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稟議と決済の違いとは？それぞれの意味や目的・効率化するためのポイント
ビジネスパーソンには馴染みのある言葉「稟議」と「決裁」。混同されやすい言葉ですが、両者の違いがよく分からないという人も多いのではないでしょうか。本記事では、稟議と決裁の違いについて、それぞれの意味や目的、稟議と決裁を効率化するためのポイントを解説します。
目次
稟議と決裁の違いとは？
多くの企業で行われている「稟議」と「決裁」。これらの言葉は日常的に耳にしますが、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。
稟議の意味とは
稟議とは、物品の購入や契約の締結など、自分の権限だけでは決断できない事案を、上層部に提出して検討を依頼し承認を得るまでの手続きです。
例えば、新しいプロジェクトの予算超過が予想される場合や、大量の資材購入が必要になった際に、稟議書を作成し上司や経営層へ提出します。この手続きにより、組織内の意思決定が透明性を確保して適切に行われるのです。
決裁の意味とは
決裁とは、企業や組織内で承認が必要な事案に対して最終的な決定を行う行為を指します。決裁は、プロジェクトや予算などの重要事項に対する最終的な「はい」または「いいえ」を出す責任がある重要なプロセスです。
稟議制度は、主に「起案」「回議」「承認」「決裁」という四つのステップで進行します。決裁はそのうちの一つで、一連の稟議プロセスの終わりに位置づけられ、提案が実行に移されるか否かを決める非常に重要な役割を担っています。
紙の文書による稟議と決裁の課題
紙による稟議と決裁のプロセスにはさまざまな課題が存在します。具体的にどのような課題があるのかを見ていきましょう。
意思決定に時間がかかる
稟議プロセスは、稟議書の作成や修正、申請から回覧、承認、そして決裁に至るまで多くの工程を経るため、意思決定の過程は非常に時間がかかることがあります。特に決裁者が不在であれば、必要な承認や決裁を待つことになり、プロジェクトの進行が遅れるという問題も発生しがちです。
このような課題は、紙ベースのプロセスにおいて特に顕著であり、スピーディーで効率的な意思決定を妨げる要因となっています。
進捗状況の把握が難しい
稟議プロセスにおいて、稟議書の現在の所有者やどこまで承認が進んでいるのかを把握することは困難です。紙の文書では、書類が物理的にどこにあるのか、そしてその書類が現在誰の手元にあるのかが分かりにくいため、プロセスの透明性が欠けます。
進捗が不明瞭であることによる混乱は、組織全体の生産性に影響を及ぼし、結果としてプロジェクトの遅延を引き起こす原因にもなるでしょう。
改ざん・情報流出のリスクがある
紙の文書による稟議と決裁のプロセスでは、複数の関係者に文書が回覧される過程で、申請者や決裁者以外の人々が稟議内容にアクセスしやすくなっています。書類が手元を離れることで、故意または誤って情報が変更されたり、外部に漏れたりする可能性が生じ、情報の改ざんや流出のリスクを高めるでしょう。
このような紙ベースにおけるセキュリティの弱点は、企業の機密情報保護にとって大きな課題です。
申請・承認のために出社する必要がある
紙ベースでの稟議と決裁プロセスは、申請者や承認者が物理的に出社する必要があるため、柔軟な働き方を実現するうえでの障害となります。特に、テレワークや在宅勤務といった働き方改革の推進が求められる現在、このようなプロセスは時代に合っていないと言えるでしょう。
出社による時間やコストの無駄が生じ、業務の効率化を妨げる点が、現代の企業における大きな課題となっているのです。
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稟議と決裁を効率化するためのポイント
稟議と決裁のプロセスをどう効率化するかは、多くの企業にとって重要な課題です。ここでは、効率化を実現するための具体的なポイントを詳しく解説します。
稟議制度の運用ルールを見直し改善を進める
稟議制度の効率化には、稟議書の作成方法や承認ルートなど現行の運用ルールの見直しが不可欠です。どのように業務の遅延を引き起こしているかを評価し、よりシンプルで効率的な手順へと改善を進めましょう。また、稟議書のフォーマットを見直し、必要な変更を加えることも有効です。
運用ルールやフォーマットの見直しにより、稟議書の回覧をスムーズにし、迅速な意思決定を支援する体制を築くことが可能になります。
稟議書は決裁者が内容を把握しやすいよう結論から記載する
稟議書を効率的にするための一つの方法は、文書の冒頭に結論を明記することです。決裁者は文書を開いた瞬間に重要な情報を把握でき、迅速に判断を下せるでしょう。
はじめにどのような決定が求められているのかを明確にし情報を整理することで、決裁のプロセスがスムーズに進み、差し戻しなどの無駄も省けるため、時間の節約にもつながります。
決裁者へ事案を伝え事前に根回しをする
決裁者へ事前に事案を伝え、あらかじめ根回しを行うことで、意思決定を迎える際の警戒心を和らげ、稟議と決裁のプロセスをスムーズに進行させる助けとなります。
事案の事前共有により、決裁者は十分な時間を持って内容を理解し、必要に応じて追加の情報や質問を行えるのです。これにより、稟議書が提出された際の承認の速度と精度が向上し、全体としての意思決定プロセスの効率が高まります。
ワークフローシステムを導入して電子化する
ワークフローシステムの導入により、稟議書の作成から申請、承認、決裁までのプロセスをすべて電子化できます。電子化されたシステムでは、稟議書が即座に必要な関係者に送信されるうえ、どこからでもアクセス可能なので、紙ベースのプロセスと比較して大幅な効率化が見込めるのです。結果として、意思決定のスピードが向上し、進捗状況の把握も容易になります。
また、情報の改ざんや流出のリスクも低減され、安全な環境で業務が行えることもメリットです。
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稟議と決裁の意味の違いを理解しよう
稟議と決裁の意味と役割には明確な違いがあります。稟議は、決定権限のない事案を上層部に持ち上げ、検討と承認を求める手続きです。一方、決裁はその承認された事案に対して最終的な決定を下す行為を指します。
これらのプロセスを適切に理解し、効率化することで、企業の意思決定がスムーズに進み、より迅速かつ効果的な業務運営が可能となるでしょう。
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