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【無料版あり】カンバン方式のタスク管理ツール6選！メリットや効率化・見える化のポイント
タスク管理効率化して抜け漏れをなくすためには、カンバン方式でのタスク管理がおすすめです。この記事では、カンバン方式のメリットやデメリット、おすすめのタスク管理ツールも紹介するので、ぜひ活用してみてください。
目次
カンバン方式のタスク管理とは？
カンバン方式のタスク管理とは、タスクを「カンバン」と呼ばれるカードの形で整理する手法を指します。
もともとはトヨタ自動車が生産工程の無駄を省き、効率よく自動車を生産するために生み出した生産管理術です。生産管理システムの構築に要する高額な費用や、在庫リスクの高い方式を回避するために考案されました。
カンバンという名の指示書に製作物の情報を記し、後工程が情報に基づいて必要な部品やその数を前工程に指示します。カンバンの情報に沿っていくだけで必要なぶんだけ製品が作られるため、無駄な時間や在庫のリスクがありません。
カンバン方式は、同社が志している「ジャスト・イン・タイム（必要なものを、必要なときに、必要なぶんだけ）」を構成する要素となり、協力会社にも定着していきました。やがてビジネスの世界に幅広く波及していき、タスク管理方法の一つとして用いられるようになったのです。
[出典:トヨタ自動車株式会社「第4節 工場の新増設 第4項 トヨタ生産方式の構築と展開」]
▷タスク管理の意味とは？具体的な方法や効率的に管理するポイントをわかりやすく解説
カンバン方式でタスク管理をするメリット
ここでは、タスク管理にカンバン方式を採用することで得られるメリットを5つ紹介します。
業務のムリ・ムダ・ムラを解消できる
業務効率化を妨げる要素として、ムリ・ムダ・ムラを合わせた「3M」という言葉がよく使われます。これらはそれぞれ以下のような意味を持ちます。
- ムリ…業務量が多すぎて、個人またはチームの処理能力を超えている
- ムダ…業務が重複している、処理能力より明らかに負担の少なすぎる業務を行っている
- ムラ…業務が均質化されておらず、人によって行う業務量や手法にばらつきがある
3Mの主要因として、業務の可視化が進んでいないことが挙げられます。カンバン方式のタスク管理は、カンバンの中に必要な業務を並べて可視化するため、共有するだけで業務の重複やばらつきが防げるのです。
業務の可視化によって手法の共有や均等なタスク配分ができると「ムラ」が減り、偏りなく配分がなされることで「ムリ」「ムダ」もなくなります。
▷タスク管理が上手い人に共通している特徴｜上手くなる手法やポイントを解説
タスクの達成率が見える化される
タスクの達成率が見える化できる点は、カンバン方式を用いたタスク管理のメリットです。進捗ごとにタスクを分類できるため、どの程度まで達成できているかが明白になります。
達成率が見える化されれば、遅延が生じているタスクや、負担が大きいメンバーを早期に発見可能です。適切な配分に見直しが図れ、作業の偏りを防止できます。
達成率の状態次第で早めにサポートを要請したり、新たなタスクに自ら立候補したりしやすくなるでしょう。
適切な人事評価ができる
カンバン方式でのタスク管理は、進捗や達成率を正しく把握できるため、適切な人事評価にもつながります。
タスクの配分や進捗が把握できていないと、誰がどれだけ仕事をしたかが明確に確認できません。その結果、遅くまで仕事をしている、いつも忙しそうにしているなど、本来の評価軸とは別のところで判断をしてしまうのです。
カンバン方式のタスク管理により、どのようなタスクをどれだけ達成したかといった、人事評価に本当に必要な要素が明確になります。業務量の適正化も図れるので、公平性を保った適切な判断ができるようになるのです。
タスクの抜け漏れを防げる
タスクの抜け漏れを防ぐには、タスク管理による業務の可視化や共有が不可欠です。カンバン方式の採用により、1枚のカンバンで必要な情報の可視化と共有が行えます。
多くのメンバーが関わる複雑なプロジェクトでは、重要な作業の見落としや、緊急性が低いタスクの放置が起こることも少なくありません。カンバン方式であれば、カンバンを見るだけで必要なタスクや進捗が一目瞭然です。素早く理解して共有できるため、メンバー同士で声を掛け合うなどの協力体制も築けます。その結果、タスクの抜け漏れや放置を防げるのです。
コミュニケーションが増える
チーム内のコミュニケーションが増えるのも、カンバン方式によるタスク管理のメリットです。カンバン方式で情報共有が活性化すると、タスクの内容や進捗状況についての確認がしやすくなり、メンバー同士で話す機会が増えます。
また、遅れが出ているメンバーなども把握できるので、自然とフォローし合える関係性が築かれるのです。チーム内の円滑なコミュニケーションは、仕事の効率化に欠かせないため、大きな利点だと考えられるでしょう。
カンバン方式のタスク管理ツールの中で、特に「Jooto」がおすすめです。1~4名単位では、無料で利用することも可能なので、気軽に導入できます。
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カンバン方式によるタスク管理はメリットだけではありません。ここでは、カンバン方式のデメリットと対策について確認していきます。
スケジュール管理が難しい
カンバン方式のタスク管理は、前後にどんなタスクがあるかの把握が難しいため、スケジュール調整がしにくいというデメリットがあります。また、タスク処理にかかる所要時間や具体的な進捗状況も見えにくいです。
カンバン方式でタスクを一覧化したら、時系列の管理ができるガントチャートやカレンダーツールに落とし込むのがおすすめです。スケジュール管理に向いている方式との併用で、より正確なタスク管理が行えるでしょう。
タスクの重要度や負担が見えにくい
タスクが整理されて見やすいカンバン方式ですが、各タスクの重要度や緊急度、作業量が把握しづらいのが難点です。遅延そのものに気づけても、遅れているタスクの重要度や緊急度がわからないため、どの程度の影響が発生するかが掴めません。
タスクの重要度や緊急度などの性質をひと目で把握する工夫として、カンバンの色や大きさを変える方法があります。重要度が高いタスクは青色、緊急度の高いタスクは赤色、作業量の多いタスクは大きくするなどルールを決めておけば、視覚的な判別が可能になるでしょう。問題が生じた際は性質に応じて対処でき、影響を最小限にとどめられます。
▷【個人利用向け】おすすめタスク管理・ToDo管理ツール9選！選び方や無料製品を紹介
カンバン方式でタスク管理するポイント
カンバン方式を採用しても、ポイントを正しく押さえなければ適切なタスク管理はできません。ここでは、適切にカンバン方式を用いる4つのポイントを説明していきます。
マルチタスクを避けてシングルタスクにする
複数のタスクを同時進行する「マルチタスク」ではなく、一つのタスクに集中する「シングルタスク」を心がけてタスク管理しましょう。
マルチタスクだと、カンバン方式で整理したタスクが複雑化してしまいます。タスクを整理した意味が薄くなるだけでなく、集中力が散漫になり、作業スピードも落ちてしまうのです。
チームメンバーがタスクの進捗状況を把握しにくくなる原因にもなるので、一つずつ処理するようにしてください。
▷【解説】マルチタスク・シングルタスクとは？違いや実践メリットを解説
チームの進捗状況を把握する
チーム全体の進捗状況を把握しながらタスクを進めることで、カンバン方式のメリットを最大限に活かせます。可視化したタスクは個人のタスク管理だけでなく、チームのまとまりを維持するのにも役立つためです。
進捗状況を通して他のメンバーに意識を向けることで、サポートやフォローの体制が自然と構築されます。チーム内の連携が良くなるため、業務の効率化が期待できるのです。
タスクの粒度を揃える
カンバン方式でのタスク管理は、負担や重量といったタスクの粒度が見えにくいのが難点です。粒度を揃えてタスク配分を行うには、タスクの細分化を綿密に行う必要があります。
タスクを具体的に細かくするほど、一つあたりの粒度が見えやすくなり、メンバーへの配分を適正化しやすいでしょう。粒度がバラバラな場合、タスク数は同じでも総工数に大きな差が生じるといった問題が起こりかねません。
タスクの粒度を揃えておけば、一人当たりにかかる負担や重量のバランスを保つことが可能です。
タスクはなるべく具体的にする
タスクをカンバンに記載するときは、具体化を徹底しましょう。タスクの内容や期限、担当者が不明瞭だと、いざ取り組むときに確認すべきことが多く、作業スピードが落ちてしまうためです。
タスクに必要な情報を一通り洗い出すほか、使用するファイルなどがあれば添付しておきます。タスクごとに色や場所を変えて掲示することも、重要度・緊急度を視覚的に具体化できる方法です。
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▷無料で使えるタスク管理ツール10選！個人向け・チーム向けのおすすめを紹介
【無料あり】カンバン方式のタスク管理ツール6選
カンバン方式でタスク管理するために、おすすめのツールを6つご紹介します。業務の種類やチームの方向性に合ったタスク管理ツールを選びましょう。
Jooto
「Jooto」は、ユーザー4名まで無料で使えるカンバン方式のタスク管理ツールです。
カンバンには期間やラベル、担当者を設定できるほか、チェックリストでタスクを細分化したり、コメントを使ってコミュニケーションを取ったりできます。タスクに設定した期間は自動でガントチャートに反映されるため、カンバン方式だけでは難しかった時系列でのタスク管理も可能です。
| 提供元 | 株式会社 PR TIMES |
| 初期費用 |
|
| 料金プラン | 【基本料金】
【スタンダードプラン】
【エンタープライズプラン】
タスクDXプラン:要問い合わせ |
| 導入実績 | 有料導入企業者数約1,900社(2024年1月時点) |
| 機能・特徴 | タスク管理機能、進捗管理機能・ガントチャート、予定と実績の数値管理機能、プロジェクト横断管理機能 コミュニケーション機能、外部連携機能、データ共有機能・ファイル管理機能など |
| URL | 公式サイト |
＼資料請求は完全無料！／
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「Trello」は世界的に愛用者の多いカンバン方式のタスク管理ツールです。デザイン性が高く直感的に扱えることから、誰にでもわかりやすいツールとして人気を博しています。
カンバンにはチェックリストやメモを付け足したり、画像を添付したりできるほか、優先順位別にラベルをつけて見やすく管理可能です。カレンダー表示を追加すれば、カンバン表示のデメリットである「時系列でのタスク管理」もカバーできます。
| 提供元 | Atlassian Pty Ltd |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | FREE:無料 STANDARD
PREMIUM
ENTERPRISE
|
| 機能・特徴 | ボード・リスト・カードを使用したタスクやプロジェクトの管理、チェックリスト、タスクのタイムライン、外部アプリとの統合など |
| URL | 公式サイト |
Asana
「Asana」を使えば、リストビュー、タイムライン、ボードなどのさまざまな視点でタスク管理が行えます。カンバン方式であるボード機能では、列やカードを用いてタスクの視覚化が可能です。
カンバン方式のタスク管理を行う「ボード」は、タイムラインやリストビューとシームレスな連携が可能で、業務の割り当てや時系列での管理も簡単にできます。
進捗状況に合わせてカードをドラッグ＆ドロップするだけで、手軽にタスクの整理整頓ができます。ボードはタイムラインやリストビューとシームレスな連携が可能で、業務の割り当てや時系列での管理も簡単です。
| 提供元 | Asana, Inc. |
| 初期費用 | 無料(個人および小規模チーム向けのプラン) |
| 料金プラン | Personal:無料 Starter
Advanced
|
| 機能・特徴 | プロジェクトビュー、カスタムフィールド、ガントチャート、タイムトラッキング、ポートフォリオ、レポートダッシュボードなど |
| URL | 公式サイト |
Wrike
どんなプロジェクトにもマッチする多機能性が魅力の「Wrike」は、オンラインで同期できるカンバンボードを搭載しています。個人だけでなく、チームでの管理を強化したいときにも役立つタスク管理ツールといえるでしょう。
編集したボードはチーム内で共有でき、必要に応じてアクセスレベルの設定も可能です。個人のボードとチーム用のボードの切り替えも簡単で、個人・チームの各タスクを比較しながら正確に把握できます。専用のテンプレートが用意されているため、初めてカンバン方式を使う際も管理のハードルが低くなるでしょう。
| 提供元 | Wrike, Inc. |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 | ダッシュボード、クロスタグ、機能統合、校正、ガントチャートなど |
| URL | 公式サイト |
Taskworld
業種を問わずにタスク管理が行えるツールとして「Taskworld」が挙げられます。製造業から医療業まで幅広い業務をカンバン方式によって管理し、タスクを視覚的に捉えられるツールです。
カンバン形式で整理したタスクは、タイムラインやテーブル、ガントチャートなどの表示方式にも切り替えられます。スケジュールの微調整など、カンバン方式だけでは手の届きにくい部分をしっかりフォローできるでしょう。
| 提供元 | Taskworld Inc. |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | フリー:無料 プレミアム
ビジネス
エンタープライズ:要問い合わせ |
| 機能・特徴 | 高度チャット機能、外部連携機能、カンバン形式、タスク管理、プロジェクト管理、トラッキング、ダッシュボードなど |
| URL | 公式サイト |
Lychee Redmine
「Lychee Redmine」は、オープンソースソフト「Redmine」の拡張ツールです。カンバン方式はもちろん、ガントチャートやダッシュボードといった機能をプランごとに備えています。
無料プランから使えるカンバン機能では、進行中や解決といった区分ごとにタスクの登録・移動・編集が可能です。変更はリアルタイムで共有されるため、リモートワークなどの多様な働き方に対応します。
| 提供元 | 株式会社アジャイルウェア |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 | ダッシュボード、レポート自動作成、CCPM、ガントチャートなど |
| URL | 公式サイト |
カンバン方式のタスク管理で業務を可視化しよう！
カンバン方式のタスク管理を行えば、ムリ・ムダ・ムラの解消につながり、業務の効率化が図れます。一方、時系列での管理がしにくい点もあるため、必要に応じてガントチャートやカレンダーツールなどを併用しましょう。
ここで紹介したカンバン方式のタスク管理ツールを参考に、自社の用途や目的、欲しい機能が揃った製品を選んでみてください。タスク管理にカンバン方式を取り入れて、業務の可視化による有益な効果を実感しましょう。
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