タスクマネジメントとは？基本手順から効率的な管理方法まで徹底解説！

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タスクマネジメントとは？

タスクマネジメントとは、目標達成のために必要なタスクを整理し、その進捗を管理することです。いわゆるタスク管理を指す言葉で、効率的な業務の遂行に欠かせません。

ビジネスにおいて、タスクは「期限が決まっている業務」、マネジメントは「管理」を意味します。2つの言葉の意味を踏まえると、期限内にタスクが完了できるように管理を行うのがタスクマネジメントとなるでしょう。具体的には、適切な量のタスク配分やスケジュールの調整などです。

タスクマネジメントによって適切にタスクの管理が行われると、やるべき業務の期限を守れるほか、仕事の効率化を図ることにもつながります。

タスク・ToDoの違いとは？

よく間違えられるタスクとToDoですが、どちらもやるべきことを表す意味では同じです。しかし厳密には、期日の有無で両者の性質は異なります。

タスクは期限がある作業のことで、プロジェクトを構成する要素としても使われる言葉です。期限を守って処理するのが前提となり、個人だけでなくチーム単位で取り組むものもあります。

一方、ToDoはメールの整理や伝票のファイリングといった、明確な期限がない作業のことです。ルーティンワークや個人レベルの作業の多くはToDoに該当します。期限のある作業はタスク、期限のない作業はToDoと呼び、使い分けるのが一般的です。

▷タスクとToDoの違いとは？意味や管理のポイント・おすすめのツールを紹介

タスクマネジメントが重要な理由

タスクマネジメントは、ビジネスシーンにおいて業務効率や生産性を上げるための重要な手段です。ここでは、重要である理由を4つ紹介します。

仕事内容の見える化をするため

タスクマネジメントは、仕事内容を細かく洗い出す作業からスタートします。仕事内容の見える化とも言い換えられ、複数のタスクを目に見える形で整理し、正確に把握するために必要な工程です。

たくさんのタスクを頭の中だけで整理しようとしても難しく、記憶するにも限界があります。業務の遅れや漏れなど、ミスが発生するリスクは高くなってしまうでしょう。見える化した上でタスクを管理することで、漏れなく期日内にやるべき仕事を進められるようになるのです。

▷タスク管理がビジネスで重要な理由とは？仕事を見える化する必要性を解説

業務の優先順位を決めるため

タスクマネジメントでは、タスクの重要度や納期などから優先順位を決定します。

1つの業務をただひたすらこなせばいいという仕事は少なく、複数のタスクを抱えることがほとんどです。タスクマネジメントで優先順位を整理しておけば、本当にやるべき仕事から片づけられ、納期を守って進行できます。

優先順位がはっきりわかると無駄なタスクに取り組む必要がなく、必要な業務のみに集中できることもタスクマネジメントの大切な働きなのです。

▷タスクの優先順位はどう決める？迷わないためのポイントと手法を解説！

タスク漏れを防ぐため

タスク漏れを防ぐことができるのも、タスクマネジメントが重要な理由です。

タスクマネジメントで適切な管理ができると、誰が何を担当しているのかが明確になります。個人や全体の進捗を視覚的に把握しやすいため、タスクの抜け漏れが最小限になり、ミスがあった際も早急に気づくことが可能です。

メンバーや仕事量の増加にともなって、タスク管理も複雑になります。管理が複雑なあまりタスクが漏れてしまえば、トラブル対応やスケジュールの変更などで、生産性を大きく損ないかねません。タスクマネジメントの活用によって、複雑なタスク管理にも対応できるようになり、タスク漏れのない高い業務品質を確保できるようになるのです。

▷タスクの抜け漏れが起きる原因とは？防止する方法とタスク管理のコツ

社内リソースを最大限に活用するため

タスクマネジメントで仕事の効率や生産性が上がれば、企業の重要なリソースである人材を最大限に活用できるようになります。

作業内容がわかりにくい、タスクの重要度や緊急度が不明瞭といった状態だと、仕事を適切に割り振りできません。本来1人でできる作業を2人でやることになれば、人材の無駄遣いになるのは明白です。リソースが行き詰まり、効率や生産性に悪影響となるでしょう。

タスクマネジメントを実施すると、タスクの正確な把握と優先順位の決定により、仕事の配分が適正化できます。メンバーの力量やタスク内容に応じた割り振りができるため、リソースの無駄遣いを防止可能です。人手が足りていないタスクにリソースを注ぐといった対応もできるでしょう。

タスクマネジメントの方法・手順

タスクマネジメントを実践するには、基本的な方法・手順を知っておくのが得策です。具体的な方法とポイントを順にチェックしてみましょう。

タスクを細かく洗い出す

タスクマネジメントでは、細かいタスクの洗い出しが大切です。まずは思いつく限りのタスクを洗い出し、細分化しましょう。ノートに書く、パソコンに入力するなどの見える形で洗い出すのがポイントです。

タスクは大きく捉えず、作業レベルまで細分化してください。「会議」というタスクを例にすると「会議の日程を確認する」「会議用の資料を作る」「スペースをセッティングする」といった要領で細かく分類します。

この作業を怠るとタスク漏れにつながるので、少し時間がかかっても丁寧に行いましょう。タスクを細かく洗い出すことにより、対応すべきタスクの見える化が完了します。

▷タスクを抜け漏れなく洗い出す手法を解説！注意すべき点やコツとは？

マトリクスに沿って優先順位をつける

細かく洗い出したタスクの優先順位を決めます。タスクマネジメントの重要な工程の一つであり、プロジェクトへの影響や仕事の効率にも関わるプロセスです。

優先順位は、重要度と緊急度のマトリクスに沿って決めていきます。重要度および緊急度が高いか・低いかでタスクを判断すると、ABCDの4つの領域に分類が可能です。優先度の判断やどのようなタスクが該当するかは、下記の表を参考にしてください。

▷時間管理のマトリックスとは？4つの領域ごとの分け方・具体例を交えて解説

WBSを活用してスケジュールを組む

タスクマネジメントにおけるスケジューリングの工程では、WBSを活用します。WBSとは、分解したタスクを階層やフェーズに沿って組み立てる手法です。粒度の異なるタスクを構造化することから、必要な工数や期日の見積もりがしやすくなります。

まずはタスクを細かな作業に分解し、担当者を割り振っていきましょう。「資料作成」というタスクであれば「図解の作成」「テキストの作成」などと分解し、各担当者を決めるといった要領です。さらに作業の開始日・終了日も設定しておき、設定期間内に進行していきます。これらの管理情報は、表にまとめておくと便利です。

WBSによってタスクの構造化ができれば、タスクそれぞれのスケジュールはもちろん、プロジェクト全体の日程も正確に把握できるでしょう。

▷WBSとは？ガントチャートとの違いや作り方・メリットをわかりやすく解説！

定期的に進捗管理を実施する

最初に決めた内容・予定通りに進むとは限らないため、定期的に進捗管理を必要があります。タスクの抜け漏れや遅延、トラブルの有無にまで目を光らせるのがポイントです。

一定のタイミングで進捗報告を行うほか、タスクに関する質問や相談を気軽にできる環境にしておきましょう。報告や相談については、口頭ではなく文書などの目に見える形で実施することで、曖昧さを回避できます。

▷進捗管理とは？必要性や成功させるコツ・失敗例、おすすめのツールを紹介

「チーム」のタスクマネジメントにおける大事なポイント

チームのタスクマネジメントは管理するタスクの量も多く、効率的に進めるにはコツが必要です。次に紹介する4つのポイントを意識して、チームのタスクマネジメントを行ってください。

タスクの偏りがないように振り分ける

チームのタスクマネジメントでは、偏りがないようにタスクを振り分ける必要があります。部下の能力やスキルに応じて、適切な量・内容のタスク配分をしなくてはなりません。

タスクの細分化が不十分だと、作業の粒度がバラバラになり、偏った振り分けが起こりやすくなります。メンバーのキャパシティーや、得手不得手を理解しておくことも重要です。タスクの綿密な細分化と、メンバーそれぞれへの正しい理解をもって、タスクの偏りを防いでください。

定期的に進捗確認を実施する

チームのタスクマネジメントをする際には、定期的な進捗確認を心がけましょう。

似た内容のタスクでも、個々人の能力やスキルによって進み具合は異なります。遅れが生じていないかを定期的に確認するほか、少しでも異変を感じたら声を掛け合い、チームワークを保つことが大切です。報告書の提出をルール化するなど、チーム内で進捗確認の基準を決めておく方法もあります。

情報共有を行う

複数のメンバーを管理するチームのタスクマネジメントでは、情報共有の重要さを認識すべきです。必要な情報が行き届かなければ、タスクの質が低下したり、ミスや抜け漏れが起こったりします。

正確に情報を伝えることはもとより、スピード感も意識しましょう。古い情報のままでタスクを進めるメンバーがいないよう、連絡ツールなどを使って素早く情報共有を行ってください。

カバーできるような体制を構築する

タスクの進行に問題が生じた際、タスクマネジメントの役割が問われます。すぐにカバーできるような体制であれば、良質なタスクマネジメントができていると言えるでしょう。

メンバー同士がカバーしやすい体制を構築するには、タスク配分の段階で余裕を持たせておくことが大切です。キャパシティーやスケジュールのギリギリを攻めてしまうと、手を貸す余裕がなく、互いにカバーできません。

タスクを過剰に配分しないことはもちろん、ある程度の余裕を持たせておくことが、カバーできる体制の構築に不可欠となります。

▷チームのタスク管理が上手くいかない？進捗共有の重要性や方法を解説

▷チーム利用に便利！進捗共有できるおすすめタスク管理ツール7選！

タスクマネジメントの具体的な方法

現場でタスクマネジメントを行うときに、具体的に用いる方法として4つを紹介します。自分やチームの状況に合わせて最適な方法を選択してください。

手書き

手書きによるタスクマネジメントは、個人や小規模のタスク管理に向いている方法です。ノートや手帳にタスクを書き出し、カレンダーにスケジュールを反映するなどして管理を行います。ホワイトボードや付箋を使い、メンバーが見える形にしておくのも有効です。

タスクマネジメントを手書きで行うメリットは、誰もが手軽に、今すぐ実践できることでしょう。特別な準備やスキルがいらず、頭に浮かんだら即座に取り組め、ハードルの低い方法と言えます。

▷タスク管理は結局手書きが便利？効率的なおすすめノート活用術を紹介！

Excel(エクセル)

表計算ソフトとして定番のExcelを使うと、タスクマネジメントに必要な管理表を簡単に作成できます。タスクや担当者、期日などの項目を盛り込んだ表を作成でき、整理された状態で管理が行えます。色を変える、図を入れるといった視認性を高める編集も可能です。

Excelはすでに利用中の企業も多く、タスクマネジメントのために別途コストを割く必要がありません。慣れ親しんだソフトを活用できる点も、操作を覚えるといった余計なプロセスを省けるメリットにつながります。

▷タスク管理表をエクセルで作成する方法とは？項目やテンプレートを紹介

メール

タスクの内容をメールでやりとりしている場合、そのままメールの機能を使ってタスクマネジメントをする方法もあります。タスクの種類や期日ごとにボックスを作成し、受信したメールを振り分けていくのが基本です。

メール保護やお気に入りの機能が搭載されていれば、重要なタスクに目印をつけられます。逆に、メールソフトによっては機能が十分でない可能性もあるため、タスクマネジメントに向いているかを判断してから取り入れましょう。

タスク管理ツール

本格的にタスクマネジメントを行うなら、タスク管理ツールを使うのがおすすめです。タスクの管理を前提とした専用ツールであるため、マネジメントに必要な機能がそろっています。

個人やメンバーそれぞれのタスク登録、優先順位や期日の設定などが主な機能です。AIを使った分析機能、タイムラインやガントチャートといった表示の切り替えができるタイプもあります。

重要なのは、自分やチームの求める機能があり、使いやすいツールであるかどうかです。予算の範囲に収まるかも含めて、状況に合ったタスク管理ツールを選択しましょう。

▷【比較表あり】おすすめタスク管理・ToDo管理ツール19選！無料版・個人向けのツールも紹介

▷無料で使えるおすすめのタスク管理・todoアプリ11選！個人・ビジネス利用できるアプリの選び方

タスクマネジメントに活用できるツール・アプリ

タスクマネジメントに活用できるツール・アプリをチェックして、実践に取り入れましょう。それぞれの特徴や料金プランなどをまとめています。

Jotoo

シンプルな操作感でタスクマネジメントができる「Jooto」なら、初めてツールを使う際にも安心です。カンバン方式を用いてタスク管理ができ、タスクの見える化や優先順位の設定を簡単に行えます。

タスクの期日や担当者のほか、チェックリストの指定も可能です。タスクを分解した際の作業をチェックリストに落とし込めば、細かい作業まで漏れなく遂行できるでしょう。ラベルによる重要度・緊急度の把握もでき、大事なタスクを見落としません。

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Trello

個人やチームを問わず、幅広いシーンでタスク管理を行う場合は「Trello」をおすすめします。メンバー間で共有できるボードには、やるべきことや必要な情報をいつでも登録可能です。タスクマネジメントに欠かせないタスクの整理と情報共有をまとめて実現できます。

進捗確認を行うときは、タイムラインビューを活用すると良いでしょう。誰が何に取り組んでいるかを時系列順に見える化する機能となっており、チェックするだけで正確な進捗確認が叶います。

Asana

「Asana」は世界的に利用されるツールの一つで、タスクマネジメントに活かせるさまざまな機能がそろっています。ボードやカレンダーを用いてタスクをわかりやすく管理できるほか、進捗の報告までツール内で完結可能です。

レポートダッシュボードから、チームでの仕事がどれだけ進んでいるかをリアルタイムに取得できます。数値やグラフで視覚的に進捗を捉えられるため、遅れているタスクやメンバーに気づきやすく、即座にフォローできるでしょう。

タスクマネジメントが学べる本

しっかりと学びを固めてタスクマネジメントをしたい場合、本から知識を習得するのも一手です。タスクマネジメントが学べる本を3冊紹介するので、ぜひ参考にしてください。

タスク管理をなんとかしたいと思ったら最初に読む本

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「タスク管理をなんとかできないか」と悩んでいるなら、文字通りこの本が解決してくれるでしょう。著者は育児休業後に苦手な事務仕事を経験し、イライラやミスが続く毎日に限界を感じた結果、打開策としてオリジナルのタスク管理術を考案しました。

仕事の整理整頓が苦手な人でもわかりやすい説明で、タスクマネジメントに必要な学びを得ることができます。

なぜか仕事が早く終わらない人のための超タスク管理術

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タスクマネジメントを習得して仕事のスピードを上げたいなら、本書が役に立ちます。早く仕事を終わらせるために必要なことをシンプルにかつ具体的に紐解いている一冊です。

スケジュール通りにこなしているつもりなのに、なぜか仕事に追われてしまうという人は、その解消のきっかけがつかめるかもしれません。

マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門

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『幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門』を読めば、マンガからタスクマネジメントを学習できます。タスク管理でやるべきことを手順に沿って紹介しており、読み進めるだけで基本を身につけることが可能です。

堅苦しいビジネス書は苦手という人でも、マンガであればとっつきやすく、学びのハードルを下げられるでしょう。

タスクマネジメントを実践して業務の効率化を目指そう

個人でもチームでも、仕事を期限内に効率よく進めていくために、タスクマネジメントは欠かせません。タスクマネジメントにおける基本的な手順のほか、チームの管理ならではのポイントを押さえた上で実践に移りましょう。

実際にタスクマネジメントを行うときは、自分やチームに合った管理方法を用いるほか、本から学びを得ておくのも有効です。業務の効率化や生産性の向上を目指して、タスクマネジメントを上手に活用してください。

Jooto | シンプルでわかりやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴で、全体の計画を見える化し、パッと見るだけで全体像をつかみ、余裕を持って業務を進めることが可能です。

Chatwork

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