ビジネスフォンを買い替えるタイミングはいつ?交換方法や注意点も解説

最終更新日時:2023/10/16

IP電話・ビジネスフォン

ビジネスフォンの買い替え

耐用年数を過ぎたビジネスフォンの買い替えを検討されている方向けにビジネスフォンの買い替え時期や目安、交換方法や注意点について詳しく解説します。また、破損の心配もなくコストを削減できるクラウドPBXについても紹介しますので、ぜひビジネスフォン買い替えの参考としてお役立てください。

ビジネスフォンの買い替えるタイミングについて

ビジネスフォンは、企業のコミュニケーションの中心となる重要なツールです。しかし、買い替えるタイミングはいつがよいのかとお悩みの方も多いのではないでしょうか。

ここからは、ビジネスフォンの買い替えを検討すべき4つのタイミングを紹介します。

ビジネスフォンの耐用年数・寿命を迎えた時

ビジネスフォンの税法上の法定耐用年数は、6年と定められています。そのため、6年を超えたビジネスフォンはメーカーのサポートを受けられない場合もあるでしょう。

ただし、法定耐用年数は、あくまで税法上の期限であり、電子機器自体の寿命とは異なるため、6年を過ぎても機能に問題がなければ使い続けることは可能です。

電子機器としてのビジネスフォンの寿命は、一般的に10年前後と言われていますが、その一方で、ビジネスのコミュニケーションを滞りなく進めるためには、万が一のトラブルに備えて耐用年数の経過とともに買い替えを検討しておくと良いでしょう。

定期的な点検や状態の確認を行い、適切なタイミングでの買い替えに備えておくことが大切です。

ビジネスフォンの耐用年数はどれぐらい?電話機や主装置の寿命について

電話機の調子が悪いと感じた時

接続エラーやボタンの反応不良、音声が聞き取りづらいなど、電話機の調子が悪いと感じた場合は、買い替えのタイミングです。不具合を放置してしまうと、突然、通話不能となることもあるため、早めの対応を心がけましょう。

また、電話機自体は問題ないにも関わらず、通話の不具合が発生しているときは、ビジネスフォンの主装置が経年劣化、あるいは、故障していることが考えられます。支障をきたすことなく業務が行えるように、異変を感じたら、すぐさま電話機と主装置を確認しましょう。

ビジネスフォンが繋がらない?故障した際のよくある原因と対処法について

契約の更新が近づいている時

ビジネスフォンのサービス契約更新は、最新の機能やより良いサービスを取り入れることで、通信環境をより最適化できるいい機会でもあります。

また、現行の契約内容と市場の最新動向を比較検討することで、コストを削減することも可能です。契約期間終了前から、必要な機能の見直しや新しいサービスの導入、料金プランの再確認を進め、業務効率の向上やコスト削減が実現できる製品・サービスがないかをチェックしておきましょう。

オフィス移転や新しい事業を始める時

オフィスの移転や新規事業開始時なども、ビジネスフォン買い替えの絶好のチャンスです。

オフィス移転時は、物件の構造や新事業の内容に応じて、システムや配線を再構築することが求められます。

たとえば、スタッフ数が大きく増減する場合や、新たにコールセンターの設立などを行う際には、それまで使用していたビジネスフォンが、必ずしも最良の選択とは限りません。改めて、機能やコストの見直しを図る必要があります。

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ビジネスフォンを買い替え・交換しないで利用するリスク

ビジネスフォンを適切なタイミングで交換せずに、古い機器を利用し続けるのは多くのリスクを伴います。

ビジネスフォンを買い替えせず、突然、故障してしまった時には、どのようなリスクが発生するのかを具体的に見ていきましょう。

社内外のコミュニケーションが遅延する

ビジネスフォンは社内外の通話に使用する電子機器のため、正常に通話ができなければ、コミュニケーションが遅延することになります。

特に6年の法定耐用年数を超えて使用している機器は、部品の劣化や突発的な不具合による予期せぬ故障も発生しやすい状態といえます。予期していない故障とはいえ、取引先や顧客との連絡が突然取れない状態になれば、信頼を失う事態にも発展しかねません。

業務効率が低下してしまう

ビジネスシーンにおいて欠かせない連絡手段の一つである電話が使えなくなることで、必ずといっていいほど、業務効率も低下してしまいます。なかには、業務をストップせざるを得ない状況にもなるでしょう。

ビジネスフォンは、企業活動を行う上での重要なインフラの一つであることを認識し、不具合が起きるリスクが高まる前の余裕を持った買い替え・交換ができる管理体制を整える必要があります。

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ビジネスフォンの買い替える際の流れ

ビジネスフォンを買い替える際の流れは、以下の通りです。

  1. 買い替える理由を明確に定める
  2. 業者選び〜見積もり
  3. 専門業者と打ち合わせ・現地調査
  4. 契約〜工事

買い替える理由を明確に定める

ビジネスフォンの買い替えを検討する際は、まず背後にある具体的な理由や目的を明確にしましょう。

業務の効率化や最新の通信技術の導入、コストの削減やセキュリティの向上など、明文化された買い替え理由やニーズは、その後の予算立案、ビジネスフォンやサービスの選定の判断基準にもなります。

買い替え後のミスマッチを防ぐためにも、じっくりと取り組みましょう。

ビジネスフォンとは?機能や企業が導入する理由は?わかりやすく解説

業者選び〜見積もり

業者選びは、最も重要といえる項目です。

明確にした自社の買い替え理由やニーズをもとに、いくつかの業者をピックアップし、実績や信頼性、提供するサービス内容などの項目で比較していきます。次に、具体的な要件をもとに候補となった業者へ見積もりを依頼し、費用やサービス内容の詳細を把握しましょう。

また、ビジネスフォンは、長く使用するOA機器であり、重要なインフラであることから、サポート体制についても、対応方法・対応スピード・サポート内容などを詳しく確認します。

専門業者と打ち合わせ・現地調査

見積もり後は、実際に専門業者にビジネスフォンの現況を確認してもらい、滞りなく設置ができるかについても確認します。現場の状況を確認せずに、設置工事費用の見積もりを出すような業者は、工事後に高額な追加費用を請求されることもあるため要注意です。

最終的な見積もりは、必ず現地調査により、実際の現場を見てもらったうえで出してもらうようにしましょう。

契約〜工事

専門業者の提案内容と現地調査を踏まえた見積もりを確認し、問題がなければ、正式な契約を締結します。契約内容には、導入する機器の仕様や工事費用、サポート内容や保守契約などが明記されているかを確認しましょう。

契約後は工事日程を決定し、工事日には専門の技術者が現地に赴き、必要な設備の設置や既存機器の移設、新旧システムの連携などを行います。

工事に要する時間は、一般的に電話機3台程度であれば約2〜3時間、電話機20台程度であれば約1日かかるといわれています。工事内容によっては、社内の業務調整だけでなく、社外へのアナウンスが必要となることもあるでしょう。問い合わせ窓口などのサービスを一時停止する場合は、少なくとも1ヶ月前までには、取引先や顧客にお知らせするようにします。

ビジネスフォンの設置工事とは?種類・費用相場や業者の選び方を解説

ビジネスフォンを選ぶ際のポイント

ここからは、ビジネスフォンを選ぶ際のポイントを紹介します。

必要な機能が搭載されているか

ビジネスフォンを選定する際、最も考慮すべきはその機能性です。

通話だけではなく、音声自動応答や外線・内線転送、会議通話機能や構内放送など、自社の業務に必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。加えて、VoIP対応やクラウド連携の有無など、先進的な機能の必要性もビジネスフォン選びのポイントです。

自社の業務フローとの整合性を確認して、無駄な機能は省くことで、導入費用を抑えられます。

導入〜運用コストがいくらか

ビジネスフォンの導入には、初期の導入費用だけではなく、長期的な運用コストも考慮する必要があります。

具体的には、導入時は機器の購入費や工事・設定費用、運用中は月額の通信費や保守・サポート費用のほか故障時の修理費などが必要です。さらに、業務拡大によるシステムの拡張や、アップグレード時のコストなども確認しておきたいポイントです。

導入〜運用コストがいくらかかるのかを正確に把握することで、無駄なく予算内に収まるビジネスフォンを選べるようになります。

将来的な使用状況の変化にも対応できるか

将来的な業務拡大に伴い、利用環境に合わせて柔軟な要件変更や拡張が行えるかという点も重要なポイントです。たとえば、ビジネスフォンの増設や拡張が容易であるか、システムのアップデートやアップグレードがスムーズに行えるかなどを確認しておきましょう。

拡張性が低いビジネスフォンの場合、増設ができずに新たな買い替えが必要になる場合もあります。無駄なコストを抑えるためにも、将来的な使用状況を想定し、幅広く対応できるビジネスフォンを選ぶようにしましょう。

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ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えがおすすめ

クラウドPBXとは、インターネット回線を利用して電話通信が行えるシステムです。

電話通話、転送、保留、といった従来の電話交換機の機能が、インターネット上のシステムを通じて利用できるため、オフィスの電話機だけではなく、PCやスマホ、タブレットなどからも電話業務が行えるようになります。

インターネット環境と端末さえあればどこでも利用できるため、オフィス外から会社の電話番号を使って電話をかけたり、スマホで内線を受け取ったりすることも可能です。

ここからは、クラウドPBXへ乗り換えるメリットを3つ紹介します。

初期費用や通話料を抑えられる

いつも使用しているパソコンやスマホを「会社の電話機」として使えるクラウドPBXの最大の利点は、従来のビジネスフォンと比べてコストを削減できることです。

たとえば、従来のビジネスフォンでは主装置や電話機の設置、配線工事が必要ですが、クラウドPBXは、いずれも不要となるため初期費用を大幅に抑えることが可能です。

また、従来の一般的な電話料金は、特定の区域内で3分10円前後、遠方で3分30円以上が相場ですが、クラウドPBXは全国一律3分8円程度が相場と通話料が抑えられる点も魅力です。

クラウドPBXの平均価格や費用相場は?おすすめサービス7選も紹介

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電話取次の負担を軽減できる

クラウドPBXは自動応答や音声ガイダンスなどの機能が充実しており、適切な部署や担当者へのつなぎ分けを効率的に行えるため、電話取次の負担を軽減できます。

また、クラウドPBXは担当者がテレワークや外回りなどで不在の場合でも、インターネット回線を利用して不在の担当者に直接取り次いだり転送したりすることが可能です。

取次や折り返しの負担が軽減されるのはもちろんのこと、クライアントの待ち時間も短縮されるため、サービス品質の向上も期待できます。

台数の増減が柔軟にできる

クラウドPBXは、サーバーや端末本体から増減の設定を行うだけで、柔軟に電話台数を増減できます。

柔軟性は、クラウドサービス特有とも言えるメリットであり、新しい拠点の設立や一時的な業務拡大にも迅速に対応できます。これにより、予期しない業務の増加や変動にも速やかに適応し、スムーズな業務運営を維持することが可能です。

クラウドPBXとは?仕組みや機能・導入メリットを徹底解説!

ビジネスフォンは法定耐用年数の6年で買い替えがおすすめ

ビジネスフォンの法定耐用年数は、6年と定められています。

耐用年数は、寿命とは異なるため、6年を過ぎても使い続けることは可能ですが、万が一電話が故障してしまった際のリスクは、企業の信頼問題にも関わる重大なものです。

そのため、6年をひとつの目安として、買い替えを検討するのがおすすめです。

技術の進歩によって新たに登場した、最新の電話システム「クラウドPBX」の導入も検討しながら、自社に最適なビジネスフォンを選んで業務の効率化を実現しましょう。

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