ワークフローの電子化とは?メリット・デメリットやおすすめのシステムを紹介

2024/01/18 2024/01/18

ワークフローシステム

ワークフローの電子化とは

ワークフローの課題を解決するワークフローの電子化。紙でのやり取りは、申請承認に手間がかかる・進捗がわからないなど非効率なうえに、紛失リスクもあるため改善が必要です。本記事では、ワークフローの電子化の概要やメリット・デメリット、おすすめのシステムを紹介します。

ワークフローとは?

ワークフローとは、業務における申請から承認までの一連の流れのことです。

企業では、一般社員が決裁者や担当者の承認を得なければならない事案が発生した際に、「申請→承認→決裁」という業務の流れが存在します。ワークフローがうまく機能していないと、決裁まで時間がかかったり正しい判断ができなかったりする恐れがあるため注意が必要です。

ワークフローの電子化によって、一連の業務がより効率的かつ透明性のあるものに変わる効果が期待できます。結果的に作業の速度が向上し、エラーのリスクも低減され、全体の生産性が高まります。

紙によるワークフローの課題

紙ベースでのワークフローには、さまざまな課題があります。

ここからは、紙によるワークフローの課題を詳しく見ていきましょう。

進捗状況を把握できない

紙ベースのワークフローでは、作業の進捗状況をリアルタイムで確認するのが難しいです。書類がどこにあるのか、どの段階にあるのかが不透明で、プロジェクトの進行に遅れが生じやすくなります。

そのため、効率的な管理や迅速な問題解決が困難になり、生産性に影響を与える可能性があります。

書類が紛失してしまうリスクがある

紙ベースのワークフローでは、大切な書類を紛失するリスクが常に存在します。物理的な書類は誤って廃棄されたり、行方不明になったりする可能性があり、重要な情報が失われて業務に支障をきたすこともあるでしょう。

さらに、書類の紛失はセキュリティ上の問題を引き起こし、機密情報が流出してしまう危険性もあります。

書類の回覧に時間がかかってしまう

紙ベースのワークフローでは、書類の回覧に多くの時間が必要です。物理的に書類を配布し、承認を得るプロセスは進行が遅く、効率が悪いといえます。

特に、複数の部門や拠点が関わる場合、書類が各ステップを経るのに日数がかかり、意思決定やプロジェクトの進行に遅れが生じる原因となります。

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ワークフローを電子化するメリット

ワークフローは、紙ベースでは課題がありますが、電子化することによってさまざまなメリットが得られます。

ここからは、ワークフローを電子化するメリットを5つ紹介します。

申請・承認業務の効率化が図れる

電子化されたワークフローでは、書類を物理的に移動させる必要がなく、オンラインで迅速に処理が可能です。これにより、待ち時間が大幅に削減され、プロジェクトやタスクの進行がスムーズになります。

また、担当者が不在の場合でも、電子化されていればどこからでも承認作業ができるため、業務が滞ることもないでしょう。

承認ルートを可視化できる

電子化されたワークフローでは、申請や承認の状況を誰もがリアルタイムで確認でき、プロセスの透明性が向上します。これにより、どの段階でどの担当者が関わっているのかが明確になり、業務の透明性が高まります。

また、承認待ちのタスクやボトルネックを簡単に特定できるため、迅速な問題解決や業務の流れの改善が可能です。この透明性の高さは、チーム間のコミュニケーションを促進し、効率的な業務を実現します。

書類管理の手間が省ける

ワークフローの電子化により、書類管理の手間が大幅に削減されます。物理的な書類の保管、分類、追跡の必要がなくなるため、保管スペースの節約と時間の効率化が実現可能です。

電子文書は検索が容易で、必要な情報に素早くアクセスできます。また、電子的な保管は紙の書類よりもセキュリティが高く、情報の安全性が高まります。

これにより、書類紛失や情報漏洩のリスクが低下し、信頼性と効率を向上できるのです。

ペーパーレス化を実現できる

ワークフローの電子化は、ペーパーレス化を推進し、環境にやさしいオフィス環境を実現します。

電子化によって紙の使用量が減少することで、コスト削減と環境保護に貢献します。また、物理的な書類の保管スペースが不要になるため、オフィス内の有効活用が可能です。

このように、電子化により効率的な業務遂行と、持続可能な企業経営が期待できる点がメリットです。

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内部統制の強化につながる

ワークフローの電子化は、企業の内部統制を強化するのに役立ちます。

電子化されたワークフローでは、作業の進行状況、承認履歴、文書の変更履歴などが正確に記録され、容易に追跡が可能です。そのため、不正行為の防止や誤りの特定が容易になり、全体的な業務の透明性と責任の明確化が進みます。

また、適切な内部統制の実施は、リスク管理とコンプライアンスの向上にも寄与し、組織全体の信頼性と効率を高めるのです。

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ワークフローを電子化するデメリット

ワークフローを電子化することによってさまざまなメリットがある反面、デメリットがあるのも事実です。

あらかじめ、どのようなデメリットがあるのかを把握しておきましょう。

使いこなせない可能性がある

ワークフローを電子化する際、従業員が新しいシステムに慣れるまでの時間が必要です。

特に、システムなどの操作に不慣れな従業員にとっては、操作が複雑に感じられることがあります。その結果、効率化のメリットが十分に活かされないこともあるでしょう。

適切なトレーニングとサポートが不足していると、授業員は不安や抵抗感が生じるため、電子化する際には従業員の教育とサポートが欠かせません。

紙と混在すると管理が複雑になってしまう

ワークフローを電子化する際、紙の文書と電子文書が混在すると、管理が複雑になることがあります。例えば、文書が紙で、補足のための添付ファイルが電子フォーマットで存在すると、情報の一元管理が難しくなるのです。

このような問題を解決するには、すべての文章が電子化できるシステムを採用し、電子化の漏れを防ぐことが大切です。

導入・運用に費用がかかる

ワークフローシステムは、導入と運用の段階で費用が発生します。

具体的には、導入時にソフトウェアの購入、設定のカスタマイズなどにコストがかかります。また、従業員へのトレーニングや継続的な技術サポート、システムの更新やメンテナンスも定期的に必要となり、ランニングコストも発生します。

システムを選定する際には必ず見積もりを依頼して、どのくらいの費用が発生するのかをあらかじめ把握しておきましょう。機能面も比較しながら、予算内に収まるシステムを選んでみてください。

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ワークフローの電子化におすすめのシステム

ここからは、ワークフローの電子化におすすめのシステムを3つ紹介します。

X-point Cloud

X-point Cloudは、ワークフローを電子化するためのクラウドベースのシステムです。手軽に利用できるインターフェースと幅広い機能を備えており、さまざまな業務プロセスの効率化に貢献します。

文書の作成、共有、承認プロセスが簡単かつ迅速に行えるため、時間の節約と業務の透明性が向上します。また、クラウドベースであるためどこからでもアクセス可能で、リモートワークにも最適です。

提供元株式会社 エイトレッド
初期費用無料
料金プラン
  • スタンダード:550円(税込)×ユーザー数/月
  • プリペイド:522円(税込)×ユーザー数×12/年

※グループウェア連携サービス、セキュリティオプションサービス等別途設定あり

導入実績シリーズ累計4,000社以上
機能・特徴作成・申請、承認、検索・集計、管理者設定、外部システム連携、セキュリティ・内部統制ほか
URL公式サイト

ActionPassport

ActionPassportは、ユーザーフレンドリーなデザインと包括的な機能を備えたワークフローシステムです。特に自動申請や文書管理に強みを持ち、業務の透明性と効率を大幅に向上させます。

申請から承認までのプロセスがスムーズで、ユーザーは直感的な操作で業務を進めることが可能。また、高度なセキュリティ機能を備えているため、機密情報を安全に取り扱えます。

多様な業務ニーズに対応する柔軟性も特徴の一つで、さまざまな規模の企業に適しています。

提供元株式会社イーネットソリューションズ
初期費用無料
料金プラン5,500円(税込)/月/10ID~

※ユーザー情報連携オプション、決裁データ出力オプション等別途設定あり

<

機能・特徴申請、承認・決済、保管・検索、集計、ユーザー支援ほか
URL公式サイト

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、使いやすさと効率性を重視したワークフローシステムです。申請や承認経路の作成に優れており、どのような複雑な経路も簡単に作成可能で、日常の業務をスムーズに進行させるのに役立ちます。

直感的なインターフェースによって誰でも簡単に操作でき、業務プロセスを可視化。これにより、業務の遅延を防ぎ、生産性を高められます。

さらに、申請書の入力項目のカスタマイズが可能で、あらゆる申請書に対応しています。

提供元株式会社DONUTS
初期費用無料
料金プラン
  • 中・小規模の企業:330円(税込)/月/1ユーザー
  • 大規模(500名目安)の企業:要問い合わせ

※最低利用料金は月額5,500円(税込)~、初期設定プランのオプションあり

導入実績シリーズ累計20万社
機能・特徴多彩なテンプレート、申請一覧、承認+コメント、入力内容の自動制御、通知機能、外国語表示、スマホで申請・承認ほか
URL公式サイト

ワークフローを電子化してスムーズな承認フローを実現しよう

ワークフローの電子化によって、書類の回覧や承認が迅速に行えるようになり、業務の進行が早まります。また、進捗状況がリアルタイムで把握できるため、問題があればすぐに対応することが可能です。

さらに、紙の書類を減らすことで保管場所が不要になり、オフィスのスペースを有効活用して環境にも配慮できます。

電子化の導入には従業員のトレーニングが必要ですが、長期的には導入メリットは大きいです。予算内で収まる適切なシステムを選び、従業員とともに電子化を進めることで、よりスムーズで効率的なワークフローを実現しましょう。

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