1on1と個人面談の違いとは?違いを理解して効率を最大化しよう

最終更新日時:2022/12/22

1on1

上司と部下が1対1で行う1on1と個人面談。導入企業の増加に伴い、そもそも双方の違いは何か、疑問に感じている経験者も多いのではないでしょうか。本記事では、1on1と個人面談の違いとは何か?効果を最大化するための実践ポイントとあわせて解説します。

1on1と個人面談の違いとは?

1on1と個人面談は目的が大きく違います。1on1の目的は部下が自ら成長できるようにサポートすることです。

部下の業務に関しての悩みや、今後のキャリアの方向性について上司がヒアリングを行い、課題解決に導いていきます。上司は部下と「ヨコ」の関係になり進めていくため、上司が一方的にアドバイスをすることはありません。

個人面談の目的は、部下の仕事への取り組みや成績に対して評価をすることです。業務の進捗状況やパフォーマンスに関して、「タテ」の関係で評価が行われます。また、コミュニケーションも上司からの一方的なアドバイスが中心です。

これまでの日本は個人面談が主流でしたが、コロナ禍によりテレワークが急速に拡がり1on1が注目されるようになりました。テレワークで通勤時間や移動の普段削減になった一方で、直接的なコミュニケーションをとることは難しくなったのです。

コミュニケーションが気薄になった状況では、部下がどのような心理状態であるか、業務の進捗状況などを把握することはとても難しいです。このように環境と時代の変化に伴い、コミュニケーションだけでなく、面談スタイルにも変化が求められています。

1on1は部下が主体でおこなわれるもの

面談というと上司がリードするイメージがありますが、1on1では部下が主体的になり行われる面談です。個人面談とは取り組み方や頻度が異なるので確認しておきましょう。

週1~月1回の短期スパン

1on1の特徴は、設定時間が30分〜1時間程度と短時間であることです。1回にかかる時間が短いため、頻度は週1〜月1回の短いスパンで定期的に実施されます。

日頃から定期的にコミュニケーションをとる環境を作っておくと、部下と上司が話しやすい関係を構築することが可能です。

また、上司が部下の悩みに素早く気づき、業務の改善ができると、部下の仕事へのモチベーションアップにもつながります。そのため、日頃からコミュニケーションを頻繁にとっておくことは重要だと言えます。

部下の育成

1on1を実施する目的は「部下の成長をサポート」することです。上司が主体的に面談をリードしていくのではなく、部下が話したい内容で進めます。その際に、上司が自分の考えを言ったり、課題解決の方向性を決めてはいけません。

部下が悩みや問題を解決するために、どのような取り組みを行うべきかを考えなければ成長にはつながらないからです。

一般的に入社した当初の社員は、上司に教えてもらいながら業務を進めますが、受け身の姿勢では成長につながらず会社の生産性もあがりません。

また、教えてもらう機会がなくなると「次は何に取り組めばいいかわからない」と悩む社員も多いです。この問題を払拭するためにも、部下が自ら考えて行動できるように、上司のサポートする姿勢が求められます。

信頼関係の強化

1on1は短いスパンで定期的に行われるため、信頼性の強化が期待できます。しかし多くの場合、部下は上司に対して距離感を感じたり、思っていることをうまく話せないケースが多いです。そのため、まずは部下が上司に話しやすい雰囲気や環境を作る必要があります。

例えば、1on1を始めて最初の5分〜10分ぐらいは、趣味やプライベートといった話を交えてみてください。部下の緊張を和らげ、本題の業務に関する悩みを話しやすくなるでしょう。

モチベーションの向上

1on1は、部下が話したい内容で「対話」することが前提です。上司にヒアリングしてもらえることで「自分を認めてくれている」と安心感を抱きます。

さらに、部下の業務に取り組む姿勢などの良い部分を伝えることができれば、仕事へのモチベーションアップにも効果的です。

また、1on1で注意すべき点は、ヒアリングの途中で上司が感じたことを部下に押しつけることです。

「このように取り組みなさい」と上司の考えを押し付けられても、部下は「理解してくれない」と感じてしまい、信頼関係を構築することが難しくなってしまいます。

エンゲージメントの向上

現代は、社員の会社に対する愛着心「エンゲージメント」が保ちづらい時代と言われています。その要因として、直接的なコミュニケーションが減少していることが挙げられます。

コミュニケーション不足により、優秀な部下がある日突然休みがちになり、結果的に退職してしまった...といった状況に悩まれる方も多いでしょう。

急な退職を未然に防ぐためにも、1on1で日頃からコミュニケーションをとっておくことが必要です。定期的に対話する機会があることで、部下は「上司や会社に必要とされている」と感じ、エンゲージメントの向上につながります。

個人面談は上司が主体で行われるもの

これまで主流だった「個人面談」は1on1と明らかな違いがあります。これらを比較することで、1on1の取り組み方が把握しやすくなるので確認しておきましょう。

四半期~半年に1回の中長期スパン

企業・人によって時間や頻度はさまざまですが、個人面談に要する時間は5分〜1時間で、実施頻度も四半期〜半年に1回の中長期スパンが一般的です。

個人面談は上司が主体的になり、部下の業務進捗状況や目標達成の確認をしたり、日頃のパフォーマンスに対して評価を与えます。そのため、ある程度の中長期的なスパンが必要です。

長期間の業務への取り組みを評価する個人面談は、部下のモチベーションに大きな影響を与えます。

評価査定の手段

個人面談は、部下のパフォーマンスに対しての評価に欠かせない手段です。上司と部下の双方が、進捗状況の確認・人事評価・目標設定等の相互理解をする機会であり、昇給・ボーナスにも大きく関係します。

個人面談の目的の中には人材育成も含み、今後の具体的な取り組み方に関しても指導を行います。1on1と比較すると、部下の成長をサポートすることを目的としているため、個人面談のように指導までは行わない点が大きな違いです。

1on1実践の注意ポイント

1on1の効果を発揮するためには、上司と部下の双方にとって有意義な面談にすることが重要です。1on1を実践する上で、上司が身につけておきたい・心得ておきたい知識やスキルがあるので参考にしてみてください。

コーチング

1on1は、部下が話したい内容で進めるため、上司は部下の考えをうまく引き出すスキルが必要です。例えば、相手の話にあいづちをうったり、うなずくといった「傾聴」する姿勢は、相手の話を引き出す際に効果的です。

あいづちやうなずきをしてもらえると「自分の話をちゃんと聞いてくれている」と安心感を抱きます。

また、上司が部下の課題解決を導くためには、部下の悩みや考えに対する情報が必要です。現状の悩みや課題に対する考えを把握できると、どのような解決策があるかなどサポートをすることにつながります。

その際に気を付けるべきなのは、あくまでも上司はサポートするポジションであるということです。部下が自ら課題に対して考え、解決できるようにするためにも、上司が問題解決の方向性や答えを一方的に押しつけないように気をつけましょう。

ティーチング

ティーチングでは、コーチングで得た情報をもとに、部下が自ら考え課題解決が出来るように支えていきます。

コーチングでは部下に自分で考えさせることがメインでしたが、ティーチングでは考えを行動に起こしやすいように導いてあげることがポイントです。

もしも、部下が課題解決の方向性に悩んでいる場合は、上司自身の経験を伝えてみるのもいいでしょう。

フィードバック

1on1は継続的に続けることで、部下の成長促進につながります。部下が課題解決するために起こしたアクションへの結果の良し悪しを振り返ることが重要です。

結果に結びついている場合は、良い評価を伝えるとモチベーションやエンゲージメント向上につながるでしょう。一方で、うまく結果に結びついていない場合は、評価を伝えることで改善に導ける可能性もあります。

評価を伝える際は、批判的な意見や怒鳴ったりといった相手を否定する行動はしてはいけません。部下のモチベーションを低下させないためにも、状況やケースに応じて伝えていきましょう。

オープンクエスチョンの活用

1on1での質問は「はい」または「いいえ」のどちらかで終わってしまう聞き方は適していません。なぜなら、部下が自ら考える聞き方が必要だからです。

例えば「資料の内容を理解できたか?」という質問の場合、「はい」か「いいえ」の選択肢しかありません。もしも、部下が内容把握できていない状況でも「いいえ」と伝えることは難しいでしょう。

そのため「資料のどの部分がよかったと思う?なんでそう思う?」といったオープンクエスチョンをすると、答えやすいだけではなく、考えさせることにも効果的です。

心理的安全性の確保

部下は上司と対話する際、「これを話したら怒られるかな」と不安を感じ、話せない場合があります。1on1の効果を最大限に発揮するためには、部下が心理的安全の確保をすることがポイントです。

安心して話せる雰囲気を作るためには、上司自身の経験談を話してみるといいでしょう。「入社した当初は、あんな失敗してしまって大変だった」といった実際のエピソードは、「自分も最近こんな失敗して...」と部下も安心して話しやすくなります。

ただ、上司が主体で話してしまうと、部下が話す時間がなくなったり、目的がずれてしまうので、5分くらいにとどめておきましょう。

内容の記録・共有

1on1で話した内容を記録しておくと、振り返りや共有がしやすくなるでしょう。うまくいった行動を次に活かすことで再現性がありますし、思うような結果が出なかった場合には、何が問題だったかを抽出でき行動の改善に繋がります。

他にも、話のテーマを検討する時間の削減や会話の停滞の回避、上司変更の際の情報伝達が容易にできるといった多くの利点があります。上司と部下で同じ認識を持っていると、面談の質向上にも有効となるでしょう。

1on1は日頃のコミュニケーションが基盤となる

1on1は個人面談と違い、「部下の成長」を目的とした面談です。そのため、上司が部下に継続的なサポートをしていくためには、日頃から良好な関係を築いておかなければなりません。

なぜなら、1on1のみの時間では、部下の本音を聞き出すことは難しいからです。最初は上司に対して萎縮してしまう部下も多いでしょう。心理状態をオープンにできない中で1on1を実施しても、効果の実感はあまり望めません。

日頃から、業務以外にも雑談などのコミュニケーションをとってみてください。話しやすい環境や関係を構築しておくことで1on1の効果を最大限に得ることができるでしょう。

1on1と個人面談の違いを理解し効果を最大化しよう

1on1と個人面談は、目的や主体となる人物、取り組む回数や時間が異なります。2つの違いを理解しておくことで、1on1ミーティングに必要な知識・スキルが明確になり、スムーズに取り組むことが可能です。

また、1on1の効果を最大限に発揮するためにも、日頃からコミュニケーションをとっておくことも重要です。当記事で紹介したポイントや注意点を参考にしながら、上司と部下の双方にとって有意義な1on1にしていきましょう。

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