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ワークフローシステムで稟議を電子化！メリットやおすすめのシステムを紹介
日本独自のビジネス習慣である稟議は、案件ごとの会議回数を減らせるなどのメリットがありますが、申請・承認が複雑で手間や時間がかかると感じている方も多いのではないでしょうか。本記事では、ワークフローシステムで稟議を電子化するメリットを、おすすめのシステムとあわせて紹介します。
目次
ワークフローとは？
ワークフローとは、ある業務における申請から承認までの流れのことです。例えば、備品の購入や経費精算などの申請を決裁者や担当者に出して、承認を受けます。
各部署に書類を回して承認印を押してもらう必要があるため、決裁まで時間がかかってしまう点がデメリットです。しかし、ワークフローを自動化するシステムを利用すれば、業務を大幅に効率化できます。
ワークフローシステムとは、ワークフローのプロセスを電子化するシステムです。このシステムを活用することにより、承認ルートが自動化されてプロセスが円滑に進むため、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
稟議とは？
稟議とは、個人の権限では決定できない事案が発生した際に、上司や経営層などに承認をもらう手続きのことです。例えば、人材の採用や高額な備品の購入、出張の可否などに稟議が必要です。
稟議によって業務の透明性と責任の明確化が行えますが、複数人から承認を得る必要があるため意思決定まで時間がかかります。また、紙の書類で稟議書を作成すると、作成や保管などのコストがかかる点もデメリットといえます。
これらの課題を解決するには、ワークフローシステムを活用して稟議を電子化するのが有効です。稟議書を電子化して、申請や承認のプロセスがデータ上で行われることで、意思決定のスピードを上げてコストも抑えることが可能です。
ワークフロー(電子稟議)システムとは？
ワークフロー(電子稟議)システムとは、稟議のプロセスを電子化するシステムです。主に以下のような機能が備わっています。
- 申請書の作成
- 申請ルートの設定
- 承認・代理承認
- 差し戻し
- ほかのシステムとの連携 など
ワークフローシステムの採用によって、稟議のプロセスをすべてシステム上で完結できるため、申請から決裁までがスムーズに行えます。また、クラウドベースのシステムであれば、場所や時間に縛られずに操作できるため、リモートワークや多様な勤務形態にも対応可能です。
このように、ワークフローシステムは業務の効率化と企業の生産性向上に大きく寄与する重要なツールです。
▷【2024年最新】ワークフローシステムおすすめ20選比較｜メリットや選ぶ際の基準を紹介
ワークフローシステム(電子稟議稟議)のメリット
ワークフローシステムを利用することによって、稟議を電子化することができ、さまざまなメリットが得られます。
ここからは、ワークフローシステムのメリットを詳しく見ていきましょう。
申請〜承認までのプロセスをスピーディーに進められる
ワークフローシステムを使用すると、文書を承認者に手渡しする必要がなくなるため、申請から承認までのプロセスが大幅にスピードアップします。
電子化されたワークフローシステムでは、申請書が瞬時に承認者へ届きます。また、承認者が出張や外出などで不在でも、システム上で場所や時間を選ばず文書を確認・承認することが可能です。
これにより、待ち時間が大幅に短縮され、緊急の決定が迅速に行えるようになります。
稟議の進捗状況を把握できる
ワークフローシステムでは、承認がどの段階にあるのかをシステム上で簡単に把握できます。どの段階で承認が停留しているかも一目でわかるため、業務が滞っている場合は承認者に催促や問い合わせが行えます。
また、承認者も現在処理中の稟議の状況を一目で把握し、必要に応じて迅速な対応を取ることが可能です。
ペーパーレス化を実現できる
ワークフローシステムはシステム上で承認プロセスが進むため、紙の書類を作成する必要がありません。そのため完全ペーパーレス化が実現可能で、稟議書の紛失リスクの低減や印刷・保管などのコストを削減できる点がメリットです。
さらに、デジタル文書は検索や共有が容易であり、情報へのアクセス性と管理効率が向上します。
▷ペーパーレスとは？推進の必要性やメリット・デメリットを徹底解説！
テレワークに対応できる
ワークフローシステムは、テレワーク環境にも柔軟な対応が可能です。稟議が電子化されることにより、従業員はオフィスにいなくても、インターネット環境があればどこからでも申請・承認が行えます。
文書の提出、閲覧、承認がオンライン上で行えるため物理的な制約がなくなり、テレワーク環境でも滞りなく業務が進められる点がメリットです。これにより、従業員も働き方の制約を受けることがなくなり、生産性を維持しつつ満足度の向上に寄与します。
▷テレワークとはどんな働き方？日本の現状や導入メリットをわかりやすく解説
おすすめのワークフロー(電子稟議)システム3選
ここからはおすすめのワークフローシステムを3つ紹介します。
X-point Cloud
X-point Cloudは、使い勝手と効率性を重視したワークフローシステムです。クラウドベースのシステムでどこからでもアクセス可能なため、テレワークや多様な勤務形態に最適。
文書の作成と承認が簡単かつ迅速に行え、稟議プロセスの透明性を高めます。また、直感的なインターフェースと柔軟なカスタマイズ機能により、さまざまな業務要件に対応しやすくなっています。
セキュリティ面も強化されており、企業の重要情報を安全に管理できる点も魅力の一つです。
| 提供元 | 株式会社 エイトレッド |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
※グループウェア連携サービス、セキュリティオプションサービス等別途設定あり |
| 導入実績 | シリーズ累計4,000社以上 |
| 機能・特徴 | 作成・申請、承認、検索・集計、管理者設定、外部システム連携、セキュリティ・内部統制ほか |
| URL | 公式サイト |
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、多機能性と使いやすさを兼ね備えたシステムです。多彩なテンプレートによる文書の作成で、稟議や承認プロセスを簡素化し、効率的に管理することが可能。
申請書の入力項目のカスタマイズオプションにより、さまざまな業種に適応し、特定のビジネスニーズに合わせた設定が行えます。さらに、クラウドベースのため場所を選ばずアクセス可能であり、テレワークやフレキシブルな勤務形態にも柔軟に対応できます。
| 提供元 | 株式会社DONUTS |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
※最低利用料金は月額5,500円(税込)～、初期設定プランのオプションあり |
| 導入実績 | シリーズ累計20万社 |
| 機能・特徴 | 多彩なテンプレート、申請一覧、承認+コメント、入力内容の自動制御、通知機能、外国語表示、スマホで申請・承認ほか |
| URL | 公式サイト |
Create!Webフロー
Create!Webフローは、直感的な操作画面が魅力のワークフローシステムです。初めての方やシステムの扱いに慣れない方でも直感的な操作が可能で、業務のスピードアップにつながります。
また、進捗状況もわかりやすく、承認済みの人には「済」マークが付き承認中の人は点滅するため、万が一稟議が滞っている場合でも迅速に問い合わせが可能。スマートフォンにも対応するユーザーインターフェースを備えており、外出中や移動中でもスムーズに確認と承認を進められます。
| 提供元 | インフォテック株式会社 |
| 初期費用 | クラウド版:無料 パッケージ版:要問い合わせ |
| 料金プラン | ■クラウド版 基本サービス
■パッケージ版
※1,000ユーザーライセンスまで設定あり、各種オプションサービス別途設定あり |
| 機能・特徴 | 申請、承認・決裁、保管・検索、集計、ユーザー支援、構築・メンテナンス、外部連携ほか |
| URL | 公式サイト |
ワークフローシステムで稟議を電子化しよう
ワークフローシステムによる稟議の電子化は、ビジネスの効率化と透明性向上に大きく貢献します。紙ベースのプロセスから電子化への移行により、申請から承認までの時間が短縮され、プロセスの可視化が実現可能です。
この透明性の向上は、組織内のコミュニケーションを改善し、意思決定の迅速化にもつながります。また、電子化はペーパーレスによるコスト削減と環境負荷の軽減、リモートワークのサポートにも有効です。
ワークフローシステムを導入して稟議を電子化し、社内の重要事項の決定を迅速化しましょう。
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