ビジネスフォンが繋がらない?故障した際のよくある原因と対処法について

2023/02/09 2023/02/09

IP電話・ビジネスフォン

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ビジネスシーンにおいてなくてはならないビジネスフォンですが、突如として動かなくなった経験はないでしょうか。機器周辺のこまめな掃除や整理整頓を怠ると故障につながるおそれがあります。本記事では、ビジネスフォンが故障してしまう原因や対処法について解説します。

ビジネスフォンの仕組みとは

家庭用電話機は電話回線の引き込み口と電話端末を接続することで、電話を利用できます。しかし、ビジネスフォンの場合、このような単純な接続のみでは利用できません。

ビジネスフォンは、まず電話回線の引き込み口と主装置を接続します。そして、主装置とローゼットと呼ばれる小型の機器を接続し、さらにモジュラーケーブルを使って各電話端末と接続することで、ビジネスフォンが利用可能になります。

このように、ビジネスフォンは複数の機器やケーブルを通して設置しなければなりません。そのため、ビジネスフォンの故障には、さまざまな原因や対処法が挙げられます。

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ビジネスフォン

そもそもビジネスフォンとは、主にオフィスで利用される電話システムのことです。複数の外線や内線を共有して利用できるという特徴があります。

家庭用電話機の場合、1つの電話回線に対して1つの電話端末しか利用できません。対してビジネスフォンでは、1つの電話回線に対して複数の電話端末を接続でき、複数の電話回線を契約すれば同時通話も可能となります。

例えば、1つの電話回線に対して3つの電話端末を接続している場合、着信がきたら3つのうちどの電話端末でも対応できます。また、2つの電話回線を契約していれば、3つのうち2つの端末を使って同時に通話することも可能です。

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主装置

ビジネスフォンが、1つの電話回線に対して複数の電話端末を利用できるようになるには、必ず「主装置」が必要となります。

ビジネスフォンにおける主装置とは、外線と内線もしくは内線同士をつなぐ小型の交換機です。少ない回線を多くの電話端末で共有させたり、内線と外線の切り替えを行ったりする役割があります。つまり、主装置はビジネスフォンの心臓的な役割があるといえます。

そのため、主装置が故障すればすべての電話端末が利用不可になるということです。

主装置の法定耐用年数

法定耐用年数とは、税法で定められた「減価償却資産の耐用年数」のことで、固定資産の一般的な使用可能期間を表します。新品のビジネスフォンに付属する主装置は「デジタル構内交換設備」として扱われ、法定耐用年数は6年と定められています。

ただし、法定耐用年数は期間内の不具合や故障を保証するものではありません。そのため、ビジネスフォンの主装置が6年以内に故障することもあれば、10年経っても不具合が出ないといったこともあり得るでしょう。

また、6年という期間は主装置が新品だった場合の年数です。中古のビジネスフォンを購入した場合、導入時点で最初の使用から6年を超えているケースも考えられます。そのため、6年という期間はあくまでも目安として考え、余裕をもって故障リスクに備えることが大切です。

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ビジネスフォンの主な故障とその原因

ビジネスフォンが故障した際に起こる主な現象と、その原因についてみていきましょう。

ビジネスフォンが故障した際に起きる症状

ビジネスフォンが故障した場合、主に「電話の発着信ができない」「通話に雑音が入る」という2つの症状が起こります。

電話の発着信ができない

ビジネスフォンが故障すると、発信しても相手に届かなかったり、相手からの電話がこちらに届かなかったりする現象が起こることがあります。

電話の発着信ができなければ、内線だけでなく外線通話もできなくなるため、業務における連絡が滞ってしまいます。

社内での連絡はメール・チャット・対面などでなんとか対処できますが、顧客からの問い合わせや新規注文などの電話に対応できないとなれば、売上や信用の損失につながりかねない大きな問題となるでしょう。

通話に雑音が入る

ビジネスフォンが故障すると、通話ができたとしても、通話中に雑音が入ることがあります。とくに、受話器の音量が大きいと「ザー」「ガリガリ」といった雑音が入りやすく、通話中のストレスになるでしょう。

また、最初は気にならない程度の雑音であっても、徐々に悪化し、最終的には通話ができなくなるケースもみられます。そのため、雑音に気づいた段階で、早めに対処することが大切です。

ビジネスフォンの故障で考えられる原因

では、ビジネスフォンの故障にはどのような原因が考えられるのでしょうか。以下で紹介する原因を参考に、自社のビジネスフォンが故障した原因を探ってみてください。

CPUユニットの劣化

CPUユニットとは、主装置に組み込まれたメイン基盤のことで、ビジネスフォンにおけるほぼすべての処理をこのCPUユニットが行っています。

CPUユニットはビジネスフォンがいつでも作動できるよう24時間365日稼働し続けているため、劣化の進みが早いパーツのひとつです。

ほとんどの場合、CPUユニットの劣化による不具合は、主装置の再起動によって改善します。ただ、同じような不具合が頻発するのであれば、CPUユニットの劣化以外の原因があるかもしれません。

ケーブル・配線の劣化

ビジネスフォンは複数の機器を接続するために、多くのケーブル・配線が存在します。目立つ部分のケーブル・配線は定期的に交換していても、普段見えない場所にあるケーブル・配線は長期間放置されることも珍しくありません。

ケーブル・配線も長期間使用すれば劣化が進んでいき、ケーブル・配線の劣化が原因でビジネスフォンが故障することも考えられます。そのため、主装置・電話端末の買い替えやメンテナンスなどのタイミングで、ケーブル・配線が劣化していないかを定期的に確認することが大切です。

もし、ケーブル・配線に劣化がみられた場合は、主装置・電話端末などと一緒に交換するようにしましょう。

ホコリ等の詰まり

主装置にホコリやゴミが詰まってしまうと、ビジネスフォンの故障を招きます。電話端末はデスクの上に設置されることが多いため、定期的に清掃され、故障を招くほどのホコリが溜まることはないでしょう。

しかし、主装置はオフィスの隅など、目立たない場所に設置されることが多いため、清掃されないまま長期間放置されることもあります。そのため、溜まったホコリが主装置へと侵入し、ビジネスフォンの故障を招いてしまうのです。

ただ、ホコリの詰まりによる故障は、定期的な清掃によって回避できます。目立たない場所であっても長期間放置することがないよう、定期的な清掃を心がけましょう。

ビジネスフォンが故障した時の対処法

ビジネスフォンの故障には、「一部のビジネスフォンが故障するケース」と「すべてのビジネスフォンが故障するケース」の2つに分かれます。

そのため、まずは自社のビジネスフォンの故障が一部に起こっているのか、すべてに起こっているのかを最優先で確認しましょう。

以下では、ビジネスフォンが故障した際の対処法を2つのケース別でご紹介します。

一部の電話のみ故障している場合

一部のビジネスフォンのみが故障している場合、故障している電話端末自体の問題や、周辺ケーブルの接触不良などが考えられます。

ケーブルの接続・断線の確認をする

まずは、故障している電話端末にケーブルがしっかりと接続されているかを確認しましょう。

電話端末を移動させたり、デスクの下でケーブルに足が引っかかったりすることで、ケーブルが外れるもしくは緩むことがあります。この場合は、ケーブルをしっかり接続するのみで改善するでしょう。

もし、ケーブルがしっかりと接続されていれば、一度抜いたあとにもう一度接続してみてください。それでも改善しないようであれば、別の電話端末と接続してみましょう。入れ替えた電話端末が作動すれば、ケーブルには問題がないため、電話端末自体が故障していると判断できます。

また、ケーブルが断線している場合は、ケーブルを交換しなければなりません。断線が起こる原因としては、以下のことが考えられます。断線していないケーブルにおいても以下の項目を確認し、断線が起こらないよう注意しておきましょう。

  • デスクや重い物でケーブルが下敷きになっている
  • 直射日光や周辺のハードウェアによって熱が与えられている
  • 経年劣化によってケーブル自体が脆くなっている
  • 湿気の多い場所で傷んでいる

スイッチングハブの確認をする

スイッチングハブとは、LANポートを増やすためのネットワーク機器です。例としては、コンセントが足りない時に使用されるマルチタップのLANポート版とイメージすると分かりやすいでしょう。

インターネット回線を使ったIP電話の場合、各電話端末はLANケーブルによってスイッチングハブに接続されています。ただ、スイッチングハブには独自の電源があるため、LANケーブルが接続されていても、スイッチングハブの電源が切れていればビジネスフォンは作動しません。

そのため、スイッチングハブの電源が切れていれば、電源をONにすることで改善できます。LANケーブルも正常に接続されていて、スイッチングハブの電源もついているという場合は、一度スイッチングハブを再起動させましょう。

もし、スイッチングハブを再起動させても状況が改善しないのであれば、スイッチングハブ自体の故障であると判断できます。この場合は、スイッチングハブの交換によって改善するはずです。

複数台故障している場合

複数台のビジネスフォンが故障している場合、電話端末周辺ではなく、主装置や通信回線などの故障が考えられます。

主装置の電源を確認する

複数もしくはすべてのビジネスフォンが故障している場合、主装置に問題が起こっているかもしれません。そのため、一度主装置の電源を切り、5分~10分程度待ったあと再起動してみましょう。

ほとんどの場合、再起動によって改善しますが、それでも改善しないようであれば主装置内部の故障が考えられます。主装置内には基盤となるユニットや、正常に作動させるためのデータが組み込まれています。

こういった内部のパーツやデータの故障の場合は、専門知識がないと対処は困難です。そのため、専門業者へ依頼する、もしくは専門業者に連絡し指示を仰ぐようにしましょう。

回線終端装置(ONU)の確認をする

回線終端装置(ONU)とは、自宅やオフィスに引き込んだ光回線をパソコンや電話端末に接続するための中間装置です。各端末が光回線を利用してインターネット通信を行うためには、このONUが欠かせません。

そして、ONUを介してビジネスフォンを使用している場合、ONUに問題が生じてビジネスフォンが故障することがあります。また、インターネット接続が不安定な状況であれば、ONUに問題が生じていることがほとんどです。

まずは、ONUの電源がついているかを確認しましょう。もし、ONUの電源がついていれば、一度切って5分~10分待ったあと再起動を試してみてください。

故障したビジネスフォンが直らない場合の最終手段

対処法を試しても症状が改善しないようであれば、自分で修理することは難しいかもしれません。故障したビジネスフォンが直らない場合の最終手段3つをご紹介します。

メーカーに修理を依頼する

対処法で改善がみられない場合は、専門の業者やメーカーに修理を依頼しましょう。メーカーに修理依頼をする場合の期間は、2~10日程度が目安です。ただ、工事を行う地域・台数・故障内容などによって実際の期間は異なります。

また、メーカーに修理依頼をした場合、一度故障内容を調査し、詳しい見積もりを出してもらわなければなりません。主装置や電話端末の交換が必要になった場合は、本体を発注する期間を含めると、2~10日以上かかることもあります。

そのため、依頼から修理が完了するまでには数日かかることを想定し、早めに連絡することが大切です。

ビジネスフォンを新たに買い替える

メーカーに修理してもらっても故障を繰り返すようであれば、主装置や電話端末の寿命かもしれません。

そのまま同じ機器を利用しても、長期的にみると修理費用に多くのコストが割かれることになります。こういった場合は、ビジネスフォンを新たに買い替えることを検討しましょう。

ビジネスフォンの電話端末は、新品で15,000円~40,000円、中古で4,000円~12,000円ほどが費用相場です。主装置は10万円~30万円ほどと、電話端末に比べて高額になる傾向があります。

ただし、金額が違えば備わっている機能や特徴などもメーカーによって異なります。そのため、「買い替えるなら操作に慣れた同じメーカーのもの」と決めつけるのではなく、他社の製品と比較しながら、より自社に適したビジネスフォンを導入することがおすすめです。

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ビジネスフォンをリースする

ビジネスフォンの買い替えに多くのコストをかけられないといった場合は、ビジネスフォンをリースするという方法もあります。

ビジネスフォンをリースする場合の費用相場としては、主装置・電話端末3台~10台・工事費の3つを含めて、月額3,000円~12,000円程度です。

ただし、メーカーによってリース料率が異なるため、費用相場には幅があります。契約年数が長くなるほど、リース料率は低くなる傾向があるため、予定契約年数や台数などから自社の月額料金がいくらになるのかを算出してみるとよいでしょう。

ビジネスフォンのリース契約とは?費用相場やメリット・デメリットを解説

故障したビジネスフォンの修理費用の相場

故障したビジネスフォンを修理する場合の費用相場についてみていきましょう。

ビジネスフォン自体が故障した場合

主装置と電話端末を含むビジネスフォン自体が故障した場合、修理には18,000円~35,000円程度かかります。内訳としては、修理費用が3,000円~20,000円、修理スタッフの派遣料が15,000円~程度となっています。

「電源がつかない」「液晶が映らない」などの電話端末における故障であれば、修理費用は3,000円~5,000円程度に収まることがほとんどです。しかし、主装置内のパーツやデータの故障であれば、10,000円~20,000円程度と高額になることも珍しくありません。

メーカーに修理を依頼する場合は、修理スタッフの派遣費も必要となるため、予算に含めて検討しましょう。

ケーブルが故障した場合

主装置や電話端末をつなぐケーブルが断線や落雷などで故障した場合、交換が必要なケーブルの数や設置している電話端末の台数によって異なりますが、修理にかかる費用相場は10,000円~20,000円程度です。

ケーブルが故障を起こした場合、ビジネスフォン全体の修理が必要となり、修理費用が高額になるケースもあります。また、修理スタッフの派遣料が15,000円~程度必要なため、全体としては少なくとも35,000円以上かかると認識しておくとよいでしょう。

保証期間内の故障であれば無償!早めに相談しよう

ビジネスフォンには、一定期間の故障を無償で修理・交換対応してくれる保証期間が設けられていることが一般的です。

新品で購入した場合はメーカーによる保証がつきます。中古で購入した場合はメーカーによる保証はないものの、販売業者が独自に保証期間を設けている場合もあります。

ただし、多くのメーカーでは保証期間が1年となっています。保証期間は比較的短いため、故障が疑われる症状が現れたら早めの相談がおすすめです。

ビジネスフォンを買い替える際の注意点

ビジネスフォンを買い替える場合、注意しておきたいことが2つあります。

同一メーカーの製品を利用する

主装置と電話端末の両方を買い替える場合は、その時のニーズに応じて、買い替え前のメーカーと違うビジネスフォンを導入しても問題ありません。しかし、主装置と電話端末のどちらか一方のみを買い替える場合は、主装置と電話端末は同一メーカーのものを利用しましょう。

なぜなら、ビジネスフォンはメーカーによって仕様が微妙に異なり、同一メーカー同士の主装置と電話端末でなければ、正常に動作しない可能性があるからです。そのため、主装置と電話端末が必ず同一メーカーになるよう注意しましょう。

ただし、ビジネスフォンの配線方式には「スター方式」「バス方式」「IP方式」の3種類があったり、ボタンの数が異なったりするため、同一メーカーのものでも正常に動作しないことも考えられます。

したがって、ビジネスフォンをスムーズに買い替えるためにも、メーカーに現在の型番を伝え、事前に確認してもらうことが大切です。

IPアドレスなどの変更を行う

家庭用電話機は、引き込み口と電話端末をケーブルでつなぐのみで利用可能なため、自力で設置も可能です。しかし、IP電話機の場合は各端末をケーブルで接続したあとも、主装置側と電話端末側のそれぞれで各種設定が必要となります。

ビジネスフォン設置時に必要なIPアドレスやMACアドレスの変更などは、専門的な知識が必要となるため、必ず業者に設定してもらうようにしましょう。

ビジネスフォンが故障したと思ったら早めに専門業者へ相談!

ビジネスフォンが故障すると、電話業務が滞ってしまうため、早めの対処が必要です。

気にならない程度の不具合でも、徐々に悪化し、まったく使えなくなる可能性も考えられます。ビジネスフォンが故障したと感じたら、早めにメーカーや専門業者へ相談しましょう。

もし修理をしてもたびたび故障が発生する場合は、機器の寿命かもしれません。長期的にみると修理費がかさんでしまうおそれもあるため、ビジネスフォンの買い換えやリースも検討してみてください。

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ビズクロ編集部
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