ワークフローを改善する方法とは？改善事例やおすすめのシステムを紹介

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ワークフローにおけるよくある課題

ワークフローには発生しやすい典型的な課題がいくつかあります。ここでは4つを紹介します。

申請ルールや承認ルートなどの規定が明確でない

ワークフローにありがちな課題の1つとして、ルールや手順が不明瞭になりやすい点が挙げられます。例えば、申請の方法が統一されていない、または承認の過程が複雑で理解しにくいといった状況が発生すると、作業の滞りや誤解を招きかねません。

明確で透明なルール設定ができていないと、せっかくのワークフローが効果的に機能せず、迅速な意思決定とスムーズな業務進行の妨げになってしまいます。

▷ワークフローの承認ルートとは？重要性や基本的なルートの型・見直すポイント

申請書類が複雑で手間がかかる

ワークフローの効率を下げる一因には、準備に時間がかかる複雑な書類の存在もあります。書類が煩雑であればあるほど、作成に時間がかかり、誤りのリスクも高まるでしょう。

書類作成という1つの事務作業にリソースを割かなければならず、重要な業務から注意が逸れると、全体の作業効率が低下する可能性があります。申請書類をシンプルでわかりやすい形にすることは、ワークフロー改善において重要なステップです。

書類での回覧・承認に時間がかかる

ワークフローの中で特に時間を要するのが、書類の回覧や承認のプロセスです。紙ベースの書類の場合、担当者や承認者の机を1つずつ回る必要があり、不在時にはプロセスが止まってしまいます。

このような停滞は業務全体の進捗にブレーキをかけ、商品やサービスを売り時に用意できないといった事態に陥る可能性があります。回覧・承認プロセスはどうしても時間を要するため、ワークフロー改善の重要な鍵といえるでしょう。

申請中の案件の進捗状況がわからない

申請した案件の承認がどこまで進んでいるのかわからないと、担当者は進捗を確認するために余計な時間を費やすことになります。

どの案件がいつ最終的な承認を得られるかわからないため、作業の優先順位がつけにくく、プロセスをスムーズに進行させることができません。各案件の進捗が一目でわかるようなシステムを導入し、ワークフローをスムーズなものへと改善する必要があるでしょう。

▷ワークフロー管理とは？重要性や課題・効率化するポイントを解説

ワークフローを改善する方法

ワークフローを改善して業務の効率化を図るには、明確な手順と具体的な戦略が重要です。ここでは、ワークフローの生産性を高める実用的な方法を紹介します。

既存のワークフローのムダを改善する

ワークフロー改善の第一歩は、既存のワークフローに潜む無駄を特定し、取り除くことです。具体的には、時間を浪費している作業、重複しているタスク、不要な会議やメールのやり取りなど、効率的でない要素を洗い出します。

これらの無駄を削減することができれば、作業の流れがスムーズになり、時間とリソースの節約につながるでしょう。ワークフローを効果的に改善するには、日々の業務を分析する姿勢が欠かせません。

ワークフローシステムで効率化する

ワークフロー改善には、システムの導入が非常に効果的です。ワークフローシステムの機能で申請や承認のプロセスをデジタル化すれば、手間や時間を大幅に削減できます。

書類の回覧や進捗管理も一元化され、どの書類の承認がどこまで進み、誰の元で留まっているのかが一目瞭然になります。また、サポート機能によるミスの削減やリアルタイムでの情報共有は、業務のスムーズな進行に大いに役立つでしょう。

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ワークフローシステムの導入で得られるメリット

ここからは、ワークフローシステムを導入することで得られるメリットについて紹介していきます。

申請〜承認にかかる時間を短縮できる

ワークフローシステムを導入すると、申請から承認までの時間を劇的に短縮することができます。従来、紙ベースで行われていた手続きがデジタル化されることで、書類の配布や保管にかかっていた時間が不要になる点もメリットです。

また、承認者がリアルタイムで書類を確認し、即座に承認やフィードバックを行うことができるため、プロジェクトの進行速度も向上するでしょう。このように、ワークフローシステムの導入は時間の短縮による全体の生産性向上に役立つのです。

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ヒューマンエラーの防止につながる

ワークフローシステムは、ヒューマンエラーのリスクを減少させる重要な役割も果たします。プロセスがシステム化されることで、手作業による入力ミスや書類の紛失といった誤りを大幅に削減できるのです。

また、自動化されたプロセスは条件や、ルールに従って実行されるため、誤った手順や入力漏れなどがあった場合には即座に通知されます。このように、手作業ではどうしても発生してしまうミスやエラーを防げる点がワークフローシステムの強みです。

内部統制が強化される

ワークフローシステムには、作業効率の面だけでなく、企業の内部統制が大きく強化されるという面のメリットもあります。システム上で承認ルートが設定されているため、必要な役職の承認を得ない、通常とは違うルートで承認が進む、といった規定外の事態を防ぐことができます。

規定外の承認プロセスは内部不正の発生源になりかねません。システムでは承認者を飛ばすことや代理での承認ができないため、内部不正の抑止に有効です。さらに証跡管理もできるため、監査時にも役立ちます。

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ペーパーレス化を促進できる

ワークフローシステムで申請プロセスをデジタル化すれば、ペーパーレスも推進することができます。印刷や書類の保管に関するコストや手間を削減できるだけでなく、書類を保管するためのスペースも不要になるでしょう。

また、デジタル化された文書ならば、システム上で検索するだけですぐに見つけることができます。一枚ずつ紙をめくって文書を探す必要がなくなることで、業務効率の向上も見込めます。

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ワークフローシステムを導入する上での注意点

さまざまなメリットのあるワークフローシステムですが、導入する上ではいくつかの注意点があります。ここでは具体的に3つ紹介しましょう。

導入・運用にコストが発生する

ワークフローシステムを導入するには、初期投資と運用コストが発生します。そのほかにも、オプションによるシステムのカスタマイズや従業員への研修、メンテナンス費用も見込んでおく必要があるでしょう。

ただしこれらのコストは、長い目で見ると、業務の効率化やエラー削減による生産性向上、オペレーションコストの削減といった形で、将来的に回収可能です。コストと利益のバランスを考えながら、自社に適切なシステムを選び、計画的な導入を進めましょう。

システムによって対応範囲が異なる

ワークフローシステムには多様な種類があるため、搭載されている機能が自社の要求を満たしているかを慎重に検討する必要があります。特定の業務プロセスに特化しているシステムや、幅広い業務に対応可能なシステムなど、強みや対応範囲もさまざまです。

自社の業務内容や将来的なビジネスの展望を考慮し、柔軟にカスタマイズシステムを選ぶのがおすすめです。自社に適切なシステムを導入できれば、業務の効率化と目標達成をさらにスムーズに実現できるでしょう。

現場の混乱を招く恐れがある

ワークフローシステムの導入は、業務プロセスに大きな変革をもたらします。新たなシステムの導入に対してネガティブな印象や抵抗感を持つ従業員もいるでしょう。

現場の混乱を避けるためには、従業員への十分な説明と研修、フィードバックの機会の提供が不可欠です。従業員がシステムの利点を理解し、スムーズに扱えるようサポートすることで、混乱を最小限に抑える努力が求められます。従業員との綿密なコミュニケーションとサポート体制によって、システム導入の効果を最大化しましょう。

ワークフローの改善におすすめのシステム

ここからは、ワークフローの改善につながるおすすめのシステムを3つ紹介していきます。

X-point Cloud

X-point Cloudは、12年連続国内シェアNo.1を誇るクラウド型ワークフローシステムです。専用アプリをダウンロードすればどこからでもアクセス可能で、システムのメンテナンスやアップデートが容易に行えます。

紙の帳票イメージそのままのフォームに入力できるため、デジタルが苦手な従業員もスムーズに扱うことができるでしょう。入力フォームや申請ルートはノーコードで設定可能で、豊富なテンプレートを利用できる点も魅力です。管理に専門知識が不要なことも含め、誰もが使いやすいシステムだといえるでしょう。

コラボフロー

コラボフロー操作の簡単さと機能の充実性を両立させたワークフローシステムです。専用ソフトやプログラミングの知識が不要で、インターネット環境とExcelがあれば運用可能な手軽さも魅力といえます。

これまで使用していたExcelの申請フォームをそのままデジタル化できるため、慣れた様式によって業務の属人化を防ぐ効果も期待できるでしょう。運用が簡単ながら、自社にとって使い勝手がよいようにメンテナンスを重ねていけるため、長期的に利用できるシステムです。

楽々Workflow II Cloud

楽々Workflow II Cloudは、大規模運用も可能なワークフローシステムです。承認ルートの設定やセキュリティに関する権限の設定など、細かな設定をノーコードで行うことができます。クラウド型ながら大規模運用やシステム連携が可能なため、企業の規模を問わず利用できるでしょう。

また、モバイル端末に対応しているため、いつでもどこでもアクセスでき、英語や中国語に切り替えれば、人材のグローバル化が進んでいる現場でもスムーズに活用できます。サービスは24時間365日無休で、海外拠点を持つ企業や海外会社の日本支社などにも選ばれています。

ワークフローシステム導入による改善事例

ここでは、ワークフローシステムを導入して業務の効率化に成功した事例について紹介していきます。

アサヒ飲料株式会社

アサヒ飲料株式会社では、ここ数年で厳しさを増している飲料業界で勝ち残っていくために、売上拡大とコストダウンを両立しなければならず、スピードを重視した経営を行うためにワークフローシステムを導入しました。

具体的には、これまで紙ベースで回覧していた稟議書をデジタル化したことで、稟議書回覧に要する日数を7日短縮することに成功したのです。書類を運びファイリングするといった保管に関連する業務も削減につながりました。

また、稟議書のデータはシステムを介して本社で確認ができるため、内部監査業務が大幅に効率化されたのもシステム導入の恩恵です。アサヒ飲料株式会社は、従業員の業務に対する意識向上を図り、システムのより効果的な活用を目指しています。

出典元：インフォテック株式会社「アサヒ飲料株式会社様」

エステー株式会社

エステー株式会社では、約80種類ものワークフローが社内に混在しており、承認プロセスにおいて現場に混乱が生じていました。加えて、ワークフローの作成やメンテナンスの業務が属人化し、業務が滞る点も課題でした。

そこで、ワークフローを1つに集約し、申請・承認のプロセスをスピーディーに行えるよう、新たなワークフローシステムを導入したのです。多様なブラウザに対応したシステムを選定することで、スマホなどのモバイル端末からの承認も可能になりました。結果として生産性が大きく向上し、承認業務について年間1,000時間もの削減に成功しました。

出典元：インフォテック株式会社「混在するワークフローシステムをCreate!Webフローに集約」

いすゞ自動車販売株式会社

いすゞ自動車販売株式会社では、回覧の過程で大量の添付書類が増えた申請書類をファイリングしなければならず、管理部門の大きな負担となっていました。さらに、担当者が外出や出張の場合には決裁が停滞するなど、業務進行の面での課題も深刻でした。

そこで、テレワークにも対応できるよう、ワークフローシステムの導入を決定。システム選定は、ワークフロー構築の容易さやデザイン性の高さを重視して行いました。スモールスタートで始めたシステム導入でしたが、今では30種類以上の業務の電子化に成功し、グループ傘下企業での活用など、更なる効率化を検討しています。

出典元：インフォテック株式会社「承認期間を大幅短縮し、意思決定を迅速化」

ワークフローを改善して業務効率化を進めよう

ワークフローの改善は、企業の生産性と働きやすさを大幅に向上させる鍵です。ワークフローシステムを導入すれば、手間のかかる申請や承認の時間を短縮し、ヒューマンエラーのリスクも減少させることができます。ペーパーレス化による環境負荷の軽減やコスト削減も見込めるでしょう。自社に最適なワークフロー改善策を見つけ出し、業務の効率化を目指しましょう。