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業務改善のアイデア出しにおけるポイントは？効果的な手法を紹介
業務改善は生産性向上を図る上で不可欠なプロセスです。しかし、業務改善につながる「アイデアの出し方がわからない」「効率的な方法が知りたい」と考える方も多いのではないでしょうか。本記事では、業務改善の際のアイデア出しに必要なことや具体的な手法について詳しく解説していきます。
目次
業務改善の目的とは？
そもそも業務改善とは、課題や問題を解決したり、無駄な工程などを省いたりしながら、業務の効率や生産性を高めることを目的とした取り組みです。
つまりは、業務改善をして、従業員一人当たりの生産性を向上させ、さらに利益に直結するコア業務に人的リソースを集中させることにより、「利益の拡大」や「コスト削減」を目指すものと考えることができます。
業務効率化の重要性
業務改善による業務効率化は、リソースや工数を削減することによる人手不足の緩和の点に、その重要性があります。
無駄な作業や手間を省くことによって、発生した人的リソースは、当然ですが別の業務に充てることができるようになるでしょう。
現代のビジネス環境においては、少子高齢化問題により、年々、企業における人手不足も深刻化を増しています。
このような社会背景の中で、「最適な配分」で労力を配置し、効率的な業務プロセスを構築した上で、人手不足の解消を目指すことは、企業において最重要課題ともいえる解決すべき問題なのです。
業務効率化と業務改善の違い
業務改善と業務効率化は、その意味を混同して捉えられてしまいがちですが、両者はその目的に違いがあります。
例えば、1日のスケジュールを見直し、集中する時間をつくることで業務の作業時間を短縮することなどは業務効率化の取り組みとして分類されます。
一方の業務改善は、業務から得られる「成果」をより良いものにしていく取り組みを表します。
そのため、業務内容によっては、より時間をかけて丁寧に取り組むことが改善となることもあるでしょう。あるいは、業務効率化が業務改善を達成するためのプロセスの一部として実行されることもあります。
このように、業務効率化はより効率的な運用をすることが目的であり、業務改善は、より講義として、パフォーマンスや質を向上させることが目的となっている点に違いがあるのです。
業務改善を実施すべき理由やメリット
企業が業務改善を実施すべき理由やメリットとしては、主に以下の3つが挙げられます。
- 生産性が向上する
- コスト削減につながる
- 社員のモチベーションに繋がる
業務改善を行う際には、これらの理由やメリットを全社にて共有することで、従業員の協力体制のもと、効率的に業務改善に取り組めるようになります。
1.生産性が向上する
業務改善では、多くの場合、業務内容やフローを抜本的に見直すことになります。
これらの過程では、現状の問題点やボトルネックとなっている工程の洗い出しにより、課題が可視化されることになるでしょう。
例えば「データ分析の精度が低い」ことが、事業成長の障壁となっているのであれば、分析方法の変更、あるいは、精度の高い分析ツールの導入といった解決策を導けるようになります。
そのほかにも、ルーティンワークのシステム化はヒューマンエラーといったミスが削減されるため生産性の向上に直結するはずです。
このように業務改善における課題解決では、生産性を大幅に向上させることも可能なのです。
2.コスト削減につながる
業務改善によるコスト削減も大きなメリットの一つです。常態化した作業の中には、習慣となっているだけの不要なプロセスが含まれていることも珍しくはありません。
しかし、そのような作業にも「人件費」が投じられていることになります。そのため、抜本的な業務の見直しは、人件費の削減につながるのです。
ほかにも、ペーパーレス化といった業務改善は、郵送費や印刷費、紙代といったコストの削減を可能にします。
業務改善によって、「本当に必要な作業なのか」「（業務は）その方法でしか実行できないのか」を、ゼロベースで再考することにより、多くのコストを低減することができるのです。
3.社員のモチベーション向上につながる
ルーティンワークの自動化、不要なプロセスの削除といった業務改善を行うことで、従業員は、より重要な業務である「コア業務」に集中して取り掛かることができる環境が整います。
このような環境では、従業員が仕事に対するやりがいを感じやすく、モチベーションも維持しやすいと考えられます。コア業務にリソースを集中させることで成果が上がれば、さらにモチベーションも向上するといった好循環も期待できるでしょう。
業務改善のアイデア出し前に実施すべき6つのこと
多くのメリットが得られる業務改善ですが、そこには「抜本的な改革」も含まれるため、時には斬新なアイデアが求められることもあります。
そこでここでは、業務改善につながるアイデア出しの前に実施すべき、以下の6つの取り組みについて詳しく説明します。
- 業務内容を把握する
- 意味のない業務はないか確認する
- 業務を集約できるか確認する
- 業務の手順を見直す
- 業務を簡素化する
- 業務のITツールへの代替えを検討する
1.業務内容を把握する
まず、既存業務を洗い出して内容を把握しましょう。また業務内容は、その詳細を把握するだけでなく、それぞれの業務の流れや相関関係なども丁寧に確認しておきます。
2.意味のない業務はないか確認する
洗い出した業務内容をもとに、削除したとしても成果やそのほかの業務に影響のない作業はないかなどを確認していきます。洗い出す際には、以下のポイントを参考にしてください。
- 生産性のない不要な会議
- 単にファイリングするだけの資料や報告書
- 重複した承認フロー
- 過剰なチェック工程
これらのポイントで確認することで、「不要な業務」や「非効率な作業」を可視化することができます。
3.業務を集約できるか確認する
不要な業務や非効率な作業のほか、1つに集約できる業務はないかどうかも確認します。
例えば、「定例ミーティング」のメンバーを見直し会議の頻度を下げる、もしくは、似たような報告書を1つにまとめるなどが挙げられます。
4.業務の手順を見直す
業務手順の見直しも業務改善の重要なプロセスとなります。
前述した不要な業務の削除、業務の集約などもこの業務手順の見直しに含まれますが、業務改善をさらにミクロの視点で見た場合は、それぞれの工程における手順の見直しも必要となるはずです。
特に報告業務など、日々発生する業務においては、手順だけでなく、方法についても一度見直してみるとよいでしょう。
5.業務を簡素化する
業務を簡素化するのも業務改善の1つです。
例えば、議事録や報告書などは、必要最低限の内容でフォーマット化し、作成の時間と手間を軽減するなどの工夫が求められます。議事録自動作成ツールなどを導入し、自動化するのも効果的です。
6.業務のITツールへの代替えを検討する
人手不足が深刻な状況にある、あるいは、コア業務への人的リソースの最適化を実行したいのであれば、ITツールへの業務の移行を検討するのも良いでしょう。
勤怠管理、給与計算といったバックオフィス業務に限らず、電子契約システム、顧客情報管理や顧客対応、営業活動の効率化を支援してくれるシステムなど、多種多様なシステムが提供されています。
これらのシステムを自社の目的に合わせて導入することにより、人手不足を緩和できるだけでなく、より重要な業務へと「人材」を集中させることができるようになります。
業務改善のアイデア出しの手法やポイント
続いて、業務改善のアイデア出しについて、その手法やポイントを詳しく解説していきましょう。
1.とにかくアイデアを発散させる
まずはとにかくアイデアを出していきます。ここでは、業務改善に直結するかどうかを深く考える必要はありません。「業務に関連する」程度のスタンスでOKです。
また、否定されてしまうと、否定された側は萎縮し、発言がしにくくなってしまいます。そのため、出されたアイデアを、その場で否定しないこともポイントです。
結果的に直結しないアイデアが、別の重要なアイデアの「足がかり」となる可能性もあります。より多くのアイデアを出すためにも、アイデアを出しやすい環境作りを心がけましょう。
2.気づきをメモする習慣をつける
気づきをノートや手帳などにメモする習慣を身につけるのも効果的です。あるいは、組織内に普段のふとしたアイデアを吐き出せる自由なツールを用意しておくもの良いでしょう。
リアルタイムでメンバーのアイデアがカジュアルかつ自由に共有できる環境は、リモートワーク時のコミュニケーションの活性化にも役立ちます。
3.ブレインストーミングを利用する
アイデア出しを活性化させるために、ブレインストーミングを利用する方法もあります。集団思考・集団発想法とも呼ばれるブレインストーミングは、複数人でのアイデア出しを行う際に活用される会議の方法です。
ブレインストーミングでは、主に付箋などを使ってとにかくアイデアを出していき、アイデアを出し切ったら、カテゴリーごとにアイデアを分類していきます。
カテゴリーで分類することにより、どの業務に多くの課題感があるのかが見える化されるだけでなく、同時に、どのような改善策があるのかも可視化することが可能です。
4.日報に改善コメント欄を用意する
日報が単なる習慣となり活用されていない場合には、コメント欄を用意してみましょう。日報は、1日単位の業務改善を行う絶好のツールでもあります。
当人が1日を振り返り、改善点を見出す機会とするのはもちろんのこと、コメント欄を設け、上司やメンバーとのコミュニケーションの機会とすることで、日々の業務改善が促進されるだけでなく、日報が「小さなアイデア」を生む場として活用されるようになります。
5.ホワイトボードと付箋を利用する
チームで業務改善のアイデアを出す際は、アイデアを視覚的に把握できるようホワイトボードと付箋を利用するのも効果的です。
アイデアを出し終わった際も、写真などで残すようにしておくと良いでしょう。
6.定期的に改善策を出すミーティングを実施する
アイデア出しのミーティングを定例会として実施するのもおすすめです。
業務改善は1度実施して終わるものではありません。業務改善を行なっても効果を感じられないようであれば、試行錯誤を繰り返しつつ改善を続ける必要があります。
また、改善策を振り返り、さらなる良案がないかを模索する意味においても、定期的なミーティングは必要であると考えておきましょう。
7.ビジネスチャットによる業務の可視化を行う
リモートワークにおける、コミュニケーションや日常的な意見交換には、ビジネスチャットなどを利用するもの良いでしょう。
ビジネスチャットは、メールよりも会話に近いコミュニケーションが取れるうえ、かつ電話よりも相手の状況に気兼ねせず連絡することができる特徴があります。
さらにグループチャットでは、複数人でのやり取りや情報共有が容易に行えるため、グループでのアイデア出しにも活用できます。
8.タスク管理ツールによる業務の可視化を行う
タスク管理ツールも、業務の可視化やアイデア出しに活用することが可能です。
タスク管理ツールでは誰がどの業務を担当しているか、進捗はどうか、そして納期はいつなのかなどの情報が簡単に共有できます。
このように業務を可視化することで、業務の問題点を個人が抱え込むことがなくなるだけでなく、そのほかのメンバーから見た、客観的な改善策などのアイデアも発生しやすくなります。
業務改善するときの注意点
業務改善をする際には、いくつかの注意点もあります。ここからは、それぞれの注意点について解説します。
1.必要な業務まで削減しないように注意する
業務を削減していく過程では、必要な業務まで削ってしまわないように注意しましょう。
そこで業務を削減する際は、それぞれの業務について、どのような目的で取り組んでいるのか振り返ることが重要です。業務の目的を理解することで、不要な業務を削ってしまうなどのミスを防止できます。
2.改善策は必ず組織で共有する
改善策は、該当する一部の従業員で進めるのではなく組織全体で共有することが大切です。関係ないからといって、限定的な範囲でのみ情報共有をして進めてしまうと、思わぬトラブルに発展してしまうこともあります。
業務改善は、全社で目的を共有し、実行への協力体制を構築することが成功の鍵であることを忘れないようにしましょう。
3.現場の声を必ず意識して施策を実行する
業務改善では、現場の声を意識することが重要です。組織によっては業務プロセスを管理する担当者と、実際に業務を実行する現場の従業員が異なる場合もあります。
現場の状況にそぐわない業務改善は、当然ながら、改善策による効果が得られないばかりか、従業員からの不満が噴出する事態にもなりかねません。
業務改善の前提となるのは、実際の業務を正しく把握することである点を認識しておく必要があります。
業務改善のアイデア出しは積極的に実施しよう
ここでは、業務改善のメリットや実行する際のポイント、アイデアの出し方などについて解説しました。
業務改善は、人的リソースの最適化による人手不足の緩和、コスト削減、生産性の向上および売上の拡大など、企業が成長を続けるうえで重要な要素につながる取り組みです。
ただし、従業員による理解や協力体制のない状況での業務改善は、メリットが得られないばかりか従業員の不満やモチベーションの低下などを引き起こす場合もあるでしょう。
ぜひここでご紹介したポイントを理解したうえで、じっくりと計画的に取り組まれることをおすすめします。
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