1on1ミーティングはフォーマットを使えば効率化できる！参考にしたいテンプレを紹介

1on1ミーティングで使えるフォーマットとは？

1on1ミーティングは、事前に確認する項目をフォーマットにしておくことで効率化が可能です。ここでは、フォーマットに盛り込む項目や記入例を紹介します。

1on1フォーマットのテンプレート

1on1のフォーマットには、以下の項目を盛り込んでおくことをおすすめします。

• 最近の健康状態
• 目標
• 目標達成の進捗状況
• 業務上の悩みや不満
• 業務で注力していること
• 将来のキャリアについて
• 相談したいこと
• 振り返り
• その他

どれも業種に関係なく聞くべき項目のため、ぜひ活用して1on1ミーティングを効率的に進めてください。

1on1フォーマットの記入例

下記内容は、1on1ミーティングのフォーマット記載例です。せっかく1on1ミーティングをおこなうのであれば、効率的で効果が見込める方法が必要です。どのように記載すべきかわからない方は、ぜひ参考にしてください。

1on1時にフォーマット活用で期待できる効果

1on1でフォーマットを活用すると、ツールを利用しないミーティングと比べて期待できる効果が異なります。ここではフォーマットを活用することで期待できる効果を紹介します。

スムーズに進んで有意義な1on1ができる

1on1は個人面談のように時間が取れないので、いかに時間を有効活用できるかがポイントです。そのためフォーマットがあれば、前回のミーティングの振り返りができ内容理解がしやすく1on1をスムーズに進められます。

限られた時間内では、的確なアドバイスが難しいケースもあります。そのため、事前に質問や相談内容がわかれば、上司がアドバイスを考える時間を確保でき対話の品質向上にもつながります。

▷1on1ミーティングでは何を準備すべき？部下が事前に準備すること

従業員の悩みや不満をヒアリングできる

1on1をおこなっていても情報共有が上手くできていなければ、会社と従業員の間で認識のズレが生じてしまいます。もし認識のズレをそのまま放置してしまうと、会社は従業員の悩みや不満を把握できません。従業員も要望に応えてもらえないと不満を抱いてしまうので、フォーマットに記録を残しておくことで効率的にヒアリングができます。

情報を可視化すると会社は働きやすい環境作りを整備でき、従業員の悩みや不満の軽減につながります。会社のロイヤリティ向上にも期待ができ、離職率の軽減にも効果的です。

中長期的な人材育成につながる

人材育成は、単騎ではなく中長期的に取り組む必要があります。1on1は上司と部下が1対1で話し合うため、それぞれの部下の特徴を把握しやすいです。

長所や短所がわかると普段の業務でもサポートしやすくなり、部下の可能性を最大限に発揮できることにもつながります。

▷1on1ミーティングは効果を測定できる？効果を高めるポイントとおすすめツール

1on1ミーティングで記録を残すメリット

1on1で記録を残すと、部下の理解が進むだけではなく会社全体にとって大きなメリットです。ここでは、どのようなメリットがあるのか具体的に紹介します。

進捗をすぐに確認できる

1on1では現在進めている業務でボトルネックになっている部分はないのか、進捗は順調なのかなどの確認がすぐにできるようになります。

また、1on1は部下の成長促進を目的としたミーティングのため、課題を把握し目標達成までのプロセスを計画する必要があります。さらに目標に対するアクションや結果もチェックすること、PDCAを効率的に回すためにも重要です。

前回までの内容を一目で把握できる

上司は複数の部下と1on1をするため、部下が多いと会話の内容を忘れる可能性があります。内容を忘れて同じ質問を繰り返すと、効率が悪く部下のイメージもよくありません。

内容を把握しておくためにも、1on1で話した内容の記録が大切です。前回話した内容を思い出しやすく、繰り返し質問するといった無駄な時間の削減にもつながります。

部下の成長過程を記録できる

1on1の記録を取り続けると、部下の成長過程の記録ができます。以前の課題が解決できたか、どこに悩んでいるのかなどを毎回1on1の中で把握できます。

毎回把握することで自分の得意や不得意が明確になり、どのように課題に取り組むべきかの計画が立てやすくなるのです。結果として、過去の自分より成長していると実感でき部下の自信にもつながります。

異動の際の引き継ぎが簡単に行える

上司が部下の性格や得意・不得意をフォーマットで可視化しておくと、異動した先の上司が確認できスムーズな引き継ぎが可能です。

仕事への取り組む姿勢や現状の目標設定・進捗状況など詳しい情報が共有できれば、公認の上司が部下の理解を深めやすくなり1on1のレベル向上にもつながります。

人事や経営層と共有することができる

1on1は上司と部下の2人でおこないます。そのため、毎回の記録をフォーマット化し人事や経営層にも情報共有すると、会社全体でのサポート体制が構築しやすくなります。

従業員も会社が要望を取り入れると仕事のモチベーションにつながり、離職率の低下にも期待ができるのです。従業員の成長促進に大きな役割を果たす1on1は、会社全体に大きなメリットをもたらします。

▷【2023年最新】1on1ツールおすすめ16選｜導入のポイントや目的別の選び方を徹底比較！

1on1ミーティングでのフォーマットの活用方法

フォーマットを活用するメリットや1on1がもたらす効果を理解できても、実際にどのように活用すべきかイメージがつきにくいでしょう。ここでは、1on1で記録を残すまでの流れと使用ツールについて紹介します。

1on1で記録を残すまでの流れ

1on1で記録をするまでの流れを押さえておくと、事前準備ができることもあります。ぜひ下記表のとおり実施することを確認し、事前準備を徹底してください。

1on1で記録を残す方法・使用ツール

1on1で記録を残す方法は、メモ帳やエクセル・Googleスプレッドシート・ドキュメントなどさまざまです。なかでも1on1ツールは、クラウド上に情報の保管ができアクセスするだけで内容を確認できるためおすすめです。

また1on1ツールにテンプレートが準備されているため、始めからフォーマットを作成する必要がありません。また権限設定も柔軟におこなえるので、安全に情報の管理や共有ができます。

▷1on1ミーティングを導入する目的とは？導入企業の事例からわかる効果

1on1ミーティングでの記録の活用事例

実際に1on1ミーティングでフォーマットに記録することで効果を実感できた会社もあります。ここでは、実際の会社の活用事例を紹介します。

記録を経営者と共有した事例

携帯電話を提供しているA社は、1on1ツールを経営者と従業員の円滑なコミュニケーションに活用しています。

普段は経営者と従業員が直接会話する機会は少ないですが、1on1の内容を記録することで従業員がどのような課題を抱えているか把握できます。また従業員も経営者に要望を伝えられるので、悩みや不満の軽減になりました。ほかにもログにコメントをすることで、新たな気づきにもつながっています。

このように1on1でフォーマットを使用すると、従業員と経営者がお互いに理解を深めることができます。

記録ツールを使用した事例

B社は1on1の記録をしていましたが、ツールの導入を本格的に始めたタイミングでミーティング前にフォーマットの記入をおこなうようになりました。

その結果、事前に話し合うテーマや前回の内容を把握でき、限られた時間を有効活用できるようになったのです。また従業員が1on1の内容を記録した後に上司が前向きなコメントを書くことで、仕事へのモチベーションにもつながっています。

記録ツールを使用することで、普段直接言えない従業員とのコミュニケーションが改善されました。

▷1on1ミーティングの頻度はどのくらい？適切な頻度と時間設定

1on1ミーティングのフォーマットを活用していこう

1on1の導入は、部下の成長促進だけでなく会社全体にもよい効果が期待できます。しかし1on1で話したことをすぐに記録しなければ、前回の内容や課題の進捗状況が把握できず業務の効率化ができません。

1on1の短い時間で最大限の効果を出すためにも、本記事で紹介したツールのフォーマットを活用し有意義なミーティングにしてください。