ワークフローと業務フローの違いとは？ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローと業務フローの違いについて

ワークフローと業務フローは、「業務における一連の流れや手順」を示す言葉であり、意味に大きな違いはありません。

ただし、一般的にワークフローは、申請・承認などの「手続きの流れ」を指す言葉として使われるのに対して、業務フローは、「特定の業務手順」を指す場合に使われることが多い傾向にあります。

業務プロセスとは？

ワークフロー、業務フローのほかに「業務プロセス」という用語もあります。業務プロセスは、ワークフロー、業務フローとは異なる意味で使われる用語です。

ワークフローや業務フローが「一つひとつの作業や業務の流れ」を示すのに対して、業務プロセスは「目的が達成されるまでの業務の連なり」を示すため、業務プロセスの中に、ワークフローや業務フローが含まれると考えることができます。

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ワークフローシステムを導入するメリット

一般的に稟議などの申請・承認の手続きを管理するワークフローは、事業の方向性や経営にも関わる重要な意思決定の手順であるため、適切に行われなければなりません。

企業活動では、多様な申請・承認業務が発生するほか、複数の案件が同時に進行することも多いため、ワークフローをシステム化することで多くのメリットが得られます。いくつかのメリットを詳しく見ていきましょう。

ワークフローを可視化できる

ワークフローシステムを導入することで、承認ルートや申請した稟議などの進捗状況が可視化されます。

ステータスがわかるようになることで、急ぐ案件の対応を直接担当者にお願いするなどのコミュニケーションも取りやすくなるでしょう。また、申請・承認の作業がオンライン化することで、外出先からもアクセスしやすくなるため、業務の遅延を防ぎ、効率的なワークフロー管理が可能になります。

▷ワークフローの電子化とは？メリット・デメリットやおすすめのシステムを紹介

業務の効率化が見込める

ワークフローシステムの導入によって、申請手続きの電子化が進みます。

具体的には、システムのフォーマットに従って必要事項を入力して申請、承認ルートは自動で設定されるため、申請後は、決裁担当者の承認を待つだけです。自動通知機能を活用して見落としを防いだり、フローが停滞している案件のリマインドをすることもできるため、業務の遅延も回避できます。

ペーパーレス化が実現する

ワークフローシステムの導入により、ペーパーレス化が実現します。従来は紙で行っていた申請書や報告書が、システム上で簡単に作成、提出、承認できるようになるため、文書の検索と共有が容易になり、書類を紛失するリスクも減ります。紙と印刷に関わるコスト、保管のための手間やスペースの削減にもつながるでしょう。

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内部統制を強化できる

申請・承認ルートの可視化は、ルール違反や不正行為を未然に防ぐ効果も期待できるでしょう。

「誰が、いつ、何を」が証跡として残るため、監査や評価が容易になり、法令遵守や情報セキュリティが強化されることで、組織全体の安全性と信頼性が高まります。

多様な働き方が実現する

ワークフローシステムによって、業務がオンライン化することで、テレワークなどの多様な働き方も推進しやすくなります。

多様な働き方の実現は、従業員の満足度を高め、生産性の向上が見込めるのはもちろん、昨今の働き方を重視する求職者が増えた転職市場において、人材確保の大きな強みにもなります。

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おすすめのワークフローシステム

ここからはおすすめのワークフローシステムを3つ紹介します。

X-point Cloud

「X-point Cloud」は、紙の帳票イメージをWeb上で再現した入力フォームにより、システム化が初めてのケースでも違和感なく、使いやすいワークフローシステムです。ノーコードで、既存の紙の申請書の見た目をそのまま電子化。スマートフォンやタブレットにも対応しているため、どこからでも申請・承認作業にアクセスでき、さまざまな外部システムとも連携可能です。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、多くの企業で導入されているワークフローシステムです。「使いやすさ」を追求したUI設計は、スマートフォンからのアクセス時もストレスなく使えます。導入後、申請・承認にかかる時間が約1/3に削減された(同社HPより)実績もあるため、作業時間を短縮したいというニーズがあれば、一度検討してみるとよいでしょう。

collabo flow

collabo flowは、今使っているExcelのフォームをそのまま電子化できる、導入しやすいワークフローシステムです。テンプレートの作成はExcelで作ったものを取り込むだけで完了。誰でも簡単に作成、変更が行え、運用も簡単です。APIや外部サービスとの連携も充実しています。

ワークフローを理解して業務効率化を目指そう

ワークフローを理解することは、業務効率化の重要な第一歩です。

また、ワークフローの効率や管理に課題を感じている場合は、一度、システム導入を検討してみるのもよいでしょう。システム導入は、費用対効果を十分に見極める必要がありますが、自社に合ったシステムを導入することで、これまでの作業時間を半分以下にする「大改革」も可能です。ぜひ自社に合った方法で、業務効率化を目指してください。