カンバン方式のタスク管理ツール6選！業務の見える化・効率化に最適！

タスク管理が上手くできずお悩みではありませんか？本記事では、業務の可視化に最適なカンバン方式について解説します。ポイントを押さえてタスク管理することで、業務の可視化・効率化が可能です。カンバン方式に向いているおすすめのタスク管理ツールも紹介するので、ぜひ活用してみてください。

カンバン方式のタスク管理とは？

カンバン方式のタスク管理とは、タスクを「カンバン」と呼ばれるカードの形で整理する手法のことを指します。

もともとはトヨタ自動車が生産工程の無駄を省き、効率よく自動車を生産するために生み出した生産管理の手法です。「カンバン」を見るだけで作業のすべてが把握できることから、見やすくわかりやすいタスク管理の手法として一般的に普及しました。

カンバン方式の簡単な手順

カンバン方式のタスク管理では、列やリストとカンバンを組み合わせ、タスクの進捗を可視化します。

ボードに付箋を貼るようにペタペタとカンバンを並べ、それぞれの進捗状況で「未着手」「進行中」「完了済み」などのリストに振り分けます。

着手し始めたら「進行中」へ、終わったら「完了済み」へと移動させてタスクの進捗をわかりやすく把握できるように管理します。

タスク管理でカンバン方式を採用するメリット

タスク管理にカンバン方式を採用することで得られるメリットを5つご紹介します。

メリット1 | 業務のムリ・ムダ・ムラを解消できる

業務効率化を妨げる要素として、ムリ・ムダ・ムラを合わせた「3M」という言葉がよく使われます。これらはそれぞれ以下のような意味を持ちます。

• ムリ…業務量が多すぎて、個人またはチームの処理能力を超えている
• ムダ…業務が重複している、処理能力より明らかに負担の少なすぎる業務を行っている
• ムラ…業務が均質化されておらず、人によって行う業務量や手法にばらつきがある

カンバン方式のタスク管理で業務を「可視化」して共有すれば、業務の重複やばらつきが防げます。

「ムダ」や「ムラ」がなくなれば、「ムリ」がかかることも減り、その後は「ムリ」がかかる前に発見できるようになるのです。

メリット2 | タスクの達成率が可視化される

タスクの進捗状況が「可視化」されると、各メンバーが抱えるタスクの数や達成率も見えるようになります。

これらが可視化されれば、負担が大きいメンバーを早期に発見するなど、作業の偏りを防ぎ、適切な配分が可能です。

また、ひとりでの処理が難しければ早めにサポートを要請したり、新たなタスクに自ら立候補したりしやすくなります。

メリット3 | 適切な人事評価ができる

カンバン方式でのタスク管理は、適切な人事評価にもつながります。タスク管理をカンバン方式で行うと、適正な配分と共有が実現でき、達成率も可視化できるからです。

タスクの配分や進捗が把握できていないと、誰がどれだけ仕事をしたかが明確に確認できません。その結果、遅くまで仕事をしている、いつも忙しそうにしているなど、本来の評価軸とは別のところで判断をしてしまうのです。

カンバン方式のタスク管理により、人事評価に本当に必要な要素が明確になるので、適切な判断ができるようになります。

メリット4 | タスクの抜け漏れを防げる

タスクを「可視化」し「共有」することで、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。多くのメンバーが関わる複雑なプロジェクトでは、重要な作業の見落としや、緊急性が低いタスクの放置が起こることも少なくありません。

メンバー全員がタスク内容や進捗をチェックするカンバン方式であれば、情報共有できているため、メンバー同士で声を掛け合うなどの確認ができます。その結果、タスクの抜け漏れや放置を防げるのです。

メリット5 | コミュニケーションが増える

チーム内のコミュニケーションが増えるのも、カンバン方式によるタスク管理のメリットです。情報が共有できていると、タスクの内容や進捗状況についての確認などが、メンバー同士で行われる機会が増えます。

また、遅れが出ているメンバーなども把握できるので、自然とフォローし合える関係性が築かれるのです。チーム内の円滑なコミュニケーションは、仕事の効率化に欠かせないため、大きな利点だと考えられるでしょう。

カンバン方式のデメリットと対策

カンバン方式によるタスク管理はメリットだけではありません。ここでは、カンバン方式のデメリットと対策について確認していきます。

デメリット1 | スケジュール管理が難しい

カンバン方式のタスク管理は、前後にどんなタスクがあるかの把握が難しいため、スケジュール調整がしにくいというデメリットがあります。また、タスク処理にかかる所要時間や具体的な進捗状況も見えにくいです。

前後のタスク、所要時間、具体的な進捗の管理には、ガントチャートやカレンダーツールをおすすめします。カンバン方式との併用で、より正確なタスク管理が行えるでしょう。

デメリット2 | タスクの重要度や負担が見えにくい

カンバン方式で管理をすると、各タスクの外観が統一されます。整理されていて見やすくはありますが、各タスクの重要度や緊急度、作業量が把握しづらい難点があるのです。

タスクの重要性や緊急度などをひと目で把握する工夫として、カンバンの色や大きさを変える方法があります。重要度が高いタスクは青色、緊急度の高いタスクは赤色、作業量の多いタスクは大きくするなどルールを決めておけば、視覚的な判別が可能になるでしょう。

カンバン方式で業務を可視化する4つのポイント

カンバン方式を採用しても正しくポイントをおさえていないと、適切なタスク管理はできません。そこでここでは、カンバン方式で業務を可視化する4つのポイントを確認していきます。

タスクごとの粒度をそろえる

タスクの粒度とは、負担の大きさのことです。例えば、「アポイントメントの電話をかける」と「会議用の資料を作る」では、タスクの負担は異なります。

タスクの粒度がバラバラでは、メンバーごとにどれだけの負担を抱えているのかがわかりにくく、業務の適切な「可視化」になりません。そこで、タスクの大きさを揃えてカンバンにしていく必要があります。

そのために、「アポイントメントの電話を10件かける」、「会議用の資料作成にあたり、全体の構成を整える」など、タスクを細分化します。タスクごとの所要時間が正確に見積れるようになるので、配分も適切に行えるのです。

シングルタスクを心がける

タスクを進める際は同時進行する「マルチタスク」ではなく、ひとつのタスクに集中する「シングルタスク」を心がけましょう。

マルチタスクにしてしまうと、整理したタスクが複雑化してしまいます。タスクを整理した意味が薄くなるだけでなく、集中力が散漫になり、作業スピードも落ちてしまうのです。

チームメンバーがタスクの進捗状況を把握しにくくなる原因にもなるので、ひとつずつ処理するようにしてください。

個人だけでなくチームの進捗も意識する

カンバン方式のタスク管理で業務を「可視化」し、チームで共有するのは個人のタスクを効率化するためだけではありません。チーム全体で業務を効率化することも重要です。

そのためには、個人タスクだけでなくチーム全体のタスクの進捗状況も意識しましょう。他のメンバーにも意識を向けることで、サポートやフォローの体制が自然と構築されるためです。チーム内の連携が良くなるため、業務の効率化が期待できます。

タスク・期限・担当者を明確化する

タスクをカンバンに記載するときは、具体化・明確化を徹底しましょう。タスクの内容や期限、担当者を曖昧にしてしまうと、いざ取り組むときに確認事項が多くなり、作業スピードが落ちてしまうためです。

特にタスクを振り分ける管理者は、気をつけておかなくてはなりません。作業の遅延だけでなく、間違った方法で処理してしまう可能性もあるためです。タスクをカンバン化する際には、内容や期限、担当者をできる限り具体化、明確化しておきましょう。

カンバン方式におすすめなタスク管理ツール6選

カンバン方式でタスク管理するために、おすすめのツールを6つご紹介します。業務の種類やチームの方向性に合ったタスク管理ツールを選びましょう。

1.Trello

「Trello」は世界で5000万人以上(※2021年2月時点)ものビジネスパーソンに愛用される、カンバン方式のタスク管理ツールです。

デザイン性が高く直感的に扱えることから、誰にでもわかりやすいのが人気の理由のひとつ。カンバンには期限や担当者のほか、チェックリストやメモを付け足したり、画像を添付したり、ラベルをつけるなど見やすく管理できます。

また、拡張機能の追加も可能。カレンダー表示を追加すればカンバン表示のデメリットである「時系列でのタスク管理」もカバーできます。

チャットツールやDropbox、Gmailなど外部ビジネスツールとの連携もできるので、従来の管理方法にプラスして使い始めるのもおすすめです。

2.Jooto

「Jooto」は、ユーザー4名まで無料で使えるカンバン方式のタスク管理ツールです。カンバンには期間やラベル、担当者を設定できるほか、チェックリストでタスクを細分化したり、コメントを使ってコミュニケーションを取ったりできます。

また、通知設定をプロジェクトごとに細かく設定できるだけでなく、メール・Slack・Chatworkなどでも受け取れて便利です。タスクに設定した期間は自動でガントチャートに反映されるため、時系列でのタスク管理も同時に行えます。

ユーザーごとの権限付与、外部プロジェクトメンバーの招待などもでき、柔軟な使い方が可能です。無料でもすべての機能を使えますが、チームの規模やセキュリティ面など、必要に応じて有料プランも検討しましょう。

3.Asana

「Asana」は、リストビュー、タイムライン、ボード管理など、業務管理に必要な機能が詰まったプロジェクト管理ツールです。

カンバン方式のタスク管理を行う「ボード」は、タイムラインやリストビューとシームレスな連携が可能で、業務の割り当てや時系列での管理も簡単にできます。

また、Microsoft TeamsやGoogle Workspace、GitHubなど100種類以上の外部ツールと連携も可能です。

15人までは「Basicプラン」という無料プランを無期限で使えるのが大きなメリット。有料プランではプロジェクトからレポートを作成したり、ワークロードで業務を適切に分配したりできます。

4.Wrike

どんなプロジェクトにもマッチするカスタマイズ性が魅力の「Wrike」は、タスクの表示方法を「リスト」「ボード」「テーブル」という3種類から選べるタスク管理ツールです。個人タスクより、チームでのプロジェクト管理に特化したツールといえるでしょう。

注目すべきは細部にまでこだわれるカスタマイズ性です。「未着手・処理中・承認待ち」「デザイン中・コードレビュー・リリース済み」など、チームや業務によって進捗管理しやすいよう、ダッシュボードやステータスを設定できます。

ユーザー管理やユーザーごとの権限付与、コミュニケーション機能など、チームでのタスク管理に便利な機能が豊富です。

5.formrun

顧客管理ツールとして、問い合わせ対応や申し込みフォーム、アンケートなど40種類以上のテンプレートが豊富な「formrun」。フォームの問い合わせに対する回答を、カンバン方式で管理する機能があります。

未対応・対応中・対応完了など、ステータス別に問い合わせ管理を行うことで、ひと目で状況の確認が可能です。管理画面で問い合わせ内容を確認しつつ、簡単にメールを作成・送受信できます。

問い合わせの通知はSlackやChatwork、メールやLINE WORKSなどでも受け取ることができ、問い合わせを見逃しません。

6.Lychee Redmine

「Lychee Redmine」は、オープンソースソフト「Redmine」の拡張ツールです。カンバン方式のタスク管理、ガントチャートを使った効率的なプロジェクト管理が行えます。

タイムマネジメント、リソースマネジメントなど業務のムダやムラをなくすための機能も豊富で、管理者にもおすすめのツールです。

複数プロジェクトの状況をひと目で把握できるので、タスクの消化率や作業時間を簡単にチェックでき、問題が起こる前にリスクを把握して対策できます。

クラウド版とオンプレミス版のいずれかを選択でき、クラウド版ならGoogle ChromeやFirefox、Microsoft Edgeなど有名なWebブラウザをサポートしています。

カンバン方式におすすめのタスク管理ツールの比較一覧表

今回ご紹介した、カンバン方式におすすめのタスク管理ツールを一覧表にまとめました。ツール選びの参考にお役立てください。

カンバン方式のタスク管理で業務を可視化しよう！

カンバン方式のタスク管理を行えば、ムリ・ムダ・ムラの解消につながり、業務の効率化が図れます。一方、時系列での管理がしにくい点もあるため、必要に応じてガントチャートやカレンダーツールなどを併用しましょう。

ここで紹介した、カンバン方式のタスク管理におすすめの管理ツールは、いずれも無料で使い始められます。ぜひ活用して、業務の可視化を実現してください。