個人で取り組める業務効率化アイデア14選！便利なツールも紹介！

そもそも業務効率化とは？

「業務効率化」とは、さまざまな業務に隠れた「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくし、プロセスを改善することで、生産性の高い業務体制を目指すことです。

「ムリ」とは、過密なスケジュールや過度な仕事量などで負担が増し、パフォーマンスが下がっている状態を指しています。

「ムダ」とは、省略できるにも関わらず、形式上継続されている不要な業務や時間などを指摘したものです。

「ムラ」とは、人員の配置やバランスが適切でないことから、部署や時期などによって業務の偏りが生じていることをいいます。

同じ業務でも、そのプロセスや選択肢を変えるだけで、生産性は大きく変わります。業務効率化の目的は、生産性の向上です。業務における「ムリ・ムダ・ムラ」をなくせば、より少ないリソースで大きな成果を出すことが可能です。

企業・個人が業務効率化を図るメリット

業務効率化を図ることで、企業や個人に様々なメリットがもたらされるでしょう。この章では、企業・個人が業務効率化で得られる具体的なメリットについて説明します。

1.企業が業務効率化するメリット

人手不足が深刻化する中、総務省は、2,050年の生産年齢人口が2,021年と比較して29.2％減少すると「令和4年版高齢社会白書」で公表しており、企業にはさらに業務の効率化が必要となってくるでしょう。

企業が業務効率化を図ることによって、少ない人数で業務を行えるようになり、人手不足への対策となります。また、効率の良い業務を行うことはコストの削減にもつながります。コストをカットすることで利益が向上すると、新しい商材の開発なども可能となるでしょう。

業務の効率化によって仕事のムダが減ることで、働く人の業務負担が軽くなり、ライフワークバランスの改善が期待されます。労働環境が良くなることで従業員のモチベーションや満足度が向上すると、離職率も低下するでしょう。

2.個人が業務効率化するメリット

個人が業務の効率化を行うことで得られるメリットは、仕事の負担を軽くできることです。さらに、新たな時間を捻出できることも大きなメリットです。

業務効率化で得られた時間のゆとりは気持ちのゆとりにもつながります。仕事の負担が軽くなり時間もできることで、精神的にも余裕を持って業務に取り組めるようになるでしょう。

また、他の業務に応対したり、新しい業務にチャレンジすることも可能となるのではないでしょうか。個人が業務効率化することで生まれた時間やゆとりを、自身のスキルアップにつなげられる可能性もあるのです。

個人で取り組める業務効率化のアイデア14選

個人で取り組める業務効率化には、以下のようなものが挙げられます。ここではすぐにトライできるような14のアイデアを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

1. 業務をリスト化する
2. 業務に優先順位をつける
3. 時間を決めて業務に取り組む
4. チャット・メールチェックをルーティン化する
5. リフレッシュする時間をつくる
6. 周りの整理整頓をする
7. テンプレートをつくる
8. 辞書登録・ショートカット機能を活用する
9. 業務をマニュアル化させる
10. 仕事を定期的に見直す
11. 苦手な業務は先に対処する
12. 報連相を徹底する
13. 睡眠時間をしっかり確保する
14. 仕事の後に予定を入れる

この章では、それぞれのアイデアについて詳しくみていきましょう。

1.業務をリスト化する

業務効率化を図るために、その日の業務をリスト化しましょう。こなすべき仕事量と使える時間、優先順位を軸に業務をリストアップします。

業務をリスト化することで当日にこなすべき業務の量を可視化でき、適切な時間配分で仕事をこなせるでしょう。また、業務を「見える化」することで、応対すべき業務の抜け漏れもなくせます。

2.業務に優先順位をつける

業務をリストアップする際には優先順位を付け、重要な業務や緊急性の高い業務から終わらせていくことが業務の効率化につながります。

その日の業務を緊急性や期限の有無、重要度などのバランスを考え、優先すべきものから終わらせるようにしましょう。優先順位を付けることで、業務効率の向上とともに余裕を持って仕事に取り組むことができるようになります。

3.時間を決めて業務に取り組む

業務効率化を目指すためには、業務ごとに期限や時間を定め、期限内に仕事を終わらせるようにすることがおすすめです。時間を決めずに何となく仕事をしていると、結果的に業務が長引いてしまうケースも少なくありません。

ほかにも、あらかじめ設定しておきたいのが「悩む時間」です。悩み始めると、ときに先が見えなくなることも。たとえば、悩む時間は10分にするなど決めておき、そこで解決できないときは一旦その仕事から離れたり周囲の人に相談するなどして効率の低下を回避しましょう。

4.チャット・メールチェックをルーティン化する

「業務中に、プライベートなチャットやメールが度々届く」という人も多いでしょう。しかし、通知が届く度に確認していると仕事への集中力を阻害され、業務効率も落ちてしまいかねません。

たとえば昼食後や業務の終了後など、チャットやメールをチェックするタイミングを決めておくことがおすすめです。また、必要に応じて通知をオフにするなど、集中して仕事に取り組める環境を整えましょう。

5.リフレッシュする時間をつくる

1日あたりの平均的な業務時間は約8時間ですが、人間の集中力は1時間程度しか持たないといわれています。昼休みに加え、業務の合間に適度なリフレッシュ休憩を挟むことは、業務を効率化することにもつながります。

こまめに休憩を取ることで業務効率がアップし、仕事に集中することができるのです。ちなみに、集中力の回復には短いリフレッシュ休憩がおすすめです。30分から1時間ごとに軽い小休止を取るとよいでしょう。

6.周りの整理整頓をする

ビジネスパーソンが書類を探す時間は“年間約80時間”と日刊工業新聞で紹介されています。デスク周りなどの整理整頓を日頃から心がけ、いつでも仕事に取り掛かれるようスタンバイしておくことは、業務効率化の基本です。

パソコンでの作業効率を上げるためには、フォルダや文書などの整理も大切です。こまめにデータの削除などの整理を行うことでパソコンの処理速度がアップし、業務の効率化に直結します。

7.テンプレートをつくる

利用頻度の高い文書や資料はひな型となるテンプレートを用意することで作成時間と労力を大きくスリム化できます。

送付状やお礼状、報告書などの作成時にも、いくつかのパターンのテンプレートやフォーマットを準備しておくことで、作業効率が向上します。メールの署名や定型文を設定しておくことも有効です。

8.辞書登録・ショートカット機能を活用する

業務でよく使う言葉やフレーズ、記号などをあらかじめ単語登録しておくとタイピング速度がアップします。住所・社名やメールアドレスなどもあらかじめ登録しておくとよいでしょう。

ショートカットキーの活用も、パソコン操作のスピードアップを図れます。印刷の実行や単語の登録など、さまざまな機能を実行できるほか、オリジナルのショートカットキーを作成することもできます。活用幅の広いショートカット機能は、入力作業におけるパフォーマンスの向上につながります。

9.業務をマニュアル化させる

ルーティンワークに関しては、説明が必要な部分をマニュアル化することが業務効率化につながります。

その際のポイントは、できるだけ単純化することです。業務フローをシンプルに作成し、作業手順などをマニュアル化することで、悩むことなくスムーズに業務を進められます。

10.仕事を定期的に見直す

業務効率を上げるためには、定期的に仕事内容を見直すことも必要です。現状を踏まえ、どれほどの業務効率化を目指すのかを設定し、定期的に達成状況を確認します。

そこで不足があれば改善し、達成できていれば今後の目標を掲げるといったプロセスが、本質的な業務効率化に繋がります。定期的な仕事内容の見直しによって業務効率化を目指してみましょう。

11.苦手な業務は先に対処する

苦手な業務は何かと理由を付け、つい後回しにしてしまいがちです。このような仕事は集中力を維持しやすい朝に行い、好きな業務と組み合わせるなどしてモチベーションをキープすることも一案です。

得意としない業務からも学べることはありますし、苦手な仕事ほど開拓の余地もあるものです。苦手な業務は集中力のある早い時間帯に対処し、効率化と自己の成長につなげましょう。

12.報連相を徹底する

業務を効率よく進めるための必須事項とされるホウレンソウ。上司や同僚たちへの「報告」・「連絡」・「相談」の3つの要素をまとめた言葉です。仕事は1人で行うものではなく、同じチームのメンバーが報連相を行うことで業務が円滑に進み、生産性の向上にもつながります。

業務を行う際は、チーム内での報連相をきちんと行える体制をつくっておくことが重要です。また、悩みごとなどを相談しやすいように、気軽に連絡できるチャットルームなどを作成するような施策もおすすめです。

13.睡眠時間をしっかり確保する

睡眠時間は集中力と記憶力の源です。睡眠時間を削った状態で仕事を続けていると、ケアレスミスや体調不良の原因となり、業務効率も落ちてしまいます。

一人ひとりに合った睡眠時間をとって、パフォーマンスを発揮できるコンディションで仕事に挑みましょう。

14.仕事の後に予定を入れる

仕事の後はリフレッシュできるように意識しましょう。ストレスが蓄積すると、集中力が続かない状態にもなりかねません。

仕事が忙しくても、美味しいものを食べたり好きな映画を鑑賞するなど、リフレッシュできる時間を作りましょう。仕事とプライベートのメリハリをつけることで業務に集中でき、作業効率の向上にもつながります。

個人の業務効率化におすすめのツール6選

デジタル化社会の恩恵ともいえるツールの力も借り、業務の効率化を図ることは有益です。ここでは下記の6つのツールをご紹介します。

• Google Keep
• Google Calendar
• Chatwork
• Dropbox
• Eight
• Evernote

それぞれのツールの特徴を知り、自分にとって業務効率化に最適なツールを見つけましょう。

Google Keep

「Google Keep」は、Google LLCが無料で提供する業務効率化ツールです。Googleユーザーであれば誰でも無料で利用でき、GmailやGoogle Document、Google Calendarなどのサービスと連携したデータの共有も可能です。

パソコンやスマホなどの端末や接続するデバイス数に関係なく利用できることが特徴です。

Google Calendar

「Google Calender」は、Google LLCが無料で提供する日付やタスク管理ツールです。カレンダーに予定を組み込んでチーム内で情報共有できます。また、リマインダー機能を使って、業務の確認漏れを防止できます。

Googleの各種サービスとの連携も可能なので、一括的に情報共有やリマインドすることができ、業務効率の改善に役立つでしょう。

Chatwork

「Chatwork」は、基本機能が無料で使える業務効率化・ビジネスコミュニケーションツールです。導入実績は343,000社を超え、業種や職種を問わず、あらゆる職場で使用されています。

企業のチーム内でのコミュニケーションはもちろん、ファイルの共有やタスク管理などを包括的に行え、業務効率化をサポートできるツールといえるでしょう。ビデオ通話や音声通話の機能も有しているため、文字で伝わりづらいときは電話で確認することもできます。

Dropbox

「Dropbox」は、ファイルの保存・同期・共有をクラウド上で行え、業務効率改善に役立つツールです。導入実績はのべ6億人を突破。50万ものチームで活用されています。

タスク管理機能もあるため、チーム内で情報を共有することも可能です。また、ファイルやタスクを一括管理する機能も搭載されています。

Eight

「Eight」は名刺をデータベース化して情報の一括管理を行うツールです。名刺を即座にデータベースに登録して、いつでもどこでも名刺の情報を確認できます。名刺をカメラ撮影することで 、情報を正確にデータ化することができます。

また、オンライン上での名刺交換機能があり、ツール上でつながっている相手の名刺情報が変更された時に通知が届く仕組みになっているため、商談相手の近況を把握できることが特徴です。

「Eight」で情報の一括管理をすることで、紙の名刺を情報整理する手間が省けます。

Evernote

「Evernote」は、タスク管理やカレンダー機能を通してビジネスの業務効率を向上させるツールです。また、タスク管理機能だけでなく、業務に関するメモを取ってチーム内で共有できるので、ビジネスツールとしても有効です。

また、「Evernote」内の検索機能を使えば、過去に使用したファイルや文章などを即座に検索できるのが特徴だといえます。

アイデアを実践して個人の業務効率化から始めよう

この記事では、企業・個人が業務効率化から得られるメリットや、それを達成するために役立つアイデアについて解説してきました。

仕事を効率化するうえで大切なことは、働く人の意識レベルです。たとえば社長ひとりが業務を改善したいと力を注いでも、それを実行するのは働く人たちです。従って、従業員一人ひとりが業務改善の鍵を握っているといっても過言ではありません。

また、企業が業務の効率化をすることによって利益を確保し、働く人の雇用や労働環境を守っているのです。個々の従業員が作業の効率化を図ることができれば、それはチームの生産性向上や企業の業務効率化につながります。

この記事で紹介した業務効率化のためのアイデアやツールを有効活用し、働く人が業務効率化により豊かな時間を得ることができれば、それは企業経営を好循環させることにもつながるでしょう。