【簡単解説】ワークフローシステムとは？機能や選び方・メリット、導入の流れをわかりやすく解説

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、組織内で発生する申請・承認・回覧・施設予約などの流れや手続きをシステム化したものを指します。

紙ベースの業務をシステム化することで、業務の大幅な効率化を実現するとともに、業務上のルールやレポートラインの遵守、内部統制の強化なども期待できます。

今や組織に欠かせないシステムの一つといっても過言ではなく、多くの企業で導入・運用されています。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムに搭載されている主な機能を7つ紹介します。

申請書類のフォーマット作成機能

ワークフローシステムによって、申請書類の電子版フォーマットを作成できます。

具体的には、稟議書・経費精算・出張申請・有給休暇取得申請などが該当し、用途に合わせて異なるフォーマットを用意するのが一般的です。

紙ベースの申請書は印刷・記入・押印などの手間がかかりますが、電子版のフォーマットがあれば画面上で入力して申請するだけで申請が完了します。誰でも簡単に作成できるようになり、プログラミングなどの深い知識も不要で申請書類が作成できるようになります。

ワークフロー制御機能

ワークフローシステムには、あらかじめ設定した経路・ルールに沿って手続きが進むよう、回付・回覧を制御する機能が備わっています。

たとえば、申請された手続きについて、次の承認者にのみ承認または差し戻しの処理をするよう通知が届きます。承認された場合は次の承認者に通知が行き、差し戻しの場合は申請者に再提出を促す通知が届く仕組みです。

制御機能はワークフローシステムのコアともいえる機能で、自動的にルール・プロセスが遵守されることで業務上の秩序が保たれます。

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ユーザー管理・権限管理機能

ワークフローシステムでは、ユーザーの部署や役職などによって管理や権限の付与を行います。状況に応じて、組織図にはない業務上のチーム・プロジェクトなどに合わせて自由にグループを作成可能です。

また、人事システムと連携することでユーザーと組織情報を紐づけ、組織変更や人事異動などに自動的に対応できるシステムもある点が特徴です。

この機能によって、経路設定や権限付与がしやすくなるだけではなく、システムや業務フローの維持のしやすさにもつながっています。

進捗状況を可視化する機能

ワークフローシステムでは、「どの申請が」「どこまで進み」「現在誰の処理を待っているか」が明確であり、関係者全員が状況をリアルタイムで確認可能です。

この機能により、紙ベースの申請で起こりがちな申請書類の行き違いや見落とし、それにともなう遅延などを最小限に抑えられます。

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検索機能

ワークフローシステムでは、過去の申請や手続きがデータとして蓄積・保管されるうえに、それらのデータを検索機能で簡単に取り出すことができます。

紙ベースの場合は時間の経過とともに書類が増えていき、その都度ファイリングの手間や必要な書類を探す手間が発生し、保管スペースも必要です。

システムの導入によって、このような問題をまとめて解消できるため、アナログ管理でかかっていた労力の大半を削減できるでしょう。

システム連携機能

ワークフローシステムは単体でも十分に機能しますが、外部システムと連携することで業務範囲や用途が拡張され、利便性が向上します。

たとえば、既存の経理システムと連携することで、ワークフローシステムでの申請に連動して発注・決裁機能を起動するといった使い方が可能です。また、既存のグループウェアやポータルサイトなどと連携して、すべてのシステムにシングルサインオンすることもできます。

既存のツールやシステムがある場合は、導入を検討しているワークフローシステムに連携機能があるかどうか、連携できるものは何かを確認しておくとよいでしょう。

移行機能

システムの導入・入れ替えに対応するための移行機能も、ワークフローシステムの特徴の一つです。

既存のワークフローシステムを新しいものに入れ替えたい場合や、データの一部を移したい場合などは、登録されているユーザー情報や各種設定、申請承認履歴などを保持する必要があり、移行作業は非常に複雑です。

このような作業を簡略化するうえで、データのインポート・エクスポート機能の活用が不可欠です。これらの機能が揃っていれば、手軽に新しいシステムへ移行できます。

ワークフローシステムを活用するメリット

ここからは、ワークフローシステムを活用する5つの代表的なメリットを解説します。

決裁時間を短縮できる

ワークフローシステムは、場所や時間を問わず申請・確認・承認ができるため、決裁時間を大幅に短縮できます。

加えて、進捗状況をリアルタイムで可視化する機能があるため、誰がいつ処理を行ったのか、現在どこで手続きが止まっているのかを関係者全員が確認できます。これにより、ほかの関係者が現在の承認者に処理を催促することも可能です。

状況が可視化されていることで、「速やかに処理しなければ」という心理も働きます。このようなさまざまな要素が重なり、決裁時間の大幅な短縮が期待できるのです。

申請業務を効率化できる

ワークフローシステムを活用することで、申請業務におけるさまざまな作業が軽減され、大幅な効率化を実現できます。

具体的には、主に以下のような手間が削減されます。

• 申請書の印刷・記入・回付
• 過去の申請をファイリング・保存・管理
• 過去の申請内容の検索
• 申請状況の進捗確認
• 申請者への決裁・差し戻しの連絡
• フォーマットや手順の変更に関する連絡

フェイス・トゥ・フェイスで行っていた多くの業務が削減・簡略化されるため、申請業務全体における効率化の効果は非常に大きいといえるでしょう。

内部統制を強化できる

ワークフローシステムの活用は、内部統制の強化にもつながります。

内部統制とは、組織内部で業務上のルールや業務プロセスを設定・整備し、それらに沿って各種業務を行うことです。しかし、故意・過失を問わず、これらのルールやプロセスを守らなかったことが重大な法令違反やコンプライアンス違反につながる場合もあります。

ワークフローシステムでは、申請先の条件・金額・決裁ルートなどをあらかじめ定義できるほか、申請内容のチェックロジックを設定することも可能です。

そのため、人為的なミスの防止やコンプライアンス・内部統制の強化を目的に、ワークフローシステムを導入する企業も少なくありません。

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ペーパーレス化を実現できる

ワークフローをシステム化することで、ペーパーレス化も実現できます。そもそも紙ベースの業務をデジタル化することが、ワークフローシステムのコンセプトの一つといえます。

ペーパーレス化を実現することで、紙代・印刷代・郵送費・保管コストなどが軒並み削減されるほか、作業に携わっていた従業員の人件費までもが削減することが可能です。申請書を汚損・紛失する心配もなく、管理や検索の手間も劇的に軽減されます。

ペーパーレス化の恩恵は従業員・組織にとって非常に大きいため、さまざまな部署や業務において、ボトムアップで次々と電子化・ペーパーレス化が推進されるでしょう。

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データを活用できる

ワークフローシステムの導入により、蓄積したデータを活用できるようになります。各申請が一定のフォーマットで漏れなく保存されるうえに、検索によって簡単に必要書類を取り出せるためです。

データの自動集計やグラフ化機能を備えたワークフローシステムもあるため、工夫次第でさまざまなケースに対応・応用できるでしょう。

ワークフローシステムを活用するデメリット

メリットの多いワークフローシステムですが、デメリットも存在します。

ここでは、よくあるデメリットを2つ解説します。

既存の業務フローから変化してしまう

ワークフローシステムの導入にともない、既存の業務フローが変化することがデメリットになる場合があります。操作に慣れるまでは操作方法がわからないことでストレスを感じたり、一時的に問い合わせが増加したりといった混乱も予想されます。

そのため、導入にあたってはどのような効果が望めるかをしっかり理解してもらうこととあわせて、マニュアルの整備やサポート窓口を設置するなどの工夫が必要です。

ワークフローシステムが使いづらいと浸透しづらい

実際に使用する従業員にとって、使いづらいシステムであれば浸透しづらい点もデメリットです。どんなに高機能なワークフローシステムであっても、あまりにも覚えることが多かったり、使いこなせなかったりすると次第に使われなくなってしまいます。

業種や組織の年齢層などによっては、ワークフローシステムに限らずシステムやツールに苦手意識を持っている社員もいるでしょう。そのため、ワークフローシステムの選定・導入は、既存の課題を解決することのほかに、使う人の利便性も考慮することが大切です。

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ワークフローシステム導入の流れとは？

ここからは、ワークフローシステムを導入する際の流れを5つのステップで解説します。

ワークフローシステム導入体制を整える

ワークフローシステムの導入作業は大掛かりになるため、まずは社内で体制を整える必要があります。

具体的には、システムを導入する部門のメンバーやシステム部門からなる導入チームの編成が挙げられます。特に、ワークフローの流れを定義するうえで、実際に利用する部門の情報や意見は欠かせません。

また、導入にあたっての周知や教育を行う担当や、問い合わせ窓口なども順次整えていく必要があります。

対象業務を洗い出す

続いて、ワークフローシステムに組み込む対象業務を洗い出します。

対象業務それぞれにシステムを適用させる必要があるため、業務で使用している帳票・フォーマット・テンプレートなども収集します。

対象業務の内容・量・質などによって構築すべきシステムや必要な機能が異なるため、可能な限り具体的かつ明確に精査しましょう。

ワークフローシステムを選ぶ

対象業務を洗い出したら、実際に利用するワークフローシステムを選定します。洗い出した対象業務に対応できることはもとより、既存の課題を解決できる機能が備わっているかどうかが重要なポイントです。

そのほかにも、操作性・拡張性・提供形態・既存のシステムとの親和性に加えて、従業員に浸透しやすいかどうかなども幅広く考慮しなければなりません。

管理者やユーザーに教育を実施する

次に、ワークフローシステムの導入に向けて、管理者やユーザーに対して使い方などの共有を実施しましょう。

研修を行う場合は、内容や利用者に応じて複数回実施するのが望ましいでしょう。一方、申請を行う一般ユーザー、承認・決裁を行う管理職、権限の設定や運用を行うシステム部門には、それぞれ異なる教育を行います。

また、導入後の疑問やトラブルをある程度自分たちで解決できるようにマニュアルを整備したり、専用の窓口を設けたりするのも効果的です。

ワークフローシステムの利用を開始する

最後に、社内教育と並行して、実際の利用に向けて細かな設定を行っていきます。

具体的には、ユーザー登録・申請画面の作成・承認経路の設定・権限の設定などです。ワークフローシステムに組み込む業務の量や種類、組織の規模などによって、準備に要する労力や時間は大きく異なります。

全体のバランスを考慮しながら人員配置・スケジューリングを行い、マニュアルの作成や社内教育と連動させましょう。

なお、実際に運用を開始した後は、問い合わせやトラブルなどに対応しつつ、PDCAサイクルを回しながら定着させていきます。

ワークフローシステムの選び方

ここでは、ワークフローシステムを選ぶ際に確認しておきたいポイントを5つ紹介します。

操作性の高さで選ぶ

操作しづらいワークフローシステムでは誤操作や使用率の低下を招く可能性があるため、実際に使う人たちの操作性を考慮することが大切です。

どんなに高性能なシステムであっても、使われなければ導入の意味がありません。また、誤操作・誤申請・問い合わせなどが増加することで、かえって非効率な状況に陥ってしまっては本末転倒です。

このような状況を回避するためには、誰にとっても使いやすいシステムであることが求められます。UI・UXがわかりやすいことに加えて、ほとんどマニュアルを必要としないような直感的な操作性が理想といえます。

システムによってはデモ版の利用や操作ができるものもあるため、実際に使用する従業員に使用感を確かめてもらうのもよいでしょう。

拡張性・カスタマイズ性の高さで選ぶ

企業・組織によって状況や業務フローが大きく異なるため、ワークフローシステムの拡張性・カスタマイズ性もチェックしておきましょう。

たとえば、既存システムとの連携が挙げられます。導入しているシステムの種類や数、どこまでをシステム化しているかなどは組織によってさまざまです。また、グローバル企業であれば外国語に対応していることが必須条件になる場合もあるでしょう。

ワークフローシステムは業務フロー・業務プロセスの基盤ともいえる重要なツールです。自社の状況に合わせて漏れなく網羅できるよう、拡張性・カスタマイズ性はよく確認することをおすすめします。

搭載機能で選ぶ

ワークフローシステムを選定するにあたり、搭載している機能も重要な選定基準です。多機能であることよりも、自社の課題を解決できるかどうかを重視しましょう。

申請のフォーマットや経路設定が複雑ではないか、権限付与や承認ルートは柔軟に設計・変更できるかどうかなど、設計段階での柔軟性が導入後の使いやすさを左右します。

また、既存システムとの連携や置き換えを想定している場合は、システム連携のしやすさや対象のソフト・システムなども確認しておきましょう。

提供形態で選ぶ

ワークフローシステムには、パッケージ化されたソフトウェアを導入する「パッケージ型(＝オンプレミス型)」と、提供元のサーバー上で動作する「クラウド型」があり、それぞれ特徴が異なります。そのため、自社に合った提供形態を選ぶことが大切です。

パッケージ型は組織の規模を選ばず導入できることや、カスタマイズ性・セキュリティの高さがメリットです。一方、初期費用が高額になりがちなうえ、自社で運用しなければならないなどのデメリットがあります。

クラウド型は導入の手間やコストが少なく、運用やアップデートは提供元が行ってくれる点がメリットです。一方、サーバートラブルに弱かったり、ランニングコストが発生したりする点がデメリットといえます。

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サポート体制の充実度で選ぶ

導入前後のサポート体制は、提供元によって大きく異なります。

自社にデジタルツールやシステムを保守・運用できる部署や担当者がいれば問題ありませんが、大規模システムをはじめて導入する企業や、専任の担当者を置けない企業もあるでしょう。企業によっては、それぞれの状況に応じて、必要なサポートを受けられるサービスを選んだ方が安心な場合もあります。

なかには、導入前後の技術的サポートだけではなく、トライアル運用や従業員に対するユーザー教育までサポートしてくれるサービスも存在します。ワークフローシステムは導入して終わりではないため、継続的かつ安定的に運用できるよう、サポートが充実しているサービスを選んでみてください。

ワークフローシステムの導入事例

ここからは、ワークフローシステムの具体的な導入事例を3つ紹介します。

キリンホールディングス株式会社

大手飲料メーカーであるキリンホールディングス株式会社は、ワークフローシステムの導入によって大幅なペーパーレス化、在宅勤務体制の構築に成功しています。

同社では、ワークフローシステムの導入プロジェクトチームを編成し、140項目の選定要件から7つのシステムに絞り込み、最終的に決定したシステムのベンダーと協力しながら設計や導入を進めていきました。

その結果、約8か月で約40社にも及ぶグループ企業を含む約15,000人の従業員にワークフローシステムを展開し、オフィスワーク部門のみならず、現業部門でも効率化に成功しています。

[出典:ワークフロー 楽々WorkflowII「グループ全域でペーパーレス化を実現し在宅勤務体制を構築」]

セイコーソリューションズ株式会社

システムソリューションを提供するセイコーソリューションズ株式会社は、ワークフローシステムの導入で内部統制の強化・品質管理の向上・業務の効率化に成功しています。

同社は以前より社内の承認・決裁業務に、「Microsoft SharePoint」のドキュメントライブラリ機能を活用し、Excelで作成した申請書類をメールで送っていました。しかし、申請管理が複雑化していったうえ、進捗状況の確認ができないことが原因で、業務上の不都合な点が浮上。

同社はもともと使用していたツールがあるため、新システムの連携機能にも注目していました。このような選定が功を奏し、新システムにスムーズに移行できたことに加え、業務が大幅に効率化され、人為的ミスの削減を実現しています。

[出典:NTT DATA「セイコーソリューションズ株式会社様」]

国立大学法人東京工業大学

国立大学法人東京工業大学では、ワークフローシステムを活用した「大学DX」を推進しています。

具体的には、システムによって申請業務の電子化・効率化・学内データの収集・可視化などを行うことで、データベースの構築を図ります。このようなデータを大学経営や研究に活用することを大学におけるIR(Institutional Research)と呼び、同校は日本で先進的にIRに取り組んできた大学として知られていることが特徴です。

業務のやり方をテンプレート化することで、教職員一体となった導入に成功しており、現在は申請業務以外の案件管理などの分野における電子化も目指しています。

[出典:ワークフロー 楽々WorkflowII「楽々WorkflowIIを活用した「大学DX」を推進中」]

ワークフローシステムを導入し申請・承認業務を効率化しよう

組織内で発生する申請・承認・回覧・施設予約などの流れを電子化・システム化するワークフローシステム。ペーパーレス化の推進や決裁時間の短縮、内部統制強化などの恩恵が大きく、幅広い企業で活用されています。

十分な効果を得るためには、自社の状況や課題を明確にすることが重要です。自社に合ったシステムを選定・導入し、社内のあらゆる申請・承認業務を効率化して、企業の発展に役立てましょう。