1on1のメリット・デメリット｜目的や上司・部下の役割

1on1とは？

1on1とは上司と部下が1対1でおこなう定期面談です。

1on1の頻度は毎週1回や毎月1回など、個々の状況に合わせておこない、部下が抱える業務上の悩みやキャリアについて、部下が主体で話をします。日本でも近年、多くの企業で導入が進んでおり、今後は1on1をおこなう企業がさらに増えていくでしょう。

1on1の実施目的

1on1の実施目的は部下の成長を促すためです。

普段、上司と部下が1対1でコミュニケーションをとる機会は、上司からの指摘や指導のときなど、上司主体でネガティブな話をする場合が多いです。そのため、上司とのコミュニケーションに良い印象がない人も多くいます。

一方、1on1は上司が一方的に話すのではなく、部下が主体となって話をします。部下の状況や悩み事を受け入れることで、部下が上司と1on1をしてよかったと思えるようにしなければなりません。

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1on1と人事面談は全くの別物

1on1は人事面談とは目的が違います。

人事面談は上司が部下を評価するための時間であり、メインは上司からの指摘や指導なので、部下から話をする機会はあまりありません。しかし1on1は部下のための時間で、上司と部下が対話することで信頼関係を築き、お互いに理解を深めていくコミュニケーションです。

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1on1のメリット

1on1には、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは、1on1を実施するメリットを紹介します。

部下の成長を支援できる

部下は自分の失敗や成功体験などを振り返ることができるので、自分の足りないところ、長所や得意分野に気づき、ステップアップにつながります。

また自分の思考パターン、行動パターンに気づくきっかけにもなるので、メンタル面でも成長につながる可能性があります。

部下との信頼関係を構築できる

定期的に1on1をおこなうことで、部下と信頼関係の構築につながります。

1on1によるコミュニケーションでお互いの理解が深まると、部下のセンシティブな問題を事前に把握でき、退職のきっかけになりそうな状況にも早めの対策が可能です。部下の発言で上司が何らかのアクションを起こすと、部下は自分の提案に自信を持つので、上司に相談や提案をしやすい風通しの良い組織になります。

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部下のモチベーションを上げることができる

1on1は、部下のモチベーションを上げることができます。1on1での部下からの提案で、待遇や評価に反映されると上司への信頼感が増すため、モチベーションが向上するのです。

社員のモチベーションの高さは企業の組織力と利益向上につながります。

チーム全体でのパフォーマンスも向上する

1on1をおこなうことで、チーム全体のパフォーマンスも向上します。部下との1on1で上司はチームの状態を細分化して把握することができます。

細かく把握することでチーム状態が理解しやすくなり、改善点を事前にイメージすることも可能です。また、チームを良い方向に持っていけるため、結果としてチーム全体のパフォーマンスは上がっていきます。

離職率の低下につなげることができる

1on1では部下から仕事に関することだけでなく、プライベートなことについても聞く機会が増えることでしょう。さまざまな悩みを聞き、上司と部下が話し合って解決策を探すことで、信頼関係が強くなります。

また、部下が何でも話せる状態をつくることで、会社への帰属意識が高まります。

部下への理解度を上げることができる

1on1で上司の部下に対する理解度を上げることができます。気付いていなかった部下の性格、趣味、健康状態などがわかるので、部下への理解度が向上します。部下のことをよく理解することで、指摘や指導の仕方も変わるはずです。

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1on1のデメリット

1on1はメリットばかりではありません。デメリットも理解し、1on1を有効的に活用しましょう。

効果が数値として把握しにくい

1on1をおこなうことで得られる効果は、数値として把握しにくいというデメリットがあります。売上や費用などは数値としてはっきり出るためわかりやすいのですが、1on1は実施した効果を客観的に数値化できません。

1on1をおこなう際は、始めから効果がわかりにくいことを理解した上でおこなう必要があるでしょう。

効果が現れるまでに時間がかかる

1on1は効果が現れるまで時間がかかる可能性があります。

上司が部下一人ひとりとコミュニケーションをとり、部下が自らの動き出すようになるまで、丁寧に進めなければなりません。効果が見えにくいため、ルールを決めて定期的にコミュニケーションをとる必要があるでしょう。

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上司と部下の両方の工数が増える

1on1をおこなうために、上司と部下の工数を確保する必要があります。定期的におこなうことに意味があり、効果が出るまで時間がかかるため、上司と部下の両方の工数が増えます。

上司は部下が多ければそれだけ工数も増えるので、自分のリソースにも注意しなければなりません。

心理的負担が増えてしまう可能性がある

1on1をおこなうことで、上司も部下も心理的負担が増えてしまうかもしれません。

上司は部下を育成するプレッシャーがあり、部下は不慣れな上司とのコミュニケーションに苦痛を感じる可能性があります。1on1は上司と部下の双方に意義があるものの、義務ではないため、状況をみて必要性についてよく考えましょう。

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1on1を運用する際のポイント

1on1運用のポイントについて解説します。ポイントを理解し、1on1を正しくおこないましょう。

実施目的を明確にする

1on1を実施する目的をあらかじめ明確にしておきましょう。目的が不明確だと、上司と部下のどちらの時間も無駄にしてしまう可能性があります。

実施目的を明確にすることで、限られた時間で意味のある話ができるでしょう。

テーマや話す内容を事前に決める

1on1をおこなう前に、テーマや話す内容を決めておきましょう。

テーマや内容を決めることで、上司だけでなく部下も事前準備ができるので、内容の濃い話をすることができます。

部下の話をしっかりと聞く

1on1では上司は部下の話をしっかりと聞くことを心がけましょう。従来の面談や人事評価面談とは違い、部下の成長を促すことが目的です。

上司は部下に寄り添いながら、余計な話をせず、部下の話を聞くことに集中しましょう。

実施内容を振り返る

1on1実施後はそのままにせず、内容を振り返ることも大切です。

部下が上司に対して話しやすい状況になっていたか、前回と比べて今回はどうだったかなど、内容を振り返ることで1on1の質を上げていきましょう。

1on1ミーティングを導入する際の流れ

ここからは、1on1ミーティングを導入する流れを解説します。

流れを把握し、スムーズに1on1ミーティングをおこなう参考にしてください。

なぜ導入するのか理由を明確に決めておく

1on1ミーティングをなぜ導入するのか、理由を明確に決めて、社員全員と共有しましょう。実施する理由を理解しておくことで、上司も部下も主体的に取り組むことができます。

実施する日時と頻度を決める

1on1ミーティングを実施する日時、頻度を決めておきましょう。スケジュールは上司の都合だけで考えず、部下の都合も考慮して設定するようにしてください。

長時間のミーティングは上司にも部下にも負担となる可能性があるので、最初は30分程度の短めの時間でおこなうことをおすすめします。

実施する場所も1ヶ所に固定する必要はありません。会議室や休憩所、場合によってはオンラインでおこなうなど、お互いにとって話やすいと感じる場所を最優先に選びましょう。

実際に1on1ミーティングをおこなう

1on1は基本的に上司が部下の話を聞く場なので、上司は部下が話しやすい状況を作らなければなりません。

ただ聞くだけでなく、適切なタイミングで相づちを打ったり、部下の話を繰り返したりと、部下が自分の話を聞いてくれていると感じることが大切です。

また部下の話の内容をいつでも振り返られるよう、メモをとっておくのもおすすめです。部下が多いと誰とどの話をしたか整理できないので、メモをすることで部下一人ひとりの課題や悩みなどを管理しやすくなります。

1on1のメリット・デメリットを把握して実施しよう

1on1は非常に有効的なコミュニケーションです。上司と部下のコミュニケーションが少ないと、上司は部下のことを理解できていない、部下は上司の顔色ばかり気になるなど、仕事を進める上でも不都合が生じます。

1on1は定期的に実施するため時間がかかり、効果がわかりにくいというデメリットはあるものの、上司と部下のコミュニケーションがスムーズになり、組織の風通しが良くなることでしょう。本記事を参考に1on1のメリットとデメリットを把握して、ぜひ実際におこなってみてください。