タスクのスケジュール管理を効率化する方法は?おすすめツールも紹介

2022/3/31 2022/06/07

タスク・ToDo管理

タスクとスケジュールをアプリで管理

スケジュール管理を効率化するツールは実に多く存在します。しかし、どのツールを使用すれば、今より効率的にタスクとスケジュールの管理ができるのか悩まれる方も多いのではないでしょうか。本記事ではタスク管理とスケジュール管理の違いから、おすすめのスケジュール管理の方法・ツールをご紹介します。

タスク管理とスケジュール管理の違いとは?

ビジネスパーソンにとって、業務を効率的に進めるために「タスク」と「スケジュール」の管理を行うことは非常に重要です。どちらも「やるべきことをあらかじめ決めておく」という意味で使われる言葉のため、違いを明確に説明できる方は少ないのではないでしょうか。

そのため、まずは「タスク管理」と「スケジュール管理」の違い、ビジネスシーンにおけるそれぞれの使われ方などについて確認してみましょう。

タスク管理とは

タスク管理の「タスク(task)」は、ビジネスの現場において「課題」や「一仕事」といった意味で使われています。一般的には、チームに与えられた大きな課題や業務ではなく、各個人レベルまでブレークダウンされた業務を表す場合が多いでしょう。

また、各タスクには、期限が定められていることがほとんどであるため、タスクを期限内、かつスムーズに遂行するには、それぞれの「優先度」と「期限」の見極めが必要となります。

つまり、タスク管理とは、タスクの完了にかかる作業時間を考慮しつつ、優先度の高さと期限を見極めながら業務の進捗を管理することになります。

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スケジュール管理とは

スケジュール管理の「スケジュール」とは、具体的な日時の決まった予定のことを指します。例えば、「月末までに、Aさんと打ち合わせを行う」はタスクですが、「◯月◯日◯時にAさんと打ち合わせ」はスケジュールとなります。

つまり、スケジュール管理とは、その日の決まった時間にやるべきことを管理し、複数のスケジュールが重ならないように調整することを意味しています。

タスクのスケジュール管理を上手に行うコツ

日常業務をこなしつつ、かつ与えられたタスクを円滑に進めていくには、業務効率を向上させるスケジュール管理を行うことが重要となります。

ここでは、タスクのスケジュール管理を上手に行う、以下の7つのコツについて、それぞれを解説していきます。

  • 手帳やエクセルでスケジュールを書き出す
  • 優先順位を設定して日時を決める
  • タスクを可能な限り細分化する
  • タスク同士の関係性を意識する
  • 休憩時間等も考慮してスケジュールを組む
  • スケジュールを社内で共有する
  • スケジュール管理ツールを導入する

(1)手帳やエクセルでスケジュールを書き出す

まずは、やるべきことを全て書き出してリスト化します。書き出す方法は、手帳やメモ帳などに手書きでもいいですし、エクセルなどのソフトを使っても構いません。

ポイントは、とにかく全てを書き出して「可視化する」ことにあります。そのため、タスクやこなすべきスケジュールの他、気になっていることなどを洗い出して書いても良いでしょう。

見える化しておくことで、タスクの期限を逃してしまったり、タスク漏れによって発生した急な対応にスケジュールが左右されたりすることもなくなります。結果的に、タスクやスケジュールを効率よく遂行できるようになるのです。

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(2)タスクを可能な限り細分化する

大まかなタスクの書き出しが完了したら、次は、そのタスクを可能な限り細分化していきます。例えば、「プレゼン資料を作成する」タスクを細分化してみると、以下のような小さなタスクに分けることができます。

  • 資料の構成を考える
  • 構成について上司(先輩)のアドバイスを得る
  • 資料作成に必要なデータを揃える
  • パワーポイントで資料を作成する

このようにタスクを細分化しておくことで、業務の抜け漏れがなくなり、また、次にやるべきことに迷ってしまう無駄な時間も削減できます。

また、タスクの細分化によって、「予想外の業務」が発生するリスクが軽減されるため、正確な作業時間の見積もりにも役立つでしょう。

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(3)優先順位を設定して日時を決める

タスクの細分化まで完了したら、次は、各タスクに優先順位を設定して、作業時間と期限を考慮しながら、作業スケジュールを組んでいきます。

実際に着手する日程を決めておくことで、タスクの完了期限への意識が高まり、集中して業務に取り掛かることができるようになるでしょう。

さらに、スケジュールを決める際は、「現実的な業務時間内での日程であること」、「作業時間は余裕を持って設定しておくこと」の2点が大切です。

仕事にはイレギュラーな事態が付き物ですので、ある程度、時間的余裕を設けておくことで、トラブルが起きた際にも対応でき、都度スケジュールを組み直す必要もなくなります。

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(4)タスク同士の関係性を意識する

タスクには、主に2種類の関係性があります。

ひとつは、(A)のタスクが完了するまで(B)のタスクには着手できないという「依存関係」、もうひとつは、似たような作業が多く、同時もしくは連続して行うことで作業の効率化が期待できる「類似度の高い関係」です。

スケジュールを組む際は、このようなタスク同士の関係性にも配慮することで生産性を上げることができるようになります。

また、一般的に依存関係にあるタスクの担当者がそれぞれに異なる場合は、必然的に当該タスクの優先順位を高く設定することで、チーム全体の生産性向上につながります。

(5)休憩時間等も考慮してスケジュールを組む

休憩時間等を考慮することも、スケジュール管理の上では重要となります。

特に、高い集中力を必要とする作業において、休憩もなく長時間に渡って集中し続けるのは、非常に困難です。

そのため、そのような状況で進めなければ完了できないようなスケジュールは、あまり現実的とは言えません。さらに、時間に追われるように作業することになれば、当然ミスが発生するリスクも増加してしまいます。

そのため、タスクのスケジュール管理を行う際には、休憩時間も考慮しながら、時間的にも精神的にも余裕を持てるスケジュールを組むことが重要です。

(6)スケジュールを社内で共有する

個人が抱えているタスクやスケジュールは、チームや社内など必要なメンバーで共有しておくことも重要です。日頃から日常業務の量と内容を、ある程度把握しておくことで、新たなタスクが発生した際に、適切な振り分けができるようになります。

さらに、チームで達成すべきプロジェクトに向けて各個人に振り分けられたタスクを遂行する場合には、スケジュールの共有が「今」「誰が」「どの作業をしている」といったタスクの進捗をリアルタイムで確認できるようにする役割も果たしてくれます。

リアルタイムでチーム全体の進捗を可視化しておくことで、期限の遅れや従業員ごとの業務の偏りも見えるようになるため、早期に対策を講じることができるようになり、スケジュール通りに進められる可能性も高まるでしょう。

(7)スケジュール管理ツールを導入する

スケジュール管理について、最近では、便利なツールを利用している方も多いのではないでしょうか?

その機能については、カレンダーで予定と日時を管理するシンプルなものから、ファイル添付やアラート通知の機能、そのほかにもオンラインミーティングルームのURLを紐づけられたり、タスク管理と連携できたりする機能など、多岐に渡ります。そのため、このようなツールを積極的に活用するのもおすすめです。

タスク・スケジュール管理ツールの導入メリット

タスクやスケジュールの管理にツールをおすすめする理由について、以下の4つのメリットからご説明していきます。

  • 予定忘れの防止になる
  • 急な変化にも対応できる
  • 最適な行動が可能になる
  • 簡単にスケジュール共有ができる

(1)予定忘れの防止になる

多くのタスク・スケジュール管理ツールには、予定や期限が近づいていることを知らせてくれる「アラート機能」が搭載されています。このアラート機能は、一般的に「予定の◯分前」といったように通知の時間も任意で設定できることが多いため、予定のうっかり忘れを防止することができます。

それだけでなく、出発時刻に合わせた通知や決められた作業時間で通知を設定したりすることで、効率的なタイムスケジュールにも役立つでしょう。

(2)急な変化にも対応できる

タスクやスケジュール管理ツールによって、自身のやるべきことと期日が明確に可視化されていれば、急な仕事の対応を迫られた際にも、それらの業務に割り当てられる作業時間を正確に提示できるようになります。

そのほか、顧客との打ち合わせ日程が急に変更となった際にも、抱えているタスクが明確であれば、素早い予定の組み直しができ、業務時間の無駄を省くことができるでしょう。

(3)最適な行動が可能になる

大きなプロジェクトにかかわるタスクであれば、プロジェクトに携わる社員も多く、大所帯のチームとなることも少なくありません。そのようなプロジェクトでは、達成したい目的から逆算して業務の道筋を立て、タスクを期日通りに実行することが、より重要となります。

ツールの導入によって、効率的かつ正確にタスクとスケジュールの管理を行うことによって、タスクの完了に必要な作業、つまり、ネクストアクションが常に明確である状況を保つことができるようになり、いつでも最適な行動が取れるようになるのです。

(4)簡単にスケジュール共有ができる

最後は、タスクやスケジュール管理にツールを導入する、最大のメリットともいえるスケジュールの共有についてです。

先にお伝えした通り、特にチームで複数のタスクを進行する場合においては、各タスクの進捗をリアルタイムで把握しておくことが大切です。

スケジュール管理ツールでは、タスクやメンバーの状況が一元管理でき、必要なメンバー全員にすぐさま共有することができます。

リアルタイムで進捗を確認することにより、予想よりも作業の負担が大きく、プロジェクトの達成に遅延を来しそうなタスクに関しては、人員の配置を見直すなど、適切なタスクとスケジュールの管理ができるようになるでしょう。

スケジュール管理もできるタスク管理ツール3選

ここからは、実際にスケジュールやタスクを管理する際におすすめなルールをご紹介します。

タスク管理ツールにも、さまざまな特徴や料金プランがあり、必ずしも高機能で高価格なツールを使う必要はありません。自社の目的に合う機能を搭載したタスク管理ツールを選ぶことで、高いコストパフォーマンスのもと業務の効率化が実現できるでしょう

(1)Backlog

Backlogは、シンプルで直感的に利用できるUIデザインが特徴のツールです。そのため、ツールやシステムの操作に苦手意識がある方においても、すぐに使いこなせるようになるでしょう。

また、プロジェクトの進み具合は「ガントチャート」によって、一目で把握できるため、数多くのタスクを同時進行で進める際のマネジメントにも役立ちます。

提供元 株式会社ヌーラボ
初期費用 無料
料金プラン スターター:2,640円(税込) /月
スタンダード:12,980円(税込) /月
プレミアム:21,780 円(税込)/月
プラチナ:55,000 円(税込)/月
導入実績 コニカミノルタジャパン株式会社
株式会社NTTドコモ
株式会社KDDIウェブコミュニケーションズ等
機能・特徴 プロジェクト管理、バージョン管理、タスクの管理、モバイル・タブレット端末に対応等
URL 公式サイト

(2)Trello

Trelloは、プロジェクト管理やチームとしての生産性の向上を主な目的として開発されたタスク管理ツールです。そのため、チームで遂行するタスク管理との相性が良く、プロジェクト管理からタスクの整理、チームワークの促進までをTrelloによって行うことができます。

また、オンラインストレージやチャットツールなどとの連携も可能なため、タスク管理だけでなくオフィス業務の包括的な効率化も実現できるでしょう。

提供元 Atlassian, Inc.
初期費用 無料
料金プラン FREE:0USD/月
STANDARD:5USD/月
PREMIUM:10USD/月
ENTERPRISE:17.50USD/月
導入実績 Google LLC
Squarespace, Inc.
Costco Wholesale Corporation等
機能・特徴 プロジェクト管理、タスク整理、タイムライン、生産性メトリクス、カレンダー、既存ツールとの連携(Confluence、Slack、Dropbox、Google Drive、Evernote)等
URL 公式サイト

(3)Jooto

Jootoは、ドラッグ&ドロップだけで利用できる操作性の高さが魅力のツールです。そのため、ツールの仕様に詳しくなくても、ある程度、初見で使いこなすことが可能です。

また、チームメンバーのタスクは「未着手」「進行中」「完了」など、ステータスがひと目で確認できます。またガントチャート式を採用しているため、スケジュールの細かいタスクにおいても、進捗を見落とすことなく円滑に進められるでしょう。

提供元 株式会社PR TIMES
初期費用 無料
料金プラン 無料プラン:0円/月
スタンダードプラン:500円(税込)/月
エンタープライズプラン:1,300円(税込)/月
導入実績 株式会社オーエックスエンジニアリング
株式会社ビズ・クリエイション
三菱地所ホーム株式会社等
機能・特徴 タスク管理機能、進捗管理機能・ガントチャート、プロジェクト横断管理機能、コミュニケーション機能等
URL 公式サイト

【無料で使える】スケジュール管理に便利なツール4選

次に、無料で使えるスケジュール管理に便利なツール4選をご紹介します。

(1)Google スプレッドシート

Google スプレッドシートは、とてもシンプルなデザインで使いやすく、多くの機能を搭載しています。そのため、タスクやスケジュールに合わせて機能を選ぶことで、作業時間の短縮などの業務の効率化につながります。

提供元 Google
初期費用 無料
料金プラン パーソナル:無料/月
機能・特徴 マルチデバイス対応、複数ユーザーでの同時編集が可能、Excelに対応、アドオンの利用等
URL 公式サイト

(2)Time Tree

Time Treeは、「共有」を前提に作られたスケジュール管理ツールです。入力するスケジュールは、色分けが可能なため、ひと目で誰のスケジュールなのかの視認性を高めることができます。

さらには、思いついたアイデアをメモとして共有できたりするなど、コミュニケーションツールとしての運用も可能な幅広い使い方が期待できるツールのひとつです。

提供元 株式会社TimeTree
初期費用 無料
料金プラン 無料/月
機能・特徴 カレンダーの作成・共有、メモの作成・共有、フィード(タイムライン)、アプリ対応(iOS・Android)等
URL 公式サイト

(3)Microsoft To Do

Microsoft To Doは、簡単にToDoリストが作れるスケジュール管理ツールです。また、作ったToDoリストをオンラインで管理できるため、外出先などでもスマートフォンやタブレットを使ってToDoリストが確認できます。

提供元 Microsoft Corporation
初期費用 無料
料金プラン 無料/月
機能・特徴 ToDoリストの作成・共有、アプリ対応(デスクトップアプリ、iOS、Android)、タスクのステップ分割・期日追加、リマインダー、Outlookタスクとの統合等
URL 公式サイト

(4)Google カレンダー

Google カレンダーは、とてもシンプルなカレンダー型のスケジュール管理ツールです。予定や日時、場所の管理、アラート通知といったスケジュール管理の機能はもちろんのこと、最大のメリットは、Google Meetなどの各種Googleサービスとの連携が容易な点にあるでしょう。

提供元 Google LLC
初期費用 無料
料金プラン 無料/月
機能・特徴 カレンダーの作成・共有、Google他サービスとの連携(Gmail、ドライブ、Meet等)、スマートフォンやタブレットからアクセス可能、リマインダー等
URL 公式サイト

スケジュール管理ができるツールの選び方

スケジュール管理ツールを選ぶ際のポイントは以下の3つです。

  • 自社の目的に合う機能が搭載されているか
  • 誰でも簡単に活用できるツールか
  • セキュリティやサポート体制は充実しているか

それぞれ解説していきます。

自社の目的に合う機能が搭載されているか

スケジュール管理ツールを選ぶ際には、目指したい業務の効率化が叶う機能が備わっているかを確認することがポイントです。

例えば、テレワークの導入により、頻繁にオンラインミーティングを行うのであれば、ビデオ会議ができる「Google Meet」の設定がカレンダー上で行えるGoogleカレンダーが便利です。

しかし、スケジュール機能よりもタスク管理機能の充実度で選びたいのであれば、Jootoなどのスケジュール機能を備えたタスク管理ツールが合うといえるでしょう。

そのため、ツールを選ぶ際は、まず自社がツールに求める機能や改善したい課題などを整理した上で、それらの希望が叶う機能を搭載したツールに絞って選ぶようにする必要があります。

誰でも簡単に活用できるツールか

タスク管理やスケジュール管理に使用するツールは、「従業員全員が簡単に利用可能か」といった観点から選択することも重要です。

このようなツールでチームの業務効率化を図るのであれば、当然ですが、チームメンバー全員が、そのツールを使わなければ意味がありません。

ツールで管理している人とそうでない人が混在していては、タスク全体の進捗が可視化できているとはいえず、その都度、本人に確認するようでは、生産性の向上も望めないからです。

そのため、パソコンの操作やシステムに不慣れな従業員においても、ある程度は簡単に操作できるシンプルで簡単なツールを選ぶこともポイントです。

セキュリティやサポート体制は充実しているか

セキュリティやサポート体制が充実しているかも必ず確認しましょう。特に、セキュリティに関しては、社外秘文書の内容や新規の事業計画といった企業によって重要な秘密情報の漏えいにつながってしまう恐れもあります。

また、このようなツールは、利用者が「どう使うか」によっても、得られるメリットや効果が変わってきます。より有効に活用するためには、サポート体制も充実しているに越したことはないでしょう。

スケジュール管理を自分なりの方法で上手に実践しよう

タスクのスケジュール管理を、今すぐ、そして簡単に効率化するには、タスク・スケジュール管理ツールの導入をおすすめします。

しかし、いくら便利なツールであっても、機能が不十分であったり、操作が難しすぎて社内でツールの活用が浸透しないようでは意味がありません。

タスクやスケジュールの管理ツールを選ぶ際には、ここでご紹介した選ぶ際のポイントに配慮しながら選ぶようにし、業務の効率化を実現しましょう。

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