中小企業におすすめのワークフローシステム7選比較｜選ぶ際のポイントを解説

ワークフローシステムのサービス一覧

• ノーコードでワークフロー構築
• 高度な検索・集計機能で業務を効率化
• 開発不要で様々なシステムと連携可能

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ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムは、業務プロセスの自動化と効率化を支援するツールです。書類の承認やタスクの管理などをデジタル化することで、作業の透明性と迅速性を高めることができます。こうしたシステムは大企業ではすでに広く利用されており、中小企業でも導入が進んでいるところです。

ワークフローシステムによって作業負担が減れば、従業員は日々の業務をスムーズに進行させることができるようになるため、企業全体の生産性向上を期待できるでしょう。特に中小企業では人的リソースが限られているため、システムの有効活用が組織の効率化に大きく貢献します。

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中小企業におすすめのワークフローシステム7選比較

ここからは、中小企業におすすめのワークフローシステムについて紹介していきます。特におすすめの7つのシステムをピックアップしましたので、自社に合うシステム選びの参考にしてください。

X-point Cloud

X-point Cloudはクラウドベースのワークフローシステムで、12年連続国内シェアトップの実績を誇ります。紙の帳票イメージにそのまま入力でき、自動入力や入力支援機能が備わっているため、デジタルが苦手な従業員でも違和感なく使用できるでしょう。こうした入力フォームをノーコードで作成できるのも特徴。テンプレートも1,000種類以上と豊富です。

専用のスマホアプリを利用すればモバイル端末からも利用できることに加え、API連携機能で外部からワークフローを操作することも可能で、テレワークが進む現代のビジネス環境を支える心強いツールだといえるでしょう。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、直観的でわかりやすい画面が強みのワークフローシステムです。紙の申請用紙と同様の様式に入力できることはもちろん、フォーム内にPDFを張り付けることができるため、添付資料を別途ダウンロードするといった手間を削減できます。また、メール通知で次の承認者に確認を促す機能や、承認前に担当者に確認メッセージを送ることができる機能も便利です。

設定・メンテナンスに専門知識を必要としないため、システム担当者が不在でも、部署単位のスモールスタートで導入ができます。

バクラク申請

バクラクは課題に合わせてさまざまなサービスを提供しており、そのなかのバクラク申請は、申請・承認・稟議などの内部統制に特化したサービスです。事前申請の金額超過や重複申請に対するアラート機能や、承認してはいけない申請を検知する機能によって、確認作業や差し戻しの手間や時間ロスを削減できます。

また、系列サービスのバクラク請求書受取と連携すれば、 物品購入や契約締結に関する決裁稟議をはじめ、多様なワークフローを再現可能です。さらに、AI読取り機能が支払書類や領収書をスピーディーに電子化するため、従業員の負担軽減に大いに貢献するでしょう。

Jugaad-ジュガール

Jugaad-ジュガールは、業界や企業規模を問わず利用できる充実した機能が魅力のワークフローシステムです。ノーコードで直観的に操作ができるため、従業員の研修コストを削減することができます。

2週ごとに3～10機能が追加・改善されるスピード感と業界最安クラスの価格を実現しているだけでなく、サポート体制も充実しているため、機能を持て余す心配がありません。ワンタッチで英語表記に切り替えられる点も、海外人材が増えている現場にマッチするでしょう。

コラボフロー

コラボフローは、誰でも使いやすい簡単さと高機能性を兼ね備えたワークフローシステムです。Excelで作成した申請書のフォーマットをボタン1つでフォーム化できるため、従業員にとっての導入ハードルが低い点も魅力といえます。

また、あらかじめ用意されたパーツをパズルのように並べるだけで申請書の承認フローが完成するなど、視覚的にわかりやすい点も魅力です。フォームレイアウトはいつでも自由に追加・修正ができ、進行中の運用を止める必要がありません。この業務改善機能は、運用を止めることで発生するコストを避けたい中小企業に最適です。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、使いやすいUI(ユーザーインターフェース)設計を追及したワークフローシステムです。自社独自の申請フォームを誰でも作成できるため、作業の属人化を防いで業務効率を向上させることができます。申請に対するコメントのやり取りも簡単で、承認もワンクリックで完了。申請・承認にかかる時間が1/3に削減されたというユーザーアンケートの結果が、このシステムの有用性を証明しています。

外国語表記機能では英語だけでなく、韓国語、タイ語にも切り替え可能で、多様なバックグラウンドを持つ従業員のストレス低減も期待できます。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、20年以上にわたり、日本人の働き方に合わせて開発されてきたグループウェアです。ワンパッケージで提供される多様な機能の1つにワークフロー機能があります。進捗ステータスが一目でわかるほか、通知を受けてモバイル端末で承認を行うことも可能です。

スケジュールや掲示板、ファイル管理などの機能も揃っているため、業務の包括的な改善・効率化を見込めます。また、プレミアムコースでは、標準搭載されていない機能を「アプリ」として作成・導入できるという魅力もあります。多機能で管理が容易なため、導入しやすいシステムだといえるでしょう。

中小企業にワークフローシステムを導入するメリット

中小企業にワークフローシステムを導入すると、さまざまなメリットが得られます。ここでは具体的に4点紹介しましょう。

申請・承認業務を効率化できる

ワークフローシステムを導入することで、中小企業は申請や承認といった業務プロセスを大幅に効率化できます。従来の紙ベースのプロセスをデジタル化することで、書類の作成や提出が容易になり、確認のための時間を節約できるのです。

多くのシステムには承認待ちの書類を自動的に関連者に通知する機能があるため、迅速な処理が促されます。また、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、プロセスの透明性が向上し、ミスや遅延の削減にもつながるでしょう。

申請・承認の状況を可視化できる

ワークフローシステムを活用すれば、申請や承認の状況を可視化できます。システムの管理画面上で、どの申請がどの段階にあるか、誰が承認を行うべきかが一目でわかるため、処理忘れやボトルネックを明確にすることができるのです。

また、プロセスが誰の目にも明らかになることで、共通認識に基づいて従業員間のコミュニケーションや協力が行われるようになり、業務上の誤解や混乱を未然に防げます。

ペーパーレス化の促進につながる

ワークフローシステムの導入は、ペーパーレス化にも大きく貢献します。従来の紙ベースの書類は、管理や保管、検索に多くの時間と労力を要しましたが、デジタル化すればこれらの問題が解消されるのです。

文書の作成、提出、保管がすべてシステム上で行われるため、物理的なスペースの削減や書類紛失のリスクを低減できるでしょう。また、デジタル書類は検索が容易なため、必要な情報を迅速に見つけることができます。

さらに、ペーパーレス化は、効率の向上だけでなく、環境に対する企業的責任の一環としても重要です。コスト削減と環境への配慮の両面から、システムの導入が推奨されます。

▷ペーパーレスとは？推進の必要性やメリット・デメリットを徹底解説！

内部統制・コンプライアンスを強化できる

内部統制とコンプライアンスの強化にも、ワークフローシステムの導入が役立ちます。システムによって業務プロセスが標準化され、各ステップでの承認と記録が正確に行われるためです。こうした記録は不正行為やミスの防止に役立ち、企業の規則や法律遵守を確実にします。

また、文書の追跡と監査が容易になり、内部および外部監査に対する準備も簡素化できるでしょう。業務の透明性が高まれば、それだけ組織全体の信頼性も向上します。このように、リスク管理と法規制遵守の面でも、システムは大きな役割を担うのです。

中小企業にワークフローシステムを導入するデメリット

ワークフローシステムを導入する際は、いくつかのデメリットにも留意する必要があります。

デメリットの1つとしては、システムによっては初期投資のコストが高いことが挙げられます。特に予算が限られている中小企業にとっては大きな負担となるかもしれません。また、従業員が新しいシステムに慣れるまでに時間がかかり、一時的に生産性が低下する可能性もあるでしょう。

システム導入に伴う研修や教育にかかる時間とコストは避けて通れません。加えて、デジタル化によるセキュリティリスクやデータ管理の問題も重要な懸念事項です。これらのデメリットはシステム導入の際に慎重な計画と管理を行うことで軽減できるため、自社に適したシステムを吟味するようにしましょう。

▷ワークフローシステムは自作できる？作り方や注意点・メリットとデメリットを解説

中小企業におけるワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムにはさまざまな種類がありますが、具体的にどのようなポイントに着目して選べばよいのでしょうか。ここでは5つの着眼点を紹介します。

企業規模に適しているか

ワークフローシステムを選ぶ際、中小企業は自社の規模に適したシステムを選ぶことが重要です。大企業向けに設計されたシステムは、中小企業には複雑すぎる、高額すぎるといった場合があります。

その点、中小企業向けのシステムは、使いやすさやコストパフォーマンスに優れているだけでなく、規模に見合った柔軟なカスタマイズが可能です。業務の種類や複雑さ、従業員数などを考慮し、導入候補のシステムが自社の現在および将来のニーズに対応できるかを評価することが大切です。

オンプレミス型・クラウド型のどちらか

オンプレミス型とクラウド型のどちらを選ぶかも重要なポイントです。

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを設置し管理する方式で、セキュリティ性能が高くカスタマイズの自由度が高い反面、初期投資や運用コストが高くなりがちです。

他方、クラウド型はインターネット経由でサービスを利用する方式で、初期コストを抑えられ、メンテナンスやアップデートが容易です。ただし、インターネット接続が必須のため、接続環境を確認しておきましょう。中小企業では、コストや運用の簡便さからクラウド型が好まれる傾向にありますが、企業のニーズやリソースに応じて適切な選択をすることが重要です。

▷クラウド型のワークフローシステムを比較｜メリット・デメリットや選び方を解説

さまざまな機能が搭載されているか

ワークフローシステムは種類が豊富な分、それぞれが搭載している機能に違いがあるため、自社に必要な機能が搭載されているかは必須の確認事項です。

基本的な文書の申請・承認やタスク管理機能はもちろん、報告書作成、スケジュール管理、プロジェクト追跡など、自社の業務特性にマッチする機能が備わっているかを調べておきましょう。また、UIの使いやすさやカスタマイズの容易さも重要なポイントです。加えて、データのセキュリティやバックアップ機能も忘れずにチェックしておきましょう。

ただ多機能なシステムを選ぶのではなく、自社にとっての使いやすさを突き詰めて選ぶことが、システムの効果を最大化する鍵といえるでしょう。

コストパフォーマンスに優れているか

リソースの制限が厳しい傾向にある中小企業にとって、システムのコストパフォーマンスは非常に重要な選択基準です。初期導入費用、月額または年間の利用料金だけでなく、追加機能のコストなども含めて総合的に検討する必要があります。

高機能であっても、コストが高すぎれば大きな負担となります。反対に、安価であっても必要な機能が不足している場合は、想定したようなメリットを得ることができないでしょう。つまり、必要な機能を提供しつつも、コスト効率が高いシステムを選ぶことが肝心なのです。

無料トライアルを利用できるか

無料トライアルを利用することで、実際の業務の流れの中でシステムの操作方法を事前に確かめられます。システムの使い勝手、機能の充実度、自社のニーズに合致しているかなど、実際に体験した従業員の意見を集めれば、評価の1つの基準となるでしょう。

無料トライアル中はリスクなく製品を試すことができるため、特に予算に制限がある中小企業にとっては大きなメリットといえます。

▷ワークフローの電子化とは？メリット・デメリットやおすすめのシステムを紹介

企業規模にあったワークフローシステムを導入しよう

中小企業がワークフローシステムを導入する際は、自社の規模や特性に合ったシステムを選ぶことが重要です。

自社のニーズに合う機能が搭載されているかを確認し、オンプレミス型かクラウド型かを選びましょう。導入前に無料トライアルを活用して使用感を確かめることも欠かせません。適切なワークフローシステムを選択し導入し、業務の効率化を達成しましょう。