個人で取り組める業務効率化に向けたアイデア事例｜役立つツールもあわせて紹介

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業務効率化とは？

業務効率化とは、さまざまな業務に隠れた「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくしてプロセスを改善することで、生産性の高い業務体制を目指すことです。

• ムリ:過密なスケジュールや過度な仕事量などでパフォーマンスが下がっている状態
• ムダ:形式上継続されている不要な業務や時間がある状態
• ムラ:部署や時期などによって業務の偏りが生じている状態

同じ業務でもプロセスや選択肢を変えるだけで、生産性は大きく変わります。

業務効率化の目的は、生産性の向上です。業務における「ムリ・ムダ・ムラ」をなくせば、より少ないリソースで大きな成果を出すことが可能です。

▷業務効率化とは？生産性向上との違いやメリット・有効な取り組みを解説

個人単位で業務効率化が必要な背景

個人単位で業務効率化が必要な背景として、多くの企業で常に人手不足が発生していることがあげられます。

現代の日本では、少子高齢化の影響で労働力が不足しており、人手不足に悩まされる企業も少なくありません。実際に、2010年には30万人程度だった未充足求人数(満たされていない求人数)が、2019年には約138万人まで増加しています。

また、欠員率(調査時点の雇用者数に対する未充足求人数の比率)も2010年は0.7％ですが、2019年には2.7％まで上昇しました。

このように、人材が不足しているため最低限の人数で業務をこなさなければならず、個人単位での業務効率化が求められているのです。

[出典:三菱UFJリサーチ&コンサルティング株式会社「人手不足の現状と今後の展望～自然体では就業者数 が毎 年 50 万人減少し、成長の継続が困難に～」]

個人が業務効率化をすることで得られるメリット

個人が業務効率化をすることで、「生産性の向上」や「働き方の改善」などのメリットが得られます。

ここからは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

生産性の向上につながる

個人で一つひとつの作業効率を上げることで、さまざまなムリ・ムダ・ムラを削減できます。

全体的な業務効率を向上させられるため、結果としてさまざまな業務に着手できるようになり、時間の余裕が生まれるとともに生産性の向上につながります。

業務効率化によって空いた時間は、ほかの業務やスキルアップに費やすことも可能です。また、仕事におけるムリもなくなるため個人の負担を軽減できる点もメリットです。

▷生産性とは何か？正しい定義や算出方法・有効な向上施策まで解説

働き方の改善が見込める

業務を効率化することで、ムリ・ムダ・ムラがなくなり残業も不要になるため、働き方の改善が見込めます。

ストレスなく働けるため、パフォーマンスの向上につながり、業務効率化で得られた時間のゆとりは、気持ちのゆとりにもつながります。

仕事の負担が軽くなり時間に余裕ができることで、精神的にも余裕を持って業務に取り組めるようになるでしょう。

個人で取り組める業務効率化のアイデアの事例

ここからは、個人で取り組める業務効率化のアイデアの事例を10選紹介します。すぐに取り入れられるアイデアを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

業務をリスト化して優先順位をつける

こなすべき仕事量と使える時間、優先順位を軸に業務をリストアップをしましょう。

業務をリスト化することで、当日にこなすべき業務の量を可視化でき、適切な時間配分で仕事をこなせるようになります。また、業務を「見える化」することで、対応すべき業務をすべて把握できるため、抜け漏れもなくなります。

リストアップできたら優先順位をつけて、緊急性や期限の有無、重要度などのバランスを考えながら重要な業務や緊急性の高い業務から終わらせるようにしましょう。

優先順位を付けることで、業務効率の向上とともに余裕を持って仕事に取り組めるようになります。

▷業務効率化を阻む課題とは？よくある原因や解決方法・成功事例を解説

業務ごとに時間を区切って取り組む

業務効率化を目指すためには、業務ごとに期限や時間を定め、期限内に仕事を終わらせるように心がけましょう。

時間を決めずに何となく仕事をしていると、結果的に業務が長引いてしまうケースも少なくありません。効率的に業務をこなすためにも、あらかじめ設定した時間内に取り組むのがおすすめです。

ほかにも、設定しておきたいのが「悩む時間」です。悩み始めると、時に先が見えなくなることもあります。

例えば、悩む時間は10分にするなどあらかじめ決めておき、時間内に解決できないときは一旦その仕事から離れたり、周囲の人に相談したりするなどして業務効率の低下を回避しましょう。

メールやチャットをチェックする回数を決める

業務中は、多くのメールやチャットが届くものです。しかし、通知が届くたびにチェックしていると、集中力が阻害されて業務効率が落ちてしまう恐れがあります。

そのため、メールやチャットをチェックする回数・タイミングをあらかじめ決めておきましょう。

例えば、チェック回数は1日に5回までと決めたり、朝一や昼食後にチェックしたりなど、回数やタイミングを決めておくのがおすすめです。必要に応じて通知をオフにするなど、集中して仕事に取り組める環境を整えましょう。

辞書登録・ショートカット機能を活用する

業務でよく使う言葉やフレーズ、記号などがあれば、あらかじめ辞書登録をしておくとタイピング速度がアップします。また、よく入力する住所・社名やメールアドレスなどもあらかじめ登録しておくと、作業効率を大幅にアップできます。

ショートカットキーの活用も、パソコン操作のスピードアップが可能です。印刷の実行や単語の登録など、さまざまな機能を実行できるほか、オリジナルのショートカットキーも作成できます。

活用幅の広いショートカット機能は、入力作業におけるパフォーマンスの向上につながるため、積極的に活用していきましょう。

テンプレートを作成して使い回す

利用頻度の高い文書や資料は、ひな型となるテンプレートを用意することで作成時間と労力を大きくスリム化できます。テンプレートの作成によって作業を効率化できる文書や資料の例は、以下の通りです。

• 送付状
• お礼状
• 報告書
• 資料作成
• メールの返信文

テンプレートはいくつかのパターンを準備しておくことで、さまざまなケースに対応可能で作業効率が向上します。また、メールの署名や定型文をあらかじめ設定しておくことも有効です。

適度に休憩してリフレッシュする

業務を効率化させるには、集中力を保つことが重要です。しかし、人の集中力には限界があり、90分程度しか持たないといわれています。

ストレスを軽減して集中力を保つためにも、適度に休憩してリフレッシュしましょう。昼休憩だけではなく、業務の合間に30分から1時間​に1回は軽く小休憩を挟むのがおすすめです。こまめに休憩を取ることで業務効率がアップし、仕事に集中することが可能です。

社内の人に任せる業務を見極める

人にはそれぞれ得意分野があるため、社内の人に任せる業務を見極めることで、チーム全体の業務効率が大幅にアップする可能性があります。万が一担当者と担当業務の相性が悪い場合、業務効率が低下してしまうでしょう。

そのため、社内の人に業務を任せる際は相性をよく見極めてから依頼するようにしましょう。全体の業務効率化とともに、生産性の向上も期待できます。

報連相を徹底する

業務を効率よく進めるための必須事項とされる報連相(ホウレンソウ)は、上司や同僚たちへの「報告」「連絡」「相談」の3つの要素をまとめた言葉です。

仕事は一人で行うものではなく、同じチームのメンバーが報連相を行うことで業務が円滑に進み、結果的に生産性の向上にもつながります。業務を行う際は、チーム内での報連相をきちんと行える体制を整えることが重要です。

また、悩みごとなどを相談しやすいように、気軽に連絡できるチャットルームなどを作成するような施策もおすすめです。

デスク周りを整理整頓する

ビジネスパーソンが書類を探す時間は、「年間約80時間」といわれています。デスク周りが整理されていなければ、書類を探す時間が増え続けて業務効率も低下してしまうのです。

そのため、デスク周りなどの整理整頓を日頃から心がけ、いつでも仕事に取り掛かれるようスタンバイしておくことは、業務効率化の基本です。

また、パソコンでの作業効率を上げるために、フォルダや文書などの整理も忘れず行いましょう。こまめにデータの削除などの整理を行うことでパソコンの処理速度がアップし、業務の効率化に直結します。

[出典:コクヨ株式会社「書類を探す時間は“1年で約80時間”」]

仕事が早い人を参考にする

チーム内に仕事が早い人がいる場合は、その人が普段から行っていることを参考にして、自身の業務にも取り入れてみましょう。

例えば、仕事が早い人は仕事の優先順位づけができていたり、仕事の全体像を適切に把握していたりと、さまざまな特徴があります。

また、「どのように業務を効率化しているのか」を聞いてみると、新たな発見が得られる場合もあります。お手本となる人がいれば参考にして、業務効率化を目指しましょう。

▷【用途別】業務効率化ツールおすすめ20選！導入メリットや選び方も解説

個人におすすめの業務効率化ツール

個人でできる取り組み以外にも、ツールの力を借りることでさらに業務効率化を促進できます。ここからは、個人におすすめの業務効率化ツール4選を紹介します。

調整アポ(日程調整ツール)

調整アポは、日程調整に特化したツールです。スケジュールの調整からフォローアップまでを効率化できます。

日程調整が必要なメンバー間の空き日時を自動でピックアップし、候補日のすり合わせが簡単に行えます。日程が決まったら、参加メンバーのカレンダーに自動で予定を書き込むため、ダブルブッキングの心配もありません。

前日または当日にリマインドメールも送信できるため、日程を忘れてしまう事態も防げます。

Jooto(タスク管理ツール)

Jootoは、タスク・プロジェクト管理を効率的に行えるツールです。

直感的に使えるレイアウトで、ITツールの操作に慣れていない方でも操作しやすい点が特徴。カンバン方式を採用し、担当者名や状況名でリストを作成できます。

各プロジェクトの進行状況や担当者を一目で確認でき、タスクはドラック&ドロップで管理できるため作業を効率化することが可能です。

Chatwork(ビジネスチャット)

Chatworkは、基本機能が無料で使えるビジネスチャットツールです。導入企業は43万社以上で、​業種や職種を問わずあらゆる企業で使用されています。

企業のチーム内でのコミュニケーションはもちろん、ファイルの共有やタスク管理なども包括的に行え、業務効率化をサポートできるツールといえます。ビデオ通話や音声通話の機能も有しており、文字で伝わりづらいときは電話で確認することも可能。

シンプルな操作性で、誰でも簡単に利用しやすい点が魅力です。

COCOMITE(マニュアル作成ツール)

COCOMITEは、マニュアル作成に特化したツールです。

あらかじめ設定された基本レイアウトに沿って操作するだけで、誰でもわかりやすいマニュアルをスピーディに作成可能。画像、動画、PDF、Word、Excel、PowerPointなどが入ったさまざまなタイプのマニュアルを作成・更新できる点が特徴です。

オンライン上で作成できるため、いつでも最新のマニュアルを共有・閲覧できます。作成したマニュアルは最大5階層までフォルダ分けができ、フォルダごとにアクセス権を管理して事業部やチームごとに適切な運用が行えます。

業務効率が高い人の特徴

業務効率が高い人には、いくつかの特徴があります。ここからは、業務効率が高い人の特徴を3つ紹介します。

仕事の優先順位づけができている

業務効率が高い人は、仕事の優先順位づけがうまくできている傾向があります。

仕事量が増えるほどタスクや作業が増えるため、整理して優先順位をつけなければどれから着手すればよいかわからなくなってしまいます。優先順位をつけることで、段取りを組んで効率的に作業できるようになるのです。

優先順位をつける際は緊急度や重要度を考慮して、すぐに着手すべき作業から行うようにしましょう。

仕事の全体像を把握できている

仕事の全体像を把握することで、効率よく業務に取り組めるようになります。

業務効率が高い人は、現在の業務がどの段階にあり、チームやプロジェクトにとっての位置づけも把握できているため、効率的に業務を進めながら周囲にも適切に働きかけることが可能です。

業務に取り組む際は、目の前の仕事から順に取りかかるのではなく、一旦全体像を把握してから取り組むようにしましょう。

早い段階で周囲の人に頼っている

業務効率が高い人は、早い段階から周囲の人に頼っている傾向があります。一人ですべてをやり切ろうとするのではなく、困った場面があれば早めに周囲を頼って業務をスムーズに進めているのです。

また、周囲の人から頼られた際もサポートを惜しまない点も特徴です。常に助け合う関係を大切にして、効率的に業務を進められる環境を築いているのです。

個人でできる業務効率化に取り組んで生産性を向上させよう

業務を効率化することで、生産性の向上や働き方の改善など、さまざまなメリットを享受できます。業務の優先順位づけやテンプレート・辞書登録機能の活用などを行い、業務の効率化を促進しましょう。

また、本記事で紹介した業務効率化ツールの利用もおすすめです。身近に業務効率が高い人がいれば参考にして、組織全体で業務の効率化と生産性の向上を目指しましょう。