ワークフローと業務フローの違いとは?ワークフローシステムを導入するメリット

2024/01/24 2024/01/24

ワークフローシステム

ワークフローと業務フローの違い

組織の運営や業務体制を構築する上で重要な「ワークフロー」と「業務フロー」ですが、意味の違いがあるのかなど、混乱してしまう用語でもあります。本記事では、ワークフローと業務フローの違いの有無、ワークフローシステムを導入するメリットなどについて解説します。

ワークフローと業務フローの違いについて

ワークフローと業務フローは、「業務における一連の流れや手順」を示す言葉であり、意味に大きな違いはありません。

ただし、一般的にワークフローは、申請・承認などの「手続きの流れ」を指す言葉として使われるのに対して、業務フローは、「特定の業務手順」を指す場合に使われることが多い傾向にあります。

業務プロセスとは?

ワークフロー、業務フローのほかに「業務プロセス」という用語もあります。業務プロセスは、ワークフロー、業務フローとは異なる意味で使われる用語です。

ワークフローや業務フローが「一つひとつの作業や業務の流れ」を示すのに対して、業務プロセスは「目的が達成されるまでの業務の連なり」を示すため、業務プロセスの中に、ワークフローや業務フローが含まれると考えることができます。

ワークフロー管理とは?重要性や課題・効率化するポイントを解説

ワークフローシステムを導入するメリット

一般的に稟議などの申請・承認の手続きを管理するワークフローは、事業の方向性や経営にも関わる重要な意思決定の手順であるため、適切に行われなければなりません。

企業活動では、多様な申請・承認業務が発生するほか、複数の案件が同時に進行することも多いため、ワークフローをシステム化することで多くのメリットが得られます。いくつかのメリットを詳しく見ていきましょう。

ワークフローを可視化できる

ワークフローシステムを導入することで、承認ルートや申請した稟議などの進捗状況が可視化されます。

ステータスがわかるようになることで、急ぐ案件の対応を直接担当者にお願いするなどのコミュニケーションも取りやすくなるでしょう。また、申請・承認の作業がオンライン化することで、外出先からもアクセスしやすくなるため、業務の遅延を防ぎ、効率的なワークフロー管理が可能になります。

ワークフローの電子化とは?メリット・デメリットやおすすめのシステムを紹介

業務の効率化が見込める

ワークフローシステムの導入によって、申請手続きの電子化が進みます。

具体的には、システムのフォーマットに従って必要事項を入力して申請、承認ルートは自動で設定されるため、申請後は、決裁担当者の承認を待つだけです。自動通知機能を活用して見落としを防いだり、フローが停滞している案件のリマインドをすることもできるため、業務の遅延も回避できます。

ペーパーレス化が実現する

ワークフローシステムの導入により、ペーパーレス化が実現します。従来は紙で行っていた申請書や報告書が、システム上で簡単に作成、提出、承認できるようになるため、文書の検索と共有が容易になり、書類を紛失するリスクも減ります。紙と印刷に関わるコスト、保管のための手間やスペースの削減にもつながるでしょう。

ペーパーレスとは?推進の必要性やメリット・デメリットを徹底解説!

内部統制を強化できる

申請・承認ルートの可視化は、ルール違反や不正行為を未然に防ぐ効果も期待できるでしょう。

「誰が、いつ、何を」が証跡として残るため、監査や評価が容易になり、法令遵守や情報セキュリティが強化されることで、組織全体の安全性と信頼性が高まります。

多様な働き方が実現する

ワークフローシステムによって、業務がオンライン化することで、テレワークなどの多様な働き方も推進しやすくなります。

多様な働き方の実現は、従業員の満足度を高め、生産性の向上が見込めるのはもちろん、昨今の働き方を重視する求職者が増えた転職市場において、人材確保の大きな強みにもなります。

【2024年最新】ワークフローシステムおすすめ20選比較|メリットや選ぶ際の基準を紹介

おすすめのワークフローシステム

ここからはおすすめのワークフローシステムを3つ紹介します。

X-point Cloud

「X-point Cloud」は、紙の帳票イメージをWeb上で再現した入力フォームにより、システム化が初めてのケースでも違和感なく、使いやすいワークフローシステムです。ノーコードで、既存の紙の申請書の見た目をそのまま電子化。スマートフォンやタブレットにも対応しているため、どこからでも申請・承認作業にアクセスでき、さまざまな外部システムとも連携可能です。

提供元株式会社エイトレッド
初期費用無料
料金プラン
  • スタンダード:550円(税込)×ユーザー数/月
  • プリペイド:522円(税込)×ユーザー数×12/年
導入実績シリーズ累計4,000社以上
機能・特徴作成・申請、承認、検索・集計、管理者設定、外部システム連携、セキュリティ・内部統制ほか
URL公式サイト

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、多くの企業で導入されているワークフローシステムです。「使いやすさ」を追求したUI設計は、スマートフォンからのアクセス時もストレスなく使えます。導入後、申請・承認にかかる時間が約1/3に削減された(同社HPより)実績もあるため、作業時間を短縮したいというニーズがあれば、一度検討してみるとよいでしょう。

提供元株式会社DONUTS
初期費用無料
料金プラン
  • 中・小規模の企業:330円(税込)/月/1ユーザー
  • 大規模(500名目安)の企業:要問い合わせ
導入実績シリーズ累計20万社
機能・特徴多彩なテンプレート、申請一覧、承認+コメント、入力内容の自動制御、通知機能、外国語表示、スマホで申請・承認ほか
URL公式サイト

collabo flow

collabo flowは、今使っているExcelのフォームをそのまま電子化できる、導入しやすいワークフローシステムです。テンプレートの作成はExcelで作ったものを取り込むだけで完了。誰でも簡単に作成、変更が行え、運用も簡単です。APIや外部サービスとの連携も充実しています。

提供元株式会社コラボスタイル
初期費用

クラウド版:要問い合わせ

パッケージ版:要問い合わせ

料金プラン

【月額】

  • プレミアムプラン:880円(税込)/月/1ユーザー
  • スタンダードプラン:550円(税込)/月/1ユーザー

【年額】

  • プレミアムプラン:10,340円(税込)/年/1ユーザー
  • スタンダードプラン:6,468円(税込)/年/1ユーザー
導入実績1,500社以上
機能・特徴申請・承認、運用、設計、データ連携、セキュリティ機能、カスタマイズ機能ほか
URL公式サイト

ワークフローを理解して業務効率化を目指そう

ワークフローを理解することは、業務効率化の重要な第一歩です。

また、ワークフローの効率や管理に課題を感じている場合は、一度、システム導入を検討してみるのもよいでしょう。システム導入は、費用対効果を十分に見極める必要がありますが、自社に合ったシステムを導入することで、これまでの作業時間を半分以下にする「大改革」も可能です。ぜひ自社に合った方法で、業務効率化を目指してください。

ワークフローシステムの記事をもっと読む

ワークフローシステムの記事一覧

ビズクロ編集部
「ビズクロ」は、経営改善を実現する総合支援メディアです。ユーザーの皆さまにとって有意義なビジネスの情報やコンテンツの発信を継続的におこなっていきます。

おすすめ関連記事

CMSとHTMLの違いとは?使い分けるポイントや用途・サイト構築の秘訣について

最終更新日時:2024/06/14

CMS

最終更新日時:2024/06/14

CMS

資金調達とは?調達方法や種類、メリット・デメリットをわかりやすく解説

最終更新日時:2024/06/14

ファクタリング・資金調達

最終更新日時:2024/06/14

ファクタリング・資金調達

マーケティングにおけるBIツールの活用方法|導入するメリットやおすすめツール

最終更新日時:2024/06/12

BIツール

最終更新日時:2024/06/12

BIツール

BIツールの価格相場・費用はいくら?価格を決める要素やコストを下げるポイント

最終更新日時:2024/06/12

BIツール

最終更新日時:2024/06/12

BIツール

ストレスチェックの結果の保管方法とは?保存期間や保存場所を紹介

最終更新日時:2024/06/12

健康管理システム

最終更新日時:2024/06/12

健康管理システム

ストレスチェックの導入の流れ!導入時のポイントや注意点を解説

最終更新日時:2024/06/12

健康管理システム

最終更新日時:2024/06/12

健康管理システム

個人事業主と法人の資金調達の違いについて|それぞれのおすすめ調達方法を紹介

最終更新日時:2024/06/10

ファクタリング・資金調達

最終更新日時:2024/06/10

ファクタリング・資金調達

中小企業の資金調達は難しい?最適な方法や成功させるポイントを紹介

最終更新日時:2024/06/10

ファクタリング・資金調達

最終更新日時:2024/06/10

ファクタリング・資金調達

BIツール・DWH・ETLの違いや関係性|メリット・デメリットについて解説

最終更新日時:2024/06/10

BIツール

最終更新日時:2024/06/10

BIツール

BIツールのダッシュボードとは?機能や活用するメリット・作り方のポイント

最終更新日時:2024/06/10

BIツール

最終更新日時:2024/06/10

BIツール