SaaS導入で業務効率化を推進！おすすめの役立つツール13選を紹介

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• 情報発信で状況把握・報告が劇的に効率化
• 工数自動記録で集計作業が完全に省力化
• 業務プロセス可視化で人材育成が飛躍的に

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業務効率化にSaaSを活用するメリットとは

業務効率化を図るためには、チーム内での情報共有をスムーズにできるかがポイントです。これまでの情報共有ツールの場合、パソコンにソフトをインストールする必要があり、使用デバイスのみでしかアクセスができませんでした。

しかし、インターネット上でツールが使用できるSaaSでは、ソフトのインストールをしなくても、アカウントを作成するだけで導入・運用ができます。さらにインターネットを使用することで、ネット環境さえあれば、どこでも好きな場所からアクセスも可能です。

その結果、場所や時間を問わずに業務を進めることが可能になり、導入にかかる手間やコスト削減などの業務効率化につながったのです。

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業務効率化にSaaS導入を推進する方法

SaaSツールを社内に促進し業務効率を図るためには、プロセスを踏まえたうえで導入していくことが大切です。以下では、どのようなプロセスを踏まえていくべきかについてご紹介するので、参考にしてみてください。

業務内容の見える化

SaaSの導入・運用を上手く促進するには、まずは何の業務を効率化したいのかを把握しましょう。導入目的が定まっていないまま進んでしまうと、思うようにSaaSを活用できず、結果としてコストだけがかかってしまう状態になりかねません。

そういった事態にならないためにも、業務内容やプロセスを見える化し、現状をはっきりと可視化することによって、自社の課題に適したサービスを選ぶ基準を決めることができるでしょう。

現状の課題の洗い出し

業務内容の見える化ができた後は、現状の課題を洗い出していきます。具体的な課題の例としては、下記が挙げられます。

• 紙や印刷代のコストがかかりすぎている
• 在宅ワークやフレックスタイム制度を導入したため、情報共有が上手くできていない
• 勤怠管理システムや会計システムといったサービスを複数使用しているが、工数が増え効率が悪くなった

このように現状の課題を抽出すると、自社にとって「なぜSaaSツールが必要なのか」「どのように活用していくのか」などが明確になります。その結果、どのSaaSツールが自社の目的を達成できるのかが分かり、選定の際に選びやすくなるでしょう。

▷業務効率化を阻む課題とは？よくある原因や解決方法・成功事例を解説

小規模での導入テスト

はじめてSaaSツールを導入する際は、小規模での導入テストからはじめましょう。いきなり社内すべての部署で一斉に導入してしまうと、予想外のトラブルに直面する可能性も否めません。スムーズなSaaSツールの導入・運用をしていくためにも、まずは一部の部署から試験的に導入テストをしていくことが大切です。

小規模での導入であれば、万が一ツールの不具合が出ても、最小限にトラブルを抑えることができます。さらに、SaaSの操作性や既存のツールとの相性を確認できるので、社内に適したサービスをより選定しやすくなるのです。

▷AI活用による業務効率化の事例とは？実際の活用事例からみるメリット

業務効率化に活用するSaaSツールの選び方

さまざまなメリットがあるSaaSツールですが、導入によってすべての業務が効率的になるわけではありません。以下では、業務の効率化を図るSaaSツールの上手な選び方をご紹介するので参考にしてみてください。

セキュリティ対策が整っているか

SaaSツールを選ぶときには、セキュリティ対策は整っているかを確認しましょう。インターネット上でアクセスできるSaaSでは、インストール型のソフトと比べるとセキュリティの低さが懸念点としてあげられます。提供されているSaaSツールの多くは高いセキュリティが構築されていますが、選ぶ際には自社で取り扱っている情報やプライバシー保護の観点に合わせて検討していくことが大切です。

たとえば、特定の役職に権限付与したい情報がある場合や、社外からツールへアクセスする際には制限をしたい場合など、目的は企業によって異なります。そのため、現状に合わせたツールを検討していくことで、自社の目的達成がしやすくなるのです。

▷SaaSのメリット・デメリットを徹底解説！IaaS・PaaSとの違いや比較も

クラウドサービスがどのように提供されているか

クラウドサービスの提供には「シングルテナント」と「マルチテナント」の2種類があります。

シングルテナントとは、サーバーを1つの企業で占有するため、費用は高額ですが企業ごとにサーバーの仕様を柔軟にカスタマイズできるのがメリットです。

一方、マルチテナントは複数の企業でサーバーを共有するため、費用は低価格で導入がしやすいですが、カスタマイズ性がないことやセキュリティの安全性が低いことがデメリットになります。

シングルテナントとマルチテナントのどちらを選ぶべきか迷った際には、自社の現状や導入目的を基準に検討してみてください。

ベンダーの将来性はあるか

SaaSツールを選ぶポイントとして、ベンダーの将来性があるかどうかが大切です。大手企業のSaaS提供サービス会社は安定したシェア数を誇りますが、新規発展を遂げている企業のサービスや成長も注目が高まっています。そのため、「ベンダーの将来性」を考えていくことも、SaaSツールを選定していく際には重要なポイントです。

ベンダー側の事業が上手くいかないと、SaaSサービスが稼働しなくなってしまう可能性もあるので、事業売上や技術向上、将来のシェア数も見据えて判断していきましょう。

▷SaaSのビジネスモデルの特徴とは？その本質と成長戦略に必要な考え方

導入〜運用でどの程度の費用がかかるか

SaaSは導入費用が比較的安いといわれていますが、提供するサービスごとに費用が異なるので注意が必要です。

導入費用としては、ソフトを利用する際に必要なライセンス料金と月額料金がかかります。初期費用や月額費用が低価格であっても、ランニングコストの観点から考えると高額になってしまうこともあるのです。

このことから、費用を把握しておかないと中長期での運用ができなくなってしまうので、気をつけましょう。

▷業務効率化の成功事例10選！事例から学ぶ成功のコツや役立つツール

【コミュニケーションツール】業務効率化におすすめのSaaSツール

以下では、コミュニケーションツールに特化した、業務効率化を図れるおすすめSaaSツールをご紹介するので参考にしてみてください。

1.Chatwork

Chatworkは、社内はもちろん、顧客とのやり取りまで一貫してコミュニケーションを図れるSaaSツールです。

社員の誰もが直感的にわかりやすい画面と、簡単な操作性を兼ね備えているため、社内のツール定着をスムーズに実現します。

コミュニケーションを図る機能以外にも、社員へのタスク依頼や期限設定、ファイルの共有、ビデオ・音声通話といった機能も搭載されており、1つのツールで管理できるので便利です。また、既存のシステムともAPI連携が可能なので、業務効率を高めることもできます。

2.Strap

Strapは、無限の広さを持つボート機能が搭載されているのが魅力です。プロジェクトに必要な資料を1つの画面でまとめて管理できるので、求めている情報を探しやすいといったメリットがあります。

また、リアルタイムで誰がどこを閲覧しているかを把握でき、複数の社員が同時に資料編集が可能な点も、Web会議の品質向上に期待ができるツールです。

資料作成もシステム内にあるテンプレートを使用するだけなので、業務効率化の促進にも期待できるでしょう。

【タスク管理・共有ツール】業務効率化におすすめのSaaSツール

タスク管理・共有ツールにフォーカスしたおすすめSaaSツールをご紹介します。それぞれのサービスの特徴や料金の違いを比較検討しながら、チェックしてみてください。

1.jooto

Jootoは、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールであり、直感的に使いやすく、親しみやすいデザイン画面です。

タスクの進捗状況も一覧で確認でき、業務の進捗状況にあわせてタスクをドラック＆ドロップするだけでよいので、プロジェクトの管理・進行がしやすいといったメリットがあります。

さらには、サポート体制も充実しており、業務内容にあわせて活用方法を提案してくれるので、ツールの社内利用定着にも期待ができるサービスです。

2.Stock

Stockは、シンプルな画面と機能が特徴的で、社内の誰もが使いやすいツールです。タスク管理だけではなく、チーム内のコミュニケーションのやり取りや、メッセージの送受信が1つのツール内で管理ができるので業務効率化に優れています。

ほかにも、パソコンやスマホ、タブレットといったあらゆるデバイスからアクセスできるため、場所や時間を問わずに業務ができるといったメリットがあります。

3.Trello

Trelloは、ボード・リスト・カードの機能があり、これらの機能を活用すると誰がどのような作業をおこなっているのかを把握しやすいといったメリットがあります。

やるべきことが達成した成果に変わっていくプロセスは、社員のモチベーション向上にも効果的です。

また、プロジェクトの規模を問わずにあらゆるワークフローを管理・進行できるため、チームに合わせて機能をカスタマイズできます。

【人事・労務管理ツール】業務効率化におすすめのSaaSツール

人事・労務管理ツールを検討している方におすすめのSaaSツールをご紹介します。それぞれのサービスの特徴や料金の違いを比較検討しながらチェックしてみてください。

1.ジンジャー人事

ジンジャー人事は、人事から労務業務をすべて一貫して管理でき、ツールを活用することでペーパーレス化にもつながるのでコスト削減も実現可能なサービスです。

データベース上に登録された人事情報は、人材配置や育成、社員のモチベーション管理に活用することができ、組織の生産性が向上する点もメリットになります。

さらに、同サービスが提供している「ジンジャーシリーズ」と組み合わせることで、勤怠や給与計算システムとも人事情報の一元管理が可能になり、より業務の効率化につながるでしょう。

2.SmartHR

SmartHRは、人事・労務業務を効率化しながら、システム上に蓄積された人事情報をタレントマネジメントや組織の連携強化へとつなげることに長けています。

社員の住所や扶養変更など、あらゆる状況に応じて必要な労務の申請手続きが1つのサービスで完結可能です。

登録された情報は自動でデータベース上に反映されるため、労務・人事担当者が従業員情報をシステム上に転記する必要がないので、ヒューマンエラーの防止とデータ登録の効率化を図れるツールです。

3.ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、社員情報の管理から社会保険・労働保険といった手続きを管理できるのがメリットです。帳票作成から提出までサポートしてくれるので、労務経験が足りない担当者でも、安心して利用することができるでしょう。

また、労務業務では帳票に情報入力する作業に多くの時間を要しますが、ジョブカン労務HRはシステムの指示に従って、情報や個人情報を入力するだけで書類の作成ができる点もメリットです。

さらには、関係機関への書類申請も電子申請機能が搭載されているので、足を運ぶ手間と時間を削減できます。

4.クラウドハウス労務

クラウドハウス労務を導入すると、複雑な書類を作成できたり、入社手続きから雇用契約までのプロセスをすべて電子化できたりと、企業・社員の双方の負担が大幅に軽減します。

インターネット上で手続きをおこなうためペーパーレス化にもつながり、紙や印刷といったコストの削減にも効果的です。

また、人事や労務に関わる情報や業務をまとめて管理できるため、経営者は社員のエンゲージメント向上や、離職率防止に向けたコア業務にリソースを充てることにもつながります。

【RPA】業務効率化におすすめのSaaSツール

定型的な業務を効率化したい方に向けて、RPA に特化したおすすめSaaSツールをご紹介します。サービスの特徴や料金の違いを比較検討しながらチェックしてみてください。

1.RoboTANGO

RoboTANGOは、1つのライセンスを契約するだけで複数のパソコン端末で使用でき、離れた拠点や部署間でも使えるサービスです。

最低利用期間1ヶ月からでありながら1ライセンス5万円でスタートできるため、はじめてRPAを利用する方にとっても導入がしやすいでしょう。

さらに、画面上の操作を録画することでロボを簡単に作成しやすく、操作でわからないことがあっても、質問を投げることで運用を支援してくれる体制が整っているため安心です。

2.BizRobo!

BizRobo!は、低コストで導入可能な点がメリットのツールです。RPAは開発者や実行ロボットを増やす際に追加コストがかかることが多いですが、同ツールは開発と実行環境を含むオールインワン価格体系で導入できるため、費用面に関して安心です。

また、BizRobo!を提供しているRPAテクノロジーズは、国内で10年以上の開発・運用実績とノウハウがあります。これまでのノウハウやナレッジをポータルサイトにて公開していたり、ツールの定着サポートをしていたりと、相談しやすい体制が整っているので、初めてRPAを導入する企業におすすめです。

3.Blue Prism

JobAutoは、多機能かつ高機能なRPA製品を提供するサービスです。RPAの作成から管理機能までのプロセスを、追加料金無しの月額88,000円(税込)で利用することができるため、ランニングコストを抑えながら導入・運営しやすいといったメリットがあります。トラブルが発生した時にも無償でサポートしてくれるため、スピード解決できるのも安心ポイントです。

4.Automation Anywhere

Automation Anywhereは、ライセンスを購入するだけで利用ができるスピーディさが特徴のツールです。料金形態も低価格のため、コストパフォーマンスを抑えながら運用しやすいといったメリットがあります。

同ツールは、NTTデータの技術認定を受けた技術者や講師といった知識に優れた担当者がサポートしてくれるため、導入後も安心して相談することが可能です。

業務効率化の推進にはSaaSツールを活用していこう

SaaSは、導入にかかる手間や時間を削減でき、コストもおさえられるうえ、インターネット環境があればどこでもアクセスが可能な点がメリットです。

自社に最適なツールを選んでいくためには現状を見える化し、課題解決に導きやすいサービスを比較検討しながら判断していくことが重要です。

今回ご紹介した各サービスの特徴や費用面をチェックして、業務効率化を推進していきましょう。