クラウド型のワークフローシステムを比較｜メリット・デメリットや選び方を解説

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クラウド型ワークフローシステムについて

クラウド型ワークフローシステムとは、社内で決裁や承認が必要な申請や稟議について、申請から承認までの一連の手続きを電子化する機能を備えたシステムのことです。

クラウド型のためインターネット環境とパソコンやスマートフォンなどのアクセス可能な端末があれば利用でき、「電子決裁システム」「電子承認システム」「電子稟議システム」と呼ばれることもあります。

低コストなうえ、申し込み時にオプションを選択すれば、自社の業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。

オンプレミス型との違いは？

自社で用意したサーバーにシステムを構築するオンプレミス型の場合、自社のニーズや業務フローに合わせたカスタマイズができます。ただし、サーバー手配やシステム構築の初期投資が高額なうえ、専門の技術者も求められるので人件費も必要です。そのため、クラウド型に比べて初期費用がかかります。

また、アクセス性に関しても異なります。外部からもアクセスしやすいクラウド型に対し、オンプレミス型は社内のネットワークの中で使うことが前提となっています。タブレット端末やスマートフォンを使って外部からアクセスする場合は、VPN接続などの設定が必要となり、テレワークを導入している企業にはあまり向いていません。

クラウド型とオンプレミス型では、設定や費用の面で多くの違いがあるのです。

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クラウド型のワークフローシステムを比較

クラウド型ワークフローシステムをご紹介します。費用や特徴をまとめたので、システム選定にお役立てください。

X-point cloud

X-point cloudは、SaaSワークフロー市場で12年連続国内シェアNo.1(同社HPより)を獲得しているシステムです。入力フォームは紙の帳簿をイメージしているため、初めてパソコンから申請などの手続きをする人でも直観的に使いやすいのが特徴です。

WordやExcelで作成した申請書をそのまま取り込んで使用できるうえ、申請書のテンプレートは1,000種類以上。申請書の入力フォームや承認ルートはノーコードで作成可能なため、高度な専門知識がなくても運用しやすいシステムと言えるでしょう。

絞り込み検索など、さまざまな検索機能を使って、必要な書類を見つけやすく、業務効率化につなげられます。

コラボフロー

「ITreviewカテゴリーレポート2023Fallワークフローシステム部門」で10期連続顧客満足度1位(同社HPより)に選ばれたのが、コラボフローです。

Excelベースの申請書が電子化でき、申請書の承認経路は、決裁者や業務フローがパーツ化されているため、パーツを並べるだけで簡単に承認ルートの作成ができます。また、申請内容に合わせて承認ルートを変えたい場合は、自動で分岐させることも可能。そのほかにも、一定期間フローが進んでいない申請は、自動リマインドメールで通知されるなど、業務の停滞を防ぐ機能も搭載しています。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、業務の停滞を防ぐためにPDF添付機能や相談機能、メール通知機能を備えたシステムです。

紙の申請書の様式を踏襲した入力フォームは、紙ベースのフローからの変更時も抵抗なく使えると言えるでしょう。申請フォームには、PDFも添付できるため、申請書と関連資料も同じ画面上で確認可能です。

相談機能で申請者と決裁者間の相談が気軽に行えるうえ、承認後は次の決裁者に、メールやChatworkをはじめとした各種チャットツールを通して通知される仕組みにより、承認が滞る心配もありません。

SmartDB

SmartDBは、大企業市場シェア53.0%(同社HP)を誇る大企業向けのシステムです。

申請書の作成は、申請フォームやExcelからの取り込み、テンプレート選択、新規作成の3種類から選択が可能。新規作成の場合出会っても、画面上で25種類のパーツを並べるだけで作成できます。

複数の承認ルート設定や、申請内容に合わせた承認ルートの自動選択もできるなど、充実の機能を備えたワークフローシステムです。

rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローはGoogle Workspaceと連携し、アカウント管理や権限設定をしやすいのが特徴です。さらに、クラウドサインと連携させれば、社内での承認後に取引先などに自動で契約書を送れるため、さらなる業務効率化が見込めるでしょう。

タブレットやスマートフォンからも見やすいデザイン、メールやslackに承認依頼の連絡が届くので即時対応がしやすく、代理承認機能も備わっているので、承認がスムーズに進みます。

楽々WorkflowII Cloud

楽々WorkflowⅡ Cloudは、大規模な運用にも対応できるシステムです。最初は特定の部門で導入し、その後全社、グループ会社と利用を拡大した際も環境契約やオンプレミス版などを選択して導入できるメリットがあります。

多言語対応で、海外に拠点がある企業も安心して使えるでしょう。経理や人事などのシステムとの連携や機能拡張も可能なため、組織全体の生産性向上にもつながります。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、直観的な操作性が特徴のシステムです。プログラミングの知識は不要で、用意されているテンプレートをカスタマイズすれば、自社に合った申請フォームをつくれます。

申請後のステータスの可視化や承認期限が迫った申請のアラート通知など、ワークフローの遅延を防ぐ機能も豊富なほか、提供元は「ISO 27001」を取得し、防災性能を高めたデータセンターにサーバーを設置。ファイアウォールや暗号化通信など、高度なセキュリティ環境も魅力です。

Jugaad-ジュガール

Jugaad-ジュガールは、スマートフォンやパソコンでの入力がしやすいインターフェースが特徴のシステムです。入力フォームは、100種類以上のテンプレートから選べ、用意されているチェック形式やカレンダー形式などの項目パーツを組み合わせたカスタマイズもできます。

外部システムとの連携も可能で、例えばLINE WORKSと連携させると、LINE WORKS内で承認すべき書類を確認できます。入力フォームに説明文の追記や記入例の記載ができるため、円滑なシステム導入が期待できるでしょう。

サテライトオフィス・ワークフロー for Workplace from Meta

サテライトオフィス・ワークフロー for Workplace from Metaは、ビジネスコミュニケーションプラットフォームWorkplace from Metaの画面上で利用が可能です。

botによる通知、代理申請機能や代理承認機能、グループ承認機能、自動承認機能など、ワークフローの停滞を防ぐ各種機能を搭載。承認手続きのスピード感を保てます。

全ユーザーの操作ログが確認できるため、内部統制も強化できるでしょう。

クラウド型ワークフローシステムの選び方

クラウド型ワークフローシステムにはそれぞれ異なる特徴があるため、自社に合ったシステムを選ぶ必要があります。ここからは、事前に確認しておくとよいポイントをお伝えします。

自社の業務フローに適しているか

クラウド型ワークフローシステムは大企業向け、中小企業向け、企業規模を選ばないタイプなどがあります。使える容量などが異なるので、自社の企業規模に合ったシステムを選定しましょう。

また、現状の申請や稟議のフローやルールを確認しましょう。システム導入後も同じ承認フローを継続するのであれば、同じ承認フローを構築できるシステムを選ぶ必要があります。

既存システムと連携できるか

クラウド型ワークフローシステムをグループウェアや勤怠システムなどの外部システムと連携させることで、自動化やデータ集計などができ、さらに業務を効率的に進められます。

まず自社の業務フローを踏まえて、連携したいシステムを洗い出します。導入を考えているクラウド型ワークフローシステムとの連携ができるかを確認しましょう。連携ができるのかが不明な場合は、ベンダーに問い合わせて確認してください。

納得のいく費用対効果が得られるか

クラウド型ワークフローシステムは、ほとんどがサブスクリプション型の料金体系を採用しているため、初期費用は無料や低額であっても、使用中は、ユーザーあたりの使用料や定額の月額料金が発生し続けます。

従量課金制や定額制かなどの料金体系は、システムによって異なるため、実際の利用状況を想定した上で、コストに見合うだけの効果が得られるかを検証してから導入しましょう。

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クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型ワークフローシステムには、オンプレミス型にはない多くのメリットがあります。最後に、クラウド型の代表的なメリットを解説します。

低コストでスムーズに導入ができる

クラウド型ワークフローシステムの場合、自社でサーバーや周辺機器を用意する必要がないため、手間もイニシャルコストもかかりません。すでにベンダーがシステムを構築しているため、ベンダーと契約すればすぐに利用することができます。手間や費用をできるだけ抑えたい企業に向いているシステムと言えるでしょう。

場所を限定せずに様々なシーンで利用できる

クラウド型の場合、インターネットに接続ができれば、どこでも申請や承認が可能です。加えてパソコンからだけではなく、スマートフォンなどからも確認できるので、決裁者が出張中でも承認が遅れる心配がありません。

働く場所に依存することなくアクセスできるため、システム上でこまめに進捗を確認でき、業務の遅れの防止も期待できるでしょう。

セキュリティ対策を強化できる

ワークフローシステムでは、個人情報や会社の機密情報などを扱うため、セキュリティ対策を行い情報流出を防がなければなりません。ベンダーはサーバーを堅牢なデータセンターに設置し、暗号化通信やアクセス制限なども実施しています。そのため、セキュリティ対策がなされたクラウド型ワークフローシステムを使えば、自社のセキュリティ対策の強化も見込めるでしょう。

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クラウド型ワークフローシステムのデメリット

クラウド型ワークフローシステムにはメリットだけではなく、デメリットもあります。導入にあたっては、必ずデメリットも考慮したうえで判断しましょう。

費用がかさんでしまうリスクがある

ユーザー1人当たりの月額料金が発生する従量課金制のシステムを選んだ場合、将来的な使用状況の拡大により、毎月のコストが大きく膨らんでしまうこともあります。

ユーザー数が多い場合、オンプレミス型よりもコストが増える可能性もあるので注意してください。

セキュリティ対策がベンダーに依存してしまう

クラウド型はインターネット上にある外部サーバーを利用します。ベンダー側は、いずれも強固なセキュリティ対策を実施していますが、インターネットを経由するシステムのため、サイバー攻撃を100％防ぐことはできません。

その特性上、オンプレミス型に比べると、リスクが多少上がってしまう点は認識しておく必要があります。

クラウド型ワークフローシステムで効率化を進めよう

クラウド型ワークフローシステムの導入にはさまざまなメリットがあり、働き方改革の推進に一役買うことが期待されます。各社が発売しているクラウド型ワークフローシステムの特色を比較・検討したうえで、自社のニーズに合った商品を選択し、業務の効率化やコスト削減につなげましょう。