無料で使えるタスク管理ツール10選!個人向け・チーム向けのおすすめを紹介

2022/2/23 2022/06/20

タスク・ToDo管理

タスク管理のカンバンボード

抱えているタスクの業務内容や進捗を把握することは個人やチームにおいても非常に重要です。本記事では無料で使えるタスク管理ツールを「個人向け」「チーム向け」に全10種類紹介いたします。選定のポイントについても解説していますので最適なツールをご活用してみてください。

タスク管理とは?

タスク管理は、1つの仕事を完了させるために必要なタスク(業務)を細分化して洗い出し、優先順位をつけたり、担当者を決めたりなどして、進捗を管理することです。適切なタスク管理をすれば、仕事の効率化が図れるため、多くのビジネスマンが実践しています。

タスク管理ツールを導入している企業が増えている理由

昨今、テレワークの普及により、ますますタスク管理ツールを導入する企業が増えています。テレワークは、従業員が離れた場所で仕事をするため、各従業員のタスク管理や情報共有による連携が企業にとって大きな課題となりがちです。

タスク管理ツールは、タスクがチームメンバー全員で一括管理でき、各従業員がどこからでもアクセスして内容や進捗の確認ができます。従業員が離れた場所で働いていても、効率的にタスク管理や情報共有ができるため、タスク管理ツールを導入する企業が増えているのです。

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タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理と似た言葉に「プロジェクト管理」があります。プロジェクトとは、目標を達成するために必要な計画のことです。一方、タスクはその計画を進めるために必要な業務を指します。

プロジェクト管理は基本的にチームの管理者が行うものです。プロジェクトを進めるために必要なタスクを洗い出し、それをメンバーに振り分けるなどして管理します。タスク管理は、各タスクの担当者が行うものです。2つには違いがありますが、仕事を成功させるためにはどちらも欠かせないものです。

タスク管理ツール導入のメリット

タスク管理ツールの導入には、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットを4つ紹介します。

メリット1:情報の見える化がチーム全体で実現

チームでの仕事をスムーズに進めるためには、情報の見える化が欠かせません。タスク管理ツールを活用すれば、プロジェクトがどのように進んでいるのか、担当しているタスクがどのようにプロジェクトに関わっているかなどを見える化できます。

情報の見える化がチーム全体でできれば、チームワークや各メンバーのモチベーションの向上も期待できるでしょう。結果的に、チーム全体の生産性が向上し、仕事の効率化が図れるのです。

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メリット2:進捗状況が可視化できる

タスク管理ツールを利用すれば、各タスクの進捗状況の可視化ができます。プロジェクトの管理者は、振り分けたタスクの進捗状況を把握しておく必要がありますが、メンバーが多かったり、テレワークの環境下だと非常に困難です。

タスク管理ツールの機能であるガントチャート(工程管理表)やカンバンボードを活用すれば、誰がどのタスクをどこまで進められているかがひと目で確認できます。もし遅延しているタスクがあれば、サポート体制を整えることもできるため、マネジメントも最適化できるのです。

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メリット3:コミュニケーションの円滑化ができる

チームで仕事をスムーズに進めるためには、円滑なコミュニケーションが欠かせません。特にテレワークでは、メンバーが顔を合わせる機会が少ないため、その重要性が高くなっているのです。

タスク管理ツールの中には、コメント機能やチャット機能が備わっているサービスがあります。この機能を使えば、メンバー同士でコメントやメッセージを気軽に送り合うことが可能で、リアルタイムで円滑なコミュニケーションが取れます。

メリット4:タスク漏れや依頼された仕事にも柔軟に対応が可能

タスク管理ツールには、リマインダーやアラートなどの通知機能が搭載されているものが多くあります。タスクごとに着手する予定日や納期を設定しておけば、抜け漏れを起こすことが少なくなるはずです。

また、タスク管理ツールを利用すれば、抱えているすべてのタスク、スケジュールがひと目で確認できます。そのため、新たに仕事を依頼されても、スムーズにスケジュールの再調整ができるなど、柔軟な対応が可能です。

タスク管理ツールの選び方のポイント

タスク管理ツールを利用しようと思っても、どれを選べばいいかわからない方も多いはずです。そこで、ここからはタスク管理ツールを選ぶ重要なポイントをお伝えします。

ポイント1:機能&料金が自社に適しているか

タスク管理ツールによって搭載されている機能は異なります。チャット機能やファイル共有機能、外部連携機能など、まずは自社の業務に必要な機能を洗い出してください。その上で、必要な機能が搭載された管理ツールを検討しましょう。

ただし、高機能な管理ツールは利用料金が高い傾向にあります。あれもこれもと機能を求めてしまうと、コストがかかるので注意が必要です。機能性と自社の予算とのバランスを考慮してツールを選びましょう

ポイント2:既存ツールとも連携が可能か

タスク管理ツールには、外部ツールと連携ができるサービスがあります。そのため、自社で既に導入しているツールとの連携が可能かどうかも選ぶ際の大きなポイントです。

既存のコミュニケーションツールやカレンダーアプリ、メールなどと連携できれば、データを移行する手間などもかからずにスムーズに導入することができ、タスク管理の効率化が図れます。連携できる外部ツールは、サービスによって異なるため、事前に確認しておきましょう

ポイント3:サポート体制が充実しているか

新たなツールを導入した際には、上手く運用できない、より効率的な利用方法はないかなど、問題や疑問が出てくることが少なくありません。サポート体制が整っているサービスであれば、チャットやメール、電話などですぐに相談が可能です。

問題の解決策や自社の業務に合った機能を紹介してくれるので、タスク管理ツールを最大限に活用できます。海外のツールを導入するときには、日本語でのサポートに対応しているのかも確認が必要です。

ポイント4:特化したい機能が備わっているか

自社の勤務形態や業務内容に合う、特化した機能が備わっているかの確認も大切です。具体的な例を以下に記載します。

  • テレワークが中心の企業
    →コミュニケーションに特化した機能が充実している
  • 継続的なプロジェクトを多く抱えている
    →蓄積したデータを分析できる機能がある

このように、自社に合う特化した機能が搭載されていれば、タスク管理ツールを最大限に活用でき、仕事を効率的に進められます。

テレワークでのタスク管理のコツや重要性とは?おすすめツール6選も紹介!

ポイント5:インストール型かクラウド型か

タスク管理ツールは、「インストール型」と「クラウド型」の2種類に分けられます。

インストール型 クラウド型
概要 端末やサーバーにインストールして利用。オフラインでも使える。 オンライン上で利用するツール。ネット環境があれば場所を選ばずに使える。
メリット ・安全性が高い
・技術があればカスタマイズは自由
・ネット環境がなくても利用可能
・導入コストが安い
・すぐに導入可能
・外部ツールと連携しやすい
・特別な知識がなくても運用可能
デメリット ・導入コストが高い
・導入までに時間がかかる
・システムに関する知識が必要
・外部ツールと連携しにくい
・インストール型と比べるとセキュリティ面は劣る
・ネット環境がないと利用できない

上記のように、それぞれにメリットとデメリットがあります。利用する環境や予算に合わせて、自社に合ったものを選びましょう。

【個人向け】無料で使えるおすすめタスク管理ツール5選

個人のタスク管理におすすめのツールを紹介します。それぞれの特徴や料金などを比較して、自分に合っているものを選んでみてください。

(1)Todoist

Todoistは、全世界で1,000万人以上に利用されているタスク管理ツールです。シンプルな画面で直感的に操作できます。

連携できる既存ツールが豊富で「Googleカレンダー」「Alexa」やメール、ファイル共有や音声アシスタントツールなどさまざまなツールと連携できます。また、無料プランでも、基本的な機能が利用できるのもおすすめのポイントです。

料金 無料プラン:無料
プロプラン:¥338/月
ビジネスプラン:¥558(ユーザー)/月
特徴 ・連携機能が豊富
・シンプルな操作性
種類 クラウド型
公式サイト https://todoist.com/ja

(2)Evernote

Evernoteは、紙に書くようなイメージでタスク管理ができるメモアプリです。テキストだけでなく、画像や動画、webページを貼り付け、情報を一ヶ所に集約して管理が可能。データはクラウド上で管理するため、別のデバイスでも確認できます。

無料の範囲ではアップデート容量が月60MBまでのため、動画などを活用する人は有料版がおすすめです。

料金 Evernote Free:無料
Evernote Personal:¥680/月
Evernote Professional:¥850/月
特徴 ・ノートにメモをする感覚でタスク管理ができる
・テキスト以外にも写真や動画、Webページなど添付可能
種類 クラウド型
公式サイト https://evernote.com/intl/jp

(3)Notion

情報を一括管理できるNotionは、ビジネスはもちろん、プライベートにも利用しやすいタスク管理ツールです。テンプレートが豊富にあり、仕事から買い物リストまで、さまざまなシーンに合わせたタスク管理が行えます。

2021年10月から日本語版もリリースされ、視覚的にもさらに使いやすくなりました。無料版では、共同編集できるゲストの人数が5人まで、アップデート容量が1ファイルにつき5MBまでと制限がありますが、個人で利用する範囲であれば無料版でも十分便利です。

料金 Personal:無料
Personal Pro:$4/月
Team:$8(ユーザー)/月
Enterprise:要問い合わせ
特徴 ・テンプレートが多彩で業務に合わせた選択が可能
・議事録の作成や売上管理など幅広い機能を搭載
種類 クラウド型
公式サイト https://www.notion.so/ja-jp

(4)Googleカレンダー

Googleカレンダーは、「GoogleToDoリスト」というタスク管理ツールとの連携が可能です。Googleカレンダーを開くと、「タスク」という項目に予定やToDoを書き込むことができ、簡単にタスクの管理が行えます。

Googleアカウントを同期すれば、スマホやタブレットなど別のデバイスからでも利用できるので、外出先でも予定の確認やタスクの追加ができて便利です。

料金 Googleアカウント:無料
GoogleWorkspace:¥680(ユーザー)/月
特徴 ・視覚的にスケジュール管理ができ計画が立てやすい
・連携できる別のタスク管理ツールも多い
種類 クラウド型
公式サイト https://support.google.com/calendar

(5)エクセル

使い慣れたツールを利用したい人におすすめなのがエクセルです。シートにタスクと内容、納期などを入力するシンプルな方法でタスク管理ができます。プルダウン機能や色分けを活用して「対応中」や「完了」など、進捗状況の把握も可能です。

無料テンプレートも多くあり、コストを抑えて利用できるのも大きな魅力です。

料金 無料
特徴 ・自分の使いやすいようカスタマイズできる
・無料テンプレートの活用で効率化か図れる
種類 インストール型
公式サイト https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/excel

【チーム向け】無料で使えるおすすめタスク管理ツール5選

チーム向けのタスク管理ツールは、コミュニケーション機能やスケジュール管理がしやすいものが人気です。その他にも無料に使えるさまざまな機能がありますが、プロジェクトやチームに合わせて選びましょう。

(1)jooto

jootoは、今やるべきことを見える化できるタスク管理ツールです。付箋を貼ったり剥がしたりするように、直感的なタスク管理が可能。個人のタスクとチームのプロジェクトのどちらもひと目でわかりやすく、進捗管理にも便利です。

また、「Chatwork」や「Slack」などのコミュニケーションツールとの連携もできます。無料版ではメンバーは4人まで、データ上限100MBなどの制限があるため、人数が多いチームや大きなプロジェクトで利用したい場合は、有料プランがおすすめです。

料金 無料プラン:無料
スタンダードプラン:¥500(ライセンス/月)
エンタープライズプラン:¥1,300(ライセンス/月)
※有料プランは30日間の無料トライアルあり
特徴 ・付箋を貼るような感覚で操作できる
・複数のプロジェクトを表示でき優先順位が分かる
種類 クラウド型
公式サイト https://www.jooto.com/

(2)backlog

backlogはweb制作会社や広告代理店、新聞社などさまざまな業種で導入されているタスク管理ツールです。ガントチャートで、メンバーの作業状況がひと目で確認が可能。ファイルの共有もできるため、チームでの仕事がスムーズに進められます。

登録をすれば、すべてのプランが30日間無料で利用できます。実際に試した上で、どのプランにするかを選べるのも嬉しいポイントです。

料金 スタータープラン:¥2,640/月
スタンダードプラン:¥12,980/月
プレミアムプラン:¥21,780/月
プラチナプラン:¥55,000/月
※30日間の無料トライアルあり
特徴 ・メンバーの作業状況がひと目で把握できる
・バグ管理機能などで課題の確認や記録が可能
種類 クラウド型
公式サイト https://backlog.com/ja/

(3)Trello

Trelloは、タスクのひとつひとつをカードで管理し、付箋を貼る感覚で操作が可能。管理ツールに苦手意識がある人でも、すぐに活用できます。

カードを貼るボードは、無制限に作れるのでチーム全体のものと、個人のものを分けて管理が行えます。無料範囲でも利用人数に制限はなく、機能のほとんどが利用できるのも嬉しいポイントです。

料金 ・無料:利用人数無制限
・Business Class:$9.99(ユーザー)/月
・Enterprise:$17.50(ユーザー)/月
特徴 ・各タスクをカード形式で管理できる
・付箋を使う感覚でカードを動かして進捗管理できる
種類 クラウド型
公式サイト https://trello.com/ja

(4)asana

分かりやすいデザインと簡単な操作性で人気なのがasanaです。多様な表示形式で、好みに合わせてカスタマイズも可能。タスクごとに優先度や進捗などの情報が表示され、進行状況の把握がしやすく、リスケジュールも柔軟に対応できます。

コメント機能などでコミュニケーションも取りやすく、チーム一丸になってプロジェクトに臨めます。有料版では各メンバーの作業量が分かる機能もあり、タスクの再配分がしやすいのも特徴です。

料金 Basic:無料
Premium:¥1,200(ユーザー)/月
Business:¥2,700(ユーザー)/月
Enterprise:要問い合わせ
特徴 ・簡略化された操作性と視覚的に分かりやすいデザイン
・タスクごとに優先度や担当者、進捗など詳細に表示
種類 クラウド型
公式サイト https://asana.com/ja

(5)Wrike

世界で2万社以上が利用しているツールがWrikeです。プロジェクトに必要な情報を一元で管理が可能。分析機能が充実しており、同時進行でタスクの進行や状況を高度に分析できます。

無料版ではメンバーは5人までの制限ですが、小規模のチームであれば問題なく活用可能です。ただし、操作性はやや難易度が高いため、慣れるまでに時間がかかるメンバーがいる可能性があります。

料金 Free:無料
Professional:$9.80(ユーザー)/月
Business:$24.80(ユーザー)/月
Enterprise:要問い合わせ
特徴 ・メンバーの作業時間や業務状況を的確に把握できる
・高機能、多機能で、高度なプロジェクトにも対応
種類 クラウド型
公式サイト https://www.wrike.com/ja/

タスク管理ツールをまずは無料で気軽に導入してみよう

タスク管理は仕事を効率的に進める上で欠かせないものです。特にチームの場合は、お互いの進捗状況が把握できるなど、チーム全体の業務改善にもつながります。そして、そのタスク管理を正確に手間なくできるのが、タスク管理ツールです。

タスク管理ツールにはさまざまな種類のものがあり、それぞれ特徴があります。そのため、業務内容やメンバーの規模に合わせたサービスの選択が重要です。まずは無料で試せるサービスから導入してみるのが良いでしょう。

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