要ではないが緊急なタスク」「重要だが緊急ではないタスク」については、どのように優先順位を決めればよいか迷ってしまうケースが少なくありません。
優先順位が同程度のタスクがあり、どちらを先に処理するか迷った際には、時間のかからないタスクを先に終わらせてしまうと楽になります。
(2)情報は細かく共有する
チームでプロジェクトを進める際などは、誰がどのタスクの担当なのかと同時に、どのタスクを優先するのかを明確にして、チーム全員が把握しておくことが大切です。
こうすることで、チームメンバーそれぞれがプロジェクトの進捗状況を把握することが可能です。自分が担当のタスクもより適切にこなすことができる上、チームリーダーが指示をした際にすぐに理解して対応できるようになります。
(3)仕事に応じて合ったツールを使用する
上手にタスクやToDoを管理するためには、ツールの選び方もポイントです。メンバーの職種によっては、紙ベースでは確認しづらい場合や、仕事中にパソコンやスマートフォンなどの情報通信機器を持ち込めない場合もあるでしょう。
また、常に進捗状況を共有しながら行わなければならない業務もありますので、仕事をする場所や業務内容、職種にあったツールを選択することが大切です。
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タスクやToDoの違いを踏まえて業務を遂行しよう
タスクとToDoの違いは、タスクは完了期限が決まっている作業で、ToDoは締め切りがない作業だということです。プロジェクトにおいては、その目的を達成するための課題を洗い出し、課題の整理を行って取り組みの方向性を決めなければなりません。
その上で、課題を解決していくためのプロセスをきめ、このプロセスを細分化したものがタスクということになります。
タスクやToDoの管理を行う際には、時間管理のマトリクスなどを使って、タスクの期限と優先度を決めることと、チームで共有することが重要です。自分に合ったタスク管理ツールを選んで、効率的に業務を遂行していきましょう。
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