タスクマネジメントとは?基本手順から効率的な管理方法まで徹底解説!

2021/11/24 2022/06/07

タスク・ToDo管理

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タスクをいかに効率よく完了させられるかは、プロジェクトを成功させる鍵のひとつといえます。特に部下を持つ立場になると、タスクを振る機会も多くなり部下のスキルにあったタスクマネジメント(タスク管理)がより重要となるでしょう。そこで本記事では、タスクマネジメントについて解説したうえで、成果につながるタスクの管理方法についてもご紹介します。

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タスクマネジメントとは?

タスクマネジメント(タスク管理)は、目標達成のために必要な業務を整理し、その進捗を管理して仕事を効率的に進めるために行うものです。

タスクは、ビジネスシーンにおいて、「決められた期限までに完了させる業務」として使われています。そして一般的に、「管理」と訳されるマネジメントには、その目的として、「事態が最適の状態になるように処理すること」が含まれています。

つまり、タスクマネジメントとは、やるべき業務を適切かつ円滑に期限を守って終了させることで仕事の効率化を図る手段として使われているのです。

よく間違えられるタスクとToDoの違いは?

よく間違えられるタスクとToDoですが、どちらもやるべきことを表す意味では同じです。しかし、その内容は厳密には異なります。

タスクは、期限がある重要度の高いプロジェクトに関わる業務として使われています。そのため、一つひとつのタスク完了期限についても厳守が求められます。

一方、ToDoは日々のメールチェックや日報作成といった、明確な期限がない日常業務を指すことが多く、必要に応じて先延ばしにもできます。

そのため、ビジネスシーンにおいては、「期限の有無」と「重要度」によってタスクとToDoが使い分けられています。

タスクマネジメントが重要な理由

タスクマネジメントは、実行しなければ業務や作業ができないというものではありません。それゆえ、「管理の手間が増えるだけ」と面倒に感じる人もいるでしょう。

しかし、タスクマネジメントは、すでにビジネスシーンにおいて業務効率や生産性を上げるための有効な手段であるとされています。その理由を4つご紹介します。

(1)仕事内容の見える化をするため

タスクマネジメントは、仕事内容を細かく洗い出して、可視化(見える化)する作業からスタートします。複数のタスクを頭の中だけで整理しようとすれば、それだけで業務の遅れや漏れなどのミスが発生するリスクは高くなってしまうでしょう。

そもそも、緻密なスケジュールを立てる際には、タスク全体の把握は必要不可欠です。目に見える状態でタスクを管理することで、やるべき仕事を漏れなく、確実に期日内に進められるようになるのです。

(2)業務の優先順位を決めるため

タスクマネジメントは、業務の優先順位を決める際にも、大きな役割を果たします。

仕事においては、1つの業務をただひたすらこなせばいいという状況は少なく、複数のタスクを同時進行しなければならないことがほとんどです。このようなケースでは、タスクマネジメントによる優先度の整理とスケジュール管理がより重要になります。

また、タスクマネジメントでは、やるべきことと優先度の見える化をする過程で、必要のない作業が露呈することも多々あります。優先順位が明確になるだけでなく、無駄な業務を削減して必要な業務に集中できるため、仕事の生産性が上がるのです。

(3)タスク漏れを防ぐため

タスク漏れを防ぐことができるのも、タスクマネジメントが重要な理由です。

プロジェクトに関わるメンバーや仕事量が増えると、それにともなってタスク管理も複雑になっていきます。そのような場面で、メンバーそれぞれの状況を正確に把握し、タスクの進捗管理を円滑に行うのは、まさに至難の業といえるでしょう。適切な管理ができていなければ、当然、スケジュールの遅れやタスク漏れが発生してしまうリスクも高まります。

タスクが漏れてしまうと、トラブル対応やスケジュールの変更など予定外の作業時間が取られることになり、結果的に大幅な業務の遅れや生産性の低下を招きかねません。タスクマネジメントを活用することによって、余裕を持って本来の業務に集中し、業務の質を確保できるようになるのです。

(4)社内リソースを最大限に活用するため

タスクマネジメントによって、仕事の効率や生産性が上がれば、企業の重要な社内リソースである人材を最大限に活用できるようになります。

昨今、数多くの企業において深刻な課題となっている人材不足ですが、社員一人ひとりの生産性が向上すれば、いわゆる「少数精鋭」のチームが実現し、人材不足の解消にもつながります。

さらには、社内全体で効率化が進むことで、部署によっては人員が削減できるところも出てくるはずです。そのような人員を人手が足りていない部署へ移すなど、リソース配分の最適化が可能になるでしょう。

タスクマネジメントは「個人」と「チーム」でどう違うの?

タスクマネジメントの実践方法は、「個人」と「チーム」によって異なります。ここでは、それぞれのポイントを整理してみましょう。

「個人」のタスクマネジメントにおける大事なポイント

まずは、個人のタスクマネジメントにおける3つのポイントからご紹介します。

(1)対応すべきタスクを細かく洗い出す

個人のタスクマネジメントでは、細かいタスクの洗い出しが大切です。

まずは、思いつく限りのタスクを書き出し、そのタスクを細分化しましょう。タスクを大きく捉えるのではなく、作業レベルまでタスクを細かく洗い出してください。

この作業を怠るとタスク漏れにつながるので、少し時間がかかっても、丁寧に行いましょう。この作業により、対応すべきタスクの可視化、つまり見える化が完了します。

(2)タスクの優先順位を決める

2つ目は、リストアップしたタスクの優先順位決めです。

個人のタスクは、基本的に納期を基準にした優先順位によってタスクマネジメントを行います。ただし、一律に納期で決めるのではなく、タスクの処理にかかる時間と自分のみで完了できるタスクかどうかの2点を見極める必要があります。メンバーの協力が必要なタスクは、相手の状況も考慮したうえで優先度を設定するようにしてください。

また、優先順位の管理が徹底されると、必要な業務だけでなく不必要な業務も見える化されてきます。無駄な業務は積極的に廃棄することで、より仕事の効率も上がるでしょう。

(3)スケジュールに落とし込み、期限を決める

最後のポイントは、スケジュール管理とタスクの完了期限の設定です。

「思ったよりも作業時間がかかった」といった理由は、スケジュールの遅れの原因としてよく挙げられます。そのため、タスクマネジメントにおいて、各タスクの所要時間を把握することは非常に重要な意味を持っています。普段から業務の所要時間を意識し、経験のない仕事に関しては、まず5〜10分ほど作業してみて、所要時間を大まかに図ってみることをおすすめします。

タスク処理の時間が分かれば、タスクの完了期限も設定しやすくなります。ただし、期限は実際の納期よりも早めに設定しておき、イレギュラーな事態にも対応できるようにしておきましょう。

「チーム」のタスクマネジメントにおける大事なポイント

チームのタスクマネジメントでは、管理するタスクの量も多く、効率的に進めるには、メンバーの特徴を理解しておく必要があります。

次に紹介する4つのポイントを意識して、チームのタスクマネジメントを行ってください。

(1)部下の能力やスキルに応じてタスクを細分化する

チームのタスクマネジメントでは、部下の能力やスキルに応じてタスクを細分化する必要があります。個人で管理するのであれば、自分さえ理解できていれば問題ありません。しかし、タスクを振り分ける立場であるならば、担当者に合わせた配慮が必要です。

タスクへの理解度は、部下の経験値や能力によって左右されるため、大きなくくりで指示をしても理解できる人もいれば、何をすべきかがわからない人もいるでしょう。

担当する部下の能力やスキルを考慮したうえで、すぐに作業にかかれるレベルまでタスクを細分化してください。「何から始めたらいいか分からない」といった状況を極力なくすことで、スケジュール通りに進められる可能性も高くなります。

(2)タスクの優先度を明確にして無駄を省く

メンバーにタスクを振り分ける際には、事前に優先度を明確にしておきましょう。

タスクの優先度は、大きく以下の4つに分類できます。

  1. 重要かつ、緊急を要する
  2. 重要ではないが、緊急である
  3. 重要だが、緊急性はない
  4. 重要でなく、緊急性もない

優先度も重要度も高い1のタスクは、スキルが高くスケジュールに余裕のあるメンバーに振り分けましょう。タスクの優先度について、担当者にも必ず伝えるようにするのもポイントです。

また、2と4にあてはまるタスクのうち、無駄だと判断できるものは省いてしまいます。特に4は、単に慣習的な業務で企業やチームにメリットがないものが多いため、作業自体を思い切って廃棄してしまう決断も必要でしょう。

(3)部下のスケジュールを考慮し無理のないタスクを割り振る

優先度を整理したら、実際にタスクを振り分けます。その際は、各メンバーのスケジュールや日常業務を考慮しながら行うことが大切なポイントです。

プロジェクトの期限だけに目を向けて、ただ機械的にタスクを振り分けるのはマネジメントとはいえません。タスクの進行に無理のあるメンバーが出てきてしまい、結果的にチームとしての仕事に遅れが出てしまいます。

部下の仕事状況を考慮し、期限に余裕をもたせてタスクを振るようにしましょう。チーム全員が余裕をもってすることで、業務の質が確保でき、スケジュールの遅れなどを防ぐことができます。

(4)タスクの進行状況と課題はこまめにチェックする

タスクの進捗状況は、常にチェックしておきましょう。こまめに進行確認をすることで遅れが出ているタスクや困っているメンバーなど、課題がすぐに見つけられるからです。

課題を早い段階で見つけてフォロー体制やスケジュールの再構築ができれば、大きな問題への発展を防ぐことができます。また、メンバーがひとりでタスクを抱え込まずに済む環境は、チームワークが向上するメリットもあるでしょう。

さらに、完了したタスクのチェックも重要です。想定した処理時間と実際の作業時間のすり合わせを行うことでスケジュール管理の精度が高くなり、さらなる生産性の向上につながります。

タスクマネジメントを成果につなげる方法は?

効率的な業務推進が叶うタスクマネジメントですが、せっかく実践するなら業務の効率化だけでなく、成果向上にもつなげたいところです。ここでは、成果に直結するタスクマネジメントの方法をご紹介します。

方法1:タスクは細かく設定する

成果の上がるタスクマネジメントを実践するには、まずタスクの細分化を意識しましょう。

細分化の目的は、「今やるべきこと」を明確にして、タスクに着手するまでの時間の無駄を省く点にあります。また、やるべきことの細分化とリスト化ができていれば、作業をこなす効率的な順番も分かりやすくなり生産性も上がります。

今すべきことが明確になり、すぐに集中して作業に取り組めるのです。また、細かなタスクは完了までの時間も短くなり、その都度得られる達成感がモチベーションにもつながります。

モチベーションを保ちながら、集中して作業に取り組めれば、自然と成果にもつながる仕事ができるでしょう。

方法2:目標やタスクの目的は全員で共有する

目標を達成するまでのタスクは、目的や結果が見えやすいものから、そうでないものまで様々です。特に後者の場合、作業の目的への理解がなければ、タスクに対する責任感やモチベーションを保つことは困難になってしまいます。

そのため、目標は必ずメンバー全員で共有するようにしましょう。そうすることで同じ目標に向かっているという仲間意識が生まれ、各人がより期日を意識して業務を進められるようになります。

また、全体の目標だけでなく、それぞれのタスクの目的と必要性をメンバー自身が理解できるようにすることも大切です。自分に振られたタスクの必要性を知ることで能動的かつ生産性の高い仕事が可能になるため、より高い成果へもつながるのです。

方法3:迅速に情報共有することを意識する

タスクマネジメントを成果につなげるには、メンバーや関連する部署との情報共有も欠かせません。仕事で成果を上げるには、個人だけでなくチームとして効率的に動く必要があります。

管理ツールなどを利用し、リアルタイムで全員がタスクの進捗を確認できるようにするなど工夫しましょう。また、迅速な情報共有は、課題の早期発見が可能になるだけでなく、お互いのフォローがしやすくなることでメンバー同士の信頼関係の構築にも役立ちます。

業務のすれ違いによるささいなトラブルが減り、チームの仕事が円滑に進むことで、これまで以上の成果が期待できるでしょう。

タスクマネジメントで成果をさらに向上しよう

個人でもチームでも、仕事を期限内に効率よく進めていくには、タスクマネジメントは欠かせません。しかし、タスクマネジメントの重要性は理解できたものの、どこから手をつけていいのかすら分からないという方も少なくないはずです。

そんな方は、ぜひ本記事で紹介した、いくつかのポイントを参考に実践してみてください。チーム全体で、スムーズに仕事が進められるようになるはずです。適切なタスクマネジメントで業務効率のアップ、さらには成果の向上を実現しましょう。

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