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タスク管理ができない部下の特徴｜改善するための指導方法を解説！
リモートワークが増加している現在、ビジネス界を取り巻く状況は大きく変化しています。そんな中、部下がタスク管理できないと困っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。本記事では、タスク管理が苦手な部下への指導方法や改善方法をご紹介します。ぜひ参考にしてください。
目次
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タスク管理ができない部下の特徴とは
仕事を進めていく上では、タスク管理は非常に重要です。タスク管理が疎かになると仕事のスピードが落ちるだけでなく、大小問わずミスが多くなってしまいかねません。
チームの仕事をスムーズに続けるためには、上司は部下が仕事のタスク管理ができているか、優先順位が明確になっているかをチェックすることが大切です。では、タスクが管理できない部下にはどのような共通点があるのでしょうか。
(1)細分化ができていない
与えられた仕事を大きなかたまりでとらえてしまい「仕事が多すぎて終わらせられない」と感じてしまうケースは少なくありません。どこから手を付けてよいかわからずに業務の細分化ができていない場合、タスク管理は十分にできません。
例えば、在庫確認を任せられた際に、「在庫を数える」「表にする」「補充しなければならないものを発注する」「補充されたものを表に加えていく」という工程に分けることができない、といったケースが挙げられます。
そうすると、倉庫で在庫全体を眺め、在庫が切れたものから慌てて発注するというような仕事の仕方になってしまいかねないのです。
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(2)優先順位を決められていない
仕事を小さなタスクに切り分けることができても、優先順位がつけられずに躓いている場合もあります。
優先順位がつけられないと時間がかかるうえに、緊急性の低い仕事から手を付けてしまう恐れがあり、そのために締め切りのある仕事を忘れてしまうことも少なくありません。
優先順位を付けられない人はこのような失敗を生じさせ、「忙しいのになぜかうまくいかない」と感じて仕事へのモチベーションも落ちてしまいます。
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(3)期限を把握していない
仕事の中には期限のないものもありますが、多くの仕事には完了させなければならない期限があります。
しかし、期限を把握していないと、得意なタスクを優先してしまったり、仕事を依頼してきた人への感情で優先順位を付けてしまったりと、タスクごとの完了期限を理解できていない人も多いです。
期限がない仕事こそ、自分の中での期限を決めることが重要であるともいえます。
(4)タスクにかかる時間を理解してない
仕事で順調にタスクを消化していくためには、それぞれのタスクにどのくらいの時間がかかるのかを見込んで、期限までのスケジュールを立てなければなりません。経験が浅い人にとっては、タスクにかかる時間を推測することが難しい場合もあります。
見込みが甘すぎてギリギリになって手をつけたり、要求されている品質よりも丁寧に時間をかけ過ぎて、他の業務に支障がでてしまったりするのです。
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(5)仕事を頼まれると断れない
自らが大量のタスクを抱えているにも関わらず、仕事を頼まれると断れないという人も少なくありません。断れない人には、2つのパターンがあります。
ひとつは、そもそも自分自身のスケジュール管理ができていないため、断る理由が思いつかないパターン。何度か失敗を繰り返すうちに仕事自体を頼まれなくなります。
もうひとつは、スケジュール管理ができていて不可能と分かっているのに断れないパターンです。無理をして間に合わせようとするため、ミスが多くなったり、無理をして体調を崩してしまったりする可能性が出てきかねません。
(6)頭の中でタスクを整理している
メモをする習慣がなく、記憶を頼りにタスクを整理している人もタスク管理が甘い傾向があります。
このタイプの人は、若いので記憶力がよいことと、学生時代まではそれほど多くのタスクを同時進行する必要がなかったことから、メモを取る必要性を感じていない場合が少なくありません。
ひとつのタスクに気を取られてしまうと、もう一方のタスクが抜けてしまい、手を付けないまま期限を迎えてしまうという失敗をしてしまいます。
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タスク管理ができない原因は実は上司にある？
「部下がタスク管理をうまくできていない」と感じた際には、上司はまず、自分の指示の出し方や部下への接し方を振り返ってみる必要があります。上司自身の指示の出し方や部下への接し方に、部下がタスク管理をうまくできない原因が隠されている場合があるからです。
リモートワークでの過干渉「マイクロマネジメント」の例を用いて、上司の指示の出し方が部下に与える影響について考えていきましょう。
(1)部下を過干渉してしまい本来の力を発揮できなくなっている
マイクロマネジメントとは、上司が微に入り細を穿つ指示を出し、部下を細かく監視することです。しかしこれでは、部下が「指示を仰がなければ何もしてはいけない」という気持ちになってしまいます。
確かにわかりやすく適切な指示を出すことは、上司の重要な役割です。そのためマイクロマネジメントを行う上司の多くは親切心から教えている場合が多いのですが、上司も指示を出す際にはポイントを絞り、指示なのか、アドバイスなのかを意識するようにするとよいでしょう。
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(2)個人的な押しつけによる部下自主性の低下
マイクロマネジメントをしてしまう上司の中には、自分の仕事のやり方を部下に押し付けるだけでなく、服装や私物、人付き合いにまで口を出す人がいます。
特に過去に大きな業績を残した、プレイヤーとしては優秀であった人に多いパターンで、上司として部下から尊敬されたいと思いが強いのが特徴です。
適切な指示などではなく、自分の成功体験を部下に押し付けているだけなのではないか、振り返るようにしましょう。
(3)話しづらい環境を作ってしまっている
マイクロマネジメントのなかでも、部下に対する指示の出し方が横柄だったり、ほめずに些細なミスを指摘するばかりだったりすると、部下はだんだん話をしなくなります。
マイクロマネジメントとは逆に、何を相談しても「自分で考えろ」といわれたり、「そのくらい分からないのか」と怒られたりしているうちに、部下は「何を聞いても教えてくれない」と思ってしまうのです。
部下への指示は明確にし、アドバイスは部下の反応を見ながら行うのが賢明だといえるでしょう。
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タスク管理できない部下への指導方法
タスク管理ができない部下にタスク管理のやり方を教える際に、できていないことばかりを指摘したり、現在抱えている仕事のタスク管理に特化した方法を教えたりするのは逆効果です。
部下が自分でタスクをどうこなしていくか考えることができるようになり、かつ、無理なく業務を遂行できるようになるタスク管理の指導方法があります。具体的には、どのような指導方法なのでしょうか。
ステップ1:目的と期限を明確にさせる
部下にタスク管理について指導する際には、まず、その仕事の目的と期限をしっかり意識させることが重要です。このステップを踏むことで、部下は与えられた仕事の先に何があるのかを考えるようになり、仕事に対するモチベーションが高まります。
仕事の品質はもちろんですが、期限の重要性についても理解できるので、タスク管理の必要性が伝わるでしょう。
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ステップ2:細かくタスクを洗い出させる
次に、部下が抱えている仕事と、それぞれの仕事が完了するまでの細かなタスクをすべて洗い出させてみましょう。タスクを書き出させることで、部下は自分が抱えているタスクのボリュームを実感でき、上司は部下がその仕事をどのように行おうとしているのか把握できます。
仕事を完了させるために欠けているタスクがあれば助言することもできるので一石二鳥です。
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ステップ3:タスクの優先順位を決めさせる
書き出したタスクに優先順位を付けていきます。それぞれの仕事の期限を意識させ、それぞれのタスクにかかる時間も書き入れてもらうと、後で判断しやすくなるでしょう。
カードや付箋などを使って動かしながら優先順位を決めていくことで、部下も主体的に頭を働かすことができます。この際に、それぞれのタスクの重要性や求められる品質なども、必要に応じて助言すると効果的です。
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ステップ4:違和感や課題がないかタスクの振り返りを行う
タスクの優先順位が決まったら、スケジュールに落とし込んでいきます。手帳を使ってもよいですし、時系列の工程表のようなものにしてもかまいません。
何が何でもすべてのタスクを期限内に納めようとはせずに、難しいものは外して置き、後で上司や同僚に相談するという選択肢があることもこの時に伝えることが大切です。
スケジュールが出来上がったら、全体を見て違和感や、課題がないかの振り返りを行いましょう。
全体的にバッファを持たせておくことが重要
でき上がったタスク完了までのスケジュールを確認する際には、スケジュールにはバッファを設けるとよいことを伝えることが大切です。どんなに完璧なスケジュールを組んでも、トラブルが発生したり、他の仕事が入ってしまったりすることがあり得ます。
そのような際にも柔軟に対応していくために、予備日緩衝期間などを設けておくことは、スケジュール管理のコツでもあるのです。
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タスク管理ができない部下とのコミュニケーションの改善方法
上司として、コミュニケーションをうまくとることができない・タスク管理ができない部下に対しては、まずはタスク管理以外の部分も含めて、関係性を作っていくことが必要です。
リモートワーク下では、従来のさりげなく見守る、何気ない会話から関係性を作るといったアプローチが難しくなっています。リモートワークでもできる部下とのコミュニケーションの改善方法には、どのようなものがあるのでしょうか。
(1)話しやすい環境や雰囲気づくり
特に、リモートワークではコミュニケーションがなかなかとれないことが問題となっています。部下がコミュニケーションをとりやすい環境や雰囲気を、上司がいかに作っていくかがポイントです。
チャットツールなどを利用して、部下が上司に気軽に質問できる環境をつくったり、チームメンバー全員のチャットツールでプロジェクトの進捗管理を行ったりすると、タスクの進捗状況の報告のハードルを下げられます。
(2)目標を明確にする
部下にとっての、仕事での大きな目標が何かを共有することができたら、その目標に向けて必要なことをより具体的に明確にする手助けをしましょう。目標を達成した際の具体的なイメージや、目標にたどり着くまでの道のりの細かな段階が分かると、部下のモチベーションも高まります。
大きな目標の共有が難しければ、年単位、月単位、週単位の目標から始めても構いません。部下自身がイメージできるところから始めていくのがポイントです。
(3)1on1の実施
上司と部下が1対1で向き合い、話し合うことを、1on1ミーティングといいます。
1on1ミーティングが従来の面談や面接とは異なるのは、部下を評価するためではなく、部下の成長の助けになるために行われるミーティングだという点です。1on1ミーティングでは、悩みや取り組んでみたいこと、将来のなりたい姿など、現在の業務を超えて幅広い話をします。
リモートワークが導入された企業では、リモートで上司と部下が1on1ミーティングを行うことで、コミュニケーションをとる場としている企業も増えてきているのです。
タスク管理をテレワークで実施する注意点
リモートワーク下で部下をマネジメントすることを「リモートワークマネジメント」と呼び、最近では、上司から部下に対する過剰な干渉などが問題となっています。
部下の行っている業務のタスク管理を、リモートワークで行う際には、どのようなことに気を付けて行えばよいのでしょうか。ここでは、リモートワークマネジメントの課題への対処法を含めて解説します。
リモートワークマネジメントの課題
リモートワークにおいては、従来のオフィスワークに比べてコミュニケーションが取りにくくなっています。オフィスワークであれば、言語以外でも一緒に働く人の様子が分かって安心することができたり、いつもと違う様子であることに気付いたりすることができます。
しかし、リモートワーク下では言葉や文章に頼ったコミュニケーションに偏ってしまいかねません。ここでは、リモートワークマネジメントで生じる課題を解説します。
(1):対話量の低下
オフィスワークのコミュニケーションでは、業務の指示をしながら部下の受け止めを確認し、併せて悩みを聞いたり、助言したりすることができました。しかし、リモートワークでは部下の悩みを察することが難しくなり、部下が抱える業務上の課題も見えにくくなってしまったのです。
同様に部下も上司の反応が分からず不安を抱えたまま仕事をしています。このような対話量の低下から、課題が表面化するまでに時間がかかり、表面化したときには大きな問題になってしまっていることもあり得るのです。
(2):ナレッジの共有ができない
オフィスワークでは、それぞれが持っているノウハウやスキルなどを一緒に仕事をする中で見聞きしながら自然に共有することができ、業務に活かしていくことができました。しかし、リモートワークでは、意識して言葉や文章にしなければ共有できません。
これは、会社の方針やビジョン、社風といった抽象的なものが、なかなか浸透しないという課題にもつながっています。
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チーム・会社でやるべきタスク管理の改善方法
リモートワーク下で、チーム内や会社内で行うタスク管理に課題を感じている企業は少なくありません。しかし、リモートワークというシステムで生じた課題は、従来の方法にこだわっていては解決することができないのです。
新しいシステムで生じた課題はそのシステムに合ったツールを使って解決するのが得策。ここでは、チームや会社のタスク管理の課題を改善できるツールについてご紹介します。
タスク管理ツールを導入する
リモートワークで役立つタスク管理ツールには、チームで取り組んでいるプロジェクトのタスク管理に役立つだけでなく、チーム内のコミュニケーションを助ける機能が搭載されています。
エクセルなどのソフトでタスク管理をしつつメールでやりとりをするよりも、タスク管理ツールを使えば、チャットなどで気軽にリアルタイムでのやり取りができます。リモートワークになったことで課題を感じている場合は、タスク管理ツールの導入がおすすめです。
リモートワークにタスク管理ツールを導入するメリットは下記のようなものがあげられます。
- 個々のタスクの進捗を見える化できる
- 全体の進捗や問題点を見つけられる
- タスク管理を抜け漏れなくできる
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タスク管理が苦手な部下を少しずつ成長させよう！
タスク管理ができない部下には、タスクを細分化して優先順位を付けられず、期限やタスクにかかる時間を把握できていないという特徴があります。
ただし、実は上司の部下に対する指示の出し方やコミュニケーションの取り方に問題がある場合もあり、上司が部下にタスク管理の仕方を指導することで解決できることが少なくありません。
特に、リモートワーク下においては、従来のやり方にとらわれてしまうとスムーズに業務が進まないでしょう。コミュニケーションツールなどの便利機能がついているタスク管理ツールなどを導入し、タスク管理が苦手な部下の成長を促すことをおすすめします。
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