業務プロセスの可視化とは？実践する目的やメリット・方法について解説

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業務プロセスの可視化とは？

業務プロセスの可視化とは、業務の進め方や手法などの一連の流れを見えるようにすることです。業務改善や組織力の強化を図る際に有効とされています。

具体的には、「いつ」「どこで」「誰が」「何の仕事を」「どのように行っているか」などを明らかにして、業務工程や内容を可視化します。

業務プロセスの可視化によって、課題を抽出して解決策を講じ、業務にかかる時間やコストの削減につなげて生産性の向上を図ることが可能です。可視化する項目の例は、以下の通りです。

• 労働環境
• 業務手順
• 仕事の成果
• 目に見えない工程

業務プロセスの可視化を実施することで、属人化やブラックボックス化の解消にもつながります。

自分が関わっている業務内容については理解していても、全体像が分かっていなかったり、前後の工程について把握せずに業務を進めていたりするケースは多いものです。

そのため、仕事の進め方が非効率になっていたり、無駄な仕事を削減せずにそのまま行っていたりする場合もあります。

そうした状況を改善するためにも、業務プロセスの可視化は有効です。近年では、ITツールを導入して業務プロセスの可視化を行う企業も増えています。

業務プロセスを可視化する目的

業務プロセスを可視化する目的は、普段の業務の中で生じている無駄なプロセスや問題点を把握・改善することです。

普段どおり業務を続けていると、問題点や課題になかなか気づけないものです。業務プロセスを可視化して客観的な視点で全体を見ることで、業務の改善や効率化などにつながる問題点や課題を把握できます。これにより、改善の方針や解決策を見出すことが可能です。

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業務プロセスを可視化するメリット

業務プロセスを可視化することで、業務の全体像の把握やボトルネックの特定など、さまざまなメリットが得られます。

ここからは、業務プロセスを可視化する5つのメリットを詳しく解説します。

業務の全体像を把握できる

業務改善をするために業務プロセスの可視化を行うと、経営層から一般社員までの業務の全体像を把握できます。業務改善は現場の社員の意見を経営層や管理職などに伝えて、業務の現状を認識してもらい課題や問題点を議論する必要があります。

経営層や管理職であってもすべての業務を把握しているわけではありません。特に、会社の規模が大きくなるにつれて、自分の管轄領域や部署の現状は理解していても他領域や他部署については把握できていないことが多いのです。

そこで、業務プロセスの可視化で業務の全体像が把握できるようになると、部下が抱えている仕事の進捗が遅れている場合でも早期に問題や課題を把握し、上司が部下にアドバイスや改善アクションを伝えられます。

また部下からしても、状況を理解している上司に対して、早めに状況を共有できるようになります。上司と部下が相互に意思疎通を図ることで、ミスを軽減し業務スピードのアップにもつなげられます。

ボトルネックを特定できる

ボトルネックとは、業務の停滞や生産性低下を招いている工程や箇所などのことです。業務の可視化によって業務プロセスの全体像が把握できるため、ボトルネックを特定することが可能です。

ボトルネックを特定すると、工程が複雑化している業務の解消に役立ちます。

例えば、特定の業務でパフォーマンスが低下している場合、ほかの業務に影響が出ている箇所を明確化して改善することで、業務効率化や生産性向上につながります。

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属人化の解消につながる

業務プロセスを作成しておくと業務の属人化対策となり、担当者が不在の時でも滞りなく業務を続けられます。

業務が属人化していると、担当者が不在の場合は業務が止まってしまいサービスや商品の質が落ちて、顧客満足度が低下して企業の損失となる恐れがあります。

そのため、企業はノウハウの共有や品質・スキルの平準化に努める必要があるのです。また、業務プロセスの共有によって別の従業員が対応できるようになれば、担当者が長期休暇を取得しやすくなるなど、働き方改革にもつながります。

コスト削減につながる

業務プロセスの可視化は、作業の効率化や経費の削減につながります。可視化することにより、業務にかかる費用や時間を数字やグラフで定量化・ビジュアル化できるようになります。

例えば、業務効率化によって今までよりも短時間で業務を行えるようになれば、残業時間が減り人件費の削減が可能です。ペーパーレス化を推進すれば、会議資料の印刷コストを削減でき、資料配布の手間もなくなります。

業務全体のコストを見直せて、ほかの部分に余った経費や人的リソースを充てられるため、中長期的に企業の発展にも寄与するでしょう。

従業員同士で連携しやすくなる

業務プロセスを可視化することで、誰が、どの業務を行っているのかなど担当者を明確にできます。

担当者や担当部署を明確にすることで、他部署とコミュニケーションを取るきっかけとなり、従業員同士の連携が強化されて業務も円滑に進められるようになるでしょう。

業務の属人化解消や業務の全体像の把握にもつながるため、他部署との連携が必要な複雑な業務プロセスでも、つながりが見えているとスムーズに業務が進められます。

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業務プロセスを可視化して改善する方法

業務プロセスを可視化して改善するには、4つのプロセスがあります。ここからは、それぞれのプロセスについて詳しく解説します。

業務を洗い出して課題を抽出する

業務プロセスを可視化するために、会議やヒアリングなどを実施して業務の流れや問題点、課題を抽出する必要があります。目に見えていない仕事の問題を見える化することが、業務プロセスの可視化では重要です。

従業員が出し合った内容は議事録やドキュメントを使用してデータに保存後、社内で共有できるようにしましょう。会議などに不参加だった従業員も、部署が抱えている問題点を把握することで問題意識が高まります。

出し合った内容は文章で長く記載するよりも、箇条書きを使用して見やすく記載することがポイントです。

改善策を検討する

次に、課題の改善策を検討します。改善策を検討する際は、以下の4つの視点から検討するようにしましょう。

集約化は、複数の業務における同じ作業内容をまとめる方法です。例えば、複数の業務で異なる方法で在庫管理を行っている場合、まとめて一元管理すると集約化ができて無駄を省き、作業工数を減らせます。

簡素化は、無駄な作業や不要な業務を削る方法です。無駄な工程を削ることで、従業員の負担を減らして業務の効率化も図れます。

標準化は、誰が業務を行っても同じ結果になるように業務プロセスを改善する方法です。属人化を防ぎ、誰が担当しても同じ品質が保たれるようになります。

システム化は、課題解決のためのシステムを導入して問題点を改善する方法です。例えば、紙の書類によるやり取りの負担や管理が課題の場合は、書類を電子化できるシステムを導入すれば課題の解決につながります。

このような視点で改善策を検討すると、無駄な業務プロセスを削減して生産性の向上が目指せます。

業務プロセスを可視化する

続いて、業務プロセスを可視化していきます。より正確に分かりやすく可視化するには、以下の3つの方法がおすすめです。

• マニュアル作成
• プロセスマップ作成
• フローチャート作成

マニュアルを作成すると、細かな業務内容まで詳しく記載することが可能です。マニュアルには詳しい作業手順や内容、注意点などを記載して、業務の標準化を目指しましょう。

プロセスマップは、業務フローを可視化してまとめたものです。組織全体の階層や業務プロセス、関係性などが可視化できます。

フローチャートを作成すると、業務プロセスを時系列に沿って理解できるようになります。それぞれのフローを長文で作成すると読みづらくなるため、「書類の提出」や「部長に承認依頼」など端的に記載しましょう。

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可視化した業務プロセスを浸透させる

最後に、可視化した業務プロセスを社内に浸透させていきます。作成したマニュアルやプロセスマップ、フローチャートなどを確認しながら、どのような改善を行ったかを把握してもらいましょう。

しかし、一度改善案を出して業務プロセスを可視化したからといって、理想の業務プロセスが必ず設計できるわけではありません。そのため、効果測定を行い結果を確認しながらさらに改善を進めることが大切です。

業務プロセスの可視化で重要なポイント

業務プロセスを可視化するには、業務時間の把握や残業時間の把握など、いくつかの重要なポイントがあります。ここからは、業務プロセスの可視化で重要なポイントを3つ紹介します。

業務にかかる時間を把握する

業務完了までにかかる時間の把握によって、改善の必要性を検討することが可能です。業務時間の短縮に成功した場合、短縮した時間をほかの業務に充てることで生産性の向上が期待できます。

同じ業務でも、従業員一人ひとりのスキルは異なるため、できるだけ業務時間の差が発生しないようにデータを蓄積して分析することが大切です。例えば、特定の従業員の業務負担が重すぎる場合は、人員配置の見直しやスキルの確認などの対策が有効です。

従業員の残業時間を把握する

2つ目のポイントは従業員の残業時間の把握です。残業時間を削減することで、業務の効率化が進み、人件費削減も可能です。

また、従業員が働きやすい環境に改善することで、モチベーションが上がり生産性向上も期待できます。

残業時間の削減においては、なぜ残業が発生しているのか背景を探り、改善できるポイントを洗い出すことで労働時間の適正化につなげられます。

時間がかかる工程を把握する

業務完了までの時間を可視化することで、時間がかかる工程を把握でき、改善策を講じてリードタイムの短縮が可能です。

具体的には、業務フローを細分化して「どこで」「どのくらい」「なぜ時間がかかるのか」について、深掘りします。ボトルネックの解消によりリードタイムを短縮することは、生産性向上だけでなく顧客満足度の向上にも貢献するでしょう。

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業務プロセスの可視化におすすめのツール

ここからは、業務プロセスの可視化におすすめのツールを3つ紹介します。それぞれの特徴や料金について紹介しているため、自社に合ったツールを選ぶ際の参考にしてみてください。

リモシア

リモシアは、従業員一人ひとりの業務状況を正確に把握できる業務可視化ツールです。

リアルタイムで業務の実施状況を確認可能で、部下の業務特徴や抱えている問題を見える化できることから、マネージャーの業務把握工数を大幅に削減します。また、部下の人事評価も事実ベースで客観的に行える点もメリットです。

従業員も、リアルタイムでの業務状況の発信を行うだけで、日報の作成は不要になり業務負担が軽減されます。トライアル期間が用意されているため、使用感を試してから導入できます。

Jooto

タスク・プロジェクト管理ツールのJootoは、ドラッグ&ドロップで直感的に使えるシンプルなデザインが魅力で、誰でも使いやすいツールです。付箋を貼ったり剥がしたりする感覚で使用できる点が特徴となっています。

ガントチャートも使用できるため、納期管理や制作工程表も一つの画面で整理でき、進捗状況の管理に便利です。無料プランも用意されており、お試しで利用してから有料プランで本格導入するといった使い方もできます。

Chatwork

Chatworkは、さまざまなビジネスシーンにおいて、素早く効率的にコミュニケーションが行えるビジネスチャットツールです。

業務プロセスの可視化において、現状や問題点の共有をチームのメンバーで気軽に伝達できます。無料で利用できるうえに、操作方法もシンプルなので誰でも直感的に使える点も強みです。大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準を満たしているなど、安全に利用できる点も特徴の一つです。

生産性向上を図るには業務プロセスの可視化が必須

本記事では、業務プロセスを可視化する目的やメリット・方法について解説してきました。業務プロセスの可視化は、業務改善や組織力を高めるために有効です。可視化することで、業務の全体像を把握でき、コスト削減や社員の満足度向上などにもつなげられます。

業務プロセスの可視化をスムーズに実現したい場合には、本記事で紹介したようなツールを活用する方法もおすすめです。自社に合ったツールを選んで、業務プロセスの可視化と業務改善を実現しましょう。