SaaS導入で業務効率化を推進!おすすめの役立つツール13選を紹介

最終更新日時:2023/04/26

業務効率化・業務改善

saas導入で業務効率化

多くの企業で推進が進められている業務効率化。そんな中、業務効率化の促進に役立つツールとして注目されているのがSaaSです。本記事では、そんな業務効率化に役立つSaaSツールについて、SaaS活用のメリットやおすすめツールなど徹底解説していきます。

業務効率化にSaaSを活用するメリットとは

業務効率化を図るためには、チーム内での情報共有をスムーズにできるかがポイントです。これまでの情報共有ツールの場合、パソコンにソフトをインストールする必要があり、使用デバイスのみでしかアクセスができませんでした。

しかし、インターネット上でツールが使用できるSaaSでは、ソフトのインストールをしなくても、アカウントを作成するだけで導入・運用ができます。さらにインターネットを使用することで、ネット環境さえあれば、どこでも好きな場所からアクセスも可能です。

その結果、場所や時間を問わずに業務を進めることが可能になり、導入にかかる手間やコスト削減などの業務効率化につながったのです。

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業務効率化にSaaS導入を推進する方法

SaaSツールを社内に促進し業務効率を図るためには、プロセスを踏まえたうえで導入していくことが大切です。以下では、どのようなプロセスを踏まえていくべきかについてご紹介するので、参考にしてみてください。

業務内容の見える化

SaaSの導入・運用を上手く促進するには、まずは何の業務を効率化したいのかを把握しましょう。導入目的が定まっていないまま進んでしまうと、思うようにSaaSを活用できず、結果としてコストだけがかかってしまう状態になりかねません。

そういった事態にならないためにも、業務内容やプロセスを見える化し、現状をはっきりと可視化することによって、自社の課題に適したサービスを選ぶ基準を決めることができるでしょう。

現状の課題の洗い出し

業務内容の見える化ができた後は、現状の課題を洗い出していきます。具体的な課題の例としては、下記が挙げられます。

  • 紙や印刷代のコストがかかりすぎている
  • 在宅ワークやフレックスタイム制度を導入したため、情報共有が上手くできていない
  • 勤怠管理システムや会計システムといったサービスを複数使用しているが、工数が増え効率が悪くなった

このように現状の課題を抽出すると、自社にとって「なぜSaaSツールが必要なのか」「どのように活用していくのか」などが明確になります。その結果、どのSaaSツールが自社の目的を達成できるのかが分かり、選定の際に選びやすくなるでしょう。

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小規模での導入テスト

はじめてSaaSツールを導入する際は、小規模での導入テストからはじめましょう。いきなり社内すべての部署で一斉に導入してしまうと、予想外のトラブルに直面する可能性も否めません。スムーズなSaaSツールの導入・運用をしていくためにも、まずは一部の部署から試験的に導入テストをしていくことが大切です。

小規模での導入であれば、万が一ツールの不具合が出ても、最小限にトラブルを抑えることができます。さらに、SaaSの操作性や既存のツールとの相性を確認できるので、社内に適したサービスをより選定しやすくなるのです。

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業務効率化に活用するSaaSツールの選び方

さまざまなメリットがあるSaaSツールですが、導入によってすべての業務が効率的になるわけではありません。以下では、業務の効率化を図るSaaSツールの上手な選び方をご紹介するので参考にしてみてください。

セキュリティ対策が整っているか

SaaSツールを選ぶときには、セキュリティ対策は整っているかを確認しましょう。インターネット上でアクセスできるSaaSでは、インストール型のソフトと比べるとセキュリティの低さが懸念点としてあげられます。提供されているSaaSツールの多くは高いセキュリティが構築されていますが、選ぶ際には自社で取り扱っている情報やプライバシー保護の観点に合わせて検討していくことが大切です。

たとえば、特定の役職に権限付与したい情報がある場合や、社外からツールへアクセスする際には制限をしたい場合など、目的は企業によって異なります。そのため、現状に合わせたツールを検討していくことで、自社の目的達成がしやすくなるのです。

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クラウドサービスがどのように提供されているか

クラウドサービスの提供には「シングルテナント」と「マルチテナント」の2種類があります。

シングルテナントとは、サーバーを1つの企業で占有するため、費用は高額ですが企業ごとにサーバーの仕様を柔軟にカスタマイズできるのがメリットです。

一方、マルチテナントは複数の企業でサーバーを共有するため、費用は低価格で導入がしやすいですが、カスタマイズ性がないことやセキュリティの安全性が低いことがデメリットになります。

シングルテナントとマルチテナントのどちらを選ぶべきか迷った際には、自社の現状や導入目的を基準に検討してみてください。

ベンダーの将来性はあるか

SaaSツールを選ぶポイントとして、ベンダーの将来性があるかどうかが大切です。大手企業のSaaS提供サービス会社は安定したシェア数を誇りますが、新規発展を遂げている企業のサービスや成長も注目が高まっています。そのため、「ベンダーの将来性」を考えていくことも、SaaSツールを選定していく際には重要なポイントです。

ベンダー側の事業が上手くいかないと、SaaSサービスが稼働しなくなってしまう可能性もあるので、事業売上や技術向上、将来のシェア数も見据えて判断していきましょう。

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導入〜運用でどの程度の費用がかかるか

SaaSは導入費用が比較的安いといわれていますが、提供するサービスごとに費用が異なるので注意が必要です。

導入費用としては、ソフトを利用する際に必要なライセンス料金と月額料金がかかります。初期費用や月額費用が低価格であっても、ランニングコストの観点から考えると高額になってしまうこともあるのです。

このことから、費用を把握しておかないと中長期での運用ができなくなってしまうので、気をつけましょう。

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【コミュニケーションツール】業務効率化におすすめのSaaSツール

以下では、コミュニケーションツールに特化した、業務効率化を図れるおすすめSaaSツールをご紹介するので参考にしてみてください。

1.Chatwork

Chatworkは、社内はもちろん、顧客とのやり取りまで一貫してコミュニケーションを図れるSaaSツールです。

社員の誰もが直感的にわかりやすい画面と、簡単な操作性を兼ね備えているため、社内のツール定着をスムーズに実現します。

コミュニケーションを図る機能以外にも、社員へのタスク依頼や期限設定、ファイルの共有、ビデオ・音声通話といった機能も搭載されており、1つのツールで管理できるので便利です。また、既存のシステムともAPI連携が可能なので、業務効率を高めることもできます。

提供元Chatwork株式会社
初期費用無料
料金プラン
  • フリー:無料
  • ビジネス:660円(税込)/月
  • エンタープライズ:990円(税込)/月
導入実績386,000社以上
機能・特徴メッセージ検索機能、ピン機能、タスクの作成・完了機能、ファイル管理機能、ファイルプレビュー機能、ファイルダウンロード可能、音声通話機能、画面共有機能など
URL公式サイト

2.Strap

Strapは、無限の広さを持つボート機能が搭載されているのが魅力です。プロジェクトに必要な資料を1つの画面でまとめて管理できるので、求めている情報を探しやすいといったメリットがあります。

また、リアルタイムで誰がどこを閲覧しているかを把握でき、複数の社員が同時に資料編集が可能な点も、Web会議の品質向上に期待ができるツールです。

資料作成もシステム内にあるテンプレートを使用するだけなので、業務効率化の促進にも期待できるでしょう。

提供元株式会社グッドパッチ
初期費用要問い合わせ
料金プラン1,000円/月/1アカウント
機能・特徴プロジェクトボード、資料の同時編集機能、資料のテンプレート機能、スマートアド機能、アクセス権限設定機能、サポート体制の充実など
URL公式サイト

【タスク管理・共有ツール】業務効率化におすすめのSaaSツール

タスク管理・共有ツールにフォーカスしたおすすめSaaSツールをご紹介します。それぞれのサービスの特徴や料金の違いを比較検討しながら、チェックしてみてください。

1.jooto

Jootoは、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールであり、直感的に使いやすく、親しみやすいデザイン画面です。

タスクの進捗状況も一覧で確認でき、業務の進捗状況にあわせてタスクをドラック&ドロップするだけでよいので、プロジェクトの管理・進行がしやすいといったメリットがあります。

さらには、サポート体制も充実しており、業務内容にあわせて活用方法を提案してくれるので、ツールの社内利用定着にも期待ができるサービスです。

提供元株式会社PR TIMES
初期費用
  • 無料プラン:無料
  • スタンダードプラン:要問い合わせ
  • エンタープライズプラン:要問い合わせ
  • タスクDXプラン:要問い合わせ
料金プラン
  • 無料プラン:無料
  • スタンダードプラン:550円(税込)/月
  • エンタープライズプラン:1,430円(税込)/月
  • タスクDXプラン:要問い合わせ
導入実績1,900社以上
機能・特徴タスク管理機能、進捗管理機能、ガントチャート機能、予定と実績の数値管理機能、プロジェクト横断管理機能、コミュニケーション機能、外部連携機能など
URL公式サイト

2.Stock

Stockは、シンプルな画面と機能が特徴的で、社内の誰もが使いやすいツールです。タスク管理だけではなく、チーム内のコミュニケーションのやり取りや、メッセージの送受信が1つのツール内で管理ができるので業務効率化に優れています。

ほかにも、パソコンやスマホ、タブレットといったあらゆるデバイスからアクセスできるため、場所や時間を問わずに業務ができるといったメリットがあります。

提供元株式会社Stock
初期費用無料
料金プラン

■ビジネスプラン

  • 無料プラン:無料
  • ビジネス5:3,278円(税込)/月
  • ビジネス10:4,928円(税込)/月
  • ビジネス20:8,228円(税込)/月
  • ビジネス30:13,640円(税込)/月

■エンタープライズプラン

  • 無料プラン:無料
  • ビジネス5:5,280円(税込)/月
  • ビジネス10:10,780円(税込)/月
  • ビジネス20:21,780円(税込)/月
  • ビジネス30:32,780円(税込)/月
機能・特徴チャットツール機能、ファイル管理機能、タスク管理機能、マルチデバイス対応、自動プレビュー、誤削除防止機能、バックアップデータ保持、閲覧権限、厳格なセキュリティ体制、他ツールとの連携など
URL公式サイト

3.Trello

Trelloは、ボード・リスト・カードの機能があり、これらの機能を活用すると誰がどのような作業をおこなっているのかを把握しやすいといったメリットがあります。

やるべきことが達成した成果に変わっていくプロセスは、社員のモチベーション向上にも効果的です。

また、プロジェクトの規模を問わずにあらゆるワークフローを管理・進行できるため、チームに合わせて機能をカスタマイズできます。

提供元アトラシアン株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン
  • Free:無料
  • STANDARD:$6USD/月
  • PREMIUM:$12.50USD/月
  • ENTERPRISE:$17.50USD/月
機能・特徴ボード機能、リスト機能、カード機能、タスク管理機能、プロジェクト管理機能、ミーティング機能、オンボーディング機能、ブレーストーミング機能、リソースハブ機能など
URL公式サイト

【人事・労務管理ツール】業務効率化におすすめのSaaSツール

人事・労務管理ツールを検討している方におすすめのSaaSツールをご紹介します。それぞれのサービスの特徴や料金の違いを比較検討しながらチェックしてみてください。

1.ジンジャー人事

ジンジャー人事は、人事から労務業務をすべて一貫して管理でき、ツールを活用することでペーパーレス化にもつながるのでコスト削減も実現可能なサービスです。

データベース上に登録された人事情報は、人材配置や育成、社員のモチベーション管理に活用することができ、組織の生産性が向上する点もメリットになります。

さらに、同サービスが提供している「ジンジャーシリーズ」と組み合わせることで、勤怠や給与計算システムとも人事情報の一元管理が可能になり、より業務の効率化につながるでしょう。

提供元jinjer株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン300円/月/1ユーザー
機能・特徴勤怠管理、人事管理、給与管理、雇用契約、社会保険手続き可能、電子契約可能、ワークフロー機能など
URL公式サイト

2.SmartHR

SmartHRは、人事・労務業務を効率化しながら、システム上に蓄積された人事情報をタレントマネジメントや組織の連携強化へとつなげることに長けています。

社員の住所や扶養変更など、あらゆる状況に応じて必要な労務の申請手続きが1つのサービスで完結可能です。

登録された情報は自動でデータベース上に反映されるため、労務・人事担当者が従業員情報をシステム上に転記する必要がないので、ヒューマンエラーの防止とデータ登録の効率化を図れるツールです。

提供元株式会社SmartHR
初期費用要問い合わせ
料金プラン
  • HRストラテジープラン:要問い合わせ
  • 人事・労務エッセンシャルプラン:要問い合わせ
  • 人材マネジメントプラン:要問い合わせ
機能・特徴入社手続き・雇用契約、文書配布、年末調整、マイナンバー管理、申請・承認機能、予約管理、Web給与明細、人事評価、配置シュミレーション、従業員サーベイ、従業員データベース、組織図など
URL公式サイト

3.ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、社員情報の管理から社会保険・労働保険といった手続きを管理できるのがメリットです。帳票作成から提出までサポートしてくれるので、労務経験が足りない担当者でも、安心して利用することができるでしょう。

また、労務業務では帳票に情報入力する作業に多くの時間を要しますが、ジョブカン労務HRはシステムの指示に従って、情報や個人情報を入力するだけで書類の作成ができる点もメリットです。

さらには、関係機関への書類申請も電子申請機能が搭載されているので、足を運ぶ手間と時間を削減できます。

提供元株式会社DONUTS
初期費用要問い合わせ
料金プラン無料プラン:無料
有料プラン:400円/月
導入実績150,000社以上
機能・特徴従業員への情報入力依頼、人事情報履歴管理、アラート機能、労働者名簿作成、帳票自動作成、電子申請対応、手続きの進捗管理、年末調整、マイナンバー管理・収集、ストレスチェック機能、人材管理機能書類作成・電子契約機能など
URL公式サイト

4.クラウドハウス労務

クラウドハウス労務を導入すると、複雑な書類を作成できたり、入社手続きから雇用契約までのプロセスをすべて電子化できたりと、企業・社員の双方の負担が大幅に軽減します。

インターネット上で手続きをおこなうためペーパーレス化にもつながり、紙や印刷といったコストの削減にも効果的です。

また、人事や労務に関わる情報や業務をまとめて管理できるため、経営者は社員のエンゲージメント向上や、離職率防止に向けたコア業務にリソースを充てることにもつながります。

提供元株式会社Techouse
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
機能・特徴入社手続き自動化、雇用契約の電子化、社員からの申請承認、社員情報の一元管理、人事データの活用、年末調整電子化
URL公式サイト

【RPA】業務効率化におすすめのSaaSツール

定型的な業務を効率化したい方に向けて、RPA に特化したおすすめSaaSツールをご紹介します。サービスの特徴や料金の違いを比較検討しながらチェックしてみてください。

1.RoboTANGO

RoboTANGOは、1つのライセンスを契約するだけで複数のパソコン端末で使用でき、離れた拠点や部署間でも使えるサービスです。

最低利用期間1ヶ月からでありながら1ライセンス5万円でスタートできるため、はじめてRPAを利用する方にとっても導入がしやすいでしょう。

さらに、画面上の操作を録画することでロボを簡単に作成しやすく、操作でわからないことがあっても、質問を投げることで運用を支援してくれる体制が整っているため安心です。

提供元スターティアレイズ株式会社
初期費用
  • 基本プラン:11万円(税込)/月
  • リモレクライト:16万5000円(税込)/月
  • リモレクスタンダード:16万5000円(税込)/月
  • リモレクアドバンス:22万円(税込)/月
料金プラン
  • 基本プラン:55,000円(税込)/月
  • リモレクライト:88,000(税込)/月
  • リモレクスタンダード:11万円(税込)/月
  • リモレクアドバンス:16万5000円(税込)/月
機能・特徴アンケート結果の収集・レポート作成、Webから情報収集・出力、売上データ集計、給与計算業務、文書のダウンロード、商品発送後の出荷報告作業など
URL公式サイト

2.BizRobo!

BizRobo!は、低コストで導入可能な点がメリットのツールです。RPAは開発者や実行ロボットを増やす際に追加コストがかかることが多いですが、同ツールは開発と実行環境を含むオールインワン価格体系で導入できるため、費用面に関して安心です。

また、BizRobo!を提供しているRPAテクノロジーズは、国内で10年以上の開発・運用実績とノウハウがあります。これまでのノウハウやナレッジをポータルサイトにて公開していたり、ツールの定着サポートをしていたりと、相談しやすい体制が整っているので、初めてRPAを導入する企業におすすめです。

提供元RPAテクノロジーズ株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
導入実績2,300社以上
機能・特徴インストール無制限、ブラウザから簡単にロボットを実行、独自の機能で自動化の対応幅が広がる、充実したサポート、オンラインコミュニティの提供など
URL公式サイト

3.Blue Prism

JobAutoは、多機能かつ高機能なRPA製品を提供するサービスです。RPAの作成から管理機能までのプロセスを、追加料金無しの月額88,000円(税込)で利用することができるため、ランニングコストを抑えながら導入・運営しやすいといったメリットがあります。トラブルが発生した時にも無償でサポートしてくれるため、スピード解決できるのも安心ポイントです。

提供元株式会社 シジャム・ビーティービー
初期費用無料
料金プラン88,000円(税込)/月
機能・特徴ブラウザ表示画面操作機能、エクセル操作機能、アプリ操作機能、ファイル・フォルダの作成機能、変数の加工機能、メール送信機能、条件に応じて処理の分岐を行う機能、作成したロボットの実行や管理などの機能など
URL公式サイト

4.Automation Anywhere

Automation Anywhereは、ライセンスを購入するだけで利用ができるスピーディさが特徴のツールです。料金形態も低価格のため、コストパフォーマンスを抑えながら運用しやすいといったメリットがあります。

同ツールは、NTTデータの技術認定を受けた技術者や講師といった知識に優れた担当者がサポートしてくれるため、導入後も安心して相談することが可能です。

提供元株式会社エヌ・ティ・ティ・データ
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
導入実績3,500社以上
機能・特徴Excel・Access・Word、Outlookに対応、ERPやOCR・ワークフロー(電子決済)可能、個別の業務システムまであらゆるアプリケーションの操作が可能、日本語対応など
URL公式サイト

業務効率化の推進にはSaaSツールを活用していこう

SaaSは、導入にかかる手間や時間を削減でき、コストもおさえられるうえ、インターネット環境があればどこでもアクセスが可能な点がメリットです。

自社に最適なツールを選んでいくためには現状を見える化し、課題解決に導きやすいサービスを比較検討しながら判断していくことが重要です。

今回ご紹介した各サービスの特徴や費用面をチェックして、業務効率化を推進していきましょう。

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