業務効率化の第一歩はメール業務の効率化！管理方法や無駄をなくす方法とは

メール業務にかかる時間は1日2時間以上？

コンピューターソフトウェア事業を展開するアドビシステムズ株式会社（現アドビ株式会社）が実施した「電子メール利用実態調査」によると、仕事関連のメールチェックには、1日平均77分の時間を費やしていることがわかりました。

また、この時間は「チェック」にかける時間のみのため、返信業務を含めるとおそらく2時間以上の時間を、毎日メール業務に割いていることになるでしょう。

そのうえ現在では、テレワークによって業務に従事している人の割合が増加したことから、メール業務に費やす時間は、さらに増加していることが予想されます。

[出典：アドビ システムズ株式会社「電子メール利用実態調査2019年版​​」]

メール業務が抱える課題や問題点

メール業務にかかる時間は、もちろん仕事内容によっても左右されるでしょう。しかし、毎日多くの時間を費やしているようであれば、優先すべき業務を圧迫してしまう恐れがあります。

そこでまずは、メール業務が抱える課題点や問題点から洗い出してみましょう。

受信する数が多すぎる

企業によっては、社外だけでなく、社内のコミュニケーションや情報共有にもメールを利用しているケースは多いのではないでしょうか。

例えば、「承知いたしました」「ありがとうございます」といった社内連絡における何気ない返信であっても、積み重なることにより負担や費やす時間は増えてしまいます。

返信に時間がかかる

そもそもテキストコミュニケーションは、対面などのオフラインでの情報共有よりも多くの時間を要するものです。

メールの文面を作成する際には、メール特有のビジネスマナーにも気を遣う必要があり、特に長文になればなるほど情報の整理や確認など、作成には時間がかかってしまいます。

一目で内容がわかりにくい

メールの場合、受信トレイの一覧表示には、主に「件名・送信者・受信日」の3つの情報だけが表示されます。そのため、内容はメールを開封してみないとわかりません。

また、送受信の過去のやり取りについてもメール内に引用文が残っていなければ、過去のメールを遡って確認することになってしまい、非常に手間がかかるのです。

チームでの情報共有が非効率になる

メールを複数人での情報共有に使用する場合、その都度、全員のメールアドレスを設定する必要があります。メーリングリストなどの機能もありますが、それでも毎回宛先を設定する点は変わらないといえるでしょう。

さらにメールでは、添付によって送信できるデータの容量は2MB程度が一般的な「マナー」とされているため、それ以上のデータをやりとりするには、オンラインストレージを介するなどの手間も発生してしまいます。

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効率良くメールをチェックする方法

メール中心のコミュニケーションを行っているのであれば、当然ながらメールはこまめにチェックする必要があります。

そこでここでは、効率よくメールチェックする方法を5つご紹介します。メール業務の時間を少しでも短縮したいとお考えの方は、ぜひ業務の改善にお役立てください。

タイピングスキルを上げる

現代のビジネスシーンにおいて、タイピングスキルは必須といっても過言ではないスキルです。そのため、タイピング速度が上がればメール対応だけではなく、そのほかの業務の生産性アップにもつながります。

タイピングスキルの上達は、意識して数をこなすことがポイントです。日常において意識するのはもちろんのこと、ビジネス用タイピング練習ツールを利用するのも良いでしょう。

受信トレイを整理整頓する

一つの受信トレイにすべてのメールを保存していると、後で見返す際の効率が著しく低下します。

案件やステータス、重要度など、自身がわかりやすい方法でOKです。フォルダを分けて整理するようにしてください。ただし、メールの受信数が非常に多い業務の場合は、自動振り分け設定などを活用するようにしましょう。

チェックする時間を決めておく

緊急性の高い案件を抱えている場合を除いては、日々のルーティンとして「メール対応」の時間を決めておくのも良いでしょう。

メールチェックにより作業が中断されてしまう頻度を下げることができるため、その結果、1日の業務効率を上げることが可能になります。

簡単な内容であればすぐに返信する

メールを開いて内容を確認したら、簡単な内容であればすぐ返信し、即時回答できない場合はタスクに追加します。

すぐに返信できない内容はタスク追加に加え、おおよその返信期日を相手に伝えましょう。タスク追加や対応漏れ対策機能が搭載されたツールを利用するとより手間がはぶけます。

テンプレートを活用する

よく利用する文言は、辞書登録やテンプレートの活用によりメール業務の負担を軽減することもできます。

テンプレートをよく利用する人はパターンを多く登録できるツールに変更すると良いでしょう。また、メールの署名を宛先や案件によって変える必要がある場合は、あらかじめテンプレートに組み込んでおくのも効率化アップにつながります。

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メール作成・送信時に注意するポイント

メール業務は、「メール作成」のコツを掴んでおくことも重要です。

ここでは、メール作成・送信時に注意するポイントをご紹介します。相手が読みやすい文章・相手に伝わりやすい文章を意識し、ラリーの回数を減らすようにしましょう。

件名は概要がわかるように書く

件名は、「内容を詰め込んだタイトル」の意識を持ちましょう。件名である程度の概要が掴めるようにしておけば、メール本文を読んだ際の理解度も上がります。

また、返信を示す「Re」が多くなってしまうと、件名が確認しにくくなってしまうため、やり取りが続くようであればタイミングを見て修正しましょう。件名が整理できていると、後日メールを探すときの時間短縮にもつながります。

複数の案件を1通にまとめない

基本的には、「1通のメールに1案件」にしましょう。

もちろんこれはケースバイケースの側面もありますが、1通のメールにあれもこれもと複数の案件の確認事項を盛り込んでしまうと、返信が遅れるだけでなく、返信漏れなどが起きてしまい、かえって作業が煩雑になってしまいます。

やむを得ず、複数の内容を詰め込む時は、適度な改行や箇条書きを取り入れるなどの工夫をするようにしてください。

本文を短くシンプルに書く

一般的にメールの作成は、件名・文頭・要件・文末の4つで構成されています。

伝わりやすいメールにするには、件名と要件は、できるだけシンプルかつ端的に書くことを心がけてください。先にメールの結論を述べ、そのあとに詳細情報を簡潔に書くのも効果的です。

ただし、短くしすぎて情報が不足しているようでは意味がありません。大切なのは「適切な情報を端的に」である点を認識しておきましょう。

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メール業務の負担をさらに削減するには？

ここまでメールチェックや作成時の注意点などをお伝えさせていただきました。しかしながら、運用や作成時の工夫だけでは「大幅な作業時間の削減」を達成することが難しい場合もあるでしょう。

そこで、ここからは抜本的な業務改善も可能なツールの活用についてご説明します。

メールの管理ツールを使用する

メール管理ツールでは、メール共有だけでなく、対応状況の可視化などが可能なため、主にチームで対応すべきメール業務の効率化を図ることができます。

メール対応がスムーズになるだけでなく、複数人で確認することにより、返信の遅延や返信漏れといったトラブルを防ぐこともできるため、特に顧客対応などが多く発生する部署においては、作業時間の短縮以上のメリットを得ることができるでしょう。

社内連絡はビジネスチャットを活用する

ビジネスチャットは、グループでの情報やデータの共有において、メールよりも利便性が高いとされています。

また、メールのような「お疲れ様です」「よろしくお願いいたします」といった定型文や挨拶などの、単なる習慣的ルールが定着しにくいため、よりスピーディーで端的なコミュニケーションが実現できます。

これら一つ一つは些細な改善かもしれませんが、積み重ねによる改善効果は、使ってみてこその利点が実感できるはずです。

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メール業務効率化におすすめのツールを紹介

テレワーク導入によりますます増えたメールに効率よく対応するには、ツールの利用が必須ともいえます。さまざまなニーズを網羅した、おすすめツールを7つご紹介します。

yaritori

yaritoriは、ONEbox株式会社が提供するカスタマーサポートに特化したメールツールです。

担当者の振分やステータス管理ができるので、お客様からのメールを見落とすことなく効率的に対応できます。またツールでは、メールごとにチャットで情報交換もできるため転送する必要がなく、社内のやり取りもスムーズです。

Zendesk Support

Zendeskでは、顧客対応や管理に特化した複数のソフトウェアを提供しています。

なかでも、Zendesk Supportでは、メールに限らず、問い合わせフォーム、電話、チャット、SNSなど、あらゆるチャネルからの問い合わせ対応が一元管理できるため、対応業務を包括的に効率化することが可能です。

Mail Dealer（メールディーラー）

Mail Dealer（メールディーラー）は、楽々計算などのバックオフィスツールも提供する株式会社ラクスが展開する豊富なセキュリティ対策が魅力のメール管理ツールです。

メールの集約だけではなく、現場の声から生まれた100以上の機能があり、効率アップが期待できます。

Mail Dealer | メール共有管理システム

Mail Dealerは、問い合わせの対応状況が一元管理できるクラウド型メールソフトです。対応内容・状況をリアルタイムで把握することが可能で顧客対応の効率化・品質向上を実現します。

Chatwork

mi-Mail

mi-Mailは、未創システム株式会社が提供する、大手企業への導入実績を持つメール管理ツールです。

メール保存可能件数は業界最大クラスの1,000万件（同社HPより）で、サーバーの冗長化によりシステムトラブル時にも安定して利用できることが、大手企業に採用される理由のひとつとされています。

Re:lation

Re:lationは、株式会社インゲージが提供するカスタマーサポートに特化したツールです。

対応状況の視認性の高さ、申し送りコメント、ひな形の共有といった効率化に必須の機能をデザインに盛り込み、チームとしての生産性を高めるプラットホームとデザインを実現。その結果、2019年にはグッドデザイン賞も受賞しています。

メールワイズ

メールワイズは、サイボウズOfficeやKintoneの提供で有名なサイボウズ株式会社が開発したメール共有ツールです。

問い合わせメールの管理や共有、誤送信などのメール送信にまつわるトラブルの防止、顧客情報の有効活用など、メール業務にに必要な機能が網羅されています。

WEBCAS mailcenter

WEBCAS mailcenterは、創業から約20年の株式会社WOW WORLDが提供するパッケージ市場No.1を誇るメール配信ツールです（同社HPより）。

高度なセキュリティ対策と丁寧なサポートから、大手企業や官公庁にも選ばれるツールのひとつです。

業務効率化の第一歩はメール業務がおすすめ

1日に平均して2時間かかっていることがはっきりしているように、メール対応は、日々のルーティン業務の中でも、作業時間の数値化がしやすい業務です。

また作業内容においても、そもそも「定型度」が高く、多くの効率化の余地がある業務であると考えられます。そのため、まずはご紹介した運用や作成における効率化のコツを実践するだけでも、ある程度の改善は期待できるはずです。

そのような効果を実感した上で、メール管理ツールを導入し根本的な改善や生産性の向上を実現してみてはいかがでしょうか。

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