無料で使えるワークフローシステム8選比較！選定ポイントや有料製品との違い

無料で使えるワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、企業の業務を効率化するためのツールであり、稟議書や申請書などの承認手続きを電子化し、一元管理することに役立ちます。

データ化された申請書を用いてシステム上で稟議申請や承認を行えるようになるため、作業効率の大幅な向上が期待できます。また、ペーパーレスが進むことで、コスト削減も期待できるでしょう。

ワークフローシステムは、導入から運用に至るまでに費用が発生するものですが、多くの製品は無料トライアル期間を提供しています。無料期間中であっても基本機能はそのまま使えるため、実際の使用感を確かめられるでしょう。また、無料プランのまま利用を続けられる製品もあります。

▷【簡単解説】ワークフローシステムとは？機能や選び方・メリット、導入の流れをわかりやすく解説

【無料トライアルあり】ワークフローシステム7選比較

以下に、無料トライアルが利用できるワークフローシステムを紹介していきます。

X-point Cloud

X-point Cloudは、12年連続国内シェアNo.1を誇る、直感的に操作ができるクラウド型ワークフローシステムです。

紙の帳票イメージをそのままWebの入力フォームにできるため、従業員が違和感なくスムーズに利用できます。API連携(Webhook・REST API)によって、書類情報送信を自動化したり、外部からX-pointのワークフロー操作などを行ったりすることも可能となるでしょう。さらに、30日間無料トライアルでは専任のトライアルサポートチームが、導入前の検証・検討を支援してくれます。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、とにかく「使いやすさ」を追求したUI設計を備えたシステムです。

驚くほどシンプル・簡単な操作性で、誰でも簡単に会社独自のフォームを作成できます。50種類以上のテンプレートが用意されているほか、フォーム設定のオプションも多彩であるため、自社に合ったフォームを短時間で作成できます。また、申請が現在どんな状態にあるか、一覧画面から簡単に確認できるため、申請書を探すだけで一苦労といった事態を削減できるはずです。

コラボフロー

コラボフローは、簡単な操作性と充実の機能で申請・承認業務を電子化できる、Webワークフローシステムです。

Excelを申請フォームとしてそのまま電子化できるため、現在の運用を変えることなくワークフローシステムを作れます。また、テンプレートの作成はExcelで作ったものを取り込むだけで完了するため、専門的な知識やツールは不要です。さらに、APIや他サービスとの連携機能も充実しているため、複雑なフローも設定に落とし込みやすく、状況に応じて柔軟に対応することが可能です。

SmartFlow

SmartFlowは、システムの知識がなくてもノーコードで直観的に操作可能なワークフローシステムです。

プログラミングの知識がない人でも社内文書をシステム上で再現できる「申請フォーム機能」が搭載されています。また、承認フローをシステム化しても、紙ベースで実行していた際と同等のきめ細かい運用が可能です。正しく扱えば、申請、承認、決裁における書類回覧がすぐに自動化されるでしょう。さらに、書類の管理者権限では申請の状況をデータで一括出力し、自由分析を行うこともできます。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、紙の申請・承認・決裁フローをそのまま電子化できるワークフローシステムです。

申請書の作成から承認時の押印まで、すべてがWebシステム上で完結し、ファイリングや保管スペースが不要となるうえ、情報を紛失する心配もなくなります。検索ですぐに過去の文書を取り出して閲覧することができるほか、過去の申請や他システムのデータを再利用して、すばやく起票することも可能です。

Styleflow

Styleflowは、業務の場所や時間、IT知識の有無にかかわらず、申請・承認・決裁をカンタンにスピードアップしてくれるワークフローシステムです。

外出先でも申請・承認できるマルチデバイス対応であり、PCはもちろんスマホやタブレットにも対応しています。自宅や出張先であっても、いつでも申請・承認、状況確認が行えるのに加え、メールだけでなくチャットツールへの通知設定もできます。決裁金額の範囲など書類ごとのルートの振り分けや、個人を指定しての申請など、複雑な承認ルートも直観的な操作で簡単に作成できる点も魅力です。

iQube

iQubeは、社内ノウハウを蓄積して業務を効率化する、クラウド型グループウェアです。

直感的に使える操作性の良さや、社内情報ストックに関しての機能で高い評価を得ており、2011年と2012年には日経コンピュータ主催のクラウドランキングで2年連続ベストサービス賞を受賞しています。また、スケジュールやToDoリストとの連携が可能であり、プロジェクトの進捗をスケジュール上で一括管理することができるでしょう。

【無料プランあり】おすすめのワークフローシステム

以下に、無料プランが設けられているワークフローシステムを紹介します。

GroupSession

GroupSessionは、無料・ユーザ数無制限で利用できる、チームコラボレーションを強化するグループウェアです。

「スケジュール」、「施設予約」、「掲示板」、「稟議」、「在席管理」など多彩な機能を持ち、日本企業特有の文化に合わせた設定ができることを強みにしています。また、すべての機能が直感的に利用することができ、マニュアルを確認することなく使い来なくことができます。

ワークフローシステムの無料製品・有料製品の違い

無料と有料のワークフローシステムには、どのような違いがあるのでしょうか。

以下に詳しく解説していきます。

ユーザー数の制限

無料のワークフローシステムでは、ユーザー数などの主要機能に制限があることがほとんどです。

無料製品は、小規模組織向けやトライアル目的に適したサービスであることが多いため、一定数以上のユーザーを追加したい場合には、有料製品への移行が求められるでしょう。有料製品では、価格に応じて各種の制限が緩和、あるいは完全に撤廃されます。組織の成長に合わせて、段階的にシステムを拡張することも可能です。

データ容量と保存期間

無料製品と有料製品では、データ容量とその保存期間に顕著な違いがあります。

無料製品では、データ容量にも制限が設けられており、保存期間も短めに設定されていることが一般的です。小規模組織や短期間のプロジェクトには適していますが、長期間にわたる大量のデータ管理には不向きと言えます。一方で、有料プランではより大きなデータ容量と保存期間を活用できます。長期的なデータ保全とアクセスの利便性を重視する場合には、有料プランの選択が適切でしょう。

▷クラウド型のワークフローシステムを比較｜メリット・デメリットや選び方を解説

搭載されている機能

無料製品では基本的な機能しか利用できず、高度な機能は制限されている傾向があります。

例えば、無料製品でも業務プロセスの自動化やタスク管理など、基本的なワークフローならば自動化できるでしょう。しかし、高度なレポーティング機能、カスタマイズ可能なダッシュボード、統合APIの使用など、より複雑で高度な機能は制限されていることが一般的です。一方で、有料プランではこれらの高度な機能に加え、優先的なサポートサービスやセキュリティ機能の強化など、ビジネスニーズに合わせた包括的なサービスを受けることができます。

▷中小企業におすすめのワークフローシステム7選比較｜選ぶ際のポイントを解説

サポート体制

無料製品と有料製品では、サポート体制に大きな違いがあります。

無料製品でのサポート体制は、基本的なオンラインサポートやQ＆Aへのアクセスに限定されていることが多数です。しかし有料プランでは、電話やメールでの個別サポートや、迅速な対応を受けられるプレミアムサポートに加え、専任のサポート担当者まで提供されるケースがあります。

無料のワークフローシステムを選定する際のポイント

無料のワークフローシステムを選ぶ際のポイントを、以下に詳しく紹介していきます。

利用できる機能

最も優先すべき選定ポイントは、求める機能が適切に利用できるかどうかです。

無料製品は有料製品に比べて機能が制限されている場合が多いため、自社が求める機能が使えるかどうかを、事前によく確認する必要があります。例えば、申請や承認のフローがシンプルな会社の場合は無料製品で問題ないかもしれませんが、複雑な条件分岐や特定のデータ処理を必要とする環境では、機能の制限により十分なパフォーマンスが得られないことがあります。導入前にはどの機能が無料プランで利用できるのか、それが自社の業務に合致しているかを、慎重に確認することが重要です。

無料で利用できる期間

無料トライアル期間が定められているかどうかを、最初に確認しておきましょう。

多くのサービスでは無料トライアル期間を設けており、この期間内は基本的な機能を無料で使用できます。しかし、トライアル期間が終了すると自動的に有料プランに切り替わり、費用が発生するケースがあります。そのため、無料で提供される期間がどの程度なのかを事前に確認し、試用期間後のプラン変更やキャンセル手続きが必要かどうかを理解しておく必要があるでしょう。

▷【2024年最新】ワークフローシステムおすすめ20選比較｜メリットや選ぶ際の基準を紹介

無料トライアルでワークフローシステムの使用感を試してみよう

無料のワークフローシステムを上手に活用することで、コストを最小限に抑えながら企業の業務効率化を実現することが可能です。

ワークフローシステムを導入する際は、利用できる機能や無料トライアル期間をしっかり確認し、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。無料のワークフローシステムを活用して、賢く業務効率化を果たしてください。