業務可視化ツールおすすめ13選！見える化によるメリットや選び方も解説

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業務可視化ツールとは

「業務可視化ツール」とは、従業員が業務中にどのようにパソコンを操作したかが可視化されるツールです。

具体的には、メールシステムやWebブラウザのほか、WordやExcelといったソフトウェアを、どの程度、どのように使用したかがグラフ化されるなどして見える化されます。

その結果、一般的に勤務の詳細が見えづらいことも多いパソコン作業の内容が正確に確認でき、勤務状況の適切な把握ができるだけでなく、公平な人事評価にも役立てることができるのです。

また、業務可視化ツールの中には、利用状況を業務フローとして図式化できる機能を搭載しているものもあるため、業務の標準化や効率的なマニュアル作成にも活用することが可能です。

業務可視化ツールの選び方

近年のリモートワークの拡大を背景として、業務可視化ツールの需要が高まりつつあります。

とはいえ、多種多様な業務可視化ツールが提供されており、どのような基準でツールを選べばよいのかわからずに悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

この章では、業務可視化ツールの選び方を説明します。自社に合った業務可視化ツールを選び、業務を改善するために従業員の勤務状況やコンディションなどを把握しましょう。

ツールの特徴は目的に合っているか

業務可視化ツールは、その種類によって、どの部分に強みがあるのかが異なります。

従業員の勤怠管理や勤務状況のデータ管理に強みを持つツールもあれば、従業員の勤務状況をデータ分析し、改善点の発見に役立つツールもあり、その特徴は様々です。

そのため、業務内容やツールを導入する目的に沿って自社に最も相応しい業務可視化ツールを導入することが大切です。

社内で扱いやすいツールか

業務可視化ツールによっては、操作が複雑で使いづらいものもあるため、ツールを利用する従業員のことを考え、扱いやすいツールを選ぶべきでしょう。

ツールによっては無料で使えるトライアル期間があったり、最初の数ヶ月間は割引価格で利用できるツールなどもあります。

いくつかのツールを比較検討し、扱いやすいツールを吟味することをおすすめします。

コストパフォーマンスは良いか

業務可視化ツールは内容も多種多様で、初期費用や利用料金にも幅があります。

利用料金はツールの利用者数で課金される「従量課金制」となっていることが多く、使用機能などによっても料金プランが異なりますが、問い合わせが必要なケースも少なくありません。

初期費用やその他の保守費用などの設定についても、ツールによってさまざまです。従業員数や必要な機能などを考慮して、コストパフォーマンスの高いツールをセレクトしましょう。

サポート内容が充実しているか

業務可視化ツールの利用時に、操作方法などへの疑問や不明点が生じるケースも考えられるため、サポート体制をチェックしておくとよいでしょう。

カスタマーサポート体制が充実していれば、たとえ何らかのトラブルが発生しても安心ですし、ツールの有効利用にもつながります。

また、公式サイトでツールの扱い方やよくある質問について掲載している企業や、初めてツールを導入する人に向けたセミナーなどを開催している会社もあります。

サポートが充実している企業のツールを探し、導入に関する不安を払拭しておきましょう。

おすすめの業務可視化ツール13選

業務可視化ツールは料金体系や特徴において多種多様です。そのため自社に合ったツール選びが難しいと感じている人も少なくないでしょう。

この章ではおすすめの業務可視化ツールを13選し、料金体系や特徴などを紹介していきます。

1：Qasee

「Qasee」は、業務データをAI分析して、業務改善やセルフマネジメントの実施に役立つデータを共有できる業務可視化ツールです。

国内における利用者数は5,000人を超え、シェアNo.1を達成しています。また、スタートアップ支援基金最優秀賞を受賞したツールでもあります。

ツールの導入によって、さらなる業務改善の促進を目指す人におすすめです。

2：AssetViewTele

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「AssetViewTele」は、幅広い業種・職種の企業や教育機関で導入されている業務可視化ツールです。

「ITreview Grid Award 2022 Spring」の7部門で受賞しており、扱いやすさとセキュリティ面で高い評価を受けているのが特徴です。

必要とする機能を厳選して、必要なライセンス数のみ支払う料金体系なので、会社のニーズや規模に合わせ、高いコストパフォーマンスを実現することができるでしょう。

3：MITERAS仕事可視化

「MITERAS仕事可視化」は、63,000人以上の導入実績を誇る業務可視化ツールです。長時間労働を是正し、従業員の勤怠状況を管理することができます。

「タイムレポート」は、従業員一人ひとりの勤怠状況を管理し、申告された勤務時間とシステムで記録されている勤務時間との隔たりがないかを確認します。

「ジョブレポート」は、従業員がどのように業務をこなしたのかをデータ化・図表化してわかりやすく記録する機能です。これらのレポート機能を駆使することで、情報の齟齬や不正がないかを確認し、業務状況の改善を図れます。

4：SKYSEA Client View

「SKYSEA Client View」は、18,000以上のユーザーと1,000以上のクライアントが利用している業務可視化ツールです。

データの暗号化に対応しているほか、外部からのサイバー攻撃に対応するマルウェアとの連携も可能となっています。

サーバー容量を圧迫しないための施策や、サーバーエラー時に備えたパソコンへのログ保存機能など、問題を回避する機能が多く搭載されています。

業務管理機能のセキュリティが強固で、扱いやすい業務可視化ツールの利用を考えている人におすすめのツールといえるでしょう。

5：Eye“247” Work Smart Cloud

「Eye“247” Work Smart Cloud」は、導入実績1,700社を超える業務可視化ツールです。

運営元である株式会社フーバーブレインは、のべ40,000社以上のセキュリティ対策を支援してきた実績を持つベンダーです。

万全のセキュリティ体制の下で、社内の業務管理や勤怠管理を実施したい場合は、このツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

6：LANSCOPE オンプレミス版

「LANSCOPE オンプレミス版」は、導入実績20,000社以上、長期継続利用93%を誇る業務可視化ツールです。

IT情報資産を守るためのエンドポイントをシステムで管理。企業の重要資産である情報資産が外部に漏洩するのを防ぐセキュリティの高さが特徴です。

社内の業務をシステムで一括管理し、業務効率を向上させるためにおすすめのツールといえるでしょう。

7：SS1

「SS1」は、導入実績3,000社、115万以上のクライアントを誇る業務可視化ツールです。導入から運用までサポート体制が一貫しており、スムーズな運用が期待できます。

業務管理に関するデータ分析と管理がしやすいことがポイントです。また、IT資産の管理も可能。セキュリティ面を強化した安全なデータ管理を実施しています。

8：ジンジャーワーク・バイタル

「ジンジャーワーク・バイタル」は、従業員のコンディションの変化をシステムが自動で管理する業務可視化ツールです。

さらにアンケート機能を活用することで、従業員一人ひとりの勤務状況やモチベーションを確認。業務の改善を目指すために有益でしょう。

従業員の業務に対するモチベーションを向上させたいと考えている人は、このツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

9：Optimal Biz Telework

「Optimal Biz Telework」は、幅広い業種や職種で導入されている業務可視化ツールです。テレワークを導入する企業における従業員の生産性向上や勤怠管理に役立ちます。

始業時に起動するチャットボットで従業員の体調やメンタル面を管理することで、モチベーションの低下や離職のリスクを減らす効果も期待できます。

テレワークにおける従業員の勤怠管理や体調管理を実施したい人におすすめのツールといえるでしょう。

10：F-Chair＋

「F-Chair＋」は、2016年のサービス開始以来、2,300社で導入実績がある業務可視化ツールです。

テレワーク時でも安心な業務管理機能で、勤務時間や勤務場所を把握し、従業員たちが働いている際の画面をモニターできます。また、残業をするとアラートが表示されるため、残業や深夜労働を抑止します。

テレワークを導入している会社で従業員の勤怠管理の徹底を検討している場合は、このツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

11：MeeCap

「MeeCap」は、幅広い業種や職種で導入されている業務可視化ツールです。業務プロセスを図式化して表示することで、より的確な業務プロセスの改善を実施できます。

また、データを用いて定量的に業務プロセスを分析するため、業務上の課題を具体的に解決したい場合におすすめです。

12：IM-BPM

「IM-BPM」は、導入実績8,900社を超える業務可視化ツールです。各タスクごとの業務プロセスを図式化してまとめることで、業務プロセスごとに最適な改善策を発見できます。

業務プロセスを個別に見直し、会社の業務全体の生産性を向上させるためにおすすめのツールといえるでしょう。

13：Chatwork

「Chatwork」は国内において、ビジネスツールNo.1の導入実績を誇るコミュニケーションツールです。テレワーク時の従業員間のコミュニケーションをサポートし、こなすべき業務をタスク管理することで、可視化します。

Chatworkの基本機能であるチャット機能も業務の「見える化」に活用。各メンバーの発言を時系列でさかのぼることで、話し合いのプロセスや変遷を追うことも可能です。

リアルタイムでのコミュニケーションはもちろん、タスク管理をシステム上で一括管理し、可視化するためのおすすめツールといえるでしょう。

業務可視化ツールを導入するメリット

業務可視化ツールは従業員の勤務状況を管理し、業務の改善に役立ちます。

この章では、業務可視化ツールを導入する具体的なメリットについて解説していきます。

業務効率化・業務改善へとつながる

業務上の問題を認識したうえで改善につなげるためには、現状の問題点を把握する必要があります。

従業員一人ひとりの勤務態度や業務生産性を確認できるので、「業務上のどの部分に問題を抱えていて、何を改善すべきなのか」を再認識できます。

現状の業務で生産性向上や従業員の勤務状況の改善を目指している方には、メリットが大きいといえるでしょう。

適切な人事評価につながる

業務可視化ツールを活用することで、従業員一人ひとりの具体的なパフォーマンスを数字で確認できるので、公平な人事評価に役立つでしょう。

とりわけ、従業員の働きぶりが見えにくいリモートワークやハイブリッドワークなどを実施している会社では、ツール導入に際するメリットが大きいといえます。

また、業務可視化ツールを利用することで得られるのは、具体的な業務上のデータだけではありません。従業員一人ひとりの業務に対する熱心さや誠実さ、チームへの貢献心など数値では測れない部分も分析できるのです。

チームや部署間の連携が取りやすい

業務可視化ツールを導入するメリットは、従業員一人ひとりの業務を可視化して、必要な場所に必要な人的・物的資源を配分できる点です。

チームごとに業務内容を分析していると、なかなか部署や部門の垣根を越えた連携を取るのは難しい側面があります。

組織ごとの連携を強め、組織体制を強化していきたいと考えている場合は、業務可視化ツールを導入するメリットが大きいといえるでしょう。

テレワークにおける正しい管理ができる

テレワークの働き方は、実際に目でみて従業員の勤務状況を確認できないので、会社が従業員一人ひとりの勤務態度を把握しにくいのが実態です。

しかし、業務可視化ツールはパソコンに導入して従業員の勤務状況を測定するツールなので、従業員の勤務状況を正確に管理できるといったメリットがあります。

業務可視化ツールを導入する際の注意点

業務可視化ツールを利用することで、企業にとってさまざまなメリットを得られるものの、注意したい点もあります。

この章では、業務可視化ツールを導入するにあたって、気を付けるべきことを3点、解説します。業務可視化ツールを導入する前に、以下の注意点を押さえておきましょう。

社員にストレスを与えていないか

企業側からすると大きなメリットがある業務可視化ツールですが、従業員にとっては過度な管理と感じ、疲弊してしまう懸念もあります。

このような事態に陥ることを避けるため、監視のためにツールを利用するのではなく、業務量に負担がないかを確認し、労働の質を上げることが導入の目的であると明確に周知しましょう。

また、管理を目的として利用する場合でも、監視ではなく適切な勤務状況であるかを確認し、従業員の労働環境を守るために導入する点などを正確に伝え、働く人たちの理解を得ることが大切です。

専用のマニュアルが必要になる

業務可視化ツールを会社に導入するということは、新たなツールを日常の業務に導入することになるため、従業員に向けてのマニュアル作成が必要となります。

業務完了の時間的な目安やツールの活用法、人事評価や業務改善に生かされるのかなどマニュアルで従業員に周知させていくことが、ツール導入に失敗しないためのコツです。

導入する目的を明確にしておく

目的を決めた上で業務可視化ツールを導入しないとツールの効果が測定しづらく、導入のメリットを得ることができません。

場合によっては思っていたような活用ができず、自社にとって有効利用できない可能性も生じます。

業務可視化ツールを利用することで企業の業務を効率化させ、無駄を削減できるように、ツールを導入する目的を事前に明確化しておきましょう。

業務プロセス改善に可視化ツールは必須

この記事では、業務プロセスを可視化する業務可視化ツールの選び方やメリット、注意点について解説してきました。

業務可視化ツールは、リモートワークなどで会社が従業員の勤務状況を把握しづらい状況でも、詳細な業務状況を管理できる仕組みです。

このツールを使うことで業務の効率化などに直結することはもちろん、より公平に従業員を評価することにもつながります。

ただし、事前に業務可視化ツールを導入する目的を明確化しないとツール導入の効果が曖昧になってしまうので、注意しましょう。

社内の業務改善を目指すなら、従業員の勤務状況やコンディションなどを把握し、業務プロセスの効率化や改善を期待できる業務可視化ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。