【最新版】おすすめタスク管理・ToDoリストアプリ15選！進捗共有に最適！

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▷【比較表あり】おすすめタスク管理・ToDo管理ツール19選！無料版・個人向けのツールも紹介

タスク管理・ToDoアプリとは

ここでは、タスク管理とToDoアプリについて概要や違いを解説します。タスク管理やToDoアプリを活用すると業務の可視化ができ、効率よく業務をできるようになります。そのため一人一人のモチベーションが向上し、さらなる品質の向上も期待できます。

タスク管理とは

タスク管理とは、一つ一つの業務や仕事を細分化して進捗を管理することです。タスク管理を行うことで業務の可視化ができ、「何からはじめればよいのか」「いつまでに終わらせる必要があるのか」が明確になります。

そのため業務をスムーズに進行することができ、業務の効率化の向上や仕事へのモチベーションの増加に繋がります。

また、複数人でタスクを管理している場合、「誰がいつまでに何の業務を終わらせなればいけないのか」が明確になります。そのため業務の作業ミスや確認漏れなどのトラブル回避に繋がり、正確に仕事やプロジェクトの進捗を把握できます。

このように業務を細分化できるため業務内容や進捗、どこでミスが発生したかなど正確に把握できます。

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ToDoアプリ

ToDoとは「実行する必要があること」、「しなければいけないこと」を意味しています。タスクと比較すると重要度や緊急度は低いため、先延ばしにしても問題がないと言うニュアンスも含まれています。

ToDoアプリは、やるべきこと（ToDo）を集約し、自動的にリスト化する便利なアプリです。終わったものはチェックマークをつけたり、色をつけて分けたりと簡単に見やすくToDoを管理することができます。

また、ToDoアプリはスマホやタブレット、PCでも使用できるアプリが多く、万が一の時のためにアプリ内でデータのバックアップをしているため、ビジネスシーンにもプライベートにも活用できる便利なアプリだと言えます。

タスクとToDoの違い

タスクとToDoの１番の違いは「期限」の有無です。タスクは明確な期限があり、ToDoには明確な期限がありません。そのため、資料作成などのやらなければいけないものはタスク、申請業務などはToDoと言えるでしょう。

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タスク管理・ToDoアプリを利用するメリット

チームでプロジェクトを遂行する際には、タスク管理が不可欠です。なぜなら、プロジェクトで生じる業務は多数のタスクに分解され、メンバーは割り振られたタスクを遂行していくからです。

しかし、タスクは多数あるうえに、部署や拠点を横断することも珍しくありません。このようなタスクの進捗を一括管理していくためには、タスク管理ツールやToDoアプリの活用が不可欠です。

ここでは、タスク管理ツールやToDoアプリを利用するメリットは以下の通りです。

• 可視化によりタスクの整理や管理が楽になる
• 情報をリアルタイムで共有できる
• チームでタスクの共有や進捗を確認できる
• 無駄な業務の削減やモチベーションの向上に寄与する
• ビジネス全体の生産性の向上

それぞれ5つのメリットについて解説します。

メリット1:可視化によりタスクの整理や管理が楽になる

タスク管理ツールやToDoアプリでは、登録されているタスクとメンバー、進捗状況や期限などを一覧表示できます。この一覧表示においても、ガントチャートやグラフなどでの表示が可能なことが少なくありません。

このような機能でタスク全体を可視化すれば、タスク管理者はタスクの進捗や残量を常に把握でき、タスクの再配置や優先順位の変更といった整理や管理が容易になります。

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メリット2:情報をリアルタイムで共有できる

タスク管理ツールやToDoアプリでは、タスクの状態が変更されるとリアルタイムに反映されます。また、チャットやコメント、ファイル管理といった機能を備えているのが一般的です。

つまり、タスク管理ツールやToDoアプリを活用すれば、常に最新の情報を得られるわけです。例えば、タスクの手順や資料などに変更があれば、すぐにその情報をメンバーへ通知でき、素早く対応できます。

メリット3:チームでタスクの共有や進捗を確認できる

プロジェクトは複数のチームで進め、各チームへ目標と期限を設定するのが一般的です。つまり、チームに割り当てられたタスクがあるといえるでしょう。

そのため、タスク管理ツールやToDoアプリの多くは、チームのタスクと個人のタスクの双方を表示できるようになっています。チームは複数のメンバーで構成されるため、チーム全体のタスクを共有し、進捗を一括管理するためには、タスク管理ツールやToDoアプリで一元管理するのが効率的です。

また、タスク管理ツールやToDoアプリの多くはクラウド型です。インターネットを介して、時間や場所、デバイスを問わずにタスク管理が行えるので、リモートワーク中や出張先であっても、チームのタスク進捗を確認できます。

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メリット4:業務の削減やモチベーションの向上に寄与する

タスク管理ツールやToDoアプリを活用すると、チームで遂行すべきタスクおよび個々のメンバーが担当するタスクが明確になります。

これらのタスクはプロジェクトに必要な業務に絞られているため、タスクを遂行していけば、プロジェクトに無関係な業務、つまり無駄な業務が行われる心配がありません。

また、タスクを管理するとメンバースケジュールや業務量を把握できます。一人に多くの負担がかかっているといった状況を早期に改善でき、各社員のストレスが軽減されるのです。

さらに、チーム全体でタスクの抜け漏れもカバーし合えるため、各メンバーのモチベーション向上も期待できます。

メリット5:ビジネス全体の生産性の向上

ToDoアプリを活用すると、「自分が今何をやるべきか」が明確にわかるようになるため、自分の職務に集中することが可能です。また、次にやるべきことも明確なので、指示待ちや確認待ちのような無駄な時間が削減されます。

このように、一人ひとりの業務効率が向上すると、チーム全体や部署全体の効率が上がります。効率が上がると成果が大きく、あるいは多くなるため、ビジネス全体における生産性の向上につながるのです。

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【定番おすすめ】タスク管理・ToDoリストアプリ10選

タスク管理アプリやToDoリストアプリは多数あり、機能や使い心地、料金なども異なります。そのため導入の際は、職種やプロジェクト内容に合ったツールを選ばなければなりません。

ここからは、多くの企業が導入している定番のタスク管理・ToDoリストアプリを厳選してご紹介します。

1.Jooto

タスクを「作業前」「作業中」「作業完了」で分けられる「カンバン方式」を採用しているクラウド型アプリです。タスクの状態が一目でわかるため、部署や拠点を横断したタスクであっても遅延などに気づきやすくなり、プロジェクトをスムーズに進められます。

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2.Trello

2人のチームでも2000人のチームでも、組織に合わせて柔軟な使い方ができるアプリ。あらゆる作業をすばやくセットアップし、ワークフローをカスタマイズできる点が人気です。

3.Asana

自分のスタイルに合わせてプロジェクトビューを選択することができるタスク管理ツールです。 一般的なタスクやルーチン作業は自動化できるので、ミスを減らして仕事に専念できます。

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4.Backlog

プロジェクト管理やタスク管理、コミュニケーションツールなどを搭載しているオールインワンのツールです。ソフトウェア開発やWeb制作、広告や新聞社など、幅広い業界で使われています。

5.Chatwork

国内利用者数最大級の中小企業向けビジネスチャットツール。さまざまな業種や職種に対応しており、モバイルアプリからも利用できます。コミュニケーションの円滑化と業務の効率化を図ることが可能です。

6.Any.do

ToDoリストとカレンダーで進捗度を追跡することに特化したシンプルなアプリです。時間や場所と連動したリマインダーによって、タスクのやり残しを防げます。

7.TickTick

30以上の機能を10以上のプラットフォームで同期できるタスク管理ツールです。世界中のトップメディアから推奨されています。

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8.Focus To-Do

集中力を挙げる「ポモドーロテクニック」を取り入れたタスク管理ツールです。作業時間や集中時間の統計レポートが確認できます。

9.write

あらゆる業務に対応できる高いカスタマイズ性が特徴です。各プロジェクトや部門の業務プロセスに合わせたワークフローを簡単に作成できます。

10.Google Keep

クラウド上にメモを一括して保存できるGoogleのメモアプリです。スマートフォンやタブレット、パソコンから利用でき、自動で同期されるためいつでも最新のメモを確認できます。

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【個人向けおすすめ】タスク管理・ToDoリストアプリ5選

タスク管理ツール・ToDoリストアプリは仕事のシーンでだけ役立つものではありません。毎日の買い物や家事のタスク、子どもの習い事や学校行事の管理などには、個人向けのToDoリストが活用できます。

ここからは、使いやすくて効率が上がると評判の、個人向けタスク管理アプリをご紹介します。

1.Todoist

GoogleサービスやメールやSlack、DropBoxといったビジネスツールとチャット、カレンダーなどと連携できるToDoリストアプリです。進捗を可視化でき、業務の生産性や効率を把握できます。

2.Google ToDo

タスクをサブタスクに細分化したり、タスクの進捗状況に合わせて詳細情報を編集したりするなど、きめ細かな作業が行えるタスク管理アプリです。Googleサービスと連携がとりやすいため、タスクを集約しやすくなります。

3.Microsoft ToDo

シンプルな画面構成ですが、タスクの色分けや共有、アラームやデバイス間での同期など、基本的な機能が備わっています。Outlookと連携もできるため、仕事でも十分活躍します。

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4.タスクペディア

気になることを頭の外に出し、簡単に「見える化」ができるタスク管理支援ツールです。一つひとつのプロセスを細かく分けて、精神的・物理的な負担を減らすことができます。

5.Lifebear

カレンダー、ToDo、日記、ノートの4機能があり、Googleカレンダーとの連携も可能です。アカウントとバックアップが紐づいているため、異なるデバイス間でToDoリストを編集できます。

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タスク管理・ToDoアプリの選び方

タスク管理・ToDoアプリを選ぶ際には、さまざまな観点からアプリを検討する必要がありますが、もっとも重要なのは、何の目的でアプリを使うのかを明確にすることです。

仕事用とプライベート用とでは、必要とする機能や仕様が異なります。仕事であれば共有機能や操作性が効率を左右しますし、ユーザー数が多くなるため費用にも注意しなければなりません。

ここからは、タスク管理・ToDoアプリを選ぶ際のポイントを8つ解説します。

(1)必要な機能は備わっているか

機能が十分に整っていないツールを選ぶと、他のツールを併用しなければならない、あるいは導入以前の手法に戻らざるをえない可能性があります。これでは余計な手間が生じてしまい、業務効率を上げることはできません。

しかし、あまりに高度な機能を満載しているツールを選んでしまうと、ITに精通していない社員はツールを使いこなすために勉強をしなければならなくなり、時間のロスが発生します。

仕事の規模や社員のITリテラシーを踏まえたうえで、自社に必要な機能を洗い出し、それらを搭載したツールを選ぶ必要があります。

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(2)低コストで使用できるか

社員が多い会社でタスク管理ツールを導入する際には、コストも重視されます。多くのアプリは、料金形態が1ユーザーあたりの月額（あるいは年額）となっているからです。

ほとんどの無料プランはユーザー数の制限がありますが、その範囲内で収まるのであれば無料プランを選ぶのもひとつの方法です。

ただし、低コストプランは機能が制限されていることがあるため、導入前に利用可能な機能を確認しておく必要があります。

(3)マルチデバイスに対応しているか

タスク管理アプリを選ぶ際には、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレット端末などマルチデバイスにも対応しているかを確認してください。

近年では出向や出張などにも社用のタブレット端末を持参することがあります。また、テレワーク社員には社用スマートフォンを使用することも珍しくありません。

マルチデバイスに対応しているアプリなら、パソコン以外のデバイスからプロジェクトの変更にリアルタイムで対応することができます。

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(4)チーム内で進捗の共有が滞りなくできるか

タスク管理では、チーム全体の動きをメンバー全員が把握できるかどうかが大切なポイントです。チームでプロジェクトの進捗具合を滞りなく共有できれば、ミスやプロジェクトの遅延などを避けることができます。

スムーズに進捗を共有するには、共有カレンダーやメールなどからタスクを共有する機能や、タスク状況を可視化しやすいインターフェース、チャットなどのメッセージ機能が有効です。

(5)操作性は簡単で誰でも扱うことができるか

優れた機能を搭載していても操作が難しいと、使いこなすまで時間がかかってしまい、効率や生産性が下がる恐れもあります。

特定の社員に業務負荷がかかるのを避け、チーム全体としての効率を上げるのが管理ツールの目的ですから、どの社員でも簡単に扱うことのできるアプリを選ぶことが大切です。

ドラッグ&ドロップやクリックなどのマウス操作で主要な操作ができる、あるいは音声入力にも対応しているアプリであれば効率性を損なう心配がありません。

(6)通知機能は備わっているか

リマインダーや通知機能が備わっていると、タスクの遂行漏れを回避でき、プロジェクトが遅延するリスクを軽減できます。

同時進行が多い、あるいは優先順位の高い重要なタスクが多いチームには、リマインダーや通知機能が欠かせません。

(7)どんな表示形式に対応しているか

数人、あるいは数十人の仕事の進捗状態を一目で把握できるような、わかりやすい表示形式に対応しているものを選ぶのが賢明です。

表示形式にはTodoリスト形式やカンバン形式、ダッシュボード形式などがありますが、いずれにおいてもチームごと・個人ごとのタスクを表示できると管理がしやすくなります。

また、カレンダー表示やガントチャート表示を随時切り替えができると、一目で状況を把握できます。

(8)無料プランやお試し期間はあるか

いきなり有料プランを契約するのではなく、まずはフリープランやお試し期間から始めるのも一つの方法です。どんなに評判が良いアプリであっても、自社の業務内容やチーム形態などと相性が悪ければ使われなくなってしまいかねません。

無料プランやお試し期間を活用すれば、コストをかけずに自社に適しているかを検討できます。ただしお試し期間には日数が限定されていることもあるため注意が必要です。

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タスク管理・Todoアプリをチームで活用するコツ

プロジェクトを成功させるには、タスク管理・Todoアプリを活用して、チームでタスクを多く消化させる必要があります。取りこぼしなくタスクを消化させるためには、タスク管理・Todoアプリのコツを知っておくことが重要です。

ここでは、タスク管理・Todoアプリをチームで活用するコツをご紹介します。

あらかじめ運用ルールを決めておく

タスク管理・Todoアプリを活用するにあたって、マニュアルや運用ルールを決めておきましょう。誰がタスクを作成するのか、どのように活用していくかなどあらかじめ決めておくと、導入後の混乱を防ぐことができます。

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タスクの優先順位のルールを決めておく

タスクの優先順位もあらかじめルールを設けておきましょう。その場の判断で優先順位を決めてしまうと、重要なタスクが後回しになり、全体の進捗に悪影響が出る可能性があります。納期や見込まれる収益などの観点から、優先順位のルールを決めておきましょう。

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プロジェクトに紐づけてタスクを管理する

タスクをこなすことは、プロジェクトを成功させるための一つの要素に過ぎません。目の前のタスクばかりに気を取られず、常にプロジェクトの目的や目標を意識して、タスクに取り掛かりましょう。

タスク管理・Todoアプリを活用することで、プロジェクトと個人のタスクの進捗を紐づけることができます。全体の進捗の可視化や状況に合わせてタスクを振り分けるなど、チームの状況に応じて適するタスク管理をしましょう。

定期的に運用ルールやマニュアルを見直す

プロジェクトが進行するにつれて、チームの状況やメンバーの入れ替えなどさまざまな変化があります。実際にタスク管理・Todoアプリを活用する中でプロジェクトの状況やチームメンバーの要求に応じて、その都度、運用のルールやマニュアルの修正を行いましょう。

場合によっては、使用しているアプリを変更することも重要です。まずは無料で試せるアプリから導入してみましょう。

タスク管理・ToDoアプリで日々の仕事の効率化

会社の業務はたった一人で完結させるものではなく、必ずチーム単位で協力し合って進めていかなければなりません。チームでなすべきこと、つまり多数のタスクをスケジュール通りに管理・実行していくためには、タスク管理・ToDoアプリが不可欠です。

タスク管理・ToDoアプリでは、他のメンバーのタスク進捗やタスク量、優先順位などを一目で把握することができ、タスクの処理漏れや遅延などを防げます。複数の人が一つのタスクに重複して取りかかるといった無駄な作業が発生する心配もありません。

各チームの業務がスムーズに進めば、部署全体の効率や生産性が向上します。これを機に、タスク管理・ToDoアプリを導入してみてはいかがでしょうか。

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