業務プロセスの可視化とは？実践する目的やメリット・方法について解説

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業務プロセスの可視化とは？

業務プロセスの可視化とは、業務の進め方や手法などの一連の流れを見えるようにすることです。業務改善や組織力の強化を図る際に有効とされています。

業務プロセスを可視化することで、課題を抽出して解決策を講じることで、業務にかかる時間やコストの削減につなげ、生産性向上を図ります。

可視化する項目の例は、以下の通りです。

• 労働環境
• 業務手順
• 仕事の成果
• 目に見えない工程

業務プロセスの可視化を実施することで、属人化やブラックボックス化の解消にもつながります。

自分が関わっている業務内容については理解していても、全体像がわかっていなかったり、前後の工程について把握せずに業務を進めているケースは多いものです。そのため、仕事の進め方が非効率になっていたり、無駄な仕事を削減せずにそのまま行っていたりする場合もあります。

そうした状況を改善するためにも、業務プロセスの可視化は有効です。近年では、ITツールを導入して業務プロセスの可視化を行う企業も増えています。

業務プロセスを可視化する重要性

業務プロセスを可視化することで、いままで気付かなかった業務の3M(ムリ・ムラ・ムダ)が浮き彫りになり、業務の問題点が把握しやすくなります。

例えば、短納期での対応によって品質の低下を招いていたり、特定の担当者に業務が集中して長時間労働が発生していたり、不必要な工程が長年放置されていたりといった問題点や課題点の発見につながります。

また業務プロセスを可視化することで、属人化の解消にも寄与します。例えば、ベテラン社員が自分だけのやり方で仕事を進めていた場合、その担当者が休んだり退職してしまった場合には、業務が滞ってしまう可能性があります。

そうならないためにも、仕事の進め方や手法を見える化して共有することは有効です。さらに新入社員や異動してきた社員に業務プロセスを共有することで、教育や研修がスムーズに行えるようになるでしょう。教育担当者の手間や負担も軽減されるはずです。

他にも、業務プロセスを可視化することで、社員間の仕事量の調整がしやすくなったり、スキルの平準化にもつながるでしょう。そうすることで、社員が働きやすくなるだけでなく、チームとしての組織力向上も期待できるのです。

業務プロセスを可視化する3つの目的

業務プロセスの可視化を行ううえで大切なのは、目的を明確にすることです。ここでは、主な目的の例を3つ紹介していきます。

1.現状把握

業務プロセスの可視化における目的の一つに「現状把握」があります。現状を把握することで、業務全体でボトルネックが発生している部分を特定し問題点や原因を深掘りすることが重要です。

現状把握ができていないと闇雲に業務改善が実施され、PDCAサイクルを回しても効果を発揮できずに終わるおそれがあります。「1つの業務に時間がかかりすぎている」「多くのミスが発生している」「コストがかかりすぎている」など、企業が抱えている問題点はさまざまです。

現状を見極め、課題を抽出することで、どのような具体策につなげていくのか。効果的なアプローチ方法を選択するためにも、現状把握は重要です。

2.RPA・BPAの導入

RPAやBPAを導入する目的として業務可視化を行うケースも考えられます。RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、さまざまな作業を自動化できるツールのことで、特に単純作業の自動化に役立ちます。

BPAは「Business Process Automation」の略語です。BPAもRPA同様に、経理計算や在庫管理などの反復可能なタスクの自動化を支援するデジタルツールです。

RPAとBPAの活用に際しては、どの業務をAIやロボットに任せるのかを初期に検討する必要があります。そのためにも業務プロセスの可視化が必須です。

また、導入後、どのような効果があったのか効果測定や改善点を洗い出し導入前と比較するためにも、業務の可視化が必要になるのです。

3.内部統制・管理

業務プロセスの可視化は内部統制の観点からも、必要になります。内部統制とは、自社で設定された目標を全社で達成するために社員が守るべきルールや、業務を適正に行うための仕組みを指します。

内部統制を実施するにあたっては、通常、次の3つの文書を用意します。

• フローチャート
• 業務記述書
• リスクコントロールマトリックス

上記のうち、業務プロセスの可視化と密接に関わってくるのがフローチャートです。フローチャートはすべての業務プロセスを図や表を用いて、表現したものです。

フローチャートをまとめることで、どの部門がどのプロセスに関わるのかを可視化し、社員間での認識の共有や共通理解が進み、内部統制の強化を図ることができます。

業務プロセスを可視化する7つのメリット

次に、業務プロセスを可視化するメリットを以下の7つにまとめたので、みていきましょう。

1.業務の全体像を把握できる

業務改善をするために業務プロセスの可視化を行うと、経営層から一般社員まで業務の全体像を把握できます。業務改善は現場の社員の意見を経営層や管理職などに伝えて、業務の現状を認識してもらい課題や問題点を議論する必要があります。

経営層や管理職であってもすべての業務を把握しているわけではありません。特に、会社の規模が大きくなるにつれて、自分の管轄領域や部署の現状は理解していても他領域や他部署については把握できていないことが多いのです。

業務プロセスの可視化によって、業務の全体像を把握できるようになります。例えば部下が抱えている仕事の進捗が遅れている場合でも、全体を俯瞰して見ることができていれば、早期に問題や課題を把握し、上司が部下にアドバイスや改善アクションを伝えられます。

また部下からしても、状況を理解している上司に対して、早めに状況を共有できるようになります。上司と部下が相互に意思疎通を図ることで、ミスを軽減し業務スピードのアップにもつなげられます。

2.業務を改善して作業効率を高めることができる

業務プロセスを可視化することで、各工程にどのくらいの人員や時間をかけているかが把握できます。時間がかかりすぎている業務であれば、単純作業を自動化したり、別の人員を充てるなどの対策ができます。

業務のムダが省けて品質を維持したまま納品スピードも上がると、顧客や取引先企業からの信頼もあがり、受注が増えるなどして企業の成長にもつながるでしょう。

3.問題・課題が明確になる

業務プロセスを可視化することで、経営課題や個々の業務の問題点が明確になります。「なぜ納期に遅れてしまうのか」「どうして、ムダなコストが発生しているのか」など課題を見つけ原因を突き詰めることで、対策が立てられます。

人手不足、業務の進め方、属人化など、企業ごとに原因はさまざまです。業務プロセスの可視化を進めるうえでは、企業や組織に足りていないものを明確化する必要があります。人員なのかスキルなのかノウハウなのか、目的を達成するために問題を明確にして、課題と向き合うことが大切です。

4.コスト削減につながる

業務プロセスの可視化は作業の効率化や経費の削減につながります。可視化することにより、業務にかかる費用や時間を数字やグラフで定量化・ビジュアル化できるようになります。

例えば、業務効率化によって今までよりも短時間で業務を行えるようになれば残業時間が減り、人件費を削減できます。ペーパーレス化を推進すれば、会議資料の印刷コストが低減し、資料配布の手間もなくなります。

業務全体のコストを見直せて、他の部分に余った経費や人的リソースを充てられるため、中長期的な企業の発展にも寄与するでしょう。

5.属人化対策になる

業務プロセスを作成しておくと業務の属人化対策となり、担当者が不在のときでも滞りなく業務を続けられます。業務が止まってしまうことで、サービスや商品の質が落ちてしまい、顧客満足度が低下して企業の損失となるおそれがあります。

そのため企業はノウハウの共有や品質・スキルの平準化に努める必要があるのです。また、業務プロセスの共有によって別の社員が対応できるようになれば、担当者が長期休暇を取得しやすくなるなど、働き方改革にもつながります。

6.担当者が明確化できる

業務プロセスを可視化することで、誰が、どの業務を行っているのか担当者を明確にできます。担当者や担当部署を明確にすることで、他部署とコミュニケーションをとるきっかけとなり、連携が強化されて業務も円滑に進められるようになるでしょう。

上述したような業務の属人化解消や業務の全体像の把握にもつながるため、他部署との連携が必要な複雑な業務プロセスでも、つながりが見えているとスムーズに業務が進められるでしょう。

7.ボトルネックの解消に有効

工程が複雑化している業務(＝ボトルネック)の解消にも、業務プロセスの可視化は役立ちます。特定の業務でパフォーマンスが低下しており、他の業務に影響が出ている箇所を明確化して改善することで、業務効率化や生産性向上につながります。

業務プロセスを可視化する方法・手順

業務プロセスを可視化する方法や手順について、4つに分けて解説していきます。

1.業務を洗い出す・共有する

業務プロセスを可視化するために、会議やヒアリングなどを実施して問題点や課題を洗い出して共有する必要があります。目に見えていない仕事の問題を見える化することが、業務プロセスの可視化では重要です。

社員が出し合った内容は議事録やドキュメントを使用してデータに保存後、社内で共有できるようにしましょう。会議などに不参加だった社員も、部署が抱えている問題点を把握することで問題意識が高まります。

出し合った内容は文章で長く記載するよりも、箇条書きを使用して見やすく記載することがポイントです。

2.図・表を活用して整理する

業務手順は、図や表を活用して整理するのが一般的です。図や表を用いて、業務プロセスを可視化することで作業の前後関係だけでなく、一つひとつの業務が企業にどのような影響を与えているのかが明確に理解できるようになります。

業務のフローチャートは、Excelやスプレッドシートの他にも専用ツールなどを活用すれば、簡単に作成可能です。インターネット上に、さまざまな企業が作成したフローチャートのサンプルも公開されているため、参考にしながら作成すると良いでしょう。

3.マニュアルを作成して管理する

業務手順がまとめられたマニュアルを作成しておくと、担当者以外の社員でも業務内容を把握できます。また、マニュアルを作成して管理することで、属人化対策にもなります。

例えば、ソフトの手順についてのマニュアルを作成する際、写真や画像に番号をつけて作成しておくと誰が見てもわかりやすく親切です。

作成したマニュアルや関連資料は共有フォルダで保存しておきます。共有フォルダは部下やプロジェクトメンバーに保存場所や資料を連絡しておくと、作成者が不在でも閲覧可能です。またクラウド上で管理すると、どこからでもアクセスできるようになるので利便性が向上します。

不在の間、トラブルが発生しても問題なく対応できるように、わかりやすく伝わりやすい構成やレイアウトにすることが大切です。

4.ツールを活用する

効率的に業務の可視化を行いたい場合、ツールを活用する方法もあります。業務可視化ツールを活用することで以下の内容が、グラフなどで可視化できます。

• 業務フロー
• 進歩状況
• 業務完了までの時間
• PCソフトごとの使用時間

業務のデータや情報を見える化するうえで、業務可視化ツールは役立ちます。ツールを活用する際、実装されている機能はツールごとに違いがあるため、事前にどのような機能があるか必ず確認しましょう。例えば、社員の労働状況を把握したい場合は勤怠管理機能が必要です。

目的を明確化して、自社にあったツールを選び業務プロセスの可視化を実行しましょう。

業務プロセスの可視化で重要なポイント

業務プロセスを可視化するうえで重要なポイントについて3点解説します。

1.業務にかかる時間を把握する

業務完了までにかかる時間を把握することで、改善の必要性を検討できます。業務時間の短縮に成功した場合、短縮した時間を他の業務に充てることで生産性の向上が期待できます。

同じ業務でも社員一人ひとりのスキルは異なるため、できるだけ業務時間の差が発生しないようにデータを蓄積して分析することが大切です。例えば、特定の社員の業務負担が重すぎる場合は、人員配置の見直しやスキルの確認などの対策が有効です。

2.社員の残業時間を把握する

2つ目のポイントは社員の残業時間です。残業時間を削減することで、業務の効率化が進み、人件費削減も可能です。また、社員が働きやすい環境に改善することで、モチベーションがあがり生産性向上にもつながることが期待できます。

残業時間の削減においては、なぜ残業が発生しているのか背景を探り、改善できるポイントを洗い出すことで労働時間の適正化につなげられます。

3.時間がかかる工程を把握する

業務完了までの時間を可視化することで、時間がかかる工程を把握でき、改善策を講じることでリードタイムの短縮が可能です。

業務フローを細分化して「どこで」「どのくらい」「なぜ時間がかかるのか」について、深掘りします。ボトルネックの解消によりリードタイムを短縮することは、生産性向上だけでなく顧客満足度の向上にも貢献するでしょう。

業務プロセスの可視化におすすめのツール6選

業務プロセスの可視化において役立つツールを6つ紹介していきます。ツール選びの参考にしてください。

Chatwork

Chatworkは、さまざまなビジネスシーンにおいて、素早く効率的にコミュニケーションが行えるビジネスチャットツールです。

業務プロセスの可視化において、現状や問題点の共有を行うときにチームのメンバーで気軽に伝達ができます。無料で利用できるうえ、操作方法もシンプルなので直感的に使えるのも強みです。

「銀行レベルのセキュリティ水準」を満たしているなど、安全に利用できる点も特徴の一つです。

Jooto

タスク・プロジェクト管理ツールのJootoは、ドラッグ＆ドロップで直感的に使えるシンプルなデザインとなっており、付箋を貼ったり剥がしたりする感覚で使用できる点が特徴となっています。

ガントチャートも使用できるため、納期管理や制作工程表も一つの画面で整理でき、進捗状況の管理に便利です。

MeeCap

MeeCapは、デスクワークで発生する膨大なワークログを自動で収集・解析して誰がどの業務で、どのくらいの時間をかけているのか可視化できます。業務プロセスやワークログを見ることで、ボトルネックを発見できて非効率な業務を改善できます。

BPEC

BPEC(Business Process Engineering Cycle)はBPデザイナーズが確立した業務改善手法です。BPECツールは、短期間・低予算での業務の見える化や業務分析に役立てられます。

担当者や対象部門の社員への負担を最小限にして、業務の見える化を実行できるため、業務改善の実績やノウハウがない企業におすすめです。

Confluence

Confluenceは、ドキュメントなどを共同作業したりナレッジを共有するときに役立つ、ワークスペースです。社内wikiツールとして活用できます。

テンプレートが用意されているため、1からワークスペースを作成する必要がなく、すぐにチームやプロジェクトに反映できます。「ページ」や「スペース」では、担当しているメンバーが共同で編集ができ、コラボレーションの促進に役立ちます。

バーチャルで柔軟なワークスペースを作り、コミュニケーションを活性化させたい企業におすすめです。

iGrafx

iGrafxは業務情報を集積・活用してくれる業務変革プラットフォームです。複雑なイメージがある業務フローの作成も簡単な操作で実行できるうえ、Excelから情報を取り込み自動作成もできます。

内部統制における3点セット(フローチャート・業務記述書・リスクコントロールマトリクス)の作成時にも役立つツールとなっています。

生産性向上を図るには業務プロセスの可視化が必須

本記事では、業務プロセスを可視化する目的やメリット・方法について解説してきました。業務プロセスの可視化は業務改善や組織力を高めるために有効です。可視化することで、業務の全体像を把握でき、コスト削減や社員の満足度向上などにもつなげられます。

業務プロセスの可視化をスムーズに実現したい場合には、ここで紹介したようなツールを活用する方法もおすすめです。