ワークフローシステムは自作できる？作り方や注意点・メリットとデメリットを解説

ワークフローシステムは自作可能｜3つの作り方について

ワークフローシステムとは、業務や申請などの一連の流れを管理するシステムです。ベンダーから提供されるシステムを利用するのが一般的ですが、ワークフローシステムは自作することもできます。

自作によって、業務の効率化を図り、導入コストを大幅に削減することが可能です。ワークフローシステムは、以下の3つの方法で自作できます。

• Excelで作成する
• Googleフォームで作成する
• オープンソースを用いて作成する

ここからは、それぞれの方法について詳しく解説します。

Excelで作成する

多くの企業で利用されているExcelは、ワークフローシステムを自作するのに適しています。関数や条件付き書式などの基本機能を用いて、作業の流れを管理しやすい形に整理できます。

例えば、各ステップの進捗状況を一覧で確認できるようにしたり、重要なタスクに色分けを施すことで、作業の優先順位を明確にすることが可能です。

初心者でも始めやすくカスタマイズも容易で、パソコンに標準搭載されているExcelを使用すれば無料で作成できるため、小規模なプロジェクトやチームには特におすすめです。

Googleフォームで作成する

Googleフォームとは、無料でフォームを作成できるサービスです。チームメンバーや関係者から提出された稟議書などを一括で管理できるため、ワークフローシステムの自作にも向いています。

例えば、フォームを稟議書の提出フォームとして利用することが可能です。その後、Googleスプレッドシートなどと連携すれば申請を一覧で確認し、承認や差し戻しを行えます。ただし、Googleスプレッドシート上で承認や差し戻しなどのアクションを行う際は、自身でカスタマイズが必要な点に注意しましょう。

Googleフォームは簡単に導入でき、コストも抑えられるため、特にスタートアップや中小企業におすすめです。

オープンソースを用いて作成する

オープンソースとは、ソースコードが無料で公開されているソフトウェアのことです。コードを自由に変更して、自社のニーズに合わせてカスタマイズができます。

例えば、業務の流れに合わせて機能を追加したり、インターフェースをカスタマイズしたりすることが可能です。ただし、カスタマイズには一定の知識や技術が必要となるため、ITスキルを持ったチームメンバーがいる場合に特に適しています。

ワークフローシステムを自作するメリット

既存のワークフローシステムを利用するのではなく、自作することによってさまざまなメリットが得られます。

ここからは、ワークフローシステムを自作する3つのメリットを紹介します。

導入〜運用にかかるコストを抑えられる

ワークフローシステムを自作する最大のメリットは、コスト削減です。ソフトウェアを購入する代わりに、自社でシステムを構築することで、導入費用を大幅に節約できます。

また、自社のニーズに完全に合わせたカスタマイズが可能なため、無駄な機能に対するコストも発生しません。さらに、運用段階での調整や改善が自由に行えるため、長期的な運用コストも抑えられるというメリットがあります。

情報漏洩のリスクを防げる

自作のワークフローシステムは、情報セキュリティの観点からも大きな利点があります。

外部のワークフローシステムを使用する場合、データが第三者の手に渡るリスクが常に存在します。しかし、自社でシステムを構築することで、重要なデータを社内に留め、外部からのアクセスを最小限に抑えることが可能です。

これにより、機密情報の漏洩や不正アクセスのリスクを大幅に減らせます。特に、個人情報や機密情報を扱うビジネスにおいて、安全性の高さは非常に重要なポイントです。

柔軟にカスタマイズができる

ワークフローシステムを自作すると、柔軟なカスタマイズが可能です。

市販されているシステムは一般的なニーズに対応していますが、特定の業種や業務の特性に完全に合致するとは限りません。自作すれば、自社独自のニーズに合わせて機能やデザインを調整できます。

これにより、業務の効率化を図るだけではなく、社内の作業環境に合わせた使いやすいシステムを構築することが可能です。ビジネスの成長と共にシステムを進化させることもでき、長期的な視点で見て大きな利点となります。

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ワークフローを自作するデメリット

ワークフローの自作はさまざまなメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。

ここでは、自作するデメリットを紹介します。

専門知識が必要になる

ワークフローシステムを自作する場合、プログラミングやシステム設計に関する基本的な知識や技術が求められます。これは、自作システムを正確に機能させるためには欠かせないスキルです。

また、自作には時間とリソースがかかり、知識や技術を持つ人が社内にいない場合、外部の専門家を雇う必要があるでしょう。専門家を雇うにはコストがかかるため、小規模企業やスタートアップ企業では、自作の代わりに既存のソリューションを選ぶことも一つの選択肢です。

導入・運用に手間がかかる

自作ワークフローシステムの導入と運用は、時間と労力を要します。

システムをゼロから構築するには、計画立案から開発、テスト、実装に至るまでの一連のステップを慎重に進める必要があります。また、運用開始後も、継続的なメンテナンスやアップデートが欠かせません。

万が一トラブルが発生した場合も外部のサポートは受けられないため、特に小規模企業やリソースに限りのある組織では大きな負担となり得ます。

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ワークフローシステムを自作する際のポイント

ここからは、ワークフローシステムを自作する際のポイントを3つ紹介します。

必要な機能を洗い出す

ワークフローシステムを自作する際、まずは必要な機能を洗い出しましょう。例えば、以下のような機能があげられます。

• 進捗の追跡機能
• 承認や決裁機能
• 通知機能　など

日常業務を詳細に分析し、どのような機能が業務の効率化や改善に貢献するかを特定することで、必要な機能を洗い出せます。

また、従業員の意見も取り入れ、実際の業務に即した使いやすいシステムを設計することが大切です。機能の明確化は、効果的なシステム構築への第一歩となります。

自作する上で発生するコストを洗い出す

自作ワークフローシステムの計画を立てる際、発生するコストの見積もりは重要なポイントです。コストとは、開発に必要な人的リソース、開発費用、保守・管理にかかる費用などがあげられます。

また、万が一トラブルが発生した際の対応にかかるコストも考慮する必要があります。これらのコストを正確に把握し、予算内での開発が可能かどうかを検討することが、プロジェクトの成功に不可欠です。

改良を重ねてシステムを構築する

自作ワークフローシステムの開発は、一度に完成させるのではなく、段階的な改良を通じて進めるのが効果的です。

初期のバージョンを作成した後、実際の業務で使用しながら、従業員のフィードバックをもとにシステムを改善していきます。これにより、実際に現場の声を聞きながら、ユーザーのニーズを満たすカスタマイズが行えます。

また、システムの問題点を早期に特定し、解決策を迅速に適用することで、効率的で使いやすいシステムを構築可能です。

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自作が困難な場合には専用のツールを導入を検討すべき

ワークフローシステムを自作する場合、専門的なスキルや工数が必要なため、自社では対応できないケースも考えられます。その場合には、専用ツールの導入がおすすめです。

導入や運用にコストがかかりますが、使いやすく便利な機能が豊富に搭載されており、万が一のトラブル発生時はサポートが受けられます。

ここからは、3つのワークフローシステムを紹介します。

X-point Cloud

X-point Cloudは、ワークフローの管理と自動化に特化したクラウドベースのツールです。紙の帳票のイメージで申請フォームに入力できるため、システムへの移行時も違和感なくスムーズに操作できます。

クラウドベースであるためどこからでもアクセスでき、決裁者が不在の場合でもスマートフォンなどから場所を選ばず申請の確認・承認が可能。また、外部システムとの連携も可能で、書類情報送信を自動化したり、ビジネスチャットツールへの通知を送ったりすることもできます。

Styleflow

Styleflowは、低価格で豊富な機能が搭載されたワークフローシステムです。数人程度の小規模企業から数万人規模の大企業まで、幅広い組織のワークフロー自動化に対応しています。

ExcelやWordの文書を取り込んで申請フォームに変換することが可能なため、システムを移行しても操作に迷うことなくスムーズに使用できます。また、業務に合わせて複雑な承認ルートの設定も可能で、自社の業務に合わせて複雑なルートも問題なく設定できる点が大きなメリット。

パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットにも対応しており、テレワークや複数拠点にまたがるチームでの使用に適しています。

コラボフロー

コラボフローは、チーム間の業務効率化に特化したワークフローシステムです。プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで共有し、チームメンバー間のコミュニケーションを促進できます。

Excelから自由に申請フォームのデザインをカスタマイズできるため、普段から使い慣れているデザインに合わせて書類を作成することが可能。業務が属人化することも防ぎ、現在の運用体制のままワークフローシステムに移行できます。

ワークフローシステムを自作する場合は計画的に進めていこう

ワークフローシステムを自作する際は、計画的なアプローチが成功の鍵となります。

まずはニーズに合わせた機能の洗い出しを行い、次に開発にかかるコストを把握し、予算内で実現可能か評価します。また、初期バージョンの完成後は継続的な改良を行いながら、より効率的で使いやすいシステムを目指します。

しかし、自作が困難な場合は、既存のワークフローシステムの導入も検討すべきです。自社に最適な方法でワークフローを自動化して、業務を効率化させましょう。