1on1ミーティングでは何を準備すべき?部下が事前に準備すること

最終更新日時:2023/09/13

1on1ツール

1on1ミーティングの準備

上司部下が業務の一環として行う1on1ミーティング。一方的に進む個人面談との違いは理解しているものの、何を準備すべきか頭を抱えている方も多いのではないでしょうか。本記事では、1on1ミーティングで部下が準備しておくべきことや1on1の進め方などを解説します。

1on1ミーティングの目的

1on1ミーティングの目的は主に以下の3つです。

部下の育成・成長促進

部下の日々の業務を振り返り、上司からフィードバックをすることで、部下の育成・成長を促進します。部下にとって、1on1ミーティングは業務上の悩みや課題について相談でき、問題の解決やキャリアを明確にできる良い機会です。

1on1ミーティングを定期的に行うことで、部下自身が業務について振り返る時間ができ自発的に動ける人材の育成に繋がります。

信頼関係・組織力の強化

1on1ミーティングによって上司と部下のコミュニケーションを増やせるので、信頼関係が築けます。また、組織全体のビジョン・ミッションから個人の目標まで共有できるため、組織力の強化にも繋がるでしょう。

モチベーション・エンゲージメントの向上

1on1ミーティングを行うことで部下の不満や悩みを早期解決できます。また、評価への納得度が高まり、目指す方向性も明確になるでしょう。

その結果、モチベーションの向上に繋がります。また、上司との信頼関係を構築することで、エンゲージメントも向上するでしょう。

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1on1ミーティングで部下が事前に準備すべきこと

1on1ミーティングを円滑に進めるためには事前準備が大切です。ここでは、1on1ミーティングで部下が事前に準備すべきことについて解説します。

目的の理解

目的を理解した上で1on1ミーティングを行うことが大切です。1on1ミーティングは上司が一方的に部下の業務管理や評価を行う時間ではありません。部下の業務を棚卸して成長を促すための時間だと理解しましょう。

アジェンダの作成

1on1ミーティングで話す内容は基本的に部下が決めます。上司と話す機会を無駄にしないためにも、事前に話したいことをピックアップし、アジェンダを作成しておきましょう。例えば、業務上の不安や悩み、気づき、実現したいキャリアなどがアジェンダの例です。

進捗状況の把握

前回の1on1ミーティングで決めた目標やアクションの進捗状況を把握しましょう。どのくらい取り組めているのか、取り組めなかった場合はなぜそうなったのか原因を明らかにすることが大切です。

1on1ミーティングを行うたびに振り返ることで、上司は部下の状況を把握でき、部下自身も目指すべき方向性が明確になります。

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1on1ミーティングで上司が事前に準備すべきこと

1on1ミーティングでは、部下だけではなく上司も事前準備が必要です。ここでは、1on1ミーティングで上司が事前に準備すべきことについて解説します。

部下への周知

事前に1on1ミーティングを実施することや日程、実施する目的を部下に伝えます。目的を明確にすれば、部下が1on1ミーティングにどのような姿勢で臨めば良いか分かり、事前準備もしやすくなります。

また、上司と部下で共通認識を持って臨むことで、より効果的な1on1ミーティングにできるでしょう。

必要スキルの習得

1on1を効果的に進めるためには、コーチング・ティーチング・フィードバックスキルが必要です。研修などを実施して、必要なスキルを覚えておきましょう。

コーチングとは、傾聴・質問・対話を行うことで部下自身から気づきや学び、次の行動を引き出すためのコミュニケーションスキルです。上司が答えを提示するのではなく、部下が自分で答えを見つけることで、納得感を持って主体的に行動できるようになります。

ティーチングは、上司から部下に答えを提示することで解決に導くコミュニケーションスキルです。部下自身に答えを見つけさせるコーチングとは真逆なので、状況に応じて使い分けるといいでしょう。

また、フィードバックスキルも重要です。ビジネスでは、業務姿勢や成果に対する客観的な評価とその根拠を具体的に伝えることが求められます。

話しやすい環境の提供

部下の心理的な安全性を確保し、本音や率直な発言を引き出すために、話しやすい環境を整えることも上司の役割です。

いきなり話を始めるのが難しい場合は、アイスブレイクから始めるといいでしょう。部下が話し始めたら、傾聴の姿勢で共感を交えながら進めることで、部下も本音を話しやすくなります。

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1on1をオンライン実施する場合は環境を整える

1on1ミーティングをオンラインで実施する際は、以下のポイントに注意して環境を整えましょう。

マイク

マイクの音量・音質に問題がないか確認してください。パソコン搭載のマイクでも会話はできますが、より快適な環境で会話をしたい場合は外付けのマイクを準備しましょう。

マイクに問題があるとスムーズな会話ができなくなってしまい、1on1の効果が得られなくなるので注意が必要です。

照明

照明が暗すぎていないかもチェックします。お互いの表情が見えたほうが話しやすいため、しっかりと顔が見えるようにすることが大切です。

お互いの顔が見えずに表情がわかりにくくなると、関係性が形成されていない上司・部下の場合は思うような効果が得られなくなる可能性があるので注意しておきましょう。

カメラ

カメラが起動しているかどうかも確認しましょう。お互いに顔を見ながら話すことで、より話しやすい環境が作れます。

パソコンに標準装備されているカメラでも問題ありませんが、古かったり故障していたりすると画質が悪くなってしまうケースも考えられます。必要に応じで外付けのカメラの購入を検討しましょう。

ツール

ビデオ会議のツールが使用できるかも確認しましょう。ツールを使用することで、安定した環境で1on1ミーティングを進められます。

なお、ツールの導入を検討されている方は下記の記事も併せてチェックしてみてください。

【2023年最新】1on1ツールおすすめ16選|導入のポイントや目的別の選び方を徹底比較!

背景画像・服装

背景画像や服装が適切なものかどうかも確認することが大切です。自室を映したくない場合は背景画像を事前に設定しておきましょう。

背景画像はアイスブレイクする際にも効果的なので、話題性のあるものをチョイスしても良いでしょう。

回線

インターネット回線に問題がないかも確認してください。インターネット回線が不安定だと会話が途切れ途切れになってしまうので、安定した回線を契約しておきましょう。

安定した回線は1on1に限らず自宅で仕事をする上で欠かせないため、回線が安定しない場合は乗り換えなども検討しておいてください。

1on1ミーティングの頻度はどのくらい?適切な頻度と時間設定

1on1ミーティングの進め方

1on1ミーティングを効果的に進めるには、どのようにしたら良いのでしょうか。ここでは、1on1ミーティングの具体的な進め方について上司の立場から解説します。

コンディション確認

まずは部下のコンディションを確認しましょう。働きすぎていないか、体調に問題がないかなど、会話や部下の様子からチェックします。

仕事をする上でコンディションは重要な要素となるのでしっかりとヒアリングする必要があります。

前回実施した1on1の振り返り

前回の1on1ミーティングで話した内容を振り返りましょう。設定した目標やアクションの進捗状況を確認し、取り組めていなかった場合は原因の確認も大切です。

今回の1on1テーマの確認

前回の振り返りが終わったら、今回実施する1on1ミーティングのテーマを確認します。部下が話したい内容を聞き出し、今回はどこまで話すかゴールを明確にしておきましょう。

テーマに沿って実施

設定したテーマに沿って1on1ミーティングを実施します。基本的に上司は聞き役に徹し、部下からの本音や率直な思いを引き出すようにしましょう。

テーマを曖昧にした状態で1on1を始めてしまうと、身のある話ができないケースもあるのでしっかりとテーマを定めておく必要があります。

部下の内省を促す

現状を把握できたら、テーマについて部下の内省を促します。どこに課題があるのか上司が答えを提示するのではなく、部下自身に気づいてもらうことが大切です。

必要に応じた助言

部下の課題点の考えを一通り聞き出せたら、必要に応じて上司から助言するようにしましょう。客観的な視点からアドバイスすることで、部下が一人では気付けなかったポイントが見つかり考えを深めるきっかけになります。

ただ、助言をする際は高圧的であったり、説教じみた発言をするのはNGです。親身になって平等な立場から助言をするようにしましょう。

今後の課題設定

明らかになった課題点をもとに、今後のアクションプランや意識するポイントを具体的に設定します。1on1ミーティングは定期的に行うので、中長期的な課題ではなく、次回のミーティングで振り返れるようなすぐに実行できる課題を設定することをおすすめします。

PDCAサイクルを振り返る

課題の設定から行動・評価・改善の一連のPDCAサイクルについても振り返ります。PDCAサイクルが上手く回っていないと感じた場合は、どこかに問題があるかもしれません。そもそもの課題設定が適切か、アクションプランが課題解決につながっているのか、評価と改善がしっかりできているかを確認しましょう。

短期スパンで継続

1on1ミーティングは短期スパンで定期的に行うことが大切です。週に1回、30分程度の開催が理想で、少なくとも隔週か月に1回は行うようにしましょう。

1on1は定的におこなうことに意味があるので、上司側から積極的に設定して機会を作りましょう。

1on1ミーティングの頻度はどのくらい?適切な頻度と時間設定

1on1ミーティングは双方向的な実施が鉄則

1on1ミーティングは、部下の自発的な気づきによる成長を促進するための場です。よって、部下の考えを引き出す双方向的なコミュニケーションが必要です。

上司が一方的に進めたり、部下の考えを否定したり、課題の解決策をすぐに提示したりしないことで、効果的な1on1ミーティングが実施できます。

部下の話を聞く際は、アクティブリスニングを取り入れるといいでしょう。アクティブリスニングとは、傾聴の姿勢を取りながら、話の内容から事実と感情を分けて捉え、問題の本質を把握する手法です。部下との信頼関係を構築しながら、課題解決に向けて部下の内省を促します。

1on1ミーティングは効果を測定できる?効果を高めるポイントとおすすめツール

上司部下それぞれが事前準備をし効果を最大化しよう

1on1ミーティングを効果的に行うことで、部下の成長を促進し、モチベーション・エンゲージメントの向上が見込めます。さらに、信頼関係の構築や組織力強化のためにも1on1ミーティングは重要です。

1on1ミーティングを行う際は、上司と部下の双方向的なコミュニケーションを意識することが大切です。本記事を参考に事前準備をしっかり行って、効果的な1on1ミーティングが行えるようにしましょう。

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