エクセルで業務効率化を実現する方法！エクセルを使うデメリットや成功事例

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業務効率化に向けて改善すべきエクセル業務

業務効率化の対象となるエクセル業務の特徴としては、以下の3つが挙げられます。

• 定型作業で量が多い業務
• 受動的で生産性が低い業務
• 時間や手間がかかる業務

これらの特徴について、それぞれ詳しく見ていきましょう。

定型作業で量が多い業務

業務効率化の対象となるエクセル業務の特徴として、定型作業で量が多いことが挙げられます。定型作業とは手順が決まっており、毎日・毎週・毎月など一定の間隔で繰り返し発生する作業のことです。例えば請求書の作成や伝票の発行、アンケート集計などの業務が該当します。

事業を継続・拡大するにつれ、エクセルでの定型作業の量や種類は増えていきます。管理するファイルも増えていくため、分類方法やファイル名の付け方といった保管ルールの整備が必要です。

受動的で生産性が低い業務

データの入力・抽出や整理、ファイル管理などの受動的な業務も、業務効率化の対象となります。これらのエクセル業務は、企画立案や営業といった主体的な業務ではなく、また売上やサービス品質に直接変化をもたらすものでもありません。

エクセルで管理されているデータを基に分析を行うことはありますが、あくまでも主体的な業務をサポートするものであるため、できる限り効率化するのが望ましいといえます。

時間や手間がかかる業務

データの入力や確認の時間・手間が発生する点も、業務効率化の対象となるエクセル業務の特徴の一つです。

エクセルはデータ間の連携が難しいため、集計したデータを異なるフォーマットで利用したい場合、再入力や調整が必要になることがあります。また、手作業でのデータ入力により人的ミスが発生しやすいことから、チェック作業や修正の手間も発生します。

さらにエクセルには、データの増加や処理の複雑化により動作が重くなる、ファイル管理が煩雑化しやすいという問題があるため、定期的なメンテナンスや整理が必要です。

▷業務効率化を阻む課題とは？よくある原因や解決方法・成功事例を解説

業務効率化を阻むエクセルの課題

業務効率化を進める上で、エクセルにはいくつかのデメリットがあります。主なデメリットとしては、以下の4つが挙げられます。

• 複数人での同時作業が難しい
• ファイルが属人化しやすい
• 引き継ぎに手間がかかる
• 集計作業に時間がかかる

ここでは、業務効率化においてエクセルを利用するデメリットについて解説します。。

複数人での同時作業が難しい

エクセルの主なデメリットとして、複数人での同時作業が難しい点が挙げられます。共有フォルダにファイルが保存されていても、別ユーザーがファイルを開いている間は読み取り専用でしか開けず、編集することはできません。

エクセルには「ブックの共有」という機能があり、Microsoft 365やExcel 2019以降のエクセルでは同時編集も可能となっています。しかし、ブックの共有を設定するとセルの結合・解除やシートの削除など一部の機能が使用できなくなるため、使い勝手が良くないと感じることもあるでしょう。

ファイルが属人化しやすい

エクセルは誰でも簡単にファイルを作成できることから、ファイルが属人化しやすいというデメリットがあります。

属人化とは、特定の業務の進め方や進捗状況などの情報を、担当者しか把握していない状況を差します。ファイルが属人化すると、そのファイルを取り扱っている担当者以外は保管場所や内容、使い方などを正しく把握することができません。

それにより他の社員が業務に活用できないばかりか、重要なファイルやデータを探せなくなり、事業の運営に大きな影響を及ぼすおそれもあるでしょう。また、担当者の休職や退職により業務が停滞してしまうリスクもあります。

属人化による業務のブラックボックス化は、作業手順の改善や品質の安定化の妨げになります。業務効率化を図るには、ファイルの属人化を解消・回避するための取り組みが必要です。

▷業務の属人化を解消する方法は？原因やリスク・標準化する方法を解説

引き継ぎに手間がかかる

エクセル業務は、担当者変更の際の引き継ぎに手間がかかる点もデメリットの一つです。

マクロやVBA、高度な関数などが使われている場合、作成者の感覚で使いやすいように作成されているケースが多くあります。そのため、マニュアルが用意されておらず、作成者にしか理解できない項目やロジック、記号などが含まれているなどの問題がしばしば発生します。

後任の社員が引き継いだファイルの使い方を理解できなければ、業務の再現性や品質が低下するだけでなく、最悪の場合は業務の継続が困難となることも考えられるでしょう。また、仕様が分からないと修正できないため、業務に変更が生じても誰も手を付けられず、そのままファイルが老朽化・肥大化するおそれもあります。

集計作業に時間がかかる

エクセルは、データ集計・分析を得意としているアプリケーションですが、複数のファイルのデータをひとつのシートにまとめようとした場合は、集計作業の準備に時間や手間がかかります。

複数のファイルでデータを連携する際、フォーマットがそれぞれ異なると類似するデータであってもうまくコピーができません。そのため、各ファイルのフォーマットを修正する、複数の担当者に統一のフォーマットを展開するなどの工程が発生します。

また、数式が複雑化している、行数・列数・シート数が多い、エクセルのバージョンが古いといった場合も動作が重くなり、集計作業に時間がかかる可能性が高くなります。

▷業務効率化の正しい進め方とは？得られる効果や注意すペきポイントを解説

エクセル業務を効率化する方法

ここまで業務効率化におけるエクセルのデメリットについて解説しましたが、すぐにほかのツールに切り替えるのは現実的ではありません。ここでは、エクセルを継続して使いながら、業務効率を改善する方法を紹介します。

エクセル業務を効率化する主な方法としては、以下の6つが挙げられます。

• ショートカットキーの活用
• 関数やマクロの活用
• 共有フォルダでの管理
• フィルター機能の活用
• ソート機能の活用
• ピボットテーブルの活用

すぐにでも工数を削減したい、簡単な方法で業務効率化を図りたいという方は、ぜひ参考にしてください。

ショートカットキーの活用

ショートカットキーを使うことで、エクセルの業務効率を改善できます。1回のショートカットキーで短縮できる時間は数秒ですが、積み重なると大きな時間の節約につながります。

エクセルのショートカットキーは多数ありますが、すべて覚える必要はありません。頻繁に使うコマンドを覚えておくだけでも、作業時間を削減できます。

ここではエクセル作業で役立つ、移動や選択のショートカットキーの一例を紹介します。

また、日常的に使用するコマンドをクイックアクセスツールバーに登録しておくと、ワンクリックまたは「Alt + 数字」で実行できるため便利です。ショートカットキーと併用することで、さらにエクセル業務を効率化できるでしょう。

関数やマクロの活用

エクセル業務の効率化を図るうえで、関数やマクロの活用は必須といえます。

関数は500種類近くありますが、すべて覚える必要はなく、以下のような基本的な関数を使うだけでも業務効率は大幅にアップします。

また、マクロとは複数の操作をまとめて自動化する機能のことです。データ処理や書類作成、メール送信といった作業を自動化でき、パワーポイントやワード、アウトルックなど他のMicrosoft Officeアプリとの連携も可能です。

関数やマクロを使いこなすには多少の知識や慣れが必要ですが、一度使えるようになると効率化・自動化できる作業の幅が広がります。関数やマクロはエクセル業務の効率化に大きく貢献するため、ぜひ身に付けておきたいスキルです。

▷経理で役立つExcelマクロの活用方法｜勉強方法やRPAとの違い

共有フォルダでの管理

エクセルは、誰でもファイルが作成できることから、ファイルの属人化や乱立が起こりやすいというデメリットがあります。そのため、業務に使用するファイルが担当者個人のローカル上で管理されていることも少なくありません。

重要なファイルは、必ず共有フォルダで保管するようにしましょう。共有フォルダに保管されていれば、他の社員もファイルにアクセスできるため、担当者が不在の場合でも業務の停滞を回避できます。

あわせて、誰から見てもファイルの保管場所や内容、バージョンが分かるよう、フォルダ分類やファイル名の付け方などのルールを定めておくとよいでしょう。

フィルター機能の活用

エクセルのフィルター機能を活用することで、表内のデータから知りたい情報を簡単に絞り込んで表示できます。

大量のデータから文字列や数値、セル色など特定の条件で抽出できるため、例えば商品データの中から在庫があるものだけを取り出したり、特定の期間の売上データだけを表示させたりすることが可能です。

ソート機能の活用

ソート機能を活用することで、データを指定した順番に並べ替えることができます。

数字のほか、ひらがな・カタカナ・ローマ字・漢字などの文字データでも並び替えられるため、日付順に売上データを並べたり、顧客リストを50音順に並べたりといったことが可能です。

また、ユーザー設定リストに順番を追加で登録できるため、独自の順番でデータを並び替えたい場合も、一つひとつ並び替える手間がかからず便利です。

ピボットテーブルの活用

ピボットテーブルとは、複雑な数式・関数を使わずに膨大なデータの集計・分析ができる機能です。簡単なメニューに従ってデータを選ぶだけで、きれいで見やすい表やグラフを作成できます。

例えば、店舗別・商品別・顧客別の売上金額といった複数の項目別に集計したり、それらの集計項目を入れ替えたりできるため、売れ筋商品の分析などの場面で大いに役立つでしょう。

他にもアンケートのクロス集計や営業数値管理など、あらゆる業務に活用できるため、こちらもぜひ覚えておきたい機能の一つです。

▷【用途別】業務効率化ツールおすすめ20選！導入メリットや選び方も解説

エクセル以外で業務を効率化する方法

エクセルは機能が豊富で汎用性に優れたツールである一方、さまざまなデメリットもあります。そのため、エクセル以外での業務効率化も視野に入れておくと良いでしょう。

ここからはエクセルを用いずに業務を効率化する方法について紹介していきます。

データベースツールの導入

データベースツールとは、データベース管理タスクに使えるツールの総称です。社員個人のパソコン内にあるファイルをデータベースに登録することで、データを見える化し、スムーズに情報共有をおこなうことができます。

ファイルの保存場所を知らなくてもデータの検索ができるほか、複数人での同時編集や自動バックアップなども可能です。大容量のデータを取り扱う場合でも、動作が重くならず、十分なセキュリティ対策も施されているため、安全にデータ管理をおこなえるでしょう。

さらに、顧客やプロジェクトに関する情報の共有が可能となることにより、サービス品質の向上やデータの新たな活用方法を見いだせるなどの効果が期待できます。

BIツールの導入

BI(Business Intelligence)ツールとは、企業が大量に保有しているデータから必要な情報を集約し、可視化・分析するツールを指します。データから表やグラフを作成するという点において、エクセルとBIツールは共通しています。

しかし、エクセルにはシートの行・列の数に上限があり、データサイズが大きくなると動作が重くなるという弱点があるため、大容量データの管理には適していません。また、異なるソースのデータを集約することができないため、より複雑で専門的なデータ分析では活用しづらいというデメリットもあります。

一方、BIツールはデータをツール内のデータベースに格納しているため、データ量が増えてもスピーディーに処理できます。さらに、BIツールはERPや基幹システムからデータを集約して多角的な分析をおこなうことも可能です。

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エクセルをはじめ様々な方法で業務を効率化しよう

エクセルは汎用性が高く、多くの人が使い慣れているツールのため、データ集計・管理をはじめあらゆる業務で活用されています。

しかし、複数人での同時作業がしづらく業務が属人化しやすい、人的ミスが生じやすいなどのデメリットもあるのも事実です。エクセル以外でも業務を効率化する方法はあるため、エクセルを含めた様々な方法と自社の状況を踏まえて最適な方法を選びましょう。