ビジネスフォンでスマホを内線化する方法！連携する仕組みやメリットを解説

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ビジネスフォンでスマホを内線化するとは？

これまでのビジネスフォンは、オフィス内に電話機を設置し、内線や外線、転送機能を利用していました。

一方、スマホの内線化を行うとオフィス内だけでなく、営業や出張などで外出しているときでも、ビジネスフォンの機能を利用することができます。スマホの内線化が可能な理由は、インターネット回線を使うからです。

従来のビジネスフォンは固定電話の回線網を使うため、スマホをビジネスフォンとして利用することができませんでした。

しかしインターネット回線を使用することで、インターネットがつながる場所なら、どこでもビジネスフォンが利用可能なのです。

インターネット回線を使用していても、固定電話の回線網を中継することで、従来どおりの固定電話への発着信もできます。

ビジネスフォンでスマホを内線化するメリット

ビジネスフォンでスマホを内線化すると、さまざまなメリットがあります。

1. テレワークに対応できる
2. コストを大幅に削減できる
3. オフィスのレイアウトが自由になる
4. 通話相手の満足度が上がる

それぞれのメリットについて解説します。

1.テレワークに対応できる

スマホを内線化すると、テレワークに対応できます。

テレワークを進める多くの企業で、従業員間でどのように連絡をとるかという課題がありました。

これまでは部署に連絡して該当者に取り次いでもらう方法が主でしたが、スマホを内線化すると直接話したい相手につなぐことができます。

外部からの電話もスマホで受けられるため、ナビダイヤルと組み合わせて、テレワークでもコールセンターのオペレーター業務を行うことも可能です。

▷クラウドPBXはテレワーク推進の鍵に？導入の重要性やメリットを解説

2.コストを大幅に削減できる

スマホを内線化すると、通話料や保守、メンテナンス費用などのコストを大幅に削減できます。

スマホを内線化することで外出先でも内線通話ができるため、従業員間の通話料金を安くでき、外出する機会の多い企業や部署はコストダウンが期待できるでしょう。

また、機器の修理や不具合時の対応、買い替えなどによる費用も不要となるため、コストの大幅削減が可能です。

3.オフィスのレイアウトが自由になる

スマホを内線化することで、オフィスのレイアウト変更が楽にできます。

固定電話の場合、組織変更や部署異動などがあると配線工事で業者を呼ぶ必要があり、手間もコストもかかります。

しかし、スマホが内線化されていると、自分がどこにいても電話をすべてスマホで受けられるため、場所に関係なく仕事をすることが可能です。

4.通話相手の満足度が上がる

スマホが内線化されていると、通話相手の満足度も上がります。

従来のビジネスフォンはオフィスに固定されているため、自席にいないときは一旦電話を切って、折り返し電話をする必要がありました。

しかし、スマホの内線化を利用することで、外出しているときでもその場で対応できるため、通話相手の満足度が上がるのです。

ビジネスフォンでスマホを内線化する3つの方法とは

ビジネスフォンでスマホを内線化するにはどうすればいいのでしょうか。

1. 専用の機器(アダプター)を導入する
2. FMCサービスを活用する
3. クラウドPBXを導入する

3つの方法について解説します。

1.専用の機器(アダプター)を導入する

専用アダプターは固定電話の回線網とインターネット回線の間を中継する機能があり、従来型のビジネスフォンの主装置と接続することで、スマホに内線化機能をプラスできます。

専用アダプターでスマホを内線化する場合は設置工事のみなので、簡単に導入可能です。

ビジネスフォンやPBXも引き続き使用できるため、処分する必要がありません。

▷ビジネスフォン導入の設定方法！繋ぎ方や自分で設定できるのかを解説

2.FMCサービスを活用する

FMCとは、スマホや携帯電話をビジネスフォンとして使用できるサービスです。

ただし、FMCサービスは内線専用で外線が利用できないため、スマホの内線化はビジネスフォンの子機になると考えるといいでしょう。

FMCサービスは、電話キャリアに申し込みすることで利用可能です。

特別な設備は必要ありませんが、複数のキャリアを同時に使用できません。

3.クラウドPBXを導入する

クラウドPBXは、ビジネスフォンのあらゆる機能を制御するPBXをクラウド上に設置するサービスです。

データの管理、共有からサービスの利用、提供まで、さまざまな機能をインターネット上で管理しています。

機能面、コスト面ともに非常に優れており、申し込みから利用開始まで最短で即日導入も可能です。

▷クラウドPBXの選び方ガイド！目的や企業規模別の選定ポイントを解説

ビジネスフォンでスマホを内線化するときの費用相場は？

ビジネスフォンでスマホを内線化する3つの方法の費用相場について紹介します。月額費用は毎月かかる費用なので、ポイントを押さえておきましょう。

1.専用アダプターを導入する場合

専用のアダプター導入は、どのメーカーも比較的高額です。ライトプランは内線に登録可能な番号が200個までで、同時通話は最大で10機までです。

一方、スタンダードプランは内線に登録可能な番号が400個までで、同時通話は最大で30機までになっています。

導入料金は回線数や端末数、オプションによってプラスされるため、コストはさらに高くなる可能性があります。

2.FMCサービスを活用する場合

FMCサービスは、専用アダプターを導入するよりも低価格です。

ただし、FMCサービス外線が利用できず、社用スマホ、法人スマホの購入が必要になります。

FMCサービスは内線のみで外線が利用できないので、低価格で利用可能です。

3.クラウドPBXを導入する場合

クラウドPBXは専用アダプターやFMCサービスよりも低価格で導入できます。

さらに内線や外線、転送機能にオプション機能と、ビジネスフォンに必要なあらゆる機能が利用できるため、利便性が高いです。

クラウドPBXが低価格な理由は、大規模な配線工事や設置工事を行う必要がなく、ビジネスフォンを購入する必要もない点です。

機能面でもコスト面でも、クラウドPBXは専用アダプターやFMCサービスを上回っていると言えるでしょう。

クラウドPBXにおけるスマホ内線化の仕組み

クラウドPBXは、クラウド上の仮想PBXとビジネスフォン、スマホをインターネット経由で接続する仕組みです。

そのため、クラウドPBXは特別な設備が不要で、PBXに搭載されている機能を利用できます。

設備を設置する必要がないので導入コストを安く抑えられ、最短で即日導入も可能です。

従来のPBXのようにメンテナンスや修理、交換が不要なので、PBXにリソースを割くこともなく、運用が楽になります。

また、データもクラウド上に保管されるので、万が一、地震や火災などでオフィスが被災してもデータに影響はありません。

もちろん内線と外線の発着信にも強いため、クラウドPBXはスマホ内線化のメリットを最大限に受けられる方法と言えるでしょう。

ビジネスフォンとスマホを連携して使える便利機能

ビジネスフォンとスマホを連携して使える機能には、以下のようなものがあります。

1. リモートコールパック
2. ネットワーク連動カメラ
3. メールリモコン
4. 追っかけ転送
5. 不応答着信お知らせ
6. 着信履歴メール送信

それぞれの便利機能について紹介します。

1.リモートコールパック

リモートコールパックは、どこにいるか関係なく、会社の代表電話番号で相手に発信できる機能です。

リモートコールパックを利用していても、スマホはスマホとして通常利用できます。

外線の転送もできるため、オフィスにいなくても効率よく仕事ができる点がメリットです。

2.ネットワーク連動カメラ

ネットワーク連動カメラはビデオカメラやネットワークカメラとビジネスフォンを連動させることで、防犯カメラ機能やビデオ通話での無人受付機能を利用できる機能です。

防犯カメラ機能はビジネスフォンがセンサー検知機能を搭載している場合に、カメラが人を検知してを録画します。

ビデオ通話を使った無人受付機能は、オフィスの受付にビジネスフォンとカメラを設置することで、来訪者をカメラで確認することが可能です。

無人受付機能を使うと受付スタッフが必要なくなるので、人員配置の見直しができます。

3.メールリモコン

メールリモコンは、外出先からでもスマホからメールを電話機に送ることで、ビジネスフォンの機能設定が可能になる機能です。

スマホをリモコンのように使うことで、留守番電話や外線の転送などの設定ができます。

人が不在になるオフィス向けの機能といえるでしょう。

ただし、メールリモコン機能は一部のビジネスフォンにしか搭載されていない機能なので注意してください。

4.追っかけ転送

追っかけ転送は、ビジネスフォンの留守番電話機能を設定しているときに、相手からの着信があって用件が録音されると、スマホに自動的に電話がかかり用件が録音されたことの通知と録音の再生ができる機能です。

外出先からでも録音された用件を再生して確認でき、顧客の用件に対してすばやく対応できるため、とても便利です。

5.不応答着信お知らせ

不応答着信お知らせは不在時にオフィスやスマホに着信があった際、スマホに通知してくれる機能です。

着信を知らせてくれることで、顧客から電話があったときにすぐ折り返し電話ができます。

6.着信履歴メール送信

着信履歴メール送信は、オフィスで電話を受けたスタッフが外出中の担当者に転送した際、もし応答しなくても、PBXからスマホのメールアドレス宛に自動で着信履歴を知らせてくれる機能です。

着信履歴だけだと、オフィスに連絡して内容を確認しなければなりません。

しかし着信履歴メール送信を利用することで、メール本文には誰からの電話で何時に着信があったか分かるため、スマホでそのまま折り返しの連絡ができます。

ビジネスフォンとスマホを連携させて業務を効率化させよう

ビジネスフォンとしてスマホを内線化することで、内線や外線、転送機能などがスマホで利用できるので、業務が効率化できます。

スマホの内線化により働く場所が関係なくなるため、テレワークの拡大やフリーオフィス導入など柔軟に対応できるでしょう。

本記事で紹介したビジネスフォンとスマホを連携させる方法、メリットなどを理解して、ぜひ導入を検討してみてください。